正式發(fā)文規(guī)范與函件寫作指導一、正式發(fā)文的核心規(guī)范正式發(fā)文（以下簡稱“公文”）是黨政機關、企事業(yè)單位傳達決策、辦理公務的法定文書，其制作與傳遞需嚴格遵循《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）及《黨政機關公文格式》（GB/T____）的要求，確保權(quán)威性、規(guī)范性、嚴肅性。（一）公文種類及適用場景公文種類需根據(jù)行文目的、內(nèi)容及隸屬關系準確選擇，常見文種及適用場景如下：文種適用場景**決議**會議討論通過的重大決策事項**決定**對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項**通知**發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文**報告**向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問**請示**向上級機關請求指示、批準**批復**答復下級機關請示事項**函**不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項**紀要**記載會議主要情況和議定事項（二）公文格式規(guī)范公文格式由版頭、主體、版記三部分組成，各部分要素需嚴格按照以下要求編排：1.版頭（公文首頁紅色分隔線以上部分）份號：如需標注，用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行（如“____”）。密級和保密期限：如需標注，用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行（如“機密★1年”）。緊急程度：如需標注，用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第三行（如“特急”“加急”）。發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（如“××市人民政府文件”），居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm。發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成（如“×政發(fā)〔2023〕5號”），編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。簽發(fā)人：上行文需標注，由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，編排在發(fā)文字號右側(cè)，居右空一字。2.主體（公文首頁紅色分隔線以下、版記以上部分）標題：由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成（如“××市人民政府關于印發(fā)《××市2023年民生實事項目清單》的通知”），用2號小標宋體字，居中排布，回行時需保持詞意完整，排列對稱。主送機關：公文的主要受理機關，用3號仿宋體字，頂格編排在標題下空一行位置，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。正文：公文的核心內(nèi)容，用3號仿宋體字，編排于主送機關下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”，其中“一、”用黑體字，“（一）”用楷體字，“1.”“（1）”用仿宋體字。附件說明：如有附件，需標注附件順序號和名稱（如“附件：1.××市2023年民生實事項目清單”），編排在正文下空一行位置，左空二字。發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱，編排在成文日期之上，居中排布。成文日期：用阿拉伯數(shù)字標注（如“2023年10月15日”），編排在發(fā)文機關署名右下方，印章下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置。印章：公文中有發(fā)文機關署名的，需加蓋印章，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。附注：如需標注，用3號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行（如“（此件發(fā)至縣處級）”）。附件：附件內(nèi)容需與正文相關，編排于附注之后、版記之前，附件標題用2號小標宋體字，居中排布。3.版記（公文末頁首條分隔線以下部分）分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（0.35mm），中間的分隔線用細線（0.25mm）。抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關，用3號仿宋體字，編排在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行，左空一字，最后一個機關名稱后標句號。印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關為公文的印制主管部門，印發(fā)日期為公文的印制日期，用3號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字標注（如“2023年10月15日印發(fā)”）。（三）公文語言要求公文語言需遵循“準確、簡潔、莊重、得體”的原則：準確：用詞需精準，避免歧義（如“截止”與“截至”需區(qū)分，“擬定”與“制定”需根據(jù)實際情況選擇）。