公司會(huì)議策劃及會(huì)議紀(jì)要記錄標(biāo)準(zhǔn)模板一、引言會(huì)議是企業(yè)內(nèi)部溝通、決策推進(jìn)、目標(biāo)對(duì)齊的核心載體。規(guī)范的會(huì)議策劃能保證會(huì)議高效聚焦，標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t能固化成果、跟蹤執(zhí)行。本模板基于企業(yè)常見會(huì)議場(chǎng)景設(shè)計(jì)，涵蓋從會(huì)前策劃到會(huì)后歸檔的全流程工具，旨在提升會(huì)議效率與成果落地率，適用于各類企業(yè)級(jí)會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)化管理。二、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用范圍本模板適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于：戰(zhàn)略決策類：年度/季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、戰(zhàn)略研討會(huì)、預(yù)算審批會(huì)；項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段復(fù)盤會(huì)、問題解決會(huì)；部門協(xié)同類：跨部門對(duì)接會(huì)、資源協(xié)調(diào)會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)；日常運(yùn)營(yíng)類：部門周/月度例會(huì)、專題工作推進(jìn)會(huì)。（二）應(yīng)用場(chǎng)景說明不同類型會(huì)議的目標(biāo)與形式差異較大，需針對(duì)性調(diào)整模板細(xì)節(jié)：戰(zhàn)略決策類會(huì)議：需重點(diǎn)記錄決策依據(jù)、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，建議增加“風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估”議程項(xiàng)；項(xiàng)目管理類會(huì)議：需突出進(jìn)度偏差、資源需求及行動(dòng)項(xiàng)，建議配套使用“項(xiàng)目甘特圖”輔助說明；部門例會(huì)：聚焦短期目標(biāo)達(dá)成與問題快速解決，議程需簡(jiǎn)潔，紀(jì)要需明確“本周/本月重點(diǎn)任務(wù)”。三、會(huì)議策劃全流程操作指南會(huì)議策劃的核心是“以終為始”——明確會(huì)議目標(biāo)后，反向推演資源、流程與人員配置，保證會(huì)議產(chǎn)出可落地。分步驟操作說明，配套工具表格詳見本章末。（一）會(huì)前準(zhǔn)備：精準(zhǔn)定位與資源籌備目標(biāo)：保證會(huì)議“有方向、有準(zhǔn)備、有參與感”，避免無效溝通。1.明確會(huì)議目的與核心議題操作要點(diǎn)：區(qū)分會(huì)議類型：決策類會(huì)議需明確“需輸出什么結(jié)論”（如“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)”），同步類會(huì)議需明確“需同步什么信息”（如“各部門月度進(jìn)度匯報(bào)”）；拆解核心議題：將大目標(biāo)拆解為3-5個(gè)可討論的子議題（如“預(yù)算審批會(huì)”可拆解為“市場(chǎng)部預(yù)算合理性”“研發(fā)部人力成本控制”等），避免議題分散。工具支持：《會(huì)議目標(biāo)與議題拆解表》（見表3-1）。2.確定參會(huì)人員與角色分工操作要點(diǎn)：決策層：僅邀請(qǐng)對(duì)議題有最終拍板權(quán)的人員（如總經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人），避免“陪會(huì)”；執(zhí)行層：邀請(qǐng)議題直接關(guān)聯(lián)的負(fù)責(zé)人（如“新產(chǎn)品上線”需邀請(qǐng)產(chǎn)品、研發(fā)、測(cè)試負(fù)責(zé)人）；支持層：邀請(qǐng)?zhí)峁?shù)據(jù)/資源的輔助人員（如財(cái)務(wù)、行政），可按“需時(shí)發(fā)言”邀請(qǐng)，全程參會(huì)非必需；角色分工：明確主持人（控場(chǎng)、引導(dǎo)議程）、記錄人（實(shí)時(shí)記錄、整理紀(jì)要）、時(shí)間管理員（提醒各環(huán)節(jié)時(shí)限）。工具支持：《參會(huì)人員確認(rèn)表》（見表3-2）。3.