人事檔案管理規(guī)范一、引言人事檔案是企業(yè)記錄員工職業(yè)生涯軌跡的原始性、權(quán)威性文件，是人力資源管理的核心基礎(chǔ)資料，也是處理勞動(dòng)糾紛、保障員工權(quán)益的法律依據(jù)。隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》（2020年修訂）《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞部發(fā)〔1992〕39號(hào)）等法律法規(guī)的完善，企業(yè)需建立全流程標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理體系，確保檔案的真實(shí)性、完整性、保密性和動(dòng)態(tài)性，支撐企業(yè)戰(zhàn)略決策與風(fēng)險(xiǎn)防控。二、人事檔案管理的基本原則人事檔案管理需遵循以下核心原則，作為規(guī)范執(zhí)行的底層邏輯：（一）真實(shí)性原則檔案材料必須原始、真實(shí)、有效，不得偽造、篡改或隱瞞。例如：學(xué)歷學(xué)位材料需通過(guò)學(xué)信網(wǎng)、教育部留學(xué)服務(wù)中心等權(quán)威渠道驗(yàn)證；工作經(jīng)歷需與離職證明、社保繳費(fèi)記錄、原單位聯(lián)系方式交叉核對(duì)；獎(jiǎng)懲記錄需附正式文件或憑證（如表彰決定書(shū)、處罰通知書(shū)）。（二）完整性原則檔案材料需覆蓋員工從入職到離職的全生命周期，不得遺漏關(guān)鍵信息。例如：入職時(shí)需收集身份、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等基礎(chǔ)材料；在職期間需補(bǔ)充考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、調(diào)崗等動(dòng)態(tài)材料；離職時(shí)需完善交接、終止勞動(dòng)合同等收尾材料。（三）保密性原則檔案信息屬于員工個(gè)人隱私，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、復(fù)制或泄露。需明確：檔案管理人員需簽訂《保密協(xié)議》，承諾不泄露檔案內(nèi)容；非工作需要不得查詢他人檔案，如需查閱需經(jīng)嚴(yán)格審批；電子檔案需加密存儲(chǔ)，權(quán)限分級(jí)控制（如HR經(jīng)理可查看全量檔案，部門(mén)負(fù)責(zé)人僅可查看本部門(mén)員工檔案）。（四）動(dòng)態(tài)性原則檔案需及時(shí)更新，確保與員工當(dāng)前狀態(tài)一致。例如：?jiǎn)T工晉升、調(diào)崗后，需補(bǔ)充《崗位調(diào)整通知書(shū)》；完成培訓(xùn)后，需歸檔《培訓(xùn)證書(shū)》《培訓(xùn)總結(jié)》；社保公積金繳納基數(shù)調(diào)整后，需更新《社保繳費(fèi)證明》。（五）合法性原則檔案管理需符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。例如：勞動(dòng)合同需保存至員工離職后2年（《勞動(dòng)合同法》第五十條）；檔案轉(zhuǎn)遞需通過(guò)機(jī)要渠道或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)（《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第十八條）；銷(xiāo)毀檔案需經(jīng)審批并保留記錄（《檔案法》第二十一條）。三、人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成人事檔案需按照“分類(lèi)清晰、邏輯連貫”的原則整理，具體內(nèi)容如下（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：（一）身份信息類(lèi)基礎(chǔ)身份：身份證復(fù)印件（正反面）、戶口本復(fù)印件（首頁(yè)及本人頁(yè)）；特殊身份：居住證（如有）、港澳臺(tái)居民居住證/臺(tái)胞證（如有）、外國(guó)人就業(yè)證（如有）；其他：婚姻狀況證明（如有）、子女出生證明（如有，用于福利發(fā)放）。