行政管理流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊1.引言1.1目的為規(guī)范公司行政管理工作，建立權(quán)責(zé)明確、流程清晰、執(zhí)行高效、風(fēng)險可控的管理體系，提升行政服務(wù)的一致性與可靠性，支撐公司戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)，特制定本手冊。1.2意義效率提升：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程減少重復(fù)勞動與溝通成本，縮短事項處理周期；風(fēng)險控制：明確關(guān)鍵節(jié)點的審批與監(jiān)督要求，避免違規(guī)操作（如印章濫用、檔案泄露）；文化落地：統(tǒng)一行政服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)員工對公司管理的認(rèn)同感；知識傳承：通過文檔模板與流程記錄，保留組織經(jīng)驗，降低新人培訓(xùn)成本。1.3編制原則合規(guī)性：符合國家法律法規(guī)（如《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《檔案法》）及公司制度要求；實用性：流程設(shè)計貼近實際業(yè)務(wù)場景，避免冗余環(huán)節(jié)；可操作性：明確責(zé)任主體與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，確保員工“看得懂、做得對”；靈活性：預(yù)留緊急情況的特殊處理通道（如突發(fā)用印、臨時會議）。2.適用范圍本手冊適用于公司所有部門及全體員工，覆蓋行政管理核心領(lǐng)域：公文管理（收文、發(fā)文）；會議管理（計劃、籌備、召開、跟進(jìn)）；印章管理（申請、審核、用印、保管）；檔案管理（收集、整理、歸檔、利用）；后勤保障（辦公用品、車輛、接待）；人事行政（入職、離職、考勤）；應(yīng)急管理（突發(fā)情況處置）。3.核心流程模塊3.1公文管理流程3.1.1流程目標(biāo)規(guī)范公文的全生命周期管理，確保公文處理及時、準(zhǔn)確、規(guī)范，實現(xiàn)“可追溯、可查考”。3.1.2適用場景外部公文：政府文件、客戶函件、合作協(xié)議等；內(nèi)部公文：部門請示、工作報告、通知公告等。3.1.3責(zé)任主體發(fā)起部門：負(fù)責(zé)公文擬稿與內(nèi)容準(zhǔn)確性；行政部：負(fù)責(zé)公文的審核、流轉(zhuǎn)、歸檔；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：負(fù)責(zé)公文的批辦與簽發(fā)；承辦部門：負(fù)責(zé)公文的具體執(zhí)行與結(jié)果反饋。3.1.4流程步驟步驟操作說明責(zé)任主體關(guān)鍵輸出**收文**1.簽收：核對外部公文的份數(shù)、密封情況，登記《收文登記薄》；

2.初審：審核是否屬于本公司職權(quán)范圍、格式是否規(guī)范；

3.擬辦：提出辦理部門、期限等意見；

4.批辦：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽署辦理指示；

5.承辦：相關(guān)部門執(zhí)行，反饋結(jié)果；

6.歸檔：將公文與處理記錄存入檔案。行政部、分管領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門《收文登記薄》《公文處理單》**發(fā)文**1.擬稿：發(fā)起部門起草公文，填寫《公文處理單》；

