檔案資料數(shù)字化管理操作規(guī)范引言為規(guī)范檔案資料數(shù)字化管理流程，保障數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理與利用需求，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T____）《數(shù)字檔案管理規(guī)范》（DA/T____）等法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他組織的檔案數(shù)字化工作提供操作指引，確保數(shù)字化過(guò)程合規(guī)、質(zhì)量可控、安全可靠。1范圍本規(guī)范適用于各類紙質(zhì)檔案（文書、科技、會(huì)計(jì)、人事等）、照片檔案、錄音錄像檔案等的數(shù)字化管理工作，包括前期準(zhǔn)備、檔案整理、數(shù)字化采集、元數(shù)據(jù)著錄、質(zhì)量控制、安全管理、歸檔與利用等環(huán)節(jié)。2術(shù)語(yǔ)與定義2.1檔案數(shù)字化（ArchivesDigitization）將紙質(zhì)、照片、錄音錄像等傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式（如圖像、文本、音頻、視頻等），并生成數(shù)字檔案副本的過(guò)程。2.2數(shù)字檔案副本（DigitalArchivesCopy）檔案數(shù)字化后形成的、與原始檔案內(nèi)容一致的數(shù)字文件，是原始檔案的電子替代物。2.3元數(shù)據(jù)（Metadata）描述數(shù)字檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及管理過(guò)程的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，是數(shù)字檔案的“身份證”。2.4OCR（OpticalCharacterRecognition）光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)，將圖像中的文字轉(zhuǎn)換為可編輯、可檢索的文本數(shù)據(jù)。2.5PDF/A符合《電子檔案長(zhǎng)期保存格式文書類》（DA/T____）的PDF格式，用于數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存。3操作流程3.1前期準(zhǔn)備3.1.1需求分析調(diào)研檔案現(xiàn)狀：統(tǒng)計(jì)檔案的類型、數(shù)量、保存狀況（如破損、褪色、裝訂方式）及密級(jí)分布。明確用戶需求：確定數(shù)字化的目標(biāo)（如檢索利用、異地備份）、范圍（如年度、機(jī)構(gòu)）及輸出要求（如文件格式、分辨率）。評(píng)估可行性：分析數(shù)字化所需的人員、設(shè)備、資金及時(shí)間，制定可行性報(bào)告。3.1.2方案設(shè)計(jì)制定數(shù)字化方案：包括數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)（如DA/T____）、流程（如整理→掃描→著錄→質(zhì)檢）、質(zhì)量要求（如圖像清晰度、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率）及安全措施（如涉密檔案處理）。選擇數(shù)字化工具：根據(jù)檔案類型選擇設(shè)備（如平板掃描儀用于紙質(zhì)檔案、高分辨率相機(jī)用于照片檔案）和軟件（如OCR軟件、檔案管理系統(tǒng)）。3.1.3人員培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容：檔案管理知識(shí)（如檔案分類、檔號(hào)規(guī)則）、數(shù)字化技術(shù)（如掃描操作、OCR識(shí)別）、安全規(guī)范（如保密要求、數(shù)據(jù)保護(hù)）。培訓(xùn)對(duì)象：數(shù)字化操作人員、質(zhì)量控制人員、檔案管理人員。3.1.4設(shè)備準(zhǔn)備設(shè)備清單：掃描儀（平板式、滾筒式）、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備（硬盤、光盤）、OCR軟件、檔案管理系統(tǒng)、UPS（不間斷電源）。設(shè)備校準(zhǔn)：掃描前校準(zhǔn)掃描儀的分辨率、色彩模式，確保圖像質(zhì)量穩(wěn)定。3.2檔案整理3.2.1整理原則保持原始性：不改變檔案的原始順序、裝訂方式（如需拆除裝訂，應(yīng)記錄原始狀態(tài)）。確保完整性：清點(diǎn)檔案數(shù)量，核對(duì)目錄與實(shí)物，避免缺頁(yè)、漏頁(yè)。便于數(shù)字化：去除檔案中的金屬物（如回形針、訂書釘），修復(fù)破損檔案（如修補(bǔ)撕裂頁(yè)、托裱脆弱頁(yè)）。3.2.2整理步驟1.清點(diǎn)檔案：根據(jù)檔案目錄逐卷、逐件清點(diǎn)，記錄檔案的數(shù)量、狀況（如破損、缺頁(yè)）。2.分類排序：按照檔案的原有分類體系（如年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題）排序，確保數(shù)字化后的順序與原始檔案一致。