（二）學(xué)歷學(xué)位類(lèi)學(xué)歷證書(shū)：畢業(yè)證復(fù)印件（高中及以上）；學(xué)位證書(shū)：學(xué)位證復(fù)印件（本科及以上）；認(rèn)證材料：學(xué)信網(wǎng)《教育部學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)備案表》、留學(xué)回國(guó)人員《國(guó)外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證書(shū)》（如有）。（三）工作經(jīng)歷類(lèi)過(guò)往工作：勞動(dòng)合同復(fù)印件（近3家單位）、離職證明（需加蓋原單位公章）；現(xiàn)任工作：《入職登記表》《崗位說(shuō)明書(shū)》；輔助證明：社保繳費(fèi)記錄（近1年）、工作證明（如有，用于背景調(diào)查）。（四）勞動(dòng)合同類(lèi)主合同：勞動(dòng)合同正本（需雙方簽字蓋章）；補(bǔ)充協(xié)議：崗位變更協(xié)議、薪資調(diào)整協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議（如有）；終止材料：《終止/解除勞動(dòng)合同證明》（需注明離職原因、時(shí)間）。（五）獎(jiǎng)懲記錄類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)：表彰文件（如“優(yōu)秀員工”決定書(shū)）、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)（如技能競(jìng)賽獎(jiǎng)項(xiàng)）；處罰：警告通知、處罰決定書(shū)（如曠工、違紀(jì)處理）；其他：見(jiàn)義勇為、社會(huì)榮譽(yù)等材料（如有）。（六）考核評(píng)價(jià)類(lèi)定期考核：年度/季度《績(jī)效評(píng)估表》（需員工簽字確認(rèn)）；試用期考核：《試用期轉(zhuǎn)正評(píng)估表》（需部門(mén)負(fù)責(zé)人、HR簽字）；專項(xiàng)考核：項(xiàng)目完成情況評(píng)估、崗位勝任力測(cè)評(píng)報(bào)告（如有）。（七）培訓(xùn)記錄類(lèi)培訓(xùn)計(jì)劃：《年度培訓(xùn)大綱》《部門(mén)培訓(xùn)需求表》；參與記錄：培訓(xùn)簽到表、《培訓(xùn)通知書(shū)》（需員工簽字）；成果證明：培訓(xùn)證書(shū)（如職業(yè)資格證、技能認(rèn)證）、《培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告》（員工提交）。（八）社保公積金類(lèi)繳納證明：社保繳費(fèi)明細(xì)（近1年）、公積金繳存證明；轉(zhuǎn)移材料：社保轉(zhuǎn)移憑證、公積金轉(zhuǎn)移函（如有）；其他：醫(yī)保報(bào)銷(xiāo)記錄、工傷認(rèn)定材料（如有）。（九）離職材料類(lèi)申請(qǐng)材料：《離職申請(qǐng)表》（需員工簽字、部門(mén)負(fù)責(zé)人審批）；交接材料：《離職交接清單》（需覆蓋工作、資產(chǎn)、文檔等內(nèi)容）；結(jié)算材料：《經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償協(xié)議》（如有）、《競(jìng)業(yè)限制履行情況確認(rèn)書(shū)》（如有）。四、檔案收集與歸檔規(guī)范（一）收集時(shí)機(jī)與范圍階段收集時(shí)機(jī)收集范圍入職前背景調(diào)查階段學(xué)歷學(xué)位驗(yàn)證報(bào)告、過(guò)往工作經(jīng)歷證明（離職證明、社保記錄）入職時(shí)辦理入職手續(xù)當(dāng)天身份信息、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、勞動(dòng)合同、《入職登記表》在職期間發(fā)生變動(dòng)后3個(gè)工作日內(nèi)考核結(jié)果、培訓(xùn)證書(shū)、獎(jiǎng)懲文件、崗位調(diào)整通知、社保公積金變化材料離職時(shí)辦理離職手續(xù)當(dāng)天離職申請(qǐng)表、交接清單、終止勞動(dòng)合同證明、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償協(xié)議（二）收集要求1.