零售店鋪采購訂單處理流程標準模板一、適用范圍與場景本模板適用于各類零售店鋪（如連鎖便利店、社區(qū)超市、服裝專賣店、母嬰用品店等）的日常采購訂單管理，涵蓋常規(guī)補貨、新品采購、促銷備貨、臨時緊急采購等多種場景。無論是連鎖體系下的統(tǒng)一采購，還是單店獨立采購，均可參照本流程規(guī)范訂單處理全環(huán)節(jié)，保證采購工作高效、合規(guī)、可控。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與初審：明確采購需求，避免盲目采購操作目標：收集并驗證采購需求，保證采購申請的合理性與必要性。操作人：需求部門（如店長、品類主管、門店運營人員）、采購專員。操作內(nèi)容：需求發(fā)起：門店根據(jù)銷售數(shù)據(jù)、庫存預(yù)警（如庫存低于安全庫存量）、季節(jié)性需求、促銷活動計劃等，由店長或指定品類人員填寫《采購申請單》（見模板附件1），注明需求商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、期望到貨時間、需求原因（如“常規(guī)補貨”“促銷活動備貨”“新品試銷”等）。對于緊急采購需求（如突發(fā)暢銷品斷貨），需在申請單上標注“緊急”，并同步電話通知采購專員，保證優(yōu)先處理。需求初審：采購專員收到《采購申請單》后，1個工作日內(nèi)完成初審，重點核對：需求商品是否在店鋪經(jīng)營范圍內(nèi)；數(shù)量是否與歷史銷售數(shù)據(jù)、庫存周轉(zhuǎn)率匹配（避免過量采購導(dǎo)致積壓）；期望到貨時間是否合理（需考慮供應(yīng)商備貨周期、物流時效等）。初審?fù)ㄟ^后，提交店長進行最終審批；初審不通過的，需反饋需求部門說明原因并要求調(diào)整。輸出成果：審批通過的《采購申請單》，作為后續(xù)供應(yīng)商選擇和訂單創(chuàng)建的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與詢價：比價議價，優(yōu)選合作方操作目標：通過多渠道詢價、資質(zhì)審核，確定性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。操作人：采購專員、采購經(jīng)理（必要時）。操作內(nèi)容：供應(yīng)商篩選：常規(guī)采購：從《合格供應(yīng)商名錄》（見模板附件2）中篩選對應(yīng)商品的供應(yīng)商，優(yōu)先選擇合作穩(wěn)定、供貨及時、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商；新品采購/新供應(yīng)商引入：需收集供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證/行業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告等），由采購經(jīng)理組織評估（包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、合作案例等），評估通過后方可列入《合格供應(yīng)商名錄》。詢價議價：向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)送《詢價單》（見模板附件3），明確商品規(guī)格、數(shù)量、交貨地點、付款條件等要求，要求供應(yīng)商在1-2個工作日內(nèi)提供報價（需加蓋公章或電子簽章）。采購專員匯總報價，對比分析價格差異、批量折扣、運費承擔等，必要時與供應(yīng)商議價，爭取最優(yōu)合作條件。供應(yīng)商確定：綜合價格、質(zhì)量、交期等因素，選定最終供應(yīng)商，填寫《供應(yīng)商報價對比表》（見模板附件4），報采購經(jīng)理審批。輸出成果：審批通過的《供應(yīng)商報價對比表》及選定供應(yīng)商確認信息。（三）訂單創(chuàng)建與審批：正式訂單，保證信息準確無誤操作目標：基于采購需求和供應(yīng)商確認信息，創(chuàng)建標準化采購訂單，完成內(nèi)部審批流程。操作人：采購專員、采購經(jīng)理、財務(wù)部（必要時）。