制定會(huì)議議程與時(shí)間分配操作要點(diǎn)：遵循“先重要后緊急”原則，核心議題安排在精力充沛時(shí)段（如上午9-11點(diǎn)）；每個(gè)議題預(yù)留“緩沖時(shí)間”（如30分鐘議題預(yù)留5分鐘機(jī)動(dòng)時(shí)間），避免超時(shí)；議程需提前1-2天發(fā)給參會(huì)人員，標(biāo)注“需提前準(zhǔn)備的資料”（如“市場(chǎng)部需提前提交Q2銷售數(shù)據(jù)表”）。工具支持：《會(huì)議議程表》（見表3-3）。4.準(zhǔn)備會(huì)議物料與場(chǎng)地操作要點(diǎn)：線上會(huì)議：提前測(cè)試視頻會(huì)議軟件（如騰訊會(huì)議、Zoom）功能，保證共享屏幕、錄制、實(shí)時(shí)字幕正常，提前發(fā)送會(huì)議與參會(huì)指南；線下會(huì)議：提前預(yù)訂會(huì)議室（考慮容納人數(shù)、設(shè)備投影儀、麥克風(fēng)、白板等），準(zhǔn)備紙質(zhì)議程、簽到表、筆、飲用水等；特殊物料：如需演示產(chǎn)品原型、數(shù)據(jù)報(bào)表，需提前調(diào)試設(shè)備并備份文件。工具支持：《會(huì)議物料準(zhǔn)備清單》（見表3-4）。（二）會(huì)中執(zhí)行：高效控場(chǎng)與成果聚焦目標(biāo)：保證會(huì)議“不跑題、不超時(shí)、有結(jié)論”，避免“議而不決”。1.會(huì)議開場(chǎng)：目標(biāo)與議程重申操作要點(diǎn)：主持人開場(chǎng)需明確“會(huì)議目標(biāo)”（如“今天1小時(shí)內(nèi)確定3個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目的預(yù)算分配”）、“議程時(shí)間分配”及“會(huì)議規(guī)則”（如“每人發(fā)言不超過3分鐘，聚焦解決方案而非問題”）；記錄人需同步宣布“紀(jì)要輸出要求”（如“行動(dòng)項(xiàng)需明確‘負(fù)責(zé)人+截止時(shí)間’”）。2.議題討論：結(jié)構(gòu)化引導(dǎo)與記錄操作要點(diǎn)：主持人控場(chǎng)：對(duì)偏離議題的討論及時(shí)拉回（如“這個(gè)話題很重要，但建議我們先聚焦當(dāng)前議題，剩余時(shí)間可單獨(dú)討論”）；對(duì)爭(zhēng)議議題采用“先觀點(diǎn)后結(jié)論”順序，鼓勵(lì)全員發(fā)言（如“關(guān)于這個(gè)問題，大家還有其他看法嗎？”）；記錄人重點(diǎn)：實(shí)時(shí)記錄“討論核心觀點(diǎn)”“爭(zhēng)議點(diǎn)”“臨時(shí)動(dòng)議”（如“*經(jīng)理提出增加5萬市場(chǎng)推廣預(yù)算，需額外提交效果評(píng)估方案”），避免事后遺漏。工具支持：《會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)記錄模板》（手寫版，見表3-5）。3.決策與行動(dòng)項(xiàng)確認(rèn)操作要點(diǎn)：每個(gè)議題討論結(jié)束后，主持人需總結(jié)“結(jié)論”（如“同意*方案，預(yù)算控制在10萬以內(nèi)”）；明確“行動(dòng)項(xiàng)”：包含“具體任務(wù)”“負(fù)責(zé)人”“協(xié)助人”“截止時(shí)間”（如“完成產(chǎn)品需求文檔初稿：負(fù)責(zé)，協(xié)助，7月15日前”），并當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)負(fù)責(zé)人是否接受；全部議程結(jié)束后，主持人需復(fù)述“核心結(jié)論+行動(dòng)項(xiàng)”，保證全員理解一致。（三）會(huì)后跟進(jìn)：成果固化與執(zhí)行跟蹤目標(biāo)：保證會(huì)議結(jié)論“有人管、有人盯、有反饋”，避免“會(huì)后就忘”。1.會(huì)議紀(jì)要整理與分發(fā)操作要點(diǎn)：記錄人需在24小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要初稿，重點(diǎn)標(biāo)注“加粗”行動(dòng)項(xiàng)；紀(jì)要需經(jīng)主持人審核確認(rèn)后，在48小時(shí)內(nèi)分發(fā)給參會(huì)人員及需知曉的關(guān)聯(lián)部門；紀(jì)要內(nèi)容需包含“會(huì)議基本信息”“議程及結(jié)論”“行動(dòng)項(xiàng)列表”“附件（如演示文稿、數(shù)據(jù)表）”。工具支持：《會(huì)議紀(jì)要模板》（見表3-6）。2.行動(dòng)項(xiàng)跟蹤與閉環(huán)管理操作要點(diǎn)：責(zé)任人需在行動(dòng)項(xiàng)截止時(shí)間前1天，向記錄人反饋進(jìn)度（如“需求文檔已完成80%，預(yù)計(jì)延遲2天”）；記錄人每周更新《行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表》（見表3-7），對(duì)逾期未完成的行動(dòng)項(xiàng)及時(shí)提醒，并同步至部門負(fù)責(zé)人；下次會(huì)議需優(yōu)先回顧上次會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)完成情況，形成“閉環(huán)管理”。