簡潔：刪去冗余信息，避免重復（如“現(xiàn)將有關情況匯報如下”可簡化為“現(xiàn)將有關情況匯報如下”，無需添加“特此”）。莊重：使用書面語，避免口語化（如“搞活動”需改為“開展活動”，“事兒”需改為“事項”）。得體：根據(jù)行文對象調(diào)整語氣（如上行文需使用“請示”“報告”等文種，語氣需恭敬；下行文需使用“通知”“決定”等文種，語氣需明確；平行文需使用“函”等文種，語氣需禮貌）。二、函件寫作指導函是平行文的主要文種，適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。其寫作需遵循“內(nèi)容具體、語氣禮貌、格式規(guī)范”的原則。（一）函的種類及適用場景種類適用場景**商洽函**用于不相隸屬機關之間商洽合作事項（如聯(lián)合舉辦活動、共建項目等）**詢問函**用于不相隸屬機關之間詢問有關情況（如政策解讀、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等）**答復函**用于答復不相隸屬機關的詢問或請求（如回復政策咨詢、確認合作事項等）**請求批準函**用于不相隸屬機關之間請求批準有關事項（如申請資質(zhì)、辦理手續(xù)等）（二）函的格式規(guī)范函的格式與公文格式一致，但需注意以下特殊要求：標題：一般由“發(fā)文機關名稱+事由+函”組成（如“××市教育局關于商洽合作舉辦‘校園文化節(jié)’的函”），如需簡化，可省略發(fā)文機關名稱（如“關于詢問××政策執(zhí)行情況的函”）。主送機關：需明確為不相隸屬的機關（如“××市文化和旅游局”），頂格編排在標題下空一行位置。正文：開頭需說明發(fā)函的原因（如“為豐富校園文化生活，促進學生全面發(fā)展”），中間需說明具體事項（如活動的時間、地點、內(nèi)容、雙方的職責），結(jié)尾需表達希望或請求（如“請予函復”“望予批準為盼”）。發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱（如“××市教育局”），編排在成文日期之上，居中排布。成文日期：用阿拉伯數(shù)字標注（如“2023年10月15日”），編排在發(fā)文機關署名右下方。印章：需加蓋發(fā)文機關印章，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。（三）函的寫作技巧1.語氣禮貌：函是平行文，需使用敬辭（如“請”“煩請”“懇請”“感謝”等），避免使用命令式或生硬的語氣（如“必須”“立即”等）。2.內(nèi)容具體：需明確說明發(fā)函的目的、事項及要求（如商洽合作需說明活動的時間、地點、內(nèi)容、雙方的職責；詢問問題需說明具體的問題及希望答復的時間）。3.格式規(guī)范：需嚴格按照公文格式編排，避免遺漏要素（如發(fā)文字號、成文日期、印章等）。4.及時回復：收到函件后需及時回復，避免拖延（一般需在3個工作日內(nèi)回復）。（四）函的示例1.商洽函示例××市教育局關于商洽合作舉辦“2023年校園文化節(jié)”的函××市文化和旅游局：為豐富校園文化生活，促進學生全面發(fā)展，我局擬于2023年12月舉辦“2023年校園文化節(jié)”，活動內(nèi)容包括文藝匯演、書畫展覽、非遺體驗等?，F(xiàn)商請貴局協(xié)助以下事項：一、提供非遺項目傳承人資源，參與校園文化節(jié)的非遺體驗活動；二、協(xié)助聯(lián)系文化場館，作為校園文化節(jié)的分會場；三、共同策劃宣傳方案，擴大校園文化節(jié)的影響力。如蒙同意，請于2023年10月20日前函復。××市教育局（印章）2023年10月15日2.詢問函示例××市科技局關于詢問“××科技計劃項目”申報要求的函××省科學技術(shù)廳：為做好“××科技計劃項目”申報工作，我局需了解以下事項：一、項目申報的截止時間；二、項目申報的材料要求；三、項目申報的評審流程。請予函復為盼?！痢潦锌萍季郑ㄓ≌拢?023年10月15日3.答復函示例××省科學技術(shù)廳關于答復“××科技計劃項目”申報要求的函××市科技局：你局《關于詢問“××科技計劃項目”申報要求的函》（×科發(fā)〔2023〕8號）收悉。經(jīng)研究，答復如下：一、項目申報的截止時間為2023年11月30日；二、項目申報需提交《××科技計劃項目申報書》《可行性研究報告》《知識產(chǎn)權(quán)證明》等材料；三、項目申報的評審流程為：材料初審→專家評審→現(xiàn)場考察→公示→立項。如有其他問題，請隨時與我廳聯(lián)系?！痢潦】茖W技術(shù)廳（印章）2023年10月20日4.請求批準函示例××市市場監(jiān)督管理局關于請求批準“××食品生產(chǎn)企業(yè)”資質(zhì)認定的函××省市場監(jiān)督管理局：××食品生產(chǎn)企業(yè)是我市重點培育的食品生產(chǎn)企業(yè)，主要生產(chǎn)××食品。該企業(yè)已具備以下條件：一、擁有符合國家標準的生產(chǎn)車間和設備；二、建立了完善的質(zhì)量管理體系；三、通過了食品生產(chǎn)許可現(xiàn)場核查?，F(xiàn)請求貴局批準該企業(yè)的“××食品生產(chǎn)企業(yè)”資質(zhì)認定。請予批準為盼。××市市場監(jiān)督管理局（印章）2023年10月15日三、常見錯誤規(guī)避1.文種使用不當：避免將函與請示、報告混淆（如請求上級機關批準事項需使用請示，請求不相隸屬機關批準事項需使用請求批準函）。2.格式不規(guī)范：避免遺漏發(fā)文字號、成文日期、印章等要素（如函件需加蓋印章，否則不具備法律效力）。3.語言不禮貌：避免使用命令式或生硬的語氣（如“必須按時回復”需改為“請按時回復為盼”）。4.內(nèi)容不具體：避免模糊