洗浴中心銷售合同管理細則

一、總則（一）目的為加強洗浴中心合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，維護洗浴中心合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，結(jié)合洗浴中心實際情況，特制定本細則。（二）適用范圍本細則適用于洗浴中心與各類主體簽訂的所有合同，包括但不限于采購合同、服務(wù)合同、租賃合同、營銷合作合同等。涉及的人員包括參與合同簽訂、履行、管理的全體員工。（三）管理原則1.合法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行和管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益優(yōu)先原則：以實現(xiàn)洗浴中心經(jīng)濟效益最大化為目標，充分考量合同對經(jīng)營效益的影響。3.權(quán)責明確原則：明確各部門在合同管理中的職責，確保合同管理工作有序開展。4.風險防控原則：加強合同風險評估與防范，有效識別、控制合同履行過程中的各類風險。（四）企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)本細則的制定與執(zhí)行貫徹洗浴中心“客戶至上，服務(wù)為本，誠信經(jīng)營，追求卓越”的經(jīng)營理念。在合同管理中注重維護客戶和合作伙伴的合法權(quán)益，以誠信的態(tài)度履行合同義務(wù)，通過優(yōu)質(zhì)的合同管理服務(wù)提升洗浴中心的品牌形象和市場競爭力，實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。二、合同管理職責分工（一）管理層職責1.負責審批重大合同，對合同涉及的重大事項進行決策。2.監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責合同項目的前期調(diào)研、洽談，收集合同相對方的資質(zhì)、信用等信息。2.起草合同文本，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實際需求，并對合同條款的完整性、準確性負責。3.組織合同的簽訂、履行，及時向相關(guān)部門通報合同履行情況，對合同履行過程中的問題提出解決方案。（三）法務(wù)部門職責1.對合同文本進行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)規(guī)定，防范法律風險。2.參與重大合同的談判，提供法律意見和支持。3.協(xié)助處理合同糾紛，負責與外部律師事務(wù)所溝通協(xié)調(diào)，維護洗浴中心合法權(quán)益。（四）財務(wù)部門職責1.負責審核合同中的財務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)等內(nèi)容。2.監(jiān)督合同款項的收付情況，及時與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，確?？铐棸磿r足額收付。3.提供合同執(zhí)行過程中的財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，為合同管理決策提供支持。（五）綜合管理部門職責1.負責合同的統(tǒng)一編號、登記、歸檔和保管工作，建立合同管理臺賬。2.對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時向管理層匯報合同執(zhí)行的總體情況。3.組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同管理意識和業(yè)務(wù)水平。三、合同簽訂管理（一）合同相對方資質(zhì)審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同相對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、信用狀況等進行全面調(diào)查了解。2.要求合同相對方提供營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、資質(zhì)證書復(fù)印件等相關(guān)證明文件，并確保文件的真實性和有效性。3.對于重大合同或合作關(guān)系長期的合同相對方，可委托專業(yè)機構(gòu)進行信用評估，形成信用評估報告，作為合同簽訂的重要參考依據(jù)。（二）合同談判1.根據(jù)合同項目的重要程度和復(fù)雜程度，組建由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員參加的談判小組。2.談判小組應(yīng)制定詳細的談判方案，明確談判目標、策略和底線。在談判過程中，要充分了解對方的需求和關(guān)注點，爭取有利的合同條款。3.談判過程中形成的重要文件和記錄，應(yīng)由專人負責整理和保存，作為合同簽訂的參考資料。（三）合同起草1.合同起草原則上由業(yè)務(wù)部門負責，對于專業(yè)性較強的合同，可邀請法務(wù)部門或外部專業(yè)律師協(xié)助起草。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言，條款內(nèi)容應(yīng)完整、明確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。合同應(yīng)包括但不限于以下主要條款：當事人的名稱或姓名和住所、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等。3.合同文本應(yīng)體現(xiàn)洗浴中心的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，如在服務(wù)條款中明確對客戶服務(wù)質(zhì)量的要求和承諾。