檔案管理工作責任制與考核細則范本一、總則（一）制定目的為加強本單位檔案管理工作，明確各崗位檔案管理責任，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全流程管理，保障檔案的真實性、完整性、安全性和可利用性，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《檔案管理規(guī)范》（GB/T____）等法律法規(guī)及上級檔案管理部門要求，結合本單位實際，制定本細則。（二）適用范圍本細則適用于本單位及所屬各部門檔案管理工作，涵蓋文書檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案、電子檔案等各類檔案。（三）基本原則1.責任到人：明確各級領導、檔案管理部門、各職能部門及相關人員的檔案管理責任，形成“全員參與、分級負責”的工作體系。2.規(guī)范管理：嚴格按照國家及行業(yè)檔案管理標準，規(guī)范檔案流程，確保檔案質量。3.安全保密：堅持“安全第一、預防為主”，落實檔案安全保密措施，防止檔案損毀、丟失或泄密。4.有效利用：優(yōu)化檔案檢索與利用服務，提高檔案資源的利用率，為單位決策和業(yè)務開展提供支撐。二、檔案管理工作責任制本單位檔案管理實行“黨委/黨組統(tǒng)一領導、分管領導負責、檔案管理部門歸口管理、各部門協同配合”的責任體系，具體責任如下：（一）檔案管理委員會責任檔案管理委員會是本單位檔案管理工作的決策機構，由單位主要領導、分管領導、各部門負責人及檔案管理部門負責人組成，其責任包括：1.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，制定本單位檔案管理中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃及重大事項決策（如檔案庫房建設、設備購置、信息化項目立項等）。2.審議本單位檔案管理規(guī)章制度（如《歸檔范圍及保管期限表》《檔案利用辦法》《檔案安全保密制度》等），確保制度符合法律法規(guī)及單位實際。3.協調解決檔案管理工作中的重大問題（如跨部門檔案移交爭議、檔案安全事故處理等），保障檔案管理工作順利開展。4.監(jiān)督檢查各部門檔案管理工作落實情況，每年至少聽取1次檔案管理工作匯報，審議檔案工作考核結果。5.審批到期檔案銷毀意見，確保檔案銷毀程序合法合規(guī)。（二）分管檔案工作領導責任分管領導是本單位檔案管理工作的直接責任人，其責任包括：1.貫徹落實國家檔案法律法規(guī)及上級要求，督促檔案管理委員會和檔案管理部門執(zhí)行工作計劃及規(guī)章制度。2.協調解決檔案管理工作中的重要問題（如人員配備、經費保障、部門協作等），確保檔案管理工作所需資源（人員、經費、設備、庫房）到位。3.定期檢查檔案管理工作情況（每季度至少1次），聽取檔案管理部門負責人匯報，及時糾正工作中的偏差。4.對檔案管理工作中的優(yōu)秀單位和個人進行表彰，對不合格的單位和個人提出批評教育或問責意見。（三）檔案管理部門負責人責任檔案管理部門（如辦公室、檔案處/科）是本單位檔案管理工作的歸口管理部門，其負責人責任包括：1.組織實施檔案管理委員會及分管領導的決策部署，主持檔案管理部門日常工作，制定部門年度工作計劃并落實。2.負責檔案管理人員的業(yè)務培訓（每年至少2次）、考核及隊伍建設，提高檔案管理人員的專業(yè)素質和業(yè)務能力。3.審核檔案收集、整理、歸檔、利用、鑒定、銷毀等工作流程，確保檔案質量符合國家及單位規(guī)范要求。4.組織開展檔案利用服務，編制檔案檢索工具（如檔案目錄、索引、指南），提高檔案利用效率；定期分析檔案利用情況，提出改進建議。5.負責檔案安全保密工作，制定檔案安全應急預案（如防火、防盜、防泄密等），定期組織安全檢查（每月至少1次），及時消除安全隱患。6.