辦公用品申請與采購操作手冊一、手冊適用范圍說明本手冊適用于公司內(nèi)部各部門及員工日常辦公用品的申請、采購、入庫及領用管理流程，涵蓋新員工入職配置、常規(guī)耗材補充、專項活動物資采購等場景。通過規(guī)范操作，保證辦公用品采購合理、流程高效、資源可控，滿足各部門辦公需求的同時避免浪費與管理漏洞。二、辦公用品申請與采購全流程詳解（一）第一步：辦公用品需求發(fā)起操作主體：部門員工或部門指定物資對接人*適用情形：新員工入職需配置辦公設備（如電腦、座椅、文具套裝等）；部門日常耗材（如A4紙、簽字筆、文件夾、打印墨盒等）庫存不足需補充；部門組織會議、培訓、團建等活動需臨時采購專項物資；現(xiàn)有辦公用品損壞、老化需更換或補充。操作說明：員工根據(jù)實際需求，登錄公司OA系統(tǒng)或填寫《辦公用品申請表》（詳見第三部分“常用表格模板”），準確填寫以下信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式；物品名稱（需填寫全稱，如“晨光中性筆0.5mm黑色”而非“筆”）、規(guī)格型號（如A4紙“70g/80g”）、單位（如“包”“箱”“個”）；需求數(shù)量（需結(jié)合庫存及實際使用頻率合理填寫，避免過量申請）；用途說明（如“新員工張*入職配置”“部門月度會議打印用”）；預估單價及總價（可參考歷史采購價格或行政部發(fā)布的《辦公用品價格目錄》）。申請表填寫完畢后，提交至部門負責人審批。（二）第二步：部門負責人審批操作主體：部門負責人（如部門經(jīng)理、主管）操作說明：部門負責人收到申請后，需核對以下內(nèi)容：申請物品是否為部門辦公必需品，是否存在可替代的閑置物資；需求數(shù)量是否合理，是否符合部門預算；用途是否真實、必要。審核通過后，在《辦公用品申請表》“部門審批意見”欄簽字確認；若不通過，需注明原因并退回申請人修改。注意事項：審批需在1個工作日內(nèi)完成，緊急物品可優(yōu)先審批，事后補簽流程。（三）第三步：行政部審核與匯總操作主體：行政部物資管理員*操作說明：行政部每日收集各部門已審批通過的《辦公用品申請表》，統(tǒng)一進行審核：核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否填寫規(guī)范，避免歧義；查看公司庫存臺賬，確認是否有可調(diào)撥的閑置物資（如其他部門剩余或閑置物品），優(yōu)先內(nèi)部調(diào)撥；匯總各部門申請需求，編制《辦公用品采購清單》，明確采購物品、數(shù)量、預估總價、供應商等信息。對于常規(guī)、低值物品（如紙張、筆、文件夾等），行政部可直接按月度采購計劃執(zhí)行；對于高值物品（如電腦、打印機、辦公家具等）或?qū)ｍ椈顒游镔Y，需額外填寫《高值物品采購申請表》，報行政部主管及財務部審核。（四）第四步：采購執(zhí)行操作主體：行政部采購專員*操作說明：行政部根據(jù)《辦公用品采購清單》，選擇合作供應商（優(yōu)先公司合格供應商名錄中的合作方，如“辦公用品供應商”“數(shù)碼產(chǎn)品供應商”），進行價格比對及質(zhì)量確認。確定供應商后，簽訂采購合同或下達采購訂單，明確物品規(guī)格、數(shù)量、交付時間、付款方式等條款。采購專員跟進供應商生產(chǎn)及發(fā)貨進度，保證物品按約定時間送達公司（常規(guī)物品采購周期一般為3-5個工作日，緊急物品需與供應商協(xié)商加急處理）。（五）第五步：物品入庫驗收操作主體：行政部物資管理員*、申請人（或部門代表）操作說明：物品送達后，行政部物資管理員與供應商共同開箱驗收，核對以下信息：物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與采購訂單一致；物品質(zhì)量是否合格（如紙張有無破損、文具是否完好、電子設備是否正常通電等）；供應商是否提供正規(guī)發(fā)票（或收據(jù)）及質(zhì)?？?。