瑜伽館會議室使用管理規(guī)章

一、總則1.目的為了規(guī)范本瑜伽館會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保各項會議及相關(guān)活動的順利進(jìn)行，特制定本管理規(guī)章。2.適用范圍本規(guī)章適用于瑜伽館全體員工及因業(yè)務(wù)需要使用會議室的客戶。3.管理原則遵循扁平化管理理念，簡化會議室使用流程，以高效、公平、合理的原則分配會議室資源，同時體現(xiàn)瑜伽館注重和諧、健康、共享的企業(yè)文化。在滿足內(nèi)部會議需求的基礎(chǔ)上，積極拓展會議室的社會功能，提升社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。二、會議室資源管理1.會議室分布與設(shè)施-本瑜伽館設(shè)有[X]間會議室，分別為[會議室名稱1]、[會議室名稱2]……[會議室名稱X]。各會議室配備相應(yīng)的會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板、麥克風(fēng)等基本設(shè)施。部分會議室還配備了先進(jìn)的視頻會議系統(tǒng)，以滿足遠(yuǎn)程溝通需求。-每間會議室均有明確的座位容量標(biāo)識，[會議室名稱1]可容納[X1]人，[會議室名稱2]可容納[X2]人……[會議室名稱X]可容納[Xn]人，以滿足不同規(guī)模會議的需求。2.設(shè)施維護(hù)與管理-行政部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)施的定期檢查與維護(hù)，安排專人每月對會議室的設(shè)備進(jìn)行全面檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。-每間會議室配備設(shè)施清單，使用人員在使用前后需對照清單進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)施損壞或缺失，應(yīng)及時向行政部門報告。因使用不當(dāng)造成設(shè)施損壞的，由使用人或使用部門承擔(dān)相應(yīng)的維修或賠償費(fèi)用。三、會議室使用預(yù)訂1.預(yù)訂方式-員工使用會議室需提前在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂，填寫預(yù)訂申請，包括預(yù)訂時間、會議時長、會議主題、參會人數(shù)等信息。緊急會議可通過電話向行政部門預(yù)訂，但事后需及時在辦公系統(tǒng)補(bǔ)錄預(yù)訂信息。-客戶使用會議室需提前[X]個工作日向客服人員提出預(yù)訂申請，客服人員在確認(rèn)相關(guān)信息后，將預(yù)訂信息錄入系統(tǒng)，并告知客戶預(yù)訂結(jié)果。2.預(yù)訂時間限制-為保證會議室資源的合理利用，每次預(yù)訂時間一般不超過[X]小時。如有特殊情況需要延長預(yù)訂時間，應(yīng)提前向行政部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。-同一部門或個人連續(xù)預(yù)訂會議室的總時長在一周內(nèi)不得超過[X]小時，以確保其他部門和人員有機(jī)會使用會議室。3.優(yōu)先預(yù)訂原則-公司內(nèi)部會議優(yōu)先于客戶使用預(yù)訂。在滿足公司內(nèi)部會議需求的前提下，可接受客戶預(yù)訂。-涉及重要業(yè)務(wù)決策、緊急工作安排等重要會議享有優(yōu)先預(yù)訂權(quán)。行政部門有權(quán)根據(jù)會議的重要性和緊急程度，對預(yù)訂安排進(jìn)行調(diào)整，但需提前通知相關(guān)預(yù)訂人。四、使用過程管理1.使用規(guī)范-使用人員應(yīng)在預(yù)訂時間開始前[X]分鐘到達(dá)會議室進(jìn)行準(zhǔn)備，不得遲到。如因特殊情況不能按時使用，應(yīng)提前取消預(yù)訂，以免影響其他人員使用。-在會議期間，使用人員應(yīng)保持會議室的整潔和安靜，不得大聲喧嘩、隨意丟棄垃圾。會議結(jié)束后，使用人員需將會議室恢復(fù)原狀，整理好桌椅、關(guān)閉設(shè)備電源等。-禁止在會議室進(jìn)行與會議無關(guān)的活動，如娛樂、用餐等。如需在會議室提供茶歇，應(yīng)提前向行政部門申請，并在會議結(jié)束后清理干凈。2.設(shè)備使用-使用人員應(yīng)按照操作說明正確使用會議室的設(shè)備，如投影儀、音響等。如在使用過程中遇到設(shè)備問題，應(yīng)及時聯(lián)系行政部門協(xié)助解決，不得擅自拆卸或維修設(shè)備。-對于視頻會議系統(tǒng)等較為復(fù)雜的設(shè)備，行政部門應(yīng)提前為使用人員提供操作培訓(xùn)，確保其能夠熟練使用。使用人員在使用視頻會議系統(tǒng)時，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，保護(hù)公司信息安全。3.