房地產(chǎn)項(xiàng)目合同管理規(guī)范范本第一章總則第一條目的為規(guī)范房地產(chǎn)項(xiàng)目合同管理流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，提高合同履行效率，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及企業(yè)實(shí)際情況，制定本規(guī)范。第二條依據(jù)本規(guī)范依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)房地產(chǎn)管理法》《中華人民共和國(guó)建筑法》等法律法規(guī)，結(jié)合房地產(chǎn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)流程（拿地、設(shè)計(jì)、施工、銷售、交付等）特點(diǎn)制定。第三條適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)所有房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的合同管理，包括但不限于土地出讓合同、工程設(shè)計(jì)合同、建筑工程總承包合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同、商品房銷售合同、物業(yè)服務(wù)合同等。第四條基本原則1.合法性原則：合同訂立、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)必須符合法律法規(guī)及政策要求，嚴(yán)禁違反強(qiáng)制性規(guī)定。2.風(fēng)險(xiǎn)控制原則：貫穿合同全生命周期的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控，重點(diǎn)關(guān)注對(duì)方主體資格、履約能力、條款歧義及違約后果。3.平等自愿原則：合同雙方地位平等，協(xié)商一致訂立合同，不得強(qiáng)迫或欺詐。4.效率優(yōu)先原則：優(yōu)化合同審批流程，縮短決策周期，確保項(xiàng)目進(jìn)度不受合同管理滯后影響。第二章術(shù)語(yǔ)定義第五條合同指房地產(chǎn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中，企業(yè)與自然人、法人或其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議（包括主合同、附件、補(bǔ)充協(xié)議等）。第六條合同管理指對(duì)合同從需求發(fā)起、訂立、履行、變更、解除至歸檔的全流程管理活動(dòng)，包括但不限于談判、審核、簽署、監(jiān)控、爭(zhēng)議處理等環(huán)節(jié)。第七條關(guān)鍵合同指對(duì)項(xiàng)目成本、進(jìn)度、質(zhì)量或企業(yè)權(quán)益有重大影響的合同，包括但不限于：（1）土地使用權(quán)出讓/轉(zhuǎn)讓合同；（2）建筑工程總承包合同；（3）商品房預(yù)售/銷售合同；（4）金額超過(guò)企業(yè)規(guī)定閾值的材料設(shè)備采購(gòu)合同。第三章管理職責(zé)第八條企業(yè)總部職責(zé)（1）制定企業(yè)合同管理總則、模板及流程；（2）審核項(xiàng)目公司提交的關(guān)鍵合同；（3）監(jiān)督項(xiàng)目公司合同管理執(zhí)行情況；（4）協(xié)調(diào)跨項(xiàng)目合同爭(zhēng)議處理。第九條項(xiàng)目公司職責(zé)（1）負(fù)責(zé)項(xiàng)目范圍內(nèi)合同的具體執(zhí)行（包括訂立、履行、歸檔等）；（2）提交關(guān)鍵合同至總部審核；（3）監(jiān)控合同履行進(jìn)度，及時(shí)上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)；（4）配合總部進(jìn)行合同監(jiān)督檢查。第十條各職能部門職責(zé)（1）法務(wù)部：負(fù)責(zé)合同合法性審核、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、爭(zhēng)議處理及法律支持；（2）工程部：負(fù)責(zé)施工類、設(shè)計(jì)類合同的履行監(jiān)控（進(jìn)度、質(zhì)量、安全）；（3）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)支付審核（支付條件、發(fā)票合規(guī)性）、成本核算；（4）銷售部：負(fù)責(zé)商品房銷售合同的訂立、履行（交付、產(chǎn)權(quán)辦理）及客戶溝通；（5）采購(gòu)部：負(fù)責(zé)材料設(shè)備采購(gòu)合同的供應(yīng)商選擇、談判及履約跟蹤。第四章合同分類與編號(hào)第十一條合同分類按項(xiàng)目階段及性質(zhì)分為以下類別（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：分類維度具體類別項(xiàng)目階段前期（土地出讓、規(guī)劃設(shè)計(jì)）、施工（總承包、分包）、銷售（預(yù)售/現(xiàn)售）、交付（物業(yè)、維保）合同性質(zhì)工程類（施工、設(shè)計(jì)）、服務(wù)類（咨詢、物業(yè)）、物資類（材料、設(shè)備）、其他（廣告、中介）第十二條合同編號(hào)規(guī)則采用“項(xiàng)目代碼-合同類型代碼-年份-流水號(hào)”格式，示例：項(xiàng)目代碼：如“XY-01”（XY為項(xiàng)目簡(jiǎn)稱，01為項(xiàng)目序號(hào)）；合同類型代碼：如“TD”（土地出讓）、“GC”（工程施工）、“XS”（銷售）；年份：如“2024”；流水號(hào)：如“001”（年度內(nèi)同類合同順序號(hào)）。示例：XY-01-TD-____（XY項(xiàng)目01地塊2024年第1份土地出讓合同）。