原件優(yōu)先：除身份證、戶口本等無(wú)法提供原件的材料外，其余材料需收集原件；若需使用復(fù)印件，需加蓋“原件留存單位公章”并注明“與原件一致”。2.內(nèi)容完整：材料需填寫(xiě)規(guī)范（如《入職登記表》需填寫(xiě)所有必填項(xiàng)），簽字蓋章齊全（如勞動(dòng)合同需雙方簽字、企業(yè)蓋章）。3.及時(shí)核實(shí)：對(duì)存疑材料需及時(shí)核實(shí)（如學(xué)歷證書(shū)通過(guò)學(xué)信網(wǎng)查詢，離職證明通過(guò)原單位電話確認(rèn)），避免虛假信息入檔。（三）歸檔流程1.分類(lèi)整理：按照“檔案內(nèi)容構(gòu)成”的類(lèi)別，將材料排序（如身份信息類(lèi)按“身份證→戶口本→居住證”順序）。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每份檔案分配唯一編號(hào)（如“員工編號(hào)+檔案類(lèi)別代碼”，例：E001-R01表示員工E001的身份信息類(lèi)檔案），并在材料右上角標(biāo)注編號(hào)。3.裝訂成冊(cè)：使用檔案裝訂機(jī)裝訂（不得用訂書(shū)釘），封面注明員工姓名、編號(hào)、檔案類(lèi)別、歸檔時(shí)間。4.系統(tǒng)錄入：將檔案信息錄入專業(yè)檔案管理系統(tǒng)（如泛微、釘釘檔案模塊），包括：?jiǎn)T工基本信息（姓名、編號(hào)、部門(mén)、崗位）；檔案材料清單（材料名稱、編號(hào)、歸檔時(shí)間、收集人）；電子掃描件（需與物理檔案一致，格式為PDF/JPG，分辨率≥300DPI）。5.歸檔存放：將物理檔案存入指定檔案柜（標(biāo)注“人事檔案”），電子檔案同步上傳至系統(tǒng)，確?！拔锢?電子”雙軌一致。五、檔案保管與存放規(guī)范（一）物理檔案保管1.存放環(huán)境：檔案柜需置于干燥、通風(fēng)、避光的房間（避免靠近窗戶、水源、電源）；溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%（可使用除濕機(jī)、溫度計(jì)監(jiān)控）；配備防火（滅火器）、防潮（干燥劑）、防蟲(chóng)（樟腦丸）、防盜（監(jiān)控?cái)z像頭）設(shè)備。2.存放方式：檔案柜按“部門(mén)→員工編號(hào)”分類(lèi)排列，每排柜身標(biāo)注部門(mén)名稱（如“銷(xiāo)售部”“技術(shù)部”）；每份檔案獨(dú)立存放，避免擠壓（可使用檔案盒分隔）；定期檢查（每月1次）：查看檔案是否發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、破損，及時(shí)修復(fù)或更換檔案盒。（二）電子檔案管理1.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：掃描分辨率≥300DPI，文件格式為PDF（可編輯）或JPG（不可編輯）；元數(shù)據(jù)錄入：?jiǎn)T工編號(hào)、材料名稱、歸檔時(shí)間、掃描人、審核人；電子簽名：重要材料（如勞動(dòng)合同、離職證明）需添加電子簽名，確保不可篡改。2.存儲(chǔ)與備份：本地存儲(chǔ)：使用企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器（需加密），用于日常訪問(wèn)；云存儲(chǔ)：同步至企業(yè)云盤(pán)（如阿里云、騰訊云），用于異地備份；備份策略：每日增量備份（更新部分）、每周全量備份（所有數(shù)據(jù)），備份數(shù)據(jù)存放在不同地點(diǎn)（如本地+異地）。3.