會議記錄與信息管理-公司內(nèi)部會議如有需要，應(yīng)由參會人員指定專人負(fù)責(zé)會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容、決策結(jié)果等信息，并及時整理歸檔。-對于涉及公司機(jī)密信息的會議，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露會議內(nèi)容。在使用會議室的過程中，如需使用外部存儲設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行病毒檢測，確保公司信息安全。五、費(fèi)用管理1.內(nèi)部使用-公司內(nèi)部員工使用會議室不收取費(fèi)用，但因使用不當(dāng)造成設(shè)施損壞或丟失的，需按照設(shè)施的實際維修或購置費(fèi)用進(jìn)行賠償。-內(nèi)部會議如需行政部門提供會議服務(wù)（如會議資料準(zhǔn)備、茶歇服務(wù)等），相關(guān)費(fèi)用由使用部門承擔(dān)，按照公司內(nèi)部費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行結(jié)算。2.客戶使用-客戶使用會議室需按照規(guī)定收取費(fèi)用，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會議室的規(guī)格、使用時長等因素確定。具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如下：[詳細(xì)列出不同會議室的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)]-客戶在預(yù)訂會議室時，需提前支付定金，定金金額為總費(fèi)用的[X]%。會議結(jié)束后，如無異常情況，定金將在[X]個工作日內(nèi)退還。如客戶因自身原因取消預(yù)訂，定金不予退還。-客戶使用會議室產(chǎn)生的額外費(fèi)用（如設(shè)備租賃、餐飲服務(wù)等），需在會議結(jié)束后按照實際消費(fèi)金額進(jìn)行結(jié)算。六、安全管理1.消防安全-會議室配備齊全的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好有效。-使用人員應(yīng)熟悉會議室的消防通道位置，在會議期間不得堵塞消防通道。如發(fā)生火災(zāi)等緊急情況，使用人員應(yīng)保持冷靜，按照應(yīng)急疏散指示標(biāo)志有序撤離，并及時撥打火警電話119。2.用電安全-會議室的用電設(shè)備應(yīng)符合安全標(biāo)準(zhǔn)，不得私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器。行政部門定期對會議室的用電線路進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。-使用人員在使用電器設(shè)備時，如發(fā)現(xiàn)異常情況（如冒煙、異味等），應(yīng)立即停止使用，并通知行政部門進(jìn)行處理。3.人員安全-在會議室使用過程中，如遇人員受傷等意外情況，現(xiàn)場人員應(yīng)及時采取急救措施，并通知行政部門安排送往附近醫(yī)院進(jìn)行救治。同時，行政部門應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，并協(xié)助處理后續(xù)事宜。七、績效考核與監(jiān)督1.績效考核-將會議室的使用情況納入部門和員工的績效考核體系。對于能夠合理安排會議、高效使用會議室資源的部門和員工，給予一定的績效加分獎勵；對于違反會議室使用規(guī)定、造成資源浪費(fèi)的部門和員工，進(jìn)行績效扣分處理。-行政部門定期統(tǒng)計各部門和員工的會議室使用數(shù)據(jù)，包括預(yù)訂次數(shù)、使用時長、設(shè)備損壞情況等，并將相關(guān)數(shù)據(jù)作為績效考核的依據(jù)。2.監(jiān)督檢查-行政部門負(fù)責(zé)對會議室的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，不定期巡查會議室的使用情況，確保使用人員遵守相關(guān)規(guī)定。-設(shè)立意見反饋渠道，鼓勵員工和客戶對會議室的使用管理提出意見和建議。對于合理的意見和建議，行政部門應(yīng)及時采納并進(jìn)行改進(jìn)，不斷優(yōu)化會議室的使用管理工作。八、人文關(guān)懷與文化建設(shè)1.人文關(guān)懷-在會議室的布置上體現(xiàn)瑜伽館的人文關(guān)懷，營造舒適、溫馨的會議環(huán)境。如在會議室擺放綠色植物、張貼瑜伽文化海報等，讓使用人員在會議過程中感受到身心的放松。-為長時間使用會議室的人員提供必要的休息和補(bǔ)充能量的服務(wù)，如提供免費(fèi)的飲用水、小點(diǎn)心等，體現(xiàn)公司對員工和客戶的關(guān)懷。2.文化建設(shè)-鼓勵在會議室開展與瑜伽文化相關(guān)的交流活動，如瑜伽知識講座、會員分享會等，傳播瑜伽文化，提升瑜伽館的文化氛圍。