家電公司辦公用品管理規(guī)章

一、總則1.目的：為加強(qiáng)公司辦公用品管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等流程，提高辦公用品的使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本規(guī)章。2.依據(jù)：依據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)文化及實(shí)際運(yùn)營需求，結(jié)合行業(yè)慣例制定本規(guī)章。3.宗旨：本規(guī)章秉持公司“以客戶為中心，以創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)，追求卓越品質(zhì)，實(shí)現(xiàn)互利共贏”的經(jīng)營理念，旨在通過科學(xué)管理辦公用品，為員工創(chuàng)造良好的工作條件，同時(shí)助力公司提升經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。二、適用范圍本規(guī)章適用于家電公司全體員工。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門-負(fù)責(zé)辦公用品采購計(jì)劃的匯總與審核，根據(jù)各部門需求制定統(tǒng)一的采購計(jì)劃。-選擇合格的辦公用品供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同。-負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放工作，定期對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。-制定辦公用品使用規(guī)范和管理制度，并監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。2.財(cái)務(wù)部門-負(fù)責(zé)辦公用品采購預(yù)算的編制與審核，確保采購資金的合理安排。-對辦公用品采購費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷審核，控制采購成本。-協(xié)助行政部門進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行賬務(wù)處理。3.各部門-定期向行政部門提交辦公用品需求計(jì)劃，注明所需辦公用品的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。-負(fù)責(zé)本部門辦公用品的使用管理，監(jiān)督員工正確使用辦公用品，避免浪費(fèi)。-配合行政部門做好辦公用品的盤點(diǎn)工作，及時(shí)反饋本部門辦公用品的使用情況和問題。四、管理內(nèi)容與流程1.采購管理-需求提報(bào)：各部門每月末根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品需求計(jì)劃表》，提交給行政部門。行政部門對各部門的需求進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合庫存情況，編制公司月度辦公用品采購計(jì)劃。-供應(yīng)商選擇：行政部門通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的辦公用品供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。-采購執(zhí)行：行政部門根據(jù)采購計(jì)劃和采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。供應(yīng)商按照訂單要求按時(shí)送貨，行政部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物，確保貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等符合要求。驗(yàn)收合格后，行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》。2.庫存管理-入庫管理：辦公用品到貨后，行政部門倉庫管理人員依據(jù)《辦公用品入庫單》對貨物進(jìn)行核對、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后將貨物入庫，并在庫存管理系統(tǒng)中錄入入庫信息。-保管要求：倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，辦公用品應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。定期對庫存辦公用品進(jìn)行檢查，防止損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。-盤點(diǎn)制度：行政部門每月末對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，編制《辦公用品盤點(diǎn)表》，與庫存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.發(fā)放管理-申請領(lǐng)用：員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用辦公用品的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。-發(fā)放流程：行政部門倉庫管理人員根據(jù)審批后的《辦公用品領(lǐng)用申請表》進(jìn)行發(fā)放，在庫存管理系統(tǒng)中記錄發(fā)放信息，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。對于貴重或限量使用的辦公用品，實(shí)行限額領(lǐng)用制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。4.使用管理-培訓(xùn)與指導(dǎo)：行政部門定期組織員工進(jìn)行辦公用品使用培訓(xùn)，向員工介紹各類辦公用品的正確使用方法和注意事項(xiàng)，提高員工的使用技能和節(jié)約意識(shí)。-節(jié)約與愛護(hù)：員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，避免浪費(fèi)。對于可重復(fù)使用的辦公用品，如筆記本、文件夾等，應(yīng)盡量多次使用；對于消耗性辦公用品，如紙張、筆芯等，應(yīng)按照規(guī)定的用量使用。-歸還與交接：員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品進(jìn)行清理，將剩余未使用的辦公用品歸還行政部門，并辦理交接手續(xù)。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)根據(jù)工作需要申請領(lǐng)用辦公用品，行政部門應(yīng)及時(shí)給予辦理。-員工對辦公用品的采購、發(fā)放等管理工作有提出意見和建議的權(quán)利。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)遵守辦公用品管理規(guī)章，按照規(guī)定的流程申請、領(lǐng)用和使用辦公用品。-員工有責(zé)任愛護(hù)辦公用品，節(jié)約使用，不得隨意浪費(fèi)或損壞。-員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)按要求歸還所領(lǐng)用的辦公用品。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況制定和調(diào)整辦公用品管理規(guī)章。-公司有權(quán)對員工辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，對違反規(guī)定的行為進(jìn)行處理。4.公司義務(wù)-公司應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)采購和發(fā)放辦公用品，保證員工的正常工作需要。-公司應(yīng)為員工提供必要的辦公用品使用培訓(xùn)和指導(dǎo)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門定期對各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品的領(lǐng)用記錄、使用狀況、庫存管理等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。-鼓勵(lì)員工對浪費(fèi)、違規(guī)使用辦公用品等行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，對于查證屬實(shí)的舉報(bào)，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核機(jī)制-將辦公用品管理納入部門績效考核體系，考核指標(biāo)包括辦公用品采購成本控制、庫存管理水平、員工節(jié)約意識(shí)等方面。對辦公用品管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對管理不善、浪費(fèi)嚴(yán)重的部門和個(gè)人，進(jìn)行相應(yīng)的處罰。-具體考核細(xì)則如下：-采購成本控制：實(shí)際采購成本低于預(yù)算成本的部門，給予一定比例的獎(jiǎng)勵(lì)；實(shí)際采購成本超出預(yù)算成本的部門，按超出比例扣減部門績效分?jǐn)?shù)。-庫存管理：庫存盤點(diǎn)賬實(shí)相符率達(dá)到100%的部門，給予加分；賬實(shí)不符率超過規(guī)定范圍的部門，按比例扣減績效分?jǐn)?shù)。-員工節(jié)約意識(shí)：根據(jù)員工對辦公用品的節(jié)約使用情況，對部門進(jìn)行綜合評價(jià)，表現(xiàn)突出的部門給予加分，浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重的部門給予扣分。七