推進檔案信息化建設，組織實施紙質檔案數字化、電子檔案管理系統(tǒng)運維等工作，確保檔案信息安全。（四）專職檔案員責任專職檔案員是檔案管理工作的具體執(zhí)行者，其責任包括：1.檔案收集：按照本單位《歸檔范圍及保管期限表》，收集各部門形成的檔案材料（包括紙質、電子、聲像等載體），確保收集及時（如季度末收集當季檔案）、完整（無遺漏重要材料）、真實（材料內容準確）。2.檔案整理：對收集的檔案材料進行分類、編號、裝訂、編目，編制檔案目錄（如案卷目錄、卷內目錄）及檢索工具，確保整理規(guī)范（符合GB/T____標準）。3.檔案保管：負責檔案庫房的日常管理，定期檢查庫房溫濕度（保持18-24℃、45%-60%）、防火（滅火器有效）、防盜（監(jiān)控正常）、防蛀（投放防蟲劑）、防霉變（通風干燥）等情況，做好庫房環(huán)境記錄；對破損檔案進行修復，確保檔案安全。4.檔案利用：辦理檔案借閱、復制、移交手續(xù)，登記《檔案利用臺賬》（包括借閱人、借閱時間、借閱內容、歸還時間、利用目的等）；提供檔案咨詢服務，及時反饋利用效果。5.檔案鑒定與銷毀：定期對到期檔案進行鑒定（每5年至少1次），提出銷毀意見，報檔案管理委員會審批；按照規(guī)定程序銷毀檔案（如編制《銷毀清冊》、雙人監(jiān)銷、簽字確認），確保銷毀合法。6.檔案信息化：負責紙質檔案數字化掃描、電子檔案著錄及管理系統(tǒng)維護，確保電子檔案與紙質檔案一致；做好檔案數據備份（異地備份至少1份），防止數據丟失。7.制度執(zhí)行：嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，參與制度修訂，提出改進工作的建議；完成檔案管理部門負責人交辦的其他工作。（五）各部門兼職檔案員責任各部門應指定1名兼職檔案員，負責本部門檔案管理工作，其責任包括：1.檔案預收集：收集本部門日常工作中形成的檔案材料（如文件、報表、合同、會議記錄等），確保材料真實、準確、完整；對材料進行初步整理（如分類、排序），形成預歸檔材料。2.檔案移交：按照規(guī)定時間（如季度末10日內）將預歸檔材料移交專職檔案員，辦理《檔案移交清單》（雙方簽字確認），確保移交及時、手續(xù)齊全。3.檔案利用協助：協助專職檔案員做好本部門檔案的利用工作（如提供檔案背景說明、解釋材料內容），確保利用準確。4.安全保密：遵守檔案安全保密規(guī)定，妥善保管本部門未移交的檔案材料，不泄露檔案中的敏感信息（如涉密文件、個人隱私信息）。5.業(yè)務培訓：參加檔案管理部門組織的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平；提出本部門檔案管理工作的改進建議。（六）各部門負責人責任各部門負責人對本部門檔案管理工作負總責，其責任包括：1.督促本部門兼職檔案員履行職責，確保本部門檔案材料及時收集、整理、移交。2.審核本部門預歸檔材料的真實性、準確性，防止虛假或無效材料進入檔案。3.支持檔案管理部門工作，配合完成檔案檢查、考核及整改工作。三、檔案管理工作考核細則（一）考核對象本單位檔案管理部門、各職能部門（含兼職檔案員）、專職檔案員。（二）考核方式1.日常檢查：檔案管理部門每月對各部門檔案收集、整理、移交情況進行檢查，填寫《日常檢查記錄表》，作為季度及年度考核的依據。2.季度抽查：檔案管理委員會每季度組織一次抽查，重點檢查檔案質量（如整理規(guī)范率）、安全保密（如庫房設施）、制度執(zhí)行（如借閱登記）等情況，形成《季度抽查報告》。3.年度考核：每年12月底進行全面考核，結合日常檢查、季度抽查結果及各部門自查報告（12月10日前提交），綜合評定考核等級。（三）評分標準（總分100分）考核采用量化評分方式，分為7個大類，具體指標及分值如下：考核大類分值具體指標及評分標準**1.組織領導**10分（1）成立檔案管理委員會，每年至少召開2次會議（4分）：未成立不得分，少1次會議扣2分；