安全控制：權(quán)限分級(jí)：HR經(jīng)理（全權(quán)限）、部門(mén)負(fù)責(zé)人（本部門(mén)員工檔案查看權(quán)限）、普通員工（僅查看本人檔案權(quán)限）；操作日志：記錄所有訪問(wèn)、修改、刪除操作（包括操作人員、時(shí)間、內(nèi)容），便于追溯；加密保護(hù)：電子檔案需使用AES-256加密算法，防止非法獲取。六、檔案查閱與利用規(guī)范（一）查閱權(quán)限查閱主體權(quán)限范圍審批流程HR部門(mén)所有員工檔案（含敏感信息）無(wú)需審批（檔案管理人員）用人部門(mén)本部門(mén)員工檔案（不含敏感信息，如薪資、獎(jiǎng)懲）部門(mén)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)→HR經(jīng)理審批員工本人本人檔案（不含企業(yè)內(nèi)部評(píng)估材料，如績(jī)效評(píng)分）員工提交身份證→HR專員核對(duì)→HR經(jīng)理審批外部單位特定員工檔案（如法院、社保部門(mén)查詢勞動(dòng)糾紛材料）外部單位出具查詢函→HR負(fù)責(zé)人審批→法務(wù)負(fù)責(zé)人審批（二）查閱流程1.申請(qǐng)：查閱人填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》（附件1），注明查閱原因、內(nèi)容、時(shí)間。2.審批：按照“權(quán)限范圍”的要求，完成審批流程（可通過(guò)OA系統(tǒng)線上審批）。3.查閱：物理檔案：在HR部門(mén)指定地點(diǎn)查閱（不得帶出），由檔案管理人員陪同；電子檔案：通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查閱（需登錄賬號(hào)，記錄操作日志）。4.歸還：查閱完畢后，物理檔案需放回原位置，電子檔案需退出系統(tǒng)；檔案管理人員需核對(duì)檔案完整性（如是否有涂改、缺失）。5.記錄：填寫(xiě)《人事檔案查閱記錄簿》（附件2），包括查閱人、審批人、查閱時(shí)間、內(nèi)容、歸還時(shí)間。（三）利用要求1.用途限制：檔案僅可用于企業(yè)人力資源管理（如考核、晉升、培訓(xùn)）或法律事務(wù)（如勞動(dòng)糾紛、社保辦理），不得用于非法目的。2.信息保護(hù)：不得泄露檔案中的敏感信息（如員工薪資、健康狀況、家庭住址），如有泄露，需承擔(dān)法律責(zé)任（如《民法典》隱私侵權(quán)責(zé)任）。3.材料規(guī)范：利用檔案材料時(shí)，需注明“來(lái)源于人事檔案”，不得篡改或偽造（如將“試用期未通過(guò)”改為“正常離職”）。七、檔案轉(zhuǎn)遞與銷(xiāo)毀規(guī)范（一）轉(zhuǎn)遞管理1.轉(zhuǎn)遞時(shí)機(jī)：?jiǎn)T工離職后15天內(nèi)（《勞動(dòng)合同法》第五十條）；員工調(diào)動(dòng)至集團(tuán)內(nèi)其他單位時(shí)；外部單位（如新用人單位、社保部門(mén)）要求轉(zhuǎn)遞時(shí)。2.轉(zhuǎn)遞流程：填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞單》（附件3），注明員工姓名、編號(hào)、轉(zhuǎn)遞單位、材料清單（需與檔案內(nèi)容一致）；密封檔案：將物理檔案裝入檔案袋，加蓋HR部門(mén)公章（騎縫章）；送達(dá)方式：通過(guò)機(jī)要渠道（如中國(guó)郵政機(jī)要通信）或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)（需兩人以上，攜帶單位介紹信）；記錄留存：保存《轉(zhuǎn)遞單》存根、機(jī)要渠道回執(zhí)（需保留3年）。3.轉(zhuǎn)遞要求：不得扣押檔案（如以“未結(jié)清工資”為由拒絕轉(zhuǎn)遞），否則需承擔(dān)法律責(zé)任（如《勞動(dòng)合同法》第八十四條）；轉(zhuǎn)遞前需核對(duì)檔案完整性（如是否遺漏離職材料），避免后續(xù)糾紛。（二）銷(xiāo)毀管理1.