郵件收發(fā)與辦公文檔管理表格序號(hào)郵件收發(fā)與辦公文檔管理內(nèi)容管理要求審核標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施人完成時(shí)間備注1郵件接收規(guī)則制定郵件接收規(guī)則，包括優(yōu)先級(jí)分類、垃圾郵件過(guò)濾等規(guī)則明確，執(zhí)行到位信息管理員即時(shí)2郵件發(fā)送規(guī)范規(guī)范郵件格式、內(nèi)容、附件要求格式規(guī)范，內(nèi)容準(zhǔn)確信息管理員即時(shí)3文檔命名標(biāo)準(zhǔn)制定文檔命名規(guī)范，保證易檢索和識(shí)別命名清晰，易于識(shí)別文檔管理員即時(shí)4文檔分類管理對(duì)文檔進(jìn)行分類管理，便于歸檔和查找分類合理，便于檢索文檔管理員即時(shí)5文檔存檔制度建立文檔存檔制度，保證文檔安全與備份存檔制度完善，備份及時(shí)文檔管理員即時(shí)6文檔修改流程設(shè)定文檔修改審批流程，保證文檔版本控制流程清晰，審批到位文檔管理員即時(shí)7文檔權(quán)限管理管理文檔權(quán)限，保證信息安全權(quán)限明確，安全可靠信息管理員即時(shí)8文檔共享規(guī)范制定文檔共享規(guī)范，保證共享過(guò)程安全高效規(guī)范明確，執(zhí)行到位信息管理員即時(shí)9文件備份策略設(shè)定文件備份策略，保證數(shù)據(jù)不丟失備份策略合理，定期檢查IT部門每月10文檔審計(jì)與清理定期審計(jì)文檔，清理無(wú)用文件審計(jì)及時(shí)，清理徹底文檔管理員每季度表格說(shuō)明：本表格用于記錄郵件收發(fā)與辦公文檔管理的相關(guān)內(nèi)容和要求。表格中“實(shí)施人”一欄填寫負(fù)責(zé)執(zhí)行該項(xiàng)工作的人員姓名?！巴瓿蓵r(shí)間”一欄填寫預(yù)計(jì)或?qū)嶋H完成該項(xiàng)工作的時(shí)間?！皞渥ⅰ币粰谟糜谟涗浧渌嚓P(guān)信息或特殊要求。序號(hào)管理項(xiàng)目具體要求執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任部門完成期限備注1郵件收發(fā)流程標(biāo)準(zhǔn)化郵件收發(fā)流程郵件及時(shí)到達(dá)，無(wú)錯(cuò)發(fā)漏發(fā)IT部門即時(shí)生效2郵件分類管理設(shè)立郵件分類機(jī)制郵件分類清晰，便于檢索信息管理員1個(gè)月內(nèi)3文檔命名規(guī)范制定統(tǒng)一的文檔命名規(guī)范文檔命名規(guī)范，易于識(shí)別文檔管理員1個(gè)月內(nèi)4文檔存檔規(guī)則建立文檔存檔規(guī)則文檔存檔完整，安全可靠文檔管理員2個(gè)月內(nèi)5文檔版本控制實(shí)施文檔版本控制機(jī)制文檔版本清晰，避免混淆文檔管理員2個(gè)月內(nèi)6文件共享安全實(shí)施文件共享安全措施共享安全，防止數(shù)據(jù)泄露IT部門1個(gè)月內(nèi)7文檔審批流程設(shè)定文檔審批流程流程清晰，審批高效文檔管理員1個(gè)月內(nèi)8文檔備份策略制定文檔備份策略備份策略合理，定期執(zhí)行IT部門每月9文檔清理計(jì)劃定期清理無(wú)用的文檔清理及時(shí)，節(jié)省存儲(chǔ)空間文檔管理員每季度10文檔訪問(wèn)權(quán)限管理文檔訪問(wèn)權(quán)限權(quán)限設(shè)置合理，保護(hù)敏感信息IT部門即時(shí)生效表格說(shuō)明：本表格旨在為郵件收發(fā)與辦公文檔管理提供清晰的管理框架。管理項(xiàng)目列列出了需要管理的具體方面。具體要求列詳細(xì)說(shuō)明了每個(gè)管理項(xiàng)目的具體要求。執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)列描述了實(shí)施該管理項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)或預(yù)期結(jié)果。責(zé)任部門列指明了負(fù)責(zé)執(zhí)行和監(jiān)督該管理項(xiàng)目的部門。完成期限列規(guī)定了完成每個(gè)管理項(xiàng)目的預(yù)期時(shí)間。備注列用于記錄與項(xiàng)目相關(guān)的額外信息或特殊注意事項(xiàng)。序號(hào)功能模塊關(guān)鍵要素管理規(guī)范負(fù)責(zé)部門預(yù)期實(shí)施時(shí)間備注1郵件接收郵件服務(wù)器配置保證郵件服務(wù)器穩(wěn)定，過(guò)濾垃圾郵件IT部門即時(shí)需定期檢查2郵件分類分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)郵件重要性、發(fā)送者等進(jìn)行分類信息管理員1周內(nèi)3文檔命名命名規(guī)則遵循統(tǒng)一命名規(guī)則，包含版本號(hào)、日期等信息文檔管理員2周內(nèi)4文檔存儲(chǔ)存儲(chǔ)位置選擇安全可靠的存儲(chǔ)位置，定期備份IT部門1個(gè)月內(nèi)5文檔共享共享權(quán)限根據(jù)用戶角色分配文檔共享權(quán)限信息安全部門2周內(nèi)6文檔修改修改記錄記錄文檔修改日志，保證版本跟蹤文檔管理員1個(gè)月內(nèi)7文檔檢索檢索工具提供高效檢索工具，便于快速查找文檔IT部門1個(gè)月內(nèi)8文檔審核審核流程建立文檔審核流程，保證內(nèi)容合規(guī)性質(zhì)量控制部門1個(gè)月內(nèi)9文檔歸檔歸檔規(guī)則制定文檔歸檔規(guī)則，保證長(zhǎng)期保存文檔管理員2個(gè)月內(nèi)10安全管理安全措施實(shí)施網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)加密措施信息安全部門持續(xù)進(jìn)行定期評(píng)估表格說(shuō)明：本表格模板旨在幫助組織有效管理和控制郵件收發(fā)與辦公文檔。功能模塊列描述了郵件和文檔管理的不同方面。關(guān)鍵要素列列出了每個(gè)模塊的關(guān)鍵組成部分或需求。管理規(guī)范列提供了對(duì)每個(gè)關(guān)鍵要素的具體管理要求