操作內(nèi)容：訂單創(chuàng)建：采購專員在采購管理系統(tǒng)（或Excel表格）中創(chuàng)建《采購訂單》（見模板附件5），完整填寫以下信息：訂單基本信息：訂單號（系統(tǒng)自動，格式為“店鋪代碼-日期-流水號”，如“SD20240520001”）、訂單日期、供應(yīng)商全稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址；商品明細：商品編碼（若供應(yīng)商有統(tǒng)一編碼）、名稱、規(guī)格型號、單位、采購數(shù)量、單價（含稅/不含稅）、金額（=數(shù)量×單價）；費用明細：運費、裝卸費等其他費用（需明確承擔方）；收貨信息：收貨地址（默認為門店地址，臨時變更需注明）、收貨聯(lián)系人、聯(lián)系電話、計劃到貨時間；付款信息：付款方式（如電匯、銀承）、賬期（如“貨到30天付款”）、開戶行及賬號；備注欄：特殊要求（如“商品需標注生產(chǎn)日期”“分批到貨”等）。注意：訂單信息需與《采購申請單》《供應(yīng)商報價對比表》完全一致，避免錯漏（如商品名稱、數(shù)量、單價）。訂單審批：采購專員提交訂單后，按權(quán)限逐級審批：采購專員：創(chuàng)建訂單，核對信息；采購經(jīng)理：審核訂單合理性（數(shù)量、價格、供應(yīng)商選擇等），金額超過[具體金額，如5000元]需額外提報財務(wù)部審核；店長：確認訂單符合門店實際需求，簽字批準。審批通過后，系統(tǒng)自動正式采購訂單；審批駁回的，采購專員需根據(jù)反饋意見修改后重新提交。輸出成果：審批通過的正式《采購訂單》（電子版+紙質(zhì)版，紙質(zhì)版需簽字蓋章）。（四）訂單下達與跟蹤：保證訂單順利執(zhí)行，及時處理異常操作目標：將采購訂單傳達至供應(yīng)商，全程跟蹤訂單執(zhí)行進度，保證按時按質(zhì)交付。操作人：采購專員。操作內(nèi)容：訂單下達：采購專員在審批通過后1個工作日內(nèi)，將正式《采購訂單》通過采購管理系統(tǒng)、郵件或書面形式發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在收到后2個工作日內(nèi)加蓋公章（或電子簽章）回傳《訂單確認函》（見模板附件6），確認訂單信息及交貨能力。對于緊急訂單，需同步電話確認供應(yīng)商是否接收，并要求優(yōu)先排產(chǎn)/備貨。進度跟蹤：建立《訂單跟蹤表》（見模板附件7），實時記錄訂單狀態(tài)（“已下達”“已確認”“生產(chǎn)中/備貨中”“已發(fā)貨”“已送達”“異常處理中”）；定期（如每周2次）與供應(yīng)商溝通，知曉商品生產(chǎn)/備貨進度、發(fā)貨時間及物流單號；若供應(yīng)商無法按期交貨，需提前3個工作日通知采購專員，協(xié)商確定新的交貨時間或?qū)ふ姨娲?yīng)商，避免影響門店運營。異常處理：若出現(xiàn)供應(yīng)商延遲交貨、商品數(shù)量/規(guī)格不符、質(zhì)量問題等異常情況，采購專員需第一時間啟動應(yīng)急處理：延遲交貨：與供應(yīng)商協(xié)商補償方案（如加急發(fā)貨、下次訂單折扣），同步通知門店調(diào)整銷售計劃；數(shù)量/規(guī)格不符：拒收不符部分，要求供應(yīng)商24小時內(nèi)補發(fā)或退款；質(zhì)量問題：拍照留存證據(jù)，聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，必要時啟動供應(yīng)商考核機制（如扣減貨款、暫停合作）。輸出成果：供應(yīng)商回傳的《訂單確認函》、實時更新的《訂單跟蹤表》、異常處理記錄。（五）收貨驗收：核對商品，保證數(shù)量質(zhì)量雙達標操作目標：嚴格按訂單標準收貨驗收，杜絕不合格商品入庫。操作人：倉管員（門店）、采購專員、質(zhì)檢員（必要時，如食品、化妝品等）。操作內(nèi)容：到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，及時將物流單號、發(fā)貨時間、預(yù)計到貨時間告知采購專員，采購專員同步通知門店倉管員做好收貨準備?，F(xiàn)場收貨：商品送達后，倉管員首先核對物流信息（訂單號、收貨地址、聯(lián)系方式），確認無誤后卸貨，檢查外包裝是否完好（破損、受潮、變形等），如有異常當場拍照并拒收，同時通知采購專員聯(lián)系供應(yīng)商處理。