2.審核：部門負(fù)責(zé)人、行政部審核內(nèi)容與格式；

3.簽發(fā)：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽署發(fā)文意見；

4.繕印：按照規(guī)范格式打??；

5.用?。河≌鹿芾韱T核對后加蓋公章；

6.分發(fā)：通過內(nèi)部系統(tǒng)或快遞送達(dá)；

7.歸檔：將原稿與分發(fā)記錄歸檔。發(fā)起部門、行政部、分管領(lǐng)導(dǎo)《發(fā)文登記薄》《公文格式模板》3.1.5關(guān)鍵節(jié)點控制初審：拒絕接收不符合格式或超出職權(quán)范圍的公文；簽發(fā)：總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司重大決策類公文（如年度預(yù)算、戰(zhàn)略規(guī)劃）的簽發(fā)；用?。簢?yán)禁在空白公文或未審核的公文上用印。3.1.6文檔模板《收文登記薄》（模板：日期/來文單位/公文標(biāo)題/份數(shù)/簽收人）；《發(fā)文登記薄》（模板：日期/發(fā)文部門/公文標(biāo)題/主送機(jī)關(guān)/份數(shù)/發(fā)文人員）；《公文處理單》（模板：擬稿人/部門/公文標(biāo)題/擬辦意見/批辦意見/承辦結(jié)果）；《公文格式模板》（含標(biāo)題、文號、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期等規(guī)范）。3.2會議管理流程3.2.1流程目標(biāo)減少無效會議，提升會議決策效率，確?！皶凶h、議而有決、決而有行”。3.2.2適用場景定期會議：月度經(jīng)營分析會、部門周例會；專項會議：項目啟動會、問題復(fù)盤會、客戶接待會；臨時會議：突發(fā)事項協(xié)調(diào)會。3.2.3責(zé)任主體會議發(fā)起部門：負(fù)責(zé)會議需求提出與議程準(zhǔn)備；行政部：負(fù)責(zé)會議場地、設(shè)備、資料的籌備；會議主持人：負(fù)責(zé)會議節(jié)奏控制與決策總結(jié)；參會人員：負(fù)責(zé)發(fā)言準(zhǔn)備與行動項落實。3.2.4流程步驟階段操作說明責(zé)任主體關(guān)鍵輸出**計劃**1.發(fā)起部門提交《會議計劃申請表》（含會議主題、時間、地點、參會人員、議程）；

2.行政部匯總月度會議計劃，避免時間沖突。發(fā)起部門、行政部《月度會議計劃表》**籌備**1.行政部確認(rèn)場地（如會議室預(yù)訂）、設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)）、資料（議程、背景材料）；

2.發(fā)送會議通知（提前1天），提醒參會人員準(zhǔn)備。行政部《會議通知模板》**召開**1.簽到：參會人員簽署《會議簽到表》；

2.主持：主持人按照議程引導(dǎo)討論，控制時間；

3.記錄：行政助理填寫《會議紀(jì)要》（含決議、行動項、責(zé)任人、期限）。主持人、行政部、參會人員《會議簽到表》《會議紀(jì)要》**跟進(jìn)**1.行政部在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)分發(fā)《會議紀(jì)要》；

