供應(yīng)商信息管理表（含資質(zhì)審核標(biāo)準(zhǔn)）使用指南一、適用范圍與核心價(jià)值在企業(yè)供應(yīng)鏈管理中，供應(yīng)商作為上游關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其信息管理與資質(zhì)審核直接關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量、采購風(fēng)險(xiǎn)控制及合作穩(wěn)定性。本工具模板適用于各類企業(yè)（制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)等）的采購部門、供應(yīng)商管理部門及質(zhì)量監(jiān)管部門，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信息的全生命周期管理，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、信息動態(tài)更新，為企業(yè)選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、降低合作風(fēng)險(xiǎn)提供數(shù)據(jù)支撐。通過使用本工具，企業(yè)可系統(tǒng)化解決供應(yīng)商信息分散、資質(zhì)審核流程不清晰、更新不及時(shí)等問題，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商準(zhǔn)入、分級、評估、淘汰的閉環(huán)管理，提升采購決策效率與供應(yīng)鏈安全性。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求發(fā)起與信息收集操作主體：采購部門負(fù)責(zé)人/供應(yīng)商管理專員操作說明：當(dāng)企業(yè)有新項(xiàng)目采購、現(xiàn)有供應(yīng)商擴(kuò)產(chǎn)或供應(yīng)商庫更新需求時(shí)，由采購部門發(fā)起“供應(yīng)商信息收集”流程。需明確所需供應(yīng)商的類型（如原材料供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商等）、核心資質(zhì)要求（如行業(yè)準(zhǔn)入許可、質(zhì)量體系認(rèn)證等）及信息提交截止時(shí)間。關(guān)鍵動作：制定《供應(yīng)商信息收集清單》，通過郵件、供應(yīng)商門戶或線下函件發(fā)送給潛在/現(xiàn)有供應(yīng)商，清單需包含：供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)文件、生產(chǎn)能力、財(cái)務(wù)狀況、合作案例等模塊；同步在企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)（如ERP、SRM系統(tǒng)）創(chuàng)建供應(yīng)商信息收集任務(wù)，分配給對應(yīng)跟進(jìn)人員（如采購專員*工）；設(shè)定信息提交時(shí)限（如自清單發(fā)出之日起10個(gè)工作日），逾期未提交的供應(yīng)商需記錄原因并啟動催流程。輸出成果：《供應(yīng)商信息收集任務(wù)表》《供應(yīng)商信息提交清單》（二）供應(yīng)商信息錄入與初步整理操作主體：供應(yīng)商管理專員操作說明：收到供應(yīng)商提交的信息后，專員需核對信息完整性與規(guī)范性，保證無遺漏項(xiàng)（如統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等必填項(xiàng)完整），并將紙質(zhì)版資料掃描存檔，電子版信息錄入“供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)”或Excel模板。關(guān)鍵動作：對照《供應(yīng)商信息提交清單》，逐項(xiàng)檢查供應(yīng)商提供的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一復(fù)印件）、行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等）是否清晰、有效；將供應(yīng)商基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式等）、資質(zhì)文件、產(chǎn)品/服務(wù)范圍等錄入“供應(yīng)商基本信息表”（見表1），附件統(tǒng)一命名規(guī)則（如“供應(yīng)商名稱+資質(zhì)類型+日期”）；對信息不完整或資質(zhì)模糊的供應(yīng)商，及時(shí)聯(lián)系對接人（如供應(yīng)商銷售*經(jīng)理）補(bǔ)充材料，并記錄溝通時(shí)間與內(nèi)容。