（四）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先進行內(nèi)部審核，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實際需求和公司相關(guān)規(guī)定。2.內(nèi)部審核通過后，將合同文本提交給法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門重點審查合同的合法性、合規(guī)性，對合同中的法律風險進行評估，并提出修改意見。3.財務(wù)部門對合同中的財務(wù)條款進行審核，檢查付款方式、結(jié)算周期等是否合理，是否符合財務(wù)管理要求。4.綜合管理部門對合同的格式、編號等進行審核，確保合同文本的規(guī)范性。5.對于重大合同或涉及多個部門利益的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合評審，共同對合同條款進行審核把關(guān)。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人授權(quán)委托書。2.合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。合同文本一式多份，雙方各執(zhí)若干份，同時留存相關(guān)部門備案。3.在簽訂合同過程中，要嚴格遵守公司的印章管理制度，確保印章使用的合法性和規(guī)范性。四、合同履行管理（一）合同履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同條款和項目實際情況，制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責任人和時間節(jié)點。2.將合同履行計劃通報給相關(guān)部門，確保各部門對合同履行情況有清晰的了解，協(xié)同配合完成合同履行工作。（二）合同執(zhí)行監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責任部門，應(yīng)定期對合同履行情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決履行過程中出現(xiàn)的問題。2.綜合管理部門定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，檢查內(nèi)容包括合同執(zhí)行進度、質(zhì)量、款項收付等方面。對發(fā)現(xiàn)的問題及時向業(yè)務(wù)部門反饋，并督促其整改。3.財務(wù)部門根據(jù)合同約定，監(jiān)督合同款項的收付情況，對逾期未收付的款項及時通知業(yè)務(wù)部門進行催辦。（三）合同變更與轉(zhuǎn)讓1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，由業(yè)務(wù)部門提出書面申請，說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響。2.變更申請經(jīng)法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門審核通過后，報管理層審批。3.合同變更應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并按照合同簽訂的程序進行審核和簽訂。4.未經(jīng)洗浴中心書面同意，合同相對方不得擅自轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)。如確需轉(zhuǎn)讓，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時了解情況，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（四）合同終止1.合同履行完畢或出現(xiàn)合同約定的終止情形時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，辦理合同終止手續(xù)。2.對合同履行情況進行總結(jié)評估，形成書面報告，分析合同執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的合同管理提供參考。3.綜合管理部門對已終止的合同進行歸檔保存，以備查閱。五、合同風險管理（一）風險識別與評估1.建立合同風險識別機制，定期對合同管理過程中的各類風險進行梳理和分析。風險識別應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各個環(huán)節(jié)，包括但不限于法律風險、市場風險、信用風險、操作風險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對策略。（二）風險應(yīng)對措施1.對于法律風險，加強合同的法律審查，聘請專業(yè)法律顧問提供法律支持，確保合同合法合規(guī)。在合同中明確約定爭議解決方式，提前做好應(yīng)對法律糾紛的準備。2.針對市場風險，加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場動態(tài)和價格波動情況，在合同中合理設(shè)置價格調(diào)整條款，降低市場變化對合同履行的影響。3.防范信用風險，加強對合同相對方的信用管理，建立信用檔案，定期評估其信用狀況。對于信用狀況不佳的合同相對方，采取增加擔保、縮短付款周期等措施。4.降低操作風險，完善合同管理制度和流程，加強員工培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平和風險意識。明確各部門和崗位在合同管理中的職責，加強內(nèi)部監(jiān)督和制約。（三）風險監(jiān)控與預(yù)警1.建立合同風險監(jiān)控機制，對合同履行過程中的風險狀況進行實時監(jiān)控。綜合管理部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風險因素。2.