（2）制定檔案管理年度工作計劃并落實（3分）：未制定不得分，落實不力扣1-2分；

（3）分管領導每季度聽取1次工作匯報（3分）：少1次扣1分。**2.制度建設**15分（1）制定《歸檔范圍及保管期限表》并報上級審核（5分）：未制定不得分，未審核扣2分；

（2）制定檔案收集、整理、利用、保密等規(guī)章制度（5分）：每缺1項扣1分；

（3）規(guī)章制度執(zhí)行情況（5分）：執(zhí)行不力扣1-5分（如未按規(guī)定移交檔案）。**3.檔案收集**20分（1）收集及時率（10分）：達到95%以上得10分，90%-94%得8分，85%-89%得6分，80%-84%得4分，低于80%不得分（計算方式：及時收集數量/應收集數量×100%）；

（2）收集完整率（10分）：達到98%以上得10分，95%-97%得8分，90%-94%得6分，85%-89%得4分，低于85%不得分（計算方式：完整收集數量/應收集數量×100%）。**4.整理歸檔**25分（1）整理規(guī)范率（10分）：符合GB/T____標準，達到95%以上得10分，90%-94%得8分，85%-89%得6分，低于85%不得分（計算方式：規(guī)范整理數量/應整理數量×100%）；

（2）歸檔及時率（10分）：按規(guī)定時間歸檔（如季度末10日內），達到100%得10分，每延遲1天扣1分；

（3）檔案鑒定及時率（5分）：每5年完成1次到期檔案鑒定，達到100%得5分，延遲1個月扣1分。**5.保管利用**10分（1）保管條件達標率（5分）：庫房溫濕度、防火、防盜等設施達標得5分，每缺1項扣1分；

（2）檔案利用及時率（5分）：接到利用申請后1個工作日內提供檔案得5分，每延遲1天扣1分。**6.安全保密**10分（1）未發(fā)生泄密事件（5分）：發(fā)生1次不得分；

（2）檔案借閱登記齊全率（3分）：登記信息完整（借閱人、時間、內容、歸還時間）得3分，每缺1項扣1分；

（3）定期檢查安全設施（2分）：每月至少1次，少1次扣1分。**7.信息化建設**10分（1）檔案數字化率（5分）：達到80%以上得5分，70%-79%得4分，60%-69%得3分，低于60%不得分（計算方式：數字化檔案數量/全部檔案數量×100%）；

（2）電子檔案管理系統(tǒng)運行情況（5分）：系統(tǒng)正常運行得5分，出現故障未及時修復扣1-5分。（四）結果應用1.考核等級劃分：根據總分評定為四個等級：優(yōu)秀（90分及以上）：檔案管理工作規(guī)范，成績突出；良好（80-89分）：檔案管理工作較規(guī)范，需進一步改進；合格（70-79分）：檔案管理工作基本達標，存在明顯不足；不合格（70分以下）：檔案管理工作嚴重不達標，需全面整改。2.獎勵與表彰：對考核優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰（如頒發(fā)“檔案管理先進部門”“檔案管理先進個人”證書）及物質獎勵（如績效獎金），優(yōu)先推薦參加上級檔案管理先進評選。對考核良好的部門和個人，給予肯定，鼓勵其針對不足制定改進計劃。3.整改與問責：對考核合格的部門和個人，要求在15日內提交《整改計劃》，明確整改措施及期限，檔案管理部門跟蹤檢查整改情況。對考核不合格的部門和個人，給予批評教育，取消當年評優(yōu)資格；連續(xù)兩年不合格的，對部門負責人及相關責任人進行問責（