銷(xiāo)毀條件：檔案超過(guò)保管期限（如離職員工檔案保管期限為2年，在職員工檔案保管期限為員工在職期間+離職后2年）；確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值（如無(wú)未了結(jié)的勞動(dòng)糾紛、無(wú)需要追溯的事項(xiàng)）；經(jīng)法律審核（如法務(wù)部門(mén)確認(rèn)銷(xiāo)毀不會(huì)引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)）。2.銷(xiāo)毀流程：編制《人事檔案銷(xiāo)毀清單》（附件4），包括員工姓名、編號(hào)、檔案材料清單、銷(xiāo)毀原因、銷(xiāo)毀時(shí)間；審批：HR負(fù)責(zé)人審核→法務(wù)負(fù)責(zé)人審批→企業(yè)負(fù)責(zé)人簽字；監(jiān)銷(xiāo)：由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)（如HR專員、行政專員），確保檔案完全銷(xiāo)毀；記錄：填寫(xiě)《人事檔案銷(xiāo)毀記錄》（附件5），包括監(jiān)銷(xiāo)人、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀時(shí)間，保存期限為5年。3.銷(xiāo)毀方式：物理檔案：使用專業(yè)碎紙機(jī)（碎紙效果為米粒狀，無(wú)法復(fù)原）或焚燒（在指定地點(diǎn)，由監(jiān)銷(xiāo)人在場(chǎng)）；電子檔案：徹底刪除（使用數(shù)據(jù)擦除工具，如DBAN），并刪除備份數(shù)據(jù)。八、監(jiān)督與保障措施（一）組織保障設(shè)立人事檔案管理崗位（專職/兼職），明確職責(zé)：收集、歸檔、保管檔案；辦理檔案查閱、轉(zhuǎn)遞、銷(xiāo)毀；維護(hù)檔案管理系統(tǒng)；定期檢查檔案管理情況。成立檔案管理委員會(huì)（由HR負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人、行政負(fù)責(zé)人組成），負(fù)責(zé)制度修訂、重大事項(xiàng)審批（如銷(xiāo)毀檔案）。（二）制度保障制定《人事檔案管理制度》《人事檔案收集規(guī)范》《人事檔案查閱流程》等制度，明確操作標(biāo)準(zhǔn)；定期修訂制度（每年1次），根據(jù)法律法規(guī)變化（如《檔案法》修訂）、企業(yè)發(fā)展需求（如規(guī)模擴(kuò)大）調(diào)整內(nèi)容。（三）人員保障檔案管理人員需具備檔案管理知識(shí)（如參加檔案管理培訓(xùn)、取得檔案管理員證書(shū)）、法律知識(shí)（如《檔案法》《勞動(dòng)合同法》）；定期開(kāi)展保密培訓(xùn)（每季度1次），強(qiáng)調(diào)檔案信息保護(hù)的重要性；簽訂《保密協(xié)議》，明確泄露檔案信息的法律責(zé)任（如賠償損失、解除勞動(dòng)合同）。（四）技術(shù)保障使用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)（如金蝶HR、用友檔案模塊），具備以下功能：分類(lèi)管理（按部門(mén)、員工編號(hào)排序）；查詢統(tǒng)計(jì)（如“2023年入職員工檔案歸檔率”）；權(quán)限控制（分級(jí)訪問(wèn)）；備份恢復(fù)（自動(dòng)備份）。定期升級(jí)系統(tǒng)（每半年1次），修復(fù)安全漏洞，提升管理效率。（五）監(jiān)督檢查內(nèi)部自查：每月由檔案管理人員檢查檔案收集、歸檔、保管情況（如“入職材料歸檔率”“檔案損壞率”），形成《自查報(bào)告》；上級(jí)檢查：每季度由HR負(fù)責(zé)人檢查制度執(zhí)行情況（如“查閱流程是否規(guī)范”“轉(zhuǎn)遞是否及時(shí)”），提出整改意見(jiàn)；外部審計(jì)：每年由第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)（如會(huì)計(jì)師事務(wù)所）檢查檔案管理的合法性（如“是否符合《檔案法》要求”），出具《審計(jì)報(bào)告》。九、結(jié)語(yǔ)人事檔案管理是企業(yè)人