2.責(zé)任部門落實行動項，每周反饋進(jìn)度；

3.行政部跟蹤未完成項，提醒責(zé)任人。行政部、責(zé)任部門《會議行動項跟蹤表》3.2.5關(guān)鍵節(jié)點控制計劃審批：月度會議計劃需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核，避免重復(fù)或無關(guān)會議；議程控制：會議議程應(yīng)明確討論主題與時間分配（如每個議題不超過30分鐘）；紀(jì)要分發(fā)：會議紀(jì)要需經(jīng)主持人簽字確認(rèn)后分發(fā)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確。3.2.6文檔模板《會議計劃申請表》（模板：會議主題/時間/地點/參會人員/議程/發(fā)起部門）；《會議簽到表》（模板：姓名/部門/職位/簽到時間/備注）；《會議紀(jì)要》（模板：會議時間/地點/主持人/參會人員/議程/決議/行動項/責(zé)任人/期限）；《會議行動項跟蹤表》（模板：行動項/責(zé)任人/期限/當(dāng)前進(jìn)度/未完成原因/整改措施）。3.3印章管理流程3.3.1流程目標(biāo)防范印章濫用風(fēng)險，確保印章使用的合法性、安全性、可追溯性。3.3.2適用場景公章：用于公司對外正式文件（如合同、營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)書）；專用章：財務(wù)章（用于資金往來）、合同章（用于業(yè)務(wù)合同）、人事章（用于入職/離職證明）。3.3.3責(zé)任主體用印申請人：負(fù)責(zé)填寫用印事由與文件內(nèi)容；部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核用印的必要性；行政部：負(fù)責(zé)印章的保管與用印登記；總經(jīng)理：負(fù)責(zé)重大事項（如大額合同、對外擔(dān)保）的用印審批。3.3.4流程步驟1.申請：用印申請人填寫《印章使用申請表》（含用印事由、文件名稱、份數(shù)、部門）；2.審核：部門負(fù)責(zé)人審核用印的必要性，行政部負(fù)責(zé)人審核文件內(nèi)容的合規(guī)性；3.審批：重大事項（如合同金額超過100萬元）需總經(jīng)理審批；4.用?。河≌鹿芾韱T核對申請表與文件內(nèi)容，確認(rèn)無誤后用印，登記《印章使用登記薄》；5.歸檔：將《印章使用申請表》與用印文件復(fù)印件歸檔。3.3.5關(guān)鍵節(jié)點控制審核：拒絕為不符合公司制度（如未簽合同的預(yù)付款申請）的事項用??；用?。河≌鹿芾韱T需全程監(jiān)督用印過程，嚴(yán)禁他人代用；保管：印章需存放在保險柜中，鑰匙由行政部負(fù)責(zé)人與印章管理員分別保管。3.3.6文檔模板《印章使用申請表》（模板：申請人/部門/用印事由/文件名稱/份數(shù)/部門負(fù)責(zé)人簽字/行政部負(fù)責(zé)人簽字/總經(jīng)理簽字）；《印章使用登記薄》（模板：日期/申請人/部門/用印事由/文件名稱/份數(shù)/用印人/印章管理員）；《印章保管責(zé)任書》（模板：保管人/部門/印章名稱/保管職責(zé)/簽字日期）。3.4檔案管理流程3.4.1流程目標(biāo)規(guī)范檔案的收集、整理、保管與利用，確保檔案的完整性、安全性、可查閱性。3.4.2適用場景文書檔案：公文、會議紀(jì)要、規(guī)章制度；業(yè)務(wù)檔案：合同、客戶資料、項目報告；人事檔案：員工入職資料、勞動合同、考核記錄；財務(wù)檔案：憑證、賬簿、報表。3.4.3責(zé)任主體檔案形成部門：負(fù)責(zé)檔案的收集與初步整理；行政部：負(fù)責(zé)檔案的歸檔、保管與利用審批；檔案查閱人：負(fù)責(zé)遵守檔案查閱規(guī)定（如不得涂改、復(fù)制未授權(quán)檔案）。3.4.4流程步驟階段操作說明責(zé)任主體關(guān)鍵輸出**收集**檔案形成部門在事項結(jié)束后3個工作日內(nèi)，將檔案資料（如公文、合同）提交行政部。檔案形成部門《檔案收集清單》**整理**行政部檔案管理員按照“年度-部門-類型”分類（如2023-銷售部-合同-客戶合同），編制《檔案目錄》。行政部《檔案目錄》**歸檔**將整理好的檔案存入檔案柜，標(biāo)注歸檔日期與檔案編號，填寫《檔案歸檔登記薄》。行政部《檔案歸檔登記薄》**利用**1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》（含查閱事由、檔案名稱）；

