商務會議預定協(xié)議合同編號：___________________甲方（預定方）名稱：___________________乙方（會議場地提供方）名稱：___________________第一章會議基本信息第一條會議名稱1.1.1甲方擬舉行的會議名稱為：____________________第二條會議日期2.1.1會議預定日期為：____年__月__日至____年__月__日。2.1.2會議具體時間為：每天上午____點至____點，下午____點至____點。第三條會議地點3.1.1會議預定地點為：____________________3.1.2乙方確認的會議室編號為：____________________第四條會議規(guī)模4.1.1預計參會人數(shù)為：____人。4.1.2會議室所需座位數(shù)為：____個。第五條會議議程5.1.1會議主要議程包括：____________________5.1.2甲方將提供詳細的會議議程安排，乙方需保證場地及設施滿足會議需求。第六條會前準備6.1.1甲方負責提供會議所需的相關資料和設備清單。6.1.2乙方負責根據(jù)甲方提供的資料和清單，準備相應的會議設施和設備。第二章場地及設施要求第七條會議室設施7.1.1會議室需配備投影儀、音響設備、白板及筆等基本設施。7.1.2會議室需提供無線網絡接入服務。第八條燈光及音響8.1.1會議室需滿足良好的照明條件，保證會議內容的清晰展示。8.1.2音響設備需保證音質清晰，音量適中。第九條通訊設備9.1.1會議室需配備電話及話筒，以滿足參會人員的通訊需求。9.1.2甲方需提前告知乙方是否需要國際長途通話服務。第十條其他設施10.1.1會議室需提供飲水機及紙杯，保證參會人員的飲水需求。10.1.2會議室附近需有衛(wèi)生間，并保持衛(wèi)生整潔。第三章費用及支付第十一條場地費用11.1.1甲方需支付乙方會議室場地使用費，費用為：____元/天。11.1.2甲方需于會議前____天支付場地使用費的一半作為預付款。第十二條設施使用費12.1.1甲方需支付乙方為滿足會議需求所提供的設施使用費，費用為：____元/天。12.1.2設施使用費需在會議當天支付。第十三條損壞賠償13.1.1如甲方在會議期間損壞乙方提供的任何設施，甲方需按照設施的原價或殘值賠償乙方。13.1.2損壞賠償需在會議結束后____天內支付。第四章會議服務第十四條乙方服務14.1.1乙方需保證會議室的清潔衛(wèi)生，每天至少打掃一次。14.1.2乙方需在會議當天提供必要的后勤服務，如茶歇、飲料等。第十五條甲方服務15.1.1甲方需在會議前____天向乙方提供會議資料和設備清單。15.1.2甲方需在會議結束后____天內將會議室恢復至原狀。第五章保密條款第十六條保密義務16.1.1甲方和乙方在商務會議過程中所涉及的商業(yè)秘密和敏感信息，雙方均負有保密義務。16.1.2未經對方書面同意，任何一方不得向第三方泄露或使用上述信息。第十七條違約責任17.1.1如任何一方違反本協(xié)議的保密條款，違約方需承擔相應的法律責任。第六章會務服務保障第十八條服務人員18.1.1乙方需指派專業(yè)會務人員負責會議現(xiàn)場的管理和服務工作。18.1.2會務人員需具備良好的溝通能力和應變能力，保證會議順利進行。第十九條餐飲服務19.1.1甲方如需餐飲服務，需提前向乙方提出具體需求。19.1.2乙方將根據(jù)甲方需求提供相應規(guī)格的餐飲服務，費用由甲方承擔。19.1.3餐飲服務需滿足食品安全和衛(wèi)生標準。第二十條茶歇服務20.1.1甲方如需茶歇服務，需提前向乙方提出具體需求。20.1.2乙方將根據(jù)甲方需求提供茶歇服務，費用由甲方承擔。20.1.3茶歇服務需保證品種豐富、口味適宜。第二十一條會議資料準備21.1.1乙方需按照甲方要求準備會議資料，包括但不限于會議議程、參會人員名單、資料袋等。21.1.2會議資料需在會議開始前____天送達甲方。