辦公室文印流程規(guī)范手冊3.文印流程詳細規(guī)范3.1申請環(huán)節(jié)申請主體：需文印的員工本人（不得委托他人代申請，除非特殊情況并出具書面說明）；申請方式：普通文件：通過公司OA系統(tǒng)提交《文印申請單》（附件1），填寫內(nèi)容包括：申請人、部門、文件名稱、類型（打印/復印/掃描/傳真）、數(shù)量、緊急程度、文件摘要；機密文件：除OA系統(tǒng)申請外，需額外提交紙質(zhì)《機密文件文印審批表》（附件2），注明文件密級、知悉范圍；注意事項：不得申請與工作無關的文?。ㄈ缢饺宋募蕵焚Y料）；緊急文印需在申請時標注“緊急”，并在備注欄說明緊急原因（如“客戶17:00前需收到合同原件”）。3.2審批環(huán)節(jié)審批權限（見表1）：文件類型審批層級審批時限普通文件部門負責人1小時內(nèi)機密文件部門負責人→分管領導2小時內(nèi)（緊急情況可電話先行審批，后續(xù)補簽）緊急文印部門負責人（優(yōu)先審批）30分鐘內(nèi)審批要求：審批人需核對申請內(nèi)容與實際需求的一致性（如數(shù)量是否合理、文件是否與工作相關）；對不符合要求的申請，需在OA系統(tǒng)中注明駁回原因（如“文件未標注密級，無法審批機密文印”），并退回申請人修改。3.3執(zhí)行環(huán)節(jié)3.3.1打印操作規(guī)范操作前檢查：確認打印機狀態(tài)（是否開機、是否有紙、墨粉/硒鼓是否充足）；核對打印設置（紙張大小、orientation（縱向/橫向）、雙面打?。J開啟，除非特殊要求）、顏色（默認黑白，彩色需注明理由））；操作步驟：1.通過OA系統(tǒng)或USB導入文件（禁止使用外接移動設備存儲公司文件，除非經(jīng)過安全認證）；2.輸入員工工號登錄打印機（無工號者需聯(lián)系行政部開通）；3.選擇“打印”功能，確認文件預覽無誤后點擊“開始”；4.打印完成后，及時取走文件（停留時間不超過10分鐘，避免文件丟失或泄露）；特殊要求：機密文件打?。盒柙谥付ǖ摹皺C密文印室”進行，由行政部專人全程監(jiān)控，打印后文件需裝入密封袋并標注“機密”；批量打?。ǔ^50頁）：需提前1天通知文印員，避免影響其他員工使用。3.3.2復印操作規(guī)范原件放置：將原件正面朝上放入復印機掃描臺，對齊刻度線（避免歪斜導致復印件模糊）；設置調(diào)整：選擇“復印”功能，調(diào)整濃度（默認“標準”，字跡較淡的原件可調(diào)至“加深”）；選擇“雙面復印”（默認開啟），如需單面需注明理由；機密文件復?。盒枋褂谩皺C密復印模式”（需輸入密碼，由行政部提前設置），復印件上自動標注“機密復印件”字樣；操作后處理：取走原件（避免遺漏在復印機上），清理掃描臺（去除紙屑、污漬）。3.3.3掃描操作規(guī)范格式要求：普通文件：掃描為PDF格式（分辨率300DPI）；圖片、圖紙：掃描為JPG格式（分辨率600DPI）；機密文件：掃描為加密PDF（密碼由申請人設置，密碼需包含字母+數(shù)字，長度不小于8位）；存儲與傳輸：掃描完成后，文件自動上傳至公司共享文件夾（路徑：\\服務器\文印掃描\部門\申請人姓名）；禁止將掃描文件發(fā)送至個人郵箱或外部平臺（如微信、QQ），如需發(fā)送給外部客戶，需通過公司指定的加密郵件系統(tǒng)；注意事項：掃描后的原件需歸還申請人，不得留存。