2.部門負(fù)責(zé)人與行政部負(fù)責(zé)人審核；

3.檔案管理員陪同查閱，不得帶出檔案室。查閱人、行政部《檔案查閱申請表》**銷毀**1.行政部提出《檔案銷毀申請表》（含檔案名稱、保管期限、銷毀原因）；

2.總經(jīng)理審批；

3.兩人以上監(jiān)督銷毀，填寫《檔案銷毀記錄》。行政部、總經(jīng)理《檔案銷毀記錄》3.4.5關(guān)鍵節(jié)點控制收集：檔案形成部門需在事項結(jié)束后及時提交，避免遺漏；保管：檔案室需具備防火、防潮、防蟲、防盜措施，定期檢查；利用：絕密檔案（如公司戰(zhàn)略規(guī)劃）需總經(jīng)理審批后方可查閱。3.4.6文檔模板《檔案收集清單》（模板：部門/檔案名稱/份數(shù)/提交人/提交日期）；《檔案目錄》（模板：檔案編號/名稱/年度/部門/保管期限）；《檔案查閱申請表》（模板：申請人/部門/查閱檔案名稱/查閱事由/部門負(fù)責(zé)人簽字/行政部負(fù)責(zé)人簽字）；《檔案銷毀記錄》（模板：檔案名稱/編號/銷毀日期/監(jiān)督人/簽字）。3.5后勤保障流程（節(jié)選：辦公用品管理）3.5.1流程目標(biāo)合理控制辦公用品成本，確保員工工作需求得到及時滿足。3.5.2流程步驟1.需求申請：各部門填寫《辦公用品需求表》（含物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期），部門負(fù)責(zé)人審核；2.采購：行政部匯總需求，按照公司采購流程（如定點供應(yīng)商、比價）采購；3.入庫：行政部驗收采購物品，填寫《辦公用品入庫單》（含物品名稱、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收人）；4.發(fā)放：各部門領(lǐng)取時填寫《辦公用品出庫單》（含領(lǐng)取人、部門、物品名稱、數(shù)量）；5.庫存管理：行政部定期盤點（每月1次），保持合理庫存（如簽字筆庫存不超過100支），填寫《辦公用品庫存表》。3.5.3關(guān)鍵節(jié)點控制需求審核：拒絕超出部門預(yù)算或非工作需要的申請；采購：定點供應(yīng)商需每年評估一次，確保價格合理；庫存管理：避免積壓（如紙張庫存不超過3個月用量）。4.實施保障4.1組織保障成立流程優(yōu)化小組，由總經(jīng)理任組長，行政部負(fù)責(zé)人任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員，職責(zé)包括：流程制定與審核；流程執(zhí)行監(jiān)督；流程優(yōu)化評估（每季度1次）。4.2制度保障配套制度：《公文管理辦法》《會議管理辦法》《印章管理辦法》《檔案管理辦法》；修訂機(jī)制：每年度根據(jù)業(yè)務(wù)變化（如公司擴(kuò)張、制度調(diào)整）修訂手冊，經(jīng)流程優(yōu)化小組審批后發(fā)布。4.3人員保障培訓(xùn)：新員工入職時需接受流程培訓(xùn)（含手冊內(nèi)容、模板使用），考核合格后方可上崗；老員工每半年參加一次流程復(fù)訓(xùn)；考核：將流程執(zhí)行情況納入員工績效考核（如公文處理及時性、會議行動項落實率），對違規(guī)行為（如未審核用印）進(jìn)行處罰。4.4監(jiān)督與改進(jìn)日常監(jiān)督：行政部每月檢查流程執(zhí)行情況，填寫《流程執(zhí)行檢查記錄表》（含檢查部門、流程名稱、存在問題、整改要求）；持續(xù)改進(jìn)：每季度召開流程優(yōu)化會議，收集員工反饋（如流程冗余、節(jié)點不暢），分析問題根源，提出改進(jìn)措施（如簡化審批環(huán)節(jié)、優(yōu)化模板）。5.附則5.1解釋權(quán)本手冊的解釋權(quán)歸公司行政部所有。5.2生效日期本手冊自2023年X月X日起施行，原《行政管理流程手冊》同時廢止。5.3修訂記錄修訂日期修訂內(nèi)容修訂人審批人2023-XX-XX新增“應(yīng)急管理流程”行政部張三總經(jīng)理李四2023-XX-XX優(yōu)化“會議管理流程”審批環(huán)節(jié)行政部王五總