3.會(huì)議資料歸檔操作要點(diǎn)：將會(huì)議紀(jì)要、行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表、演示文稿、簽到表等資料統(tǒng)一歸檔至公司共享平臺(tái)（如企業(yè)網(wǎng)盤、OA系統(tǒng)），按“年份-月份-會(huì)議名稱”分類命名；歸檔期限：會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成，保證歷史會(huì)議可追溯。四、會(huì)議紀(jì)要記錄標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的“書面化結(jié)晶”，需遵循“客觀、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、可執(zhí)行”原則，標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟。（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確記錄框架與重點(diǎn)目標(biāo)：避免記錄時(shí)“抓不住重點(diǎn)”，提高紀(jì)要效率。1.熟悉會(huì)議背景與議程操作要點(diǎn)：記錄人需提前閱讀會(huì)議通知、上次會(huì)議紀(jì)要（如有），明確“本次會(huì)議需解決的核心問題”；標(biāo)注議程中的“關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)”（如“決策項(xiàng)”“討論時(shí)間超過20分鐘的議題”），重點(diǎn)記錄。2.準(zhǔn)備記錄工具與模板操作要點(diǎn)：線上會(huì)議：使用“會(huì)議軟件錄制+實(shí)時(shí)文檔”同步記錄（如騰訊會(huì)議錄制+飛書文檔），避免手寫遺漏；線下會(huì)議：使用《會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)記錄模板》（見表3-5）手寫，左側(cè)記錄“議題+討論內(nèi)容”，右側(cè)標(biāo)注“決議+行動(dòng)項(xiàng)”；提前在模板中填寫“會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員”等基礎(chǔ)信息，節(jié)省記錄時(shí)間。（二）會(huì)中記錄：結(jié)構(gòu)化抓取關(guān)鍵信息目標(biāo)：區(qū)分“事實(shí)描述”與“主觀觀點(diǎn)”，保證紀(jì)要客觀性。1.記錄內(nèi)容優(yōu)先級(jí)排序操作要點(diǎn)：按優(yōu)先級(jí)記錄以下內(nèi)容：高優(yōu)先級(jí)：決策結(jié)論、行動(dòng)項(xiàng)（負(fù)責(zé)人+截止時(shí)間）、數(shù)據(jù)支撐（如“Q2銷售額同比增長(zhǎng)15%，達(dá)成目標(biāo)”）；中優(yōu)先級(jí)：核心爭(zhēng)議點(diǎn)及解決方案（如“關(guān)于預(yù)算分歧，最終同意分階段撥付，首期撥付60%”）；低優(yōu)先級(jí)：一般性討論過程（如“*經(jīng)理補(bǔ)充了市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)”），可簡(jiǎn)略記錄。2.避免記錄常見誤區(qū)操作要點(diǎn)：不記錄口語化表達(dá)（如“我覺得”“大概可能”），改為客觀轉(zhuǎn)述（如“*經(jīng)理認(rèn)為需增加短視頻投放，理由是用戶觸達(dá)率提升30%”）；不記錄個(gè)人情緒（如“總很生氣”），改為事實(shí)描述（如“總指出進(jìn)度延遲，要求3日內(nèi)提交整改方案”）；行動(dòng)項(xiàng)記錄需符合“5W1H”原則：Who（誰）、What（做什么）、When（何時(shí)完成）、Where（何處交付）、Why（為何做）、How（如何做）。（三）會(huì)后整理：標(biāo)準(zhǔn)化輸出與審核目標(biāo)：保證紀(jì)要“格式統(tǒng)一、信息準(zhǔn)確、行動(dòng)明確”。1.紀(jì)要結(jié)構(gòu)與內(nèi)容規(guī)范操作要點(diǎn)：紀(jì)需包含以下模塊（以《會(huì)議紀(jì)要模板》為例）：會(huì)議基本信息：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)人員、缺席人員及原因；會(huì)議議程與結(jié)論：按議程順序記錄，每個(gè)議題包含“討論內(nèi)容+決議+行動(dòng)項(xiàng)”（見表3-6示例）；其他說明：附件列表（如“《Q3預(yù)算表》見附件1”）、下次會(huì)議預(yù)告（如有）；簽發(fā)信息：紀(jì)要需經(jīng)主持人簽發(fā)，標(biāo)注“簽發(fā)日期”與“分發(fā)范圍”（如“抄送：總經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)部”）。