制定風險預(yù)警指標體系，當風險指標達到預(yù)警閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號。預(yù)警信號應(yīng)明確風險的類型、等級和可能產(chǎn)生的后果，以便管理層及時采取應(yīng)對措施。六、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.以維護洗浴中心合法權(quán)益為出發(fā)點，遵循合法、公正、合理的原則，積極妥善處理合同糾紛。2.在處理糾紛過程中，注重維護與合同相對方的合作關(guān)系，盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，減少訴訟成本和負面影響。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中發(fā)生糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向法務(wù)部門報告，并提供相關(guān)的合同文本、履行記錄、往來函件等資料。2.法務(wù)部門對糾紛情況進行分析評估，制定糾紛處理方案。處理方案可以包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式。3.對于通過協(xié)商或調(diào)解解決糾紛的，由法務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門與合同相對方進行溝通協(xié)商，爭取達成一致解決方案。協(xié)商或調(diào)解過程中形成的書面協(xié)議，應(yīng)按照合同簽訂的程序進行審核和簽訂。4.如協(xié)商或調(diào)解不成，需要通過仲裁或訴訟方式解決糾紛的，由法務(wù)部門負責委托外部律師事務(wù)所代理相關(guān)事宜。在仲裁或訴訟過程中，相關(guān)部門應(yīng)積極配合，提供必要的證據(jù)和支持。（三）糾紛案例分析與總結(jié)1.每起合同糾紛處理完畢后，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門對糾紛案例進行分析總結(jié)，找出糾紛產(chǎn)生的原因、存在的問題及教訓(xùn)。2.根據(jù)案例分析結(jié)果，對合同管理制度和流程進行完善，避免類似糾紛再次發(fā)生。同時，將糾紛案例作為培訓(xùn)教材，對員工進行培訓(xùn)，提高員工的風險防范意識和糾紛處理能力。七、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.綜合管理部門負責合同檔案的收集工作，各部門應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)結(jié)束后，及時將相關(guān)的合同文本、審批文件、往來函件、履行記錄等資料移交至綜合管理部門。2.綜合管理部門對收集到的合同資料進行整理，按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（二）檔案保管1.建立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。2.對合同檔案進行數(shù)字化管理，建立電子檔案庫，方便檔案的查閱和檢索。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.制定檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，規(guī)定檔案的保管期限、借閱程序等。對超過保管期限的合同檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。查閱過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。八、績效考核與激勵（一）合同管理績效考核指標1.建立合同管理績效考核體系，將合同管理工作納入員工績效考核范疇?？冃Э己酥笜税ê贤炗喌募皶r性、準確性、合法性，合同履行的進度和質(zhì)量，合同風險防控的效果，合同糾紛處理的結(jié)果等。2.對不同崗位的員工，根據(jù)其在合同管理中的職責和工作重點，設(shè)置不同的績效考核權(quán)重。例如，業(yè)務(wù)部門員工重點考核合同談判成功率、合同履行率等指標；法務(wù)部門員工重點考核合同法律審查的準確性、糾紛處理的成功率等指標。（二）激勵措施1.對在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括物質(zhì)獎勵、精神獎勵、晉升機會等，以激勵員工積極做好合同管理工作。2.對于因工作失誤導(dǎo)致合同出現(xiàn)重大風險或糾紛，給洗浴中心造成經(jīng)濟損失或不良影響的部門和個人，按照公司相關(guān)規(guī)定進行責任追究和處罰。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃制定1.綜合管理部門根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和合同管理工作實際需要，制定年度合同管理培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)對象等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)知識、合同管理業(yè)務(wù)知識、企業(yè)文化與經(jīng)營理念等方面。根據(jù)不同崗位的需求，設(shè)置針對性的培訓(xùn)課程。（二）培訓(xùn)實施1.采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種方式相結(jié)合的方式開展培訓(xùn)工作。邀請公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)骨干、法務(wù)專家以及外部的專業(yè)律師、培訓(xùn)機構(gòu)講師等進行授課。2.定期組織合同管