第七章會議現(xiàn)場管理第二十二條現(xiàn)場布置22.1.1乙方需根據(jù)甲方提供的會議議程和需求，進行會議室現(xiàn)場布置。22.1.2現(xiàn)場布置需符合會議主題，并保證安全、舒適。第二十三條參會人員引導23.1.1乙方會務人員需在會議開始前引導參會人員入場。23.1.2引導過程中，需保證參會人員按照座位安排就座。第二十四條會議秩序維護24.1.1乙方會務人員需負責維護會議秩序，保證會議順利進行。24.1.2如遇突發(fā)事件，乙方會務人員需立即采取措施，保證參會人員安全。第八章會議室使用時間第二十五條使用時間25.1.1甲方預定會議室的使用時間為____小時。25.1.2如甲方需延長使用時間，需提前向乙方提出申請，并按實際使用時間補交費用。第二十六條使用時間調整26.1.1如甲方需調整會議室使用時間，需提前____天向乙方提出書面申請。26.1.2乙方將在收到申請后____小時內給予回復。第二十七條使用時間變更27.1.1如甲方因特殊原因需變更會議室使用時間，需提前____天向乙方提出書面申請。27.1.2乙方將在收到申請后____小時內給予回復，并告知是否同意變更。第九章會后工作第二十八條會后清理28.1.1會議結束后，乙方需負責清理會議室，包括垃圾清理、設施設備歸位等。28.1.2清理工作需在會議結束后____小時內完成。第二十九條設施設備檢查29.1.1乙方需在會議結束后對會議室的設施設備進行檢查，保證設備完好無損。29.1.2如發(fā)覺設備損壞，乙方需在____小時內進行維修或更換。第三十條費用結算30.1.1乙方將在會議結束后____天內向甲方提供詳細的費用清單。30.1.2甲方需在收到費用清單后____天內支付全部費用。第十章其他約定第三十一條不可抗力31.1.1如遇不可抗力因素（如自然災害、行為等），導致本協(xié)議無法履行，雙方互不承擔責任。31.1.2任何一方因不可抗力因素導致無法履行本協(xié)議，需在____小時內通知對方。第三十二條協(xié)議生效32.1.1本協(xié)議自雙方簽字蓋章之日起生效。32.1.2本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。第三十三條本協(xié)議未盡事宜33.1.1本協(xié)議未盡事宜，雙方可另行協(xié)商解決。33.1.2本協(xié)議的補充協(xié)議與本協(xié)議具有同等法律效力。第十一章會議記錄與后續(xù)跟進第三十四條會議記錄34.1.1乙方會務人員需在會議結束后____小時內整理會議記錄，包括會議議程、參會人員發(fā)言摘要等。34.1.2會議記錄需提交給甲方審核，甲方如有異議，需在____天內提出。第三十五條后續(xù)跟進35.1.1甲方需在收到會議記錄后____天內，向乙方提出后續(xù)跟進的具體要求。35.1.2乙方將根據(jù)甲方的要求，提供必要的協(xié)助和跟進服務。第三十六條會議資料歸檔36.1.1乙方需將會議資料整理歸檔，保存期限不少于____年。36.1.2歸檔資料包括會議記錄、參會人員名單、會議照片等。第十二章合同解除第三十七條合同解除條件37.1.1在以下情況下，任何一方有權解除本協(xié)議：37.1.1.1甲方未能按時支付應付款項；37.1.1.2乙方未能按照協(xié)議提供合格的會議場地和服務；37.1.1.3雙方協(xié)商一致，決定解除本協(xié)議。第三十八條解除程序38.1.1解除本協(xié)議需提前____天書面通知對方。38.1.2解除通知應明確解除的原因和生效日期。第三十九條解除后的責任39.1.1解除本協(xié)議后，雙方應按照協(xié)議約定承擔相應的責任和義務。39.1.2乙方應退還甲方已支付的預付款或部分款項。第十三章合同附件第四十條附件內容40.1.1本協(xié)議的附件包括但不限于以下內容：40.1.1.1會議議程；40.1.1.2會議室使用規(guī)則；40.1.1.3設施設備清單；40.1.1.4費用清單。第四十一條附件效力41.1.1