第五章合同訂立第十三條前期準(zhǔn)備1.需求確認(rèn)：由需求部門（如工程部、銷售部）提交《合同需求申請(qǐng)表》，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量要求、履行期限、預(yù)算等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后啟動(dòng)合同訂立流程。2.供應(yīng)商選擇：（1）金額超過(guò)閾值的合同（如工程施工、大額采購(gòu)）需通過(guò)招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商，招標(biāo)流程應(yīng)符合《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定；（2）小額合同可采用詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式，選擇2家以上供應(yīng)商進(jìn)行比較。3.合同文本準(zhǔn)備：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（由法務(wù)部制定），非標(biāo)準(zhǔn)模板需經(jīng)法務(wù)部審核確認(rèn)。第十四條談判與磋商1.談判主體：由需求部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員組成談判小組，關(guān)鍵合同需邀請(qǐng)總部相關(guān)人員參與。2.談判內(nèi)容：重點(diǎn)協(xié)商標(biāo)的描述、價(jià)款及支付方式、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。3.談判記錄：需填寫《合同談判記錄表》，記錄談判雙方的意見(jiàn)及達(dá)成的共識(shí)，由談判小組簽字確認(rèn)。第十五條合同審核1.審核流程：（1）需求部門提交合同草案及《合同談判記錄表》至法務(wù)部；（2）法務(wù)部審核合法性（條款是否違反法律法規(guī)）、完整性（是否遺漏關(guān)鍵條款）、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如對(duì)方履約能力、違約責(zé)任約定不明）；（3）財(cái)務(wù)部門審核價(jià)款及支付方式（是否符合預(yù)算、發(fā)票要求）；（4）需求部門根據(jù)審核意見(jiàn)修改合同，重新提交審核；（5）關(guān)鍵合同需提交總部總經(jīng)理辦公會(huì)審批。2.審核意見(jiàn)：審核部門需出具書面審核意見(jiàn)（如“同意”“修改后同意”“不同意”），并說(shuō)明理由。第十六條合同簽署1.簽字蓋章：（1）合同需由法定代表人或其授權(quán)代表簽字（授權(quán)書需明確授權(quán)范圍及期限）；（2）加蓋企業(yè)公章或合同專用章（合同專用章需在公安部門備案）；（3）對(duì)方簽字蓋章需符合其主體資格（如法人需加蓋公章及法定代表人簽字，自然人需簽字并按手印）。2.份數(shù)要求：合同正本一式兩份，雙方各執(zhí)一份；副本份數(shù)根據(jù)需要確定（如財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、項(xiàng)目公司各執(zhí)一份）。3.簽署后流程：合同簽署后，需求部門需在3個(gè)工作日內(nèi)將合同正本提交至項(xiàng)目公司合同管理員歸檔，并將電子版本上傳至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)。第六章合同履行第十七條履行監(jiān)控1.進(jìn)度監(jiān)控：（1）需求部門需制定《合同履行計(jì)劃》，明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如施工進(jìn)度、交付日期）；（2）定期（如每周/每月）檢查合同履行情況，填寫《合同履行跟蹤表》，對(duì)比實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)滯后及時(shí)通知對(duì)方整改，并留存整改記錄。2.質(zhì)量監(jiān)控：（1）工程類合同需按國(guó)家規(guī)范及合同約定進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收（如隱蔽工程驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收），驗(yàn)收記錄需由雙方簽字確認(rèn)；（2）材料設(shè)備采購(gòu)合同需進(jìn)行到貨檢驗(yàn)，檢驗(yàn)不合格的需及時(shí)通知對(duì)方退換貨，并留存檢驗(yàn)報(bào)告。3.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在逾期履行、質(zhì)量問(wèn)題、經(jīng)營(yíng)狀況惡化等風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，需求部門需及時(shí)提交《合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警報(bào)告》至法務(wù)部，法務(wù)部需評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)影響并提出應(yīng)對(duì)措施（如發(fā)函催告、暫停支付款項(xiàng)、解除合同）。第十八條款項(xiàng)支付1.支付條件：需符合合同約定（如達(dá)到進(jìn)度節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收合格、收到合規(guī)發(fā)票），嚴(yán)禁提前支付或超額支付。2.