3.去除裝訂：對(duì)于裝訂的檔案，使用工具（如起釘器）小心拆除，避免損壞紙張；拆除的金屬物應(yīng)統(tǒng)一存放。4.修復(fù)破損：對(duì)于破損、褪色的檔案，采用符合檔案保護(hù)要求的方法修復(fù)（如用檔案修復(fù)紙修補(bǔ)、用去酸劑去酸）。3.3數(shù)字化采集3.3.1采集方式選擇紙質(zhì)檔案：優(yōu)先采用平板掃描儀掃描，對(duì)于大幅面檔案（如工程圖紙）采用滾筒式掃描儀。照片檔案：采用高分辨率相機(jī)拍攝（分辨率≥600DPI），或使用底片掃描儀掃描底片。錄音錄像檔案：采用數(shù)字轉(zhuǎn)換設(shè)備（如磁帶機(jī)、錄像機(jī)）轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式（如MP3、MP4）。3.3.2參數(shù)設(shè)置分辨率：文書檔案≥300DPI，照片檔案≥600DPI，工程圖紙≥400DPI。顏色模式：根據(jù)檔案內(nèi)容選擇，如文字檔案采用黑白或灰度模式，彩色照片采用彩色模式。文件格式：優(yōu)先選擇PDF/A（用于長(zhǎng)期保存），或TIFF（用于圖像質(zhì)量要求高的檔案）、JPEG（用于普通照片檔案）。壓縮方式：采用無(wú)損壓縮（如TIFF的LZW壓縮）或符合長(zhǎng)期保存要求的有損壓縮（如PDF/A的JPEG壓縮）。3.3.3操作規(guī)范放置檔案：將檔案平整放置在掃描儀平臺(tái)上，避免傾斜、褶皺；對(duì)于脆弱檔案，使用玻璃壓板輕壓。掃描操作：?jiǎn)?dòng)掃描儀后，等待預(yù)熱完成再開(kāi)始掃描；掃描過(guò)程中不要移動(dòng)檔案，避免產(chǎn)生模糊圖像。圖像檢查：掃描完成后，立即檢查圖像質(zhì)量，如有無(wú)缺頁(yè)、扭曲、模糊、污染等問(wèn)題；如有問(wèn)題，重新掃描。3.4元數(shù)據(jù)著錄3.4.1著錄標(biāo)準(zhǔn)遵循《檔案元數(shù)據(jù)規(guī)范》（DA/T____），著錄內(nèi)容包括：標(biāo)識(shí)信息：檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、密級(jí)。來(lái)源信息：形成單位、形成時(shí)間、歸檔單位。內(nèi)容信息：主題、摘要、關(guān)鍵詞。結(jié)構(gòu)信息：頁(yè)數(shù)、文件格式、文件大小。管理信息：數(shù)字化時(shí)間、數(shù)字化人員、設(shè)備編號(hào)、質(zhì)量檢查記錄。3.4.2著錄要求準(zhǔn)確性：元數(shù)據(jù)應(yīng)與原始檔案內(nèi)容一致，如檔號(hào)、題名、日期等信息不得有誤。完整性：所有規(guī)定的元數(shù)據(jù)項(xiàng)均應(yīng)著錄，不得遺漏。一致性：同一批次檔案的元數(shù)據(jù)著錄規(guī)則應(yīng)一致，如日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”。自動(dòng)化輔助：宜采用OCR技術(shù)或檔案管理系統(tǒng)的自動(dòng)著錄功能輔助元數(shù)據(jù)采集，減少人工錄入錯(cuò)誤。3.5數(shù)字檔案處理3.5.1OCR識(shí)別識(shí)別范圍：對(duì)于文字檔案，應(yīng)進(jìn)行OCR識(shí)別，將圖像中的文字轉(zhuǎn)換為可檢索的文本。參數(shù)設(shè)置：根據(jù)檔案的字體、語(yǔ)言選擇OCR參數(shù)（如中文、宋體），提高識(shí)別準(zhǔn)確率。校對(duì)修正：OCR識(shí)別后，人工校對(duì)文本內(nèi)容，糾正識(shí)別錯(cuò)誤（如“人”與“入”、“大”與“太”等），確保準(zhǔn)確率≥98%。3.5.2圖像優(yōu)化調(diào)整亮度/對(duì)比度：對(duì)于模糊、過(guò)暗的圖像，調(diào)整亮度和對(duì)比度，提高圖像清晰度。去除雜點(diǎn)：使用圖像編輯軟件（如Photoshop、GIMP）去除圖像中的雜點(diǎn)、污漬，保持圖像干凈。糾正扭曲：對(duì)于掃描時(shí)產(chǎn)生的傾斜圖像，使用旋轉(zhuǎn)工具糾正，確保圖像水平。3.5.3文件命名命名規(guī)則：采用“檔號(hào)+題名+文件格式”的結(jié)構(gòu)，如“____-關(guān)于召開(kāi)會(huì)議的通知.PDF”。唯一性：確保每個(gè)數(shù)字檔案文件的名稱唯一，避免重名。4質(zhì)量控制4.1質(zhì)量控制流程1.自檢：數(shù)字化操作人員對(duì)掃描圖像、元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，確保無(wú)缺頁(yè)、模糊、錯(cuò)誤。2.互檢：同事之間互相檢查，重點(diǎn)檢查容易遺漏的問(wèn)題（如元數(shù)據(jù)的一致性、OCR識(shí)別錯(cuò)誤）。3.抽檢：質(zhì)量控制人員隨機(jī)抽取10%以上的檔案進(jìn)行檢查，核對(duì)圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性及OCR識(shí)別率。