數(shù)量驗收：按訂單明細逐一清點商品數(shù)量（如按箱、按件、按公斤），保證與訂單數(shù)量一致；對于按重量計價的商品（如水果、散裝食品），需當場稱重并記錄。若數(shù)量不符，倉管員在《送貨單》上注明實收數(shù)量、短缺數(shù)量，由送貨員簽字確認，采購專員及時與供應(yīng)商核對原因（如多發(fā)、漏發(fā)）。質(zhì)量驗收：采購專員與倉管員共同進行質(zhì)量檢驗，重點檢查：商品外觀：無破損、變形、污漬、過期（食品需查看生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、保質(zhì)期剩余時間需≥1/2）；商品規(guī)格：與訂單要求一致（如服裝尺碼、電器型號）；證件齊全：如食品需提供出廠檢驗報告、合格證，進口商品需有中文標簽、海關(guān)報關(guān)單等。檢驗合格后，填寫《收貨驗收單》（見模板附件8），注明實收數(shù)量、驗收結(jié)果（“合格”“不合格”），由倉管員、采購專員、送貨員三方簽字確認；檢驗不合格的商品，單獨存放并標識“待處理”，同步通知供應(yīng)商24小時內(nèi)退換貨。輸出成果：三方簽字的《收貨驗收單》、異常商品處理記錄。（六）入庫與付款：更新庫存，完成資金結(jié)算操作目標：驗收合格商品及時入庫，按約定完成付款，保證賬實一致。操作人：倉管員、財務(wù)部、采購專員。操作內(nèi)容：商品入庫：倉管員憑《收貨驗收單》在庫存管理系統(tǒng)中辦理入庫手續(xù)，更新商品庫存數(shù)量（區(qū)分批次、保質(zhì)期，如食品需錄入生產(chǎn)日期），《入庫單》（見模板附件9），同步系統(tǒng)至采購部、財務(wù)部。入庫后，商品需按“先進先出”（FIFO）原則擺放，保證優(yōu)先銷售/使用先到期的商品。付款申請：采購專員在供應(yīng)商交貨后，收集齊全《采購訂單》《收貨驗收單》《供應(yīng)商發(fā)票》（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），填寫《付款申請單》（見模板附件10），注明訂單號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、賬期等信息，附相關(guān)單據(jù)復(fù)印件，提交財務(wù)部審核。財務(wù)部在3個工作日內(nèi)完成審核，重點核對：單據(jù)完整性（訂單、驗收單、發(fā)票三者信息一致）；付款條件是否符合約定（如賬期是否到期、是否有預(yù)付款）；金額準確性（訂單金額+費用-預(yù)付款/違約金等）。資金支付：審核通過后，財務(wù)部按公司付款流程安排付款（如電匯、銀承），付款后及時將付款憑證（銀行回單等）反饋給采購專員，由采購專員更新《訂單跟蹤表》狀態(tài)為“已完成付款”。輸出成果：《入庫單》《付款申請單》、付款憑證、財務(wù)入賬記錄。（七）訂單歸檔與復(fù)盤：總結(jié)經(jīng)驗，持續(xù)優(yōu)化流程操作目標：規(guī)范訂單檔案管理，復(fù)盤執(zhí)行效果，提升采購效率。操作人：采購專員、采購經(jīng)理。操作內(nèi)容：檔案歸檔：采購專員在訂單完成后5個工作日內(nèi)，將訂單全流程單據(jù)（《采購申請單》《供應(yīng)商報價對比表》《采購訂單》《訂單確認函》《收貨驗收單》《入庫單》《付款申請單》、發(fā)票等）整理成冊，電子版?zhèn)浞葜凉痉?wù)器（命名規(guī)則：“訂單號-供應(yīng)商名稱-日期”），紙質(zhì)版按月裝訂存檔（保存期限≥2年）。復(fù)盤分析：每月/每季度，采購經(jīng)理組織采購專員、門店店長召開采購復(fù)盤會，重點分析：訂單執(zhí)行效率：平均訂單處理時長、到貨準時率、異常訂單占比及原因；供應(yīng)商表現(xiàn)：交貨準時率、合格率、價格競爭力、售后服務(wù)響應(yīng)速度；成本控制：采購成本占銷售額比例、批量采購折扣利用情況、運費優(yōu)化空間。根據(jù)復(fù)盤結(jié)果，提出改進措施（如優(yōu)化供應(yīng)商準入標準、調(diào)整安全庫存量、簡化審批流程等），持續(xù)優(yōu)化采購管理。輸出成果：訂單檔案、采購復(fù)盤報告、改進措施清單。