審批流程：（1）需求部門提交《款項(xiàng)支付申請(qǐng)表》，附《合同履行跟蹤表》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《發(fā)票》等資料；（2）財(cái)務(wù)部審核資料合規(guī)性（發(fā)票抬頭、金額、稅率是否正確）；（3）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批；（4）財(cái)務(wù)部根據(jù)審批意見(jiàn)辦理支付手續(xù)。3.發(fā)票管理：對(duì)方需開(kāi)具與合同標(biāo)的一致的增值稅發(fā)票（專用發(fā)票或普通發(fā)票），發(fā)票抬頭需與企業(yè)名稱一致，發(fā)票內(nèi)容需明確（如“建筑服務(wù)-工程施工費(fèi)”“貨物-鋼材”）。第十九條變更與調(diào)整1.變更情形：包括但不限于設(shè)計(jì)變更、工程量增加、政策變化、對(duì)方提出的變更要求等。2.變更流程：（1）提出變更方需提交《合同變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響；（2）需求部門評(píng)估變更對(duì)成本、進(jìn)度、質(zhì)量的影響，提交至法務(wù)部審核；（3）雙方協(xié)商一致后，簽署《合同變更協(xié)議》，修訂原合同相關(guān)條款；（4）變更協(xié)議需按原合同審核流程進(jìn)行審批。3.變更后的管理：需求部門需更新《合同履行計(jì)劃》，并將變更協(xié)議歸檔至原合同檔案。第二十條爭(zhēng)議處理1.協(xié)商與調(diào)解：爭(zhēng)議發(fā)生后，首先由需求部門與對(duì)方協(xié)商解決，協(xié)商不成的可申請(qǐng)第三方調(diào)解（如行業(yè)協(xié)會(huì)、仲裁委員會(huì)調(diào)解）。2.仲裁與訴訟：（1）合同中需明確爭(zhēng)議解決方式（仲裁或訴訟），仲裁條款需符合《仲裁法》規(guī)定（如明確仲裁委員會(huì)名稱、仲裁事項(xiàng)）；（2）爭(zhēng)議處理需由法務(wù)部主導(dǎo)，需求部門配合提供證據(jù)（如合同文本、履行記錄、溝通函件）；（3）爭(zhēng)議解決后，需將處理結(jié)果歸檔至原合同檔案，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同模板。第七章合同歸檔第二十一條歸檔范圍1.合同文本：正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議；2.審批文件：《合同需求申請(qǐng)表》《合同談判記錄表》《審核意見(jiàn)表》《審批表》；3.履行記錄：《合同履行跟蹤表》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《款項(xiàng)支付憑證》《風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警報(bào)告》；4.爭(zhēng)議處理資料：協(xié)商函件、調(diào)解協(xié)議、仲裁裁決書、法院判決書。第二十二條歸檔流程1.歸檔時(shí)間：合同履行完畢后1個(gè)月內(nèi)（或爭(zhēng)議處理完畢后1個(gè)月內(nèi)）完成歸檔。2.歸檔責(zé)任人：項(xiàng)目公司合同管理員負(fù)責(zé)收集、整理歸檔資料，經(jīng)項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)人審核后提交至企業(yè)檔案管理部門。3.電子歸檔：所有歸檔資料需掃描成電子版本，上傳至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，電子檔案需與紙質(zhì)檔案一致。第二十三條保管與借閱1.保管期限：（1）關(guān)鍵合同（如土地出讓、工程施工、銷售合同）保管期限為永久；（2）一般合同保管期限為10年（自合同履行完畢之日起計(jì)算）。2.借閱流程：（1）借閱人需填寫《合同借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明借閱目的、借閱期限；（2）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；（3）借閱期限一般不超過(guò)15天，如需延長(zhǎng)需重新申請(qǐng)；（4）借閱人需妥善保管借閱資料，不得涂改、損毀、丟失，歸還時(shí)需經(jīng)檔案管理員檢查確認(rèn)。第八章監(jiān)督與考核第二十四條監(jiān)督檢查1.檢查頻率：企業(yè)總部每季度對(duì)項(xiàng)目公司合同管理情況進(jìn)行一次檢查，項(xiàng)目公司每月進(jìn)行一次自查。2.檢查內(nèi)容：（1）合同訂立的規(guī)范性（是否符合審核流程、是否使用標(biāo)準(zhǔn)模板）；（2）合同履行的及時(shí)性（是否按計(jì)劃進(jìn)度履行、款項(xiàng)支付是否符合條件）；（3）合同歸檔的完整性（是否齊全、是否及時(shí)歸檔）；（4）風(fēng)險(xiǎn)處理的有效性（是否及時(shí)預(yù)警、是否采取應(yīng)對(duì)措施）。3.檢查結(jié)果：檢查后需出具《合同管理檢查報(bào)告》，指出存在的問(wèn)題及整改要求，項(xiàng)目公司需在10個(gè)工作日內(nèi)提交整改報(bào)告。第二十五條考核指標(biāo)企業(yè)將合同管理納入部門及個(gè)人績(jī)效考核，關(guān)鍵指標(biāo)包括：（1）合同履約率（≥95%）；（2）合同變更率（≤5%）；（3）合同爭(zhēng)議發(fā)生率（≤2%）；（4）合同歸檔及時(shí)率（100%）。第二十六條獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)合同管理規(guī)范、履約率高、風(fēng)險(xiǎn)控制有效的部門及個(gè)人，給予獎(jiǎng)金、評(píng)優(yōu)等獎(jiǎng)勵(lì)。2.處罰：對(duì)違反本規(guī)范的行為（如未經(jīng)審核訂立合同、逾期履行