3.3.4傳真操作規(guī)范號碼確認：傳真前需核對對方號碼（避免錯發(fā)），如需發(fā)送至外部號碼，需確認對方身份（如撥打?qū)Ψ诫娫捄藢崳?；文件放置：將文件正面朝下放入傳真機進紙口，對齊邊緣；發(fā)送設置：選擇“傳真”功能，輸入對方號碼（國際傳真需加撥區(qū)號）；機密文件傳真：需使用“加密傳真”模式（密碼由申請人設置，對方接收時需輸入密碼）；發(fā)送后確認：傳真完成后，打印“傳真確認單”（包含發(fā)送時間、號碼、頁數(shù)），并與原件一起歸檔。3.3.5文印員職責負責公共文印設備（如大型復印機、傳真機）的日常操作；協(xié)助員工解決文印過程中的問題（如卡紙、設置調(diào)整）；監(jiān)控文印設備狀態(tài)，及時補充紙張、墨粉等耗材（耗材不足時，通過OA系統(tǒng)提交《耗材領用申請》）；記錄文印量（每日統(tǒng)計各部門文印頁數(shù)，每月提交《文印量統(tǒng)計表》（附件3））。3.4歸檔環(huán)節(jié)記錄歸檔：文印完成后，文印員需將以下資料歸檔：文印申請單（OA系統(tǒng)截圖或紙質(zhì)版）；傳真確認單、掃描文件存儲路徑；機密文件文印審批表；歸檔期限：普通文件歸檔保留1年，機密文件保留3年（如需銷毀，需經(jīng)分管領導審批）；查詢權限：僅申請人、部門負責人、行政部可查詢文印記錄（機密文件需分管領導授權）。4.文印設備與耗材管理4.1設備管理設備分配：各部門配備專用打印機（如銷售部：激光打印機；設計部：彩色噴墨打印機），公共區(qū)域配備多功能復印機（打印/復印/掃描/傳真）；使用權限：普通員工：可使用部門打印機、公共復印機（需工號登錄）；機密文印室：僅部門負責人、分管領導、行政部專人可進入；維護與故障處理：日常維護：文印員每周清理設備（掃描臺、紙盤、出紙口），每月檢查墨粉/硒鼓剩余量；故障處理：遇到卡紙、報錯等問題，需先查看設備說明書（如“卡紙”需打開側蓋取出紙張），無法解決時聯(lián)系行政部（電話：XXX-XXXXXXX），不得自行拆解設備；緊急故障：如設備無法使用，行政部需在2小時內(nèi)聯(lián)系維修人員（合作供應商：XX科技，電話：XXX-XXXXXXX）。4.2耗材管理耗材類型：墨粉、硒鼓、紙張、傳真紙；采購流程：行政部每月根據(jù)文印量統(tǒng)計，提交《耗材采購申請》（附件4），經(jīng)財務部審批后采購（合作供應商：XX耗材公司，確保耗材為原裝正品）；領用流程：部門領用：每月5日，部門負責人到行政部領取耗材（需簽字登記）；個人領用：特殊情況（如部門打印機墨粉耗盡），需提交《耗材領用單》（附件5），經(jīng)部門負責人審批后領?。还?jié)約要求：紙張使用：默認雙面打印/復?。ǔ翘厥庖?，如合同原件需單面）；墨粉使用：避免過度打?。ㄈ鐪y試頁每天不超過2頁），如需打印測試頁需經(jīng)文印員同意。5.信息安全與風險控制5.1機密文件管理文印前：確認文件密級（如未標注，需聯(lián)系文件起草人補充），填寫機密文件文印審批表；文印中：在機密文印室進行，由專人監(jiān)控，避免無關人員接觸；文印后：打印件：裝入密封袋，標注“機密”“僅限XX知悉”，由申請人簽字領取；復印件/掃描件：需標注“機密復印件”“掃描件”，存儲至加密文件夾（密碼每季度更換）；銷毀：機密文件廢棄時，需使用碎紙機（碎紙效果：顆粒狀，小于5mm×5mm），并由行政部專人監(jiān)督（填寫《機密文件銷毀記錄》（附件6））。