2.審核與分發(fā)流程操作要點(diǎn)：初稿完成后：記錄人需自查“行動(dòng)項(xiàng)是否完整、時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否明確、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確”；提交主持人審核：重點(diǎn)確認(rèn)“決策結(jié)論是否與會(huì)議一致、敏感信息是否脫敏”（如人名用*號(hào)代替）；正式分發(fā)：通過企業(yè)郵件或即時(shí)通訊工具發(fā)送，抄送需知曉的關(guān)聯(lián)部門，并要求收件人“確認(rèn)閱讀”（如“請(qǐng)各部門負(fù)責(zé)人于今日17:前確認(rèn)收到，如有異議請(qǐng)聯(lián)系記錄人”）。五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避（一）會(huì)議策劃注意事項(xiàng)避免“為開會(huì)而開會(huì)”：若可通過郵件、即時(shí)通訊工具解決的問題，不召開會(huì)議；緊急會(huì)議需提前說明“緊急議題”，避免參會(huì)人員準(zhǔn)備不足。議程設(shè)置需“有產(chǎn)出”：每個(gè)議題需預(yù)設(shè)“預(yù)期產(chǎn)出”（如“確定方案”“明確分工”“列出問題清單”），避免“空泛討論”。場(chǎng)地與設(shè)備提前檢查：線下會(huì)議需提前30分鐘到場(chǎng)調(diào)試設(shè)備（如投影儀連接、麥克風(fēng)音量），線上會(huì)議需提前測(cè)試網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性，避免會(huì)議中斷。（二）會(huì)議紀(jì)要記錄注意事項(xiàng)使用統(tǒng)一模板：公司需制定標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議紀(jì)要模板（見表3-6），避免格式混亂；不同類型會(huì)議可微調(diào)模板（如戰(zhàn)略會(huì)議增加“風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估”欄）。行動(dòng)項(xiàng)“可量化、可考核”：避免“盡快完成”“推進(jìn)相關(guān)工作”等模糊表述，改為“7月20日前提交《需求文檔V1.0》，包含功能清單與排期計(jì)劃”。及時(shí)歸檔與追溯：會(huì)議資料歸檔需指定責(zé)任人（如行政部或會(huì)議發(fā)起部門），保證歷史會(huì)議紀(jì)要可按“會(huì)議名稱/日期”快速檢索。（三）常見問題與解決方案問題場(chǎng)景解決方案會(huì)議超時(shí)，核心議題未討論主持人需嚴(yán)格控場(chǎng)，對(duì)超時(shí)議題明確“是否延后討論”或“簡(jiǎn)化流程，直接投票決策”紀(jì)要中行動(dòng)項(xiàng)遺漏負(fù)責(zé)人會(huì)中主持人需當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)“誰來做”，記錄人實(shí)時(shí)標(biāo)注，會(huì)后立即補(bǔ)充參會(huì)人員頻繁請(qǐng)假/遲到會(huì)議發(fā)起人需提前與關(guān)鍵人員確認(rèn)時(shí)間，對(duì)遲到者明確“遲到影響會(huì)議效率”六、配套工具表格表3-1會(huì)議目標(biāo)與議題拆解表會(huì)議名稱類型核心目標(biāo)議題拆解（按優(yōu)先級(jí)排序）預(yù)期產(chǎn)出Q3產(chǎn)品迭代規(guī)劃會(huì)項(xiàng)目決策類確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)1.用戶需求調(diào)研結(jié)果分析2.技術(shù)實(shí)現(xiàn)可行性評(píng)估3.資源分配方案4.迭代排期確認(rèn)1.優(yōu)先級(jí)排序清單2.