醫(yī)藥公司貨款收取管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范醫(yī)藥公司貨款收取流程，保障公司資金安全，提高資金使用效率，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)健康、穩(wěn)定發(fā)展。本規(guī)定依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司實際運(yùn)營情況制定，體現(xiàn)公司“以質(zhì)量求生存，以信譽(yù)謀發(fā)展，關(guān)愛生命，服務(wù)健康”的企業(yè)文化和經(jīng)營理念。秉持扁平化管理理念，減少不必要的層級審批，提高工作效率。在保障公司經(jīng)濟(jì)效益的同時，注重社會效益，確保貨款收取工作合法、合規(guī)、公正、透明。二、適用范圍本規(guī)定適用于醫(yī)藥公司全體涉及貨款收取工作的員工，包括但不限于銷售部門、財務(wù)部門、客服部門等相關(guān)人員，同時涉及與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.銷售部門-負(fù)責(zé)與客戶簽訂銷售合同，明確貨款支付方式、支付期限等相關(guān)條款。-在業(yè)務(wù)開展過程中，及時跟進(jìn)客戶的經(jīng)營狀況和付款能力，提前向客戶提醒貨款支付時間。-協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行貨款催收工作，提供必要的客戶信息和業(yè)務(wù)背景資料。2.財務(wù)部門-負(fù)責(zé)建立健全貨款收取的財務(wù)管理制度和流程，對貨款的收付進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)處理。-定期核對賬目，確保公司與客戶之間的往來賬款清晰準(zhǔn)確。-負(fù)責(zé)開具發(fā)票，并確保發(fā)票信息與銷售合同、實際發(fā)貨情況一致。-對逾期未收回的貨款進(jìn)行預(yù)警，協(xié)同銷售部門制定催收計劃，并監(jiān)督催收工作的執(zhí)行情況。3.客服部門-在接到客戶關(guān)于貨款支付的咨詢或疑問時，及時解答并協(xié)調(diào)相關(guān)部門處理。-收集客戶對貨款收取流程的反饋意見，及時反饋給相關(guān)部門，以便不斷優(yōu)化流程。四、管理內(nèi)容與流程1.銷售合同簽訂階段-銷售代表與客戶洽談業(yè)務(wù)時，應(yīng)明確告知客戶公司的貨款支付政策和流程。-銷售合同中必須明確貨款支付方式（如現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、支票等）、支付期限（具體日期或結(jié)算周期）、逾期付款的違約責(zé)任等條款。合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時將合同副本交至財務(wù)部門備案。2.發(fā)貨與開票階段-倉庫部門依據(jù)銷售訂單進(jìn)行發(fā)貨，確保貨物的品種、數(shù)量、質(zhì)量等與訂單一致。發(fā)貨后，及時將發(fā)貨信息傳遞給財務(wù)部門和銷售部門。-財務(wù)部門在確認(rèn)發(fā)貨信息后，按照規(guī)定開具發(fā)票。發(fā)票開具后，應(yīng)及時將發(fā)票交付給客戶或銷售代表，銷售代表負(fù)責(zé)將發(fā)票送達(dá)客戶手中，并取得客戶簽收憑證。3.貨款催收階段-在貨款支付期限到達(dá)前[X]個工作日，財務(wù)部門應(yīng)向銷售部門提供即將到期的貨款清單。銷售部門負(fù)責(zé)向客戶發(fā)出付款提醒函，提醒客戶按時支付貨款。-對于逾期未支付的貨款，財務(wù)部門應(yīng)在逾期后的[X]個工作日內(nèi)發(fā)出催款通知書，明確告知客戶逾期金額、逾期天數(shù)、應(yīng)支付的違約金等信息。同時，銷售部門應(yīng)積極與客戶溝通，了解客戶逾期付款的原因，并協(xié)助財務(wù)部門制定針對性的催收措施。-對于逾期時間較長或催收難度較大的貨款，公司可根據(jù)實際情況，成立專門的催收小組，由銷售部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，共同制定催收方案，必要時通過法律途徑解決。4.貨款結(jié)算階段-客戶通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付貨款的，財務(wù)部門應(yīng)及時查詢到賬情況，并進(jìn)行賬務(wù)處理。收到支票的，應(yīng)及時送存銀行，確?？铐椉皶r到賬。-對于現(xiàn)金收款，銷售代表或相關(guān)收款人員應(yīng)在收到現(xiàn)金后[X]個工作日內(nèi)將款項交至財務(wù)部門，財務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)、核對，并開具收款收據(jù)。-財務(wù)部門在收到貨款后，應(yīng)及時核對賬目，確保貨款金額與銷售合同、發(fā)票金額一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時與銷售部門、客戶溝通核實，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解公司貨款收取政策和流程，對于不明確的地方，有權(quán)向相關(guān)部門咨詢。-在貨款收取過程中，員工因履行職責(zé)需要，有權(quán)獲取客戶的相關(guān)信息，但應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的信息保密制度。-對于在貨款收取工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，有權(quán)按照公司績效考核制度獲得相應(yīng)的獎勵。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司貨款收取管理制度和流程，認(rèn)真履行職責(zé)，確保貨款及時、足額收回。-積極配合公司內(nèi)部審計和監(jiān)督工作，如實提供與貨款收取相關(guān)的信息和資料。-對在工作中知悉的客戶信息和公司商業(yè)機(jī)密予以保密，不得泄露給任何第三方。3.客戶權(quán)利-客戶有權(quán)要求公司提供清晰、準(zhǔn)確的貨款支付信息，包括應(yīng)付款金額、支付方式、支付期限等。-對公司的貨款收取流程和方式有提出合理建議和意見的權(quán)利。4.客戶義務(wù)-客戶應(yīng)按照銷售合同約定的支付方式和支付期限按時支付貨款。-向公司提供真實、有效的付款信息和相關(guān)資料，如賬戶信息、付款憑證等。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-公司建立內(nèi)部審計制度，定期對貨款收取工作進(jìn)行審計，檢查貨款收取流程的執(zhí)行情況、賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性、催收措施的有效性等。-財務(wù)部門應(yīng)定期對貨款回收情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，向公司管理層匯報，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出改進(jìn)建議。-銷售部門、財務(wù)部門、客服部門之間應(yīng)相互監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為或工作失誤，及時向相關(guān)部門反饋并督促整改。2.績效考核-將貨款回收率、逾期賬款比例等指標(biāo)納入銷售部門和相關(guān)員工的績效考核體系。對貨款回收率高、逾期賬款控制良好的員工，給予相應(yīng)的績效獎勵；對未能完成貨款回收任務(wù)或?qū)е掠馄谫~款增加的員工，進(jìn)行績效扣分或相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。-對在貨款催收工作中表現(xiàn)突出，成功收回大額逾期賬款或為公司挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的員工，給予特別獎勵。-財務(wù)部門的賬務(wù)處理準(zhǔn)確性、發(fā)票開具及時性等工作質(zhì)量指標(biāo)也納入績效考核范圍，確保財務(wù)工作的規(guī)范、高效。七、附則1.本規(guī)定如有未盡事宜，由公司行政主管部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。如遇國家法律法規(guī)或政策調(diào)整，本規(guī)定相應(yīng)條款應(yīng)隨之進(jìn)行修訂。公司將持續(xù)關(guān)注貨款收取管理工作的