輸出成果：完整的《供應(yīng)商基本信息表》（電子版+掃描件歸檔）（三）資質(zhì)審核與合規(guī)性判定操作主體：采購經(jīng)理、質(zhì)量工程師、財(cái)務(wù)專員組成聯(lián)合審核小組操作說明：根據(jù)《供應(yīng)商資質(zhì)審核標(biāo)準(zhǔn)》（見表2），對供應(yīng)商的資質(zhì)文件、經(jīng)營狀況、質(zhì)量保障能力等進(jìn)行多維度審核，形成審核結(jié)論（通過/不通過/需整改）。審核維度與標(biāo)準(zhǔn)：基本資質(zhì)合規(guī)性（權(quán)重40%）：營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍涵蓋所供產(chǎn)品/服務(wù)；特殊行業(yè)需具備對應(yīng)許可證（如食品供應(yīng)商需《食品生產(chǎn)許可證》，危險(xiǎn)品供應(yīng)商需《危險(xiǎn)化學(xué)品經(jīng)營許可證》）；近3年無重大違法違規(guī)記錄（提供無犯罪記錄聲明或通過“信用中國”等官方渠道核實(shí)）。質(zhì)量體系認(rèn)證（權(quán)重30%）：持有有效的ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證（或行業(yè)等效認(rèn)證，如IATF16949for汽車行業(yè)）；提供近1年內(nèi)第三方機(jī)構(gòu)出具的質(zhì)量審核報(bào)告或客戶滿意度調(diào)查報(bào)告，得分≥80分（滿分100）。財(cái)務(wù)狀況與履約能力（權(quán)重20%）：提供近2年經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表，資產(chǎn)負(fù)債率≤70%，無連續(xù)虧損；主要合作案例中，合作滿1年的客戶復(fù)購率≥60%，且無重大質(zhì)量或違約記錄。生產(chǎn)/服務(wù)保障能力（權(quán)重10%）：具備與采購量匹配的生產(chǎn)設(shè)備（如產(chǎn)能≥月預(yù)估采購量的120%）或服務(wù)團(tuán)隊(duì)（如項(xiàng)目實(shí)施人員≥5人且持證上崗）；提供近6個(gè)月的交貨準(zhǔn)時(shí)率數(shù)據(jù)，準(zhǔn)時(shí)率≥95%。審核流程：初審：采購專員*工核對資質(zhì)文件完整性，填寫《資質(zhì)審核初評表》，標(biāo)記風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；復(fù)審：質(zhì)量工程師工審核質(zhì)量體系文件，財(cái)務(wù)專員工評估財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，采購經(jīng)理匯總意見，形成最終審核結(jié)論；結(jié)果反饋：審核通過則錄入合格供應(yīng)商庫，不通過則書面告知原因（如“質(zhì)量體系認(rèn)證過期”“財(cái)務(wù)指標(biāo)不達(dá)標(biāo)”），需整改的給予15個(gè)工作日整改期，整改后重新審核。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核報(bào)告》（含審核小組簽字）（四）供應(yīng)商分級與分類管理操作主體：采購部門負(fù)責(zé)人操作說明：根據(jù)審核得分（滿分100分）及合作重要性，將供應(yīng)商劃分為A、B、C三級，實(shí)施差異化管理策略。分級標(biāo)準(zhǔn)：A級供應(yīng)商（90分以上）：戰(zhàn)略合作伙伴，優(yōu)先分配訂單，聯(lián)合開展質(zhì)量改進(jìn)，定期（每半年）進(jìn)行現(xiàn)場審核；B級供應(yīng)商（70-89分）：合格供應(yīng)商，按需分配訂單，每年進(jìn)行1次資質(zhì)復(fù)審；C級供應(yīng)商（70分以下）：限制合作，僅限緊急訂單使用，3個(gè)月內(nèi)需完成整改并復(fù)審，仍不達(dá)標(biāo)則淘汰。關(guān)鍵動作：填寫《供應(yīng)商分級評定表》（見表3），明確供應(yīng)商等級、管理策略及責(zé)任人；在供應(yīng)商信息系統(tǒng)中標(biāo)注等級，設(shè)置訂單分配權(quán)限（如A級供應(yīng)商可自主承接訂單≥50%）；向供應(yīng)商發(fā)送《分級結(jié)果通知書》，告知其權(quán)益與義務(wù)（如A級供應(yīng)商可參與新品開發(fā)聯(lián)合立項(xiàng)）。