責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)表3-2參會(huì)人員確認(rèn)表部門姓名職務(wù)角色（主持人/記錄人/參會(huì)人）聯(lián)系方式（內(nèi)部工號(hào)）是否確認(rèn)參會(huì)備注（如需提前準(zhǔn)備的資料）產(chǎn)品部*經(jīng)理產(chǎn)品負(fù)責(zé)人參會(huì)人P001是需提交《用戶需求調(diào)研報(bào)告》研發(fā)部*工技術(shù)負(fù)責(zé)人參會(huì)人R002是需準(zhǔn)備技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案對(duì)比表表3-3會(huì)議議程表序號(hào)議題名稱主講人時(shí)間分配討論形式預(yù)期產(chǎn)出1用戶需求調(diào)研結(jié)果分析*經(jīng)理20分鐘匯報(bào)+討論需求優(yōu)先級(jí)初步排序2技術(shù)實(shí)現(xiàn)可行性評(píng)估*工25分鐘匯報(bào)+討論技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)3資源分配方案討論*總15分鐘討論人力/預(yù)算分配清單4迭代排期確認(rèn)*經(jīng)理10分鐘決策Q3迭代計(jì)劃時(shí)間表表3-4會(huì)議物料準(zhǔn)備清單物品名稱數(shù)量負(fù)責(zé)人準(zhǔn)備完成時(shí)間存放位置備注（如測(cè)試狀態(tài)）投影儀1臺(tái)行政部會(huì)議前1小時(shí)會(huì)議室A設(shè)備柜已測(cè)試，連接正常紙質(zhì)議程表15份*助理會(huì)議前30分鐘會(huì)議室簽到臺(tái)含簽到表產(chǎn)品原型演示文件1份產(chǎn)品部會(huì)議前2小時(shí)會(huì)議室電腦桌面已備份至U盤表3-5會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)記錄模板（手寫版）議題/時(shí)間討論內(nèi)容記錄（左側(cè)）決策/行動(dòng)項(xiàng)（右側(cè)）用戶需求分析9:00-9:20經(jīng)理：用戶反饋“界面復(fù)雜”占比60%，建議簡(jiǎn)化首頁；工：簡(jiǎn)化需開發(fā)2周，可能延遲其他功能。決議：優(yōu)先簡(jiǎn)化首頁，*工負(fù)責(zé)評(píng)估具體排期，7月12日前提交方案。技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案9:20-9:45工：方案A開發(fā)周期短（2周），兼容性差；方案B兼容性好，周期4周；總：建議采用方案B，分階段上線。決策：采用方案B，分兩階段上線，第一階段核心功能8月15日前完成。表3-6會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱：Q3產(chǎn)品迭代規(guī)劃會(huì)會(huì)議時(shí)間：2023年7月10日9:00-10:30會(huì)議地點(diǎn)：公司3樓會(huì)議室A主持人：*總記錄人：*助理參會(huì)人員：產(chǎn)品部經(jīng)理、研發(fā)部工、市場(chǎng)部主管、運(yùn)營(yíng)部專員缺席人員：無一、會(huì)議議程與結(jié)論用戶需求調(diào)研結(jié)果分析（主講人：*經(jīng)理）討論內(nèi)容：用戶調(diào)研顯示，“界面復(fù)雜”是主要痛點(diǎn)（占比60%），“功能冗余”次之（占比25%）；建議簡(jiǎn)化首頁流程，合并非核心功能。決策：優(yōu)先簡(jiǎn)化首頁，*工負(fù)責(zé)評(píng)估技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案，7月12日前提交詳細(xì)排期。技術(shù)實(shí)現(xiàn)可行性評(píng)估（主講人：*工）討論內(nèi)容：方案A（快速迭代）需2周，但兼容舊版本功能較差；方案B（全面優(yōu)化）需4周，兼容性更好。決策：采用方案B，分兩階段上線——第一階段（8月15日前）完成核心功能簡(jiǎn)化，第二階段（9月30日前）完成全部?jī)?yōu)化。資源分配與排期確認(rèn)（主講人：*總）討論內(nèi)容：研發(fā)部需投入3名開發(fā)人員，產(chǎn)品部配合需求細(xì)化，市場(chǎng)部提前準(zhǔn)備用戶教育材料。決策：經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)研發(fā)資源，主管于7月20日前提交用戶教育方案。二、行動(dòng)項(xiàng)列表序號(hào)行動(dòng)項(xiàng)描述負(fù)責(zé)人協(xié)助人計(jì)劃完成時(shí)間狀態(tài)1提交首頁簡(jiǎn)化技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案及排期*工產(chǎn)品部7月12日未開始2提交用戶教育方案*主管運(yùn)營(yíng)部7月20日未開始三、附件《Q3用戶需求調(diào)研報(bào)告》《技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案對(duì)比表》簽發(fā)人：*總簽發(fā)日期：2023年7月11日分發(fā)范圍：總經(jīng)理辦公室、