4.2質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)圖像質(zhì)量：清晰度≥95%，無(wú)缺頁(yè)、扭曲、污染；顏色模式符合檔案內(nèi)容要求。元數(shù)據(jù)質(zhì)量：著錄準(zhǔn)確率≥99%，無(wú)遺漏、錯(cuò)誤。OCR識(shí)別質(zhì)量：文字檔案識(shí)別準(zhǔn)確率≥98%，表格、圖片中的文字識(shí)別準(zhǔn)確率≥95%。流程記錄：數(shù)字化過(guò)程記錄（如掃描日志、質(zhì)量檢查記錄）完整、規(guī)范。4.3質(zhì)量問(wèn)題處理圖像問(wèn)題：如模糊、缺頁(yè)，重新掃描；如扭曲，使用圖像編輯軟件糾正。元數(shù)據(jù)問(wèn)題：如檔號(hào)錯(cuò)誤、題名遺漏，修改元數(shù)據(jù)并重新檢查。OCR問(wèn)題：如識(shí)別錯(cuò)誤，人工校對(duì)并修改文本。5安全管理5.1人員安全資質(zhì)審查：數(shù)字化操作人員應(yīng)經(jīng)過(guò)背景審查，無(wú)不良記錄。保密協(xié)議：所有參與數(shù)字化工作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。培訓(xùn)教育：定期開(kāi)展保密培訓(xùn)，提高人員的保密意識(shí)（如涉密檔案的處理要求、數(shù)據(jù)泄露的后果）。5.2設(shè)備安全涉密設(shè)備：處理涉密檔案的設(shè)備應(yīng)符合保密要求（如涉密計(jì)算機(jī)、涉密掃描儀），不得連接互聯(lián)網(wǎng)。設(shè)備加密：所有設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)；存儲(chǔ)設(shè)備（如硬盤、U盤）應(yīng)加密。設(shè)備維護(hù)：定期檢查設(shè)備的安全狀況（如是否有病毒、硬件是否損壞），確保設(shè)備正常運(yùn)行。5.3數(shù)據(jù)安全數(shù)據(jù)加密：數(shù)字檔案在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中應(yīng)加密（如PDF/A加密、SSL傳輸），防止數(shù)據(jù)泄露。數(shù)據(jù)備份：數(shù)字檔案應(yīng)至少備份三份（一份在線、一份離線、一份異地），備份介質(zhì)應(yīng)符合長(zhǎng)期保存要求（如光盤、磁帶）。數(shù)據(jù)刪除：數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的臨時(shí)數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)刪除，避免數(shù)據(jù)殘留；刪除的data應(yīng)采用不可恢復(fù)的方式（如格式化、粉碎）。5.4環(huán)境安全場(chǎng)地安全：數(shù)字化場(chǎng)地應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防磁等措施（如安裝監(jiān)控、滅火器、除濕機(jī)）。電源安全：數(shù)字化設(shè)備應(yīng)連接UPS（不間斷電源），防止突然斷電導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。訪問(wèn)控制：數(shù)字化場(chǎng)地應(yīng)設(shè)置門禁，只有授權(quán)人員才能進(jìn)入；無(wú)關(guān)人員不得接觸數(shù)字化設(shè)備和檔案。6歸檔與利用6.1歸檔歸檔范圍：經(jīng)過(guò)質(zhì)量控制的數(shù)字檔案副本、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化過(guò)程記錄（如掃描日志、質(zhì)量檢查記錄）。歸檔格式：數(shù)字檔案應(yīng)符合國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)（如PDF/A、TIFF），元數(shù)據(jù)應(yīng)符合《檔案元數(shù)據(jù)規(guī)范》（DA/T____）。歸檔方式：離線歸檔：將數(shù)字檔案存儲(chǔ)在符合長(zhǎng)期保存要求的介質(zhì)（如光盤、磁帶）中，標(biāo)注檔案信息（如檔號(hào)、題名、日期）。在線歸檔：將數(shù)字檔案上傳至檔案管理系統(tǒng)，與原始檔案目錄關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)在線管理。6.2利用權(quán)限管理：根據(jù)檔案的密級(jí)設(shè)置不同的利用權(quán)限（如公開(kāi)檔案可任意訪問(wèn)，秘密檔案只能授權(quán)人員訪問(wèn)）；利用權(quán)限應(yīng)定期審核，及時(shí)調(diào)整。利用記錄：檔案管理系統(tǒng)應(yīng)記錄利用者的信息（如姓名、單位、身份證號(hào)）、利用時(shí)間、利用內(nèi)容，便于追溯利