三、采購訂單標準模板附件1：采購申請單申請部門申請日期訂單號（預(yù)填）需求商品明細序號商品編碼———-———-—————-12申請人部門負責人附件2：合格供應(yīng)商名錄（節(jié)選）供應(yīng)商編號供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話主營品類資質(zhì)有效期合作狀態(tài)上次合作評價SUP-2024001食品貿(mào)易有限公司*經(jīng)理1385678休閑食品2025-03-31正常交貨及時，質(zhì)量穩(wěn)定SUP-2024002服飾有限公司*主管139服裝鞋帽2024-12-31正常款式更新快，價格略高附件3：詢價單詢價單號詢價日期供應(yīng)商名稱（填寫處）詢價商品明細序號商品編碼———-———-—————-12詢價方聯(lián)系人聯(lián)系電話附件4：供應(yīng)商報價對比表訂單號商品名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量供應(yīng)商A（SUP-）供應(yīng)商B（SUP-）供應(yīng)商C（SUP-）優(yōu)選供應(yīng)商備注單價：金額：單價：金額：單價：金額：對比分析價格：最低供應(yīng)商A，質(zhì)量：供應(yīng)商B最優(yōu)，交期：供應(yīng)商C最快，綜合優(yōu)選供應(yīng)商A（給予5%折扣）審批人日期附件5：采購訂單（核心模板）訂單號SD20240520001訂單日期2024-05-20供應(yīng)商信息全稱：食品貿(mào)易有限公司聯(lián)系人：*經(jīng)理電話：1385678地址：市區(qū)路號開戶行：銀行支行賬號：62*收貨信息地址：市區(qū)街道門店（店鋪代碼：SD01）聯(lián)系人：*店長電話：1356789計劃到貨時間2024-05-25付款方式貨到30天付款商品明細序號商品編碼商品名稱———-—————-———-1SP001薯片（原味）2SP002巧克力棒費用明細運費：50.00元（供應(yīng)商承擔）其他費用：0元總金額：1200.00元備注商品需標注生產(chǎn)日期，保質(zhì)期≥12個月，分2批到貨（5月25日100件，5月28日100件）審批欄采購專員：*專員采購經(jīng)理：*經(jīng)理店長：*店長日期：2024-05-20日期：2024-05-20日期：2024-05-20附件6：訂單確認函訂單號供應(yīng)商名稱確認日期訂單信息確認商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、交貨時間、付款條件等與采購訂單一致，我司確認按上述條款執(zhí)行訂單。供應(yīng)商蓋章/簽字日期聯(lián)系人電話附件7：訂單跟蹤表訂單號供應(yīng)商商品名稱訂單數(shù)量下達日期計劃到貨實際到貨狀態(tài)異常說明責任人SD20240520001食品薯片/巧克力300件2024-05-202024-05-252024-05-25已完成無*專員SD20240520002服飾T恤50件2024-05-212024-05-282024-05-29延遲1天供應(yīng)商生產(chǎn)延誤*專員附件8：收貨驗收單訂單號供應(yīng)商收貨日期收貨地點商品明細序號商品名稱規(guī)格———-—————-——1薯片200g2巧克力棒50g驗收人員倉管員：*倉管采購專員：*專員送貨員：*送貨異常處理破損2根已拒收，供應(yīng)商承諾24小時內(nèi)補發(fā)附件9：入庫單入庫單號訂單號入庫日期倉庫商品明細序號商品名稱規(guī)格———-—————-——1薯片200g2巧克力棒50g經(jīng)手人倉管員：*倉管審核：*主管附件10：付款申請單付款申請?zhí)栍唵翁柟?yīng)商名稱申請日期付款信息付款金額（元）付款方式賬期1200.00電匯貨到30天附件清單《采購訂單》《收貨驗收單》《增值稅專用發(fā)票》（發(fā)票代碼：，發(fā)票號碼：，金額：1200.00元）申請人*專員部門負責人*經(jīng)理審批意見財務(wù)部：審核通過，安排付款2024-06-25總經(jīng)理：同意付款憑證銀行回單號：*，付款日期：2024-06-25四、關(guān)鍵風險控制與注意事項（一）需求準確性控制需求部門需結(jié)合銷售數(shù)據(jù)、庫存預(yù)警、促銷計劃等科學(xué)提報需求，避免“拍腦袋”采購；緊急采購需求需經(jīng)店長口頭審批后24小時內(nèi)補簽書面申請，保證需求可追溯。采購專員初審時需重點核對數(shù)量合理性，對異常波動（如數(shù)量較上月增長50%以上）要求