5.2信息泄露防范禁止行為：打印/復印/掃描與工作無關的文件；將公司文件傳真給外部無關人員（如競爭對手、個人朋友）；使用外接移動設備（U盤、手機）存儲公司文件（除非經(jīng)過安全認證）；隨意丟棄文印后的廢棄文件（如草稿紙、錯誤打印件）；處罰規(guī)定：違反上述規(guī)定，情節(jié)較輕的（如打印私人文件），給予口頭警告并扣減當月績效10%；情節(jié)嚴重的（如泄露機密文件），給予記過處分并解除勞動合同（涉嫌違法的，移送司法機關）。6.應急處理流程6.1常見故障處理（見表2）故障類型癥狀描述解決方法卡紙設備顯示“卡紙”，出紙口無文件打開側蓋，取出卡在滾筒內(nèi)的紙張（避免用力拉扯，防止紙張殘留）墨粉不足打印件字跡變淡更換墨粉（需使用原裝墨粉，聯(lián)系文印員）掃描模糊復印件/掃描件字跡不清清理掃描臺（用干布擦拭），調(diào)整濃度至“加深”傳真失敗顯示“線路忙”或“發(fā)送失敗”檢查電話線是否松動，重新?lián)艽驅(qū)Ψ教柎a6.2緊急文印處理流程優(yōu)化：緊急文印可跳過OA系統(tǒng)申請，直接向部門負責人電話申請（需在1小時內(nèi)補填OA申請單）；優(yōu)先級設置：文印員接到緊急文印通知后，暫停當前非緊急任務，優(yōu)先處理；交付要求：緊急文件打印完成后，由文印員直接送達申請人（或通過公司內(nèi)部快遞，標注“緊急”）。6.3信息泄露應急發(fā)現(xiàn)泄露：如發(fā)現(xiàn)文印文件丟失或泄露，需立即向部門負責人、行政部報告（30分鐘內(nèi)）；補救措施：丟失文件：立即查找（如查看監(jiān)控、詢問周邊員工），無法找到時，需出具《文件丟失情況說明》（附件7），經(jīng)分管領導審批后，采取補救措施（如重新打印、通知相關方）；泄露事件：如文件被外部人員獲取，需立即啟動《信息安全應急預案》（由行政部制定），聯(lián)系法務部評估風險，并采取法律措施。7.考核與獎懲7.1考核指標文印準確率（≥99%，即錯誤打印/復印次數(shù)占總次數(shù)比例≤1%）；緊急文印及時率（≥95%，即按要求完成的緊急文印次數(shù)占總次數(shù)比例≥95%）；耗材節(jié)約率（≥10%，即每月耗材使用量較上月減少10%）；信息安全違規(guī)次數(shù)（0次，即無泄露、無違規(guī)打印行為）。7.2獎懲措施獎勵：季度文印準確率100%的員工，給予500元購物卡獎勵；年度耗材節(jié)約率最高的部門，給予部門獎金2000元；處罰：文印錯誤（如數(shù)量不符、格式錯誤）：每次扣減申請人績效50元；緊急文印延誤：每次扣減文印員績效100元（如因申請人未及時提交申請，扣減申請人績效）；信息安全違規(guī)：按《員工手冊》相關規(guī)定處理（如泄露機密文件，解除勞動合同）。8.手冊修訂與更新修訂頻率：每年度12月，由行政部組織各部門負責人review手冊內(nèi)容，根據(jù)業(yè)務變化、設備更新、法規(guī)要求進行修訂；更新流程：修訂后的手冊需經(jīng)分管領導審批，通過OA系統(tǒng)發(fā)布（舊版手冊同時廢止）；反饋機制：員工可通過OA系統(tǒng)“意見箱”