輸出成果：《供應(yīng)商分級評定表》《分級結(jié)果通知書》（五）信息動態(tài)更新與定期復(fù)核操作主體：供應(yīng)商管理專員、采購專員操作說明：供應(yīng)商信息（如資質(zhì)、地址、聯(lián)系方式等）或經(jīng)營狀況發(fā)生變化時(shí)，需及時(shí)更新；同時(shí)每年對所有供應(yīng)商進(jìn)行一次全面復(fù)核，保證信息時(shí)效性。更新與復(fù)核流程：主動更新：供應(yīng)商需在資質(zhì)到期前3個(gè)月、地址變更、法定代表人調(diào)整等情形發(fā)生后10個(gè)工作日內(nèi)，書面通知企業(yè)并提供更新材料；被動更新：采購專員*工在合作過程中發(fā)覺異常（如交貨延遲率上升、客戶投訴增加），啟動信息核查，要求供應(yīng)商補(bǔ)充說明；年度復(fù)核：每年12月，采購部門組織聯(lián)合審核小組，對B、C級供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)復(fù)審，對A級供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場抽查，更新《供應(yīng)商分級評定表》。輸出成果：《供應(yīng)商信息變更記錄表》《年度供應(yīng)商復(fù)核報(bào)告》三、核心工具模板說明表1：供應(yīng)商基本信息表序號字段名稱填寫說明示例（部分字段）1供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司2統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼91110108MA05673注冊地址詳細(xì)到省、市、區(qū)、街道北京市海淀區(qū)路123號4法定代表人需與營業(yè)執(zhí)照一致*經(jīng)理5聯(lián)系人供應(yīng)商對接人*主管6聯(lián)系電話固定電話/手機(jī)（用*代替）-5678/11237成立日期營業(yè)執(zhí)照載明的成立時(shí)間2015年3月15日8注冊資本單位：萬元50009經(jīng)營范圍核心業(yè)務(wù)范圍，與所供產(chǎn)品/服務(wù)相關(guān)研發(fā)、生產(chǎn)、銷售：電子產(chǎn)品、五金配件10開戶銀行開戶行全稱中國工商銀行北京分行支行11銀行賬號（用*代替關(guān)鍵位數(shù)）62*12312主要產(chǎn)品/服務(wù)列出TOP3產(chǎn)品或服務(wù)主板、電源適配器、精密結(jié)構(gòu)件13年?duì)I業(yè)額最近1年數(shù)據(jù)（萬元）3000014員工人數(shù)總?cè)藬?shù)50015合作歷史（如有）合作起始時(shí)間、合作項(xiàng)目名稱、年采購額（萬元）2020年起合作“項(xiàng)目主板采購”，年采購額8000表2：供應(yīng)商資質(zhì)文件清單表序號資質(zhì)名稱發(fā)證機(jī)關(guān)發(fā)證日期有效期至是否年檢附件編號（掃描件）審核狀態(tài)1營業(yè)執(zhí)照北京市市場監(jiān)督管理局2015-03-152025-03-14是ZZ-2024-001已通過2ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證中國質(zhì)量認(rèn)證中心2022-06-102025-06-09是ZZ-2024-002已通過3高新技術(shù)企業(yè)證書北京市科學(xué)技術(shù)局2021-12-012024-11-30否ZZ-2024-003待年檢（提醒中）4環(huán)境管理體系認(rèn)證（ISO14001）中環(huán)聯(lián)合認(rèn)證中心2023-01-152026-01-14是ZZ-2024-004已通過表3：供應(yīng)商分級評定表供應(yīng)商名稱評定日期評定維度評分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100）實(shí)際得分加權(quán)得分總分等級管理策略責(zé)任人科技有限公司2024-06-30基本資質(zhì)合規(guī)性（40%）資質(zhì)齊全、有效401692A級優(yōu)先分配訂單，聯(lián)合開展新品研發(fā)，每半年現(xiàn)場審核一次采購經(jīng)理*工YY貿(mào)易公司2024-06-30質(zhì)量體系認(rèn)證（30%）ISO9001有效且得分≥85257.578B級按需分配訂單，每年12月資質(zhì)復(fù)審采購專員*工ZZ加工廠2024-06-30財(cái)務(wù)狀況（20%）資產(chǎn)負(fù)債率≤65%122.465C級限緊急訂單使用，3個(gè)月內(nèi)提交財(cái)務(wù)整改報(bào)告，否則淘汰財(cái)務(wù)主管*經(jīng)理四、高效使用要點(diǎn)（一）信息真實(shí)性審核是核心基礎(chǔ)供應(yīng)商信息的真實(shí)性直接決定審核結(jié)果的有效性，需嚴(yán)格執(zhí)行“三查三對”：查原件與復(fù)印件一致性、查資質(zhì)發(fā)證機(jī)關(guān)官網(wǎng)真?zhèn)危ㄈ纭皣沂袌霰O(jiān)督管理總局”）、查合作案例與客戶反饋；對供應(yīng)商提供的“納稅證明”“銀行資信證明”等敏感文件，可通過官方渠道（如電子稅務(wù)局、銀行對公系統(tǒng)）交叉驗(yàn)證，避免虛假材料入庫。（二）資質(zhì)有效期管理需建立預(yù)警機(jī)制針對營業(yè)執(zhí)照、ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等時(shí)效性資質(zhì)，需在供應(yīng)商信息系統(tǒng)中設(shè)置“有效期預(yù)警”功能，提前90天、30天、7天向供應(yīng)商管理專員及采購經(jīng)理發(fā)送預(yù)警通知，保證資質(zhì)到期前完成續(xù)證或整改，避免因資質(zhì)失效導(dǎo)致合作中斷。（三）分級結(jié)果需與采購策略深度綁定A級供應(yīng)商可享受“付款周期縮短至30天”“年度采購量上浮10%”等激勵政策；C級供應(yīng)商需提交《整改計(jì)劃書》，明確整改措施與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，整改期間暫停新訂單承接；連續(xù)2年被評為A級的供應(yīng)商，可納入“戰(zhàn)略供應(yīng)商儲備庫”，參與企業(yè)長期合作項(xiàng)目談判。（四）跨部門協(xié)同提升審核效率資質(zhì)審核需打破“采購部門單打獨(dú)斗”模式，建立“采購+質(zhì)量+財(cái)務(wù)+法務(wù)”聯(lián)合審核機(jī)制：質(zhì)量部門負(fù)責(zé)審核生產(chǎn)過程與質(zhì)量體系，財(cái)務(wù)部門評估履約風(fēng)險(xiǎn)，法務(wù)部門核查合規(guī)性，保證審核結(jié)果全面、客觀，降低單一部門主觀判斷偏差。（五）數(shù)據(jù)安全與保密不容忽視供應(yīng)商信息（如銀行賬號、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)參數(shù)等）屬于企業(yè)商業(yè)秘密，需設(shè)置分級訪問權(quán)限：供應(yīng)商管理專員可查看/編輯全部信息，采購專員僅可查看基本信息，外部人員（如審計(jì)人員）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可查閱；系統(tǒng)操作日志需保留2年以上，保證信息可追溯。五、常見問題與解決方案問題1：供應(yīng)商提供的資質(zhì)文件復(fù)印件模糊，無法辨認(rèn)是否有效？解決方案：要求供應(yīng)商重新提供清晰彩色復(fù)印件（需加蓋公章），或通過發(fā)證機(jī)關(guān)官網(wǎng)輸入資質(zhì)編號進(jìn)行在線驗(yàn)證，驗(yàn)證截圖需隨資質(zhì)文件一并歸檔。若供應(yīng)商無法提供有效證明，則直接判定為審核不通過。問題2：供應(yīng)商因業(yè)務(wù)調(diào)整新增經(jīng)營范圍，是否需要重新提交資質(zhì)？解決方案：需重新提交與新增經(jīng)營范圍相關(guān)的資質(zhì)文件（如新增“醫(yī)療器械銷售”需提供《醫(yī)療器械經(jīng)營許可證》），并由采購部門組織質(zhì)量、法務(wù)小組進(jìn)行專項(xiàng)審核，審核通過后更新《供應(yīng)商基本信息表》及分級結(jié)果。問題3：年度復(fù)核時(shí)，A級供應(yīng)商出現(xiàn)1次交貨延遲，是否需要降級？解決方案：不直接降級，但需記錄為“輕微風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)”，要求供應(yīng)商提交《延遲原因分析報(bào)告》及《預(yù)防措施》；若6個(gè)月內(nèi)再次發(fā)生同類問題，則啟動降級評審，結(jié)合延遲率、影響程度等綜合判定是否調(diào)整為B級。問題4：供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商多年無合作，是否需要清理？解決方案：對連續(xù)24個(gè)月無合作訂單的供應(yīng)