驗收合格后，填寫《辦公用品入庫登記表》（詳見第三部分），更新庫存臺賬，并在OA系統(tǒng)中標記“入庫完成”；若驗收不合格，當場拒收并通知采購專員聯(lián)系供應商退換貨。申請人（或部門代表）可同步參與驗收，確認物品符合申請需求后，在《辦公用品入庫登記表》“部門確認”欄簽字。（六）第六步：物品領用與發(fā)放操作主體：行政部物資管理員*、部門領用人操作說明：入庫完成后，行政部通知申請人或部門領用人領用物品。領用人需攜帶工牌或部門證明，到行政部辦理領用手續(xù)。物資管理員核對《辦公用品申請表》與入庫信息，確認無誤后發(fā)放物品，并要求領用人在《辦公用品領用記錄表》（詳見第三部分）簽字確認，注明領用日期、物品名稱、數(shù)量等信息。高值物品（如電腦、打印機等）領用時，需額外填寫《資產(chǎn)領用登記表》，明保證管責任人及使用年限，后續(xù)納入公司固定資產(chǎn)管理。（七）第七步：采購費用結(jié)算操作主體：行政部采購專員、財務部會計操作說明：采購專員匯總本月已完成入庫的《采購訂單》《入庫登記表》《發(fā)票》等單據(jù)，填寫《費用報銷單》，提交財務部審核。財務部核對單據(jù)信息（物品名稱、數(shù)量、金額、審批流程是否完整），確認無誤后辦理付款手續(xù)（通過銀行轉(zhuǎn)賬或?qū)Ц叮?。每月底，行政部與財務部核對辦公用品采購臺賬與費用明細，保證賬實一致。三、常用表格模板（一）辦公用品申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期物品名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途說明部門審批意見審批人：日期：行政部審核意見審核人：日期：（二）辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量供應商驗收情況（合格/不合格）驗收人部門確認人（三）辦公用品領用記錄表領用日期領用部門領用人物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量領用事由保管責任人四、操作關(guān)鍵要點提示（一）申請環(huán)節(jié)：規(guī)范填寫，避免歧義物品名稱需使用通用名稱，如“得力文件夾A4藍色”而非“藍色文件夾”，規(guī)格型號需明確（如打印紙“70g/500張/包”），避免采購錯誤；需求數(shù)量需結(jié)合實際使用情況合理申請，常規(guī)耗材可按月度申請，高值物品需單獨說明采購必要性；緊急物品（如會議當天需補充的打印紙）需在申請表頂部標注“緊急”，并提前電話告知行政部，以便優(yōu)先處理。（二）審批環(huán)節(jié)：嚴格把關(guān)，控制預算部門負責人需對部門物資需求負總責，杜絕“虛報、多報”現(xiàn)象，優(yōu)先使用部門內(nèi)閑置物資；行政部每月匯總各部門申請情況，分析物資消耗規(guī)律，對異常高頻申請（如某部門月度簽字筆申請量超平均50%）需核實原因。（三）采購與入庫：質(zhì)量優(yōu)先，手續(xù)齊全供應商選擇需遵循“質(zhì)優(yōu)價廉、服務穩(wěn)定”原則，優(yōu)先長期合作供應商，新供應商需經(jīng)過樣品測試及資質(zhì)審核；入庫驗收時需逐項核對，避免“只點數(shù)量不驗質(zhì)量”，電子設備需通電測試，辦公耗材需檢查包裝完整性；拒收不合格物品時，需當場與供應商確認問題，留存照片或書面記錄作為退換貨依據(jù)。（四）領用與結(jié)算：責任到人，賬實相符領用物品時需當場核對名稱、數(shù)量，簽字確認后即視為物品交接完成，后續(xù)損壞或丟失由領用人/保管責任人負責；費用結(jié)算時需保證“三單一致”（申請單、入庫單、發(fā)票），單據(jù)不全或信息不符的，財務部有權(quán)拒絕報銷；行政部每季度進行一次庫存盤點，保證臺賬與實物一致，盤盈或盤虧需查明原因并書面報備行政部主管。（五）特殊情況處理臨時急需采購（如突發(fā)會議、設備故障維修）可先通過OA系統(tǒng)提交緊急申請，經(jīng)部門負責人口頭確認（事后補簽審批）后，由行政部先行采購，