單位印章管理流程及登記規(guī)范引言單位印章是法人意志的集中體現(xiàn)，是行使民事權利、履行民事義務的法定憑證。其管理的規(guī)范程度直接關系到單位的法律責任承擔與信譽形象。本文結合《國務院關于國家行政機關和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定》（國發(fā)〔1999〕25號）等法規(guī)要求，從全生命周期管控角度，梳理單位印章管理的標準流程與登記規(guī)范，為企業(yè)、事業(yè)單位及社會團體提供可落地的操作指南。一、單位印章管理的核心流程：全生命周期覆蓋單位印章的管理應貫穿“刻制→啟用→使用→保管→變更/注銷”五大環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)需明確責任主體、審批權限與操作標準，確保流程閉環(huán)。（一）印章刻制：合規(guī)性前置1.適用場景：新成立單位首次刻制印章；原有印章?lián)p壞、遺失需重新刻制；因業(yè)務擴展需新增專用印章（如合同章、財務章）。2.流程步驟：（1）申請：由需求部門填寫《印章刻制申請表》，明確印章名稱（如“××有限公司公章”）、類型（公章/專用章）、用途及數(shù)量，附相關證明材料（如營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證復印件）。（2）審批：按單位內(nèi)部權限分級審批。一般流程為：需求部門負責人審核→行政部門負責人復核→分管領導審批→法定代表人簽字（如需）。（3）備案：持審批通過的申請表及相關材料到公安機關指定的備案機構辦理印章備案，領取《印章備案證明》。（4）刻制：選擇公安機關備案的刻章單位進行刻制，確保印章材質(zhì)（如銅質(zhì)、光敏）與規(guī)格符合國家規(guī)定（如公章直徑不超過4.5厘米）。（5）驗收：刻制完成后，由行政部門牽頭，會同需求部門、財務部門核對印章名稱、備案編號、字體樣式等信息，確認無誤后簽署《印章驗收單》。（二）印章啟用：儀式化與責任化結合1.啟用條件：印章刻制驗收合格，且完成備案手續(xù)。2.流程步驟：（1）發(fā)布啟用通知：由行政部門發(fā)布《印章啟用通知》，明確啟用印章的名稱、編號、啟用日期及保管責任人，抄送至單位各部門及外部合作單位（如銀行、客戶）。（2）舉行啟用儀式（可選）：對公章、合同章等重要印章，可舉行簡單啟用儀式，由法定代表人或分管領導宣布啟用，保管人簽字接收。（3）登記備案：將啟用信息錄入《單位印章臺賬》（詳見本文第二部分），包括印章名稱、啟用日期、保管人、存放地點等。（三）印章使用：審批與登記雙軌制1.使用原則：“誰使用、誰申請；誰審批、誰負責”，禁止無審批使用、越權使用或私用印章。2.流程步驟：（1）申請：使用人填寫《印章使用申請表》，明確使用印章的名稱、用途（如“簽訂××合同”“出具××證明”）、使用時間及份數(shù)。如需攜帶印章外出，需注明外出地點及返回時間。（2）審批：根據(jù)印章類型及用途分級審批：公章：需經(jīng)部門負責人審核→行政部門負責人復核→分管領導審批；專用章（如合同章、財務章）：需經(jīng)部門負責人審核→專用章分管領導審批；緊急情況：可先通過電話或微信請示，事后24小時內(nèi)補簽審批手續(xù)。（3）登記：使用人持審批通過的申請表到印章保管人處辦理登記，填寫《印章使用登記臺賬》（詳見本文第二部分），包括使用人、用途、時間、審批人等信息。（4）用?。河≌卤９苋撕藢ι暾埍砼c登記臺賬信息一致后，在指定位置用印（如合同首頁蓋章、證明文件落款處蓋章），禁止在空白紙張或未填寫完整的文件上用印。（5）歸檔：用印完成后，使用人將《印章使用申請表》及用印文件復印件交行政部門歸檔，保存期限不少于5年。（四）印章保管：責任到人，物理與電子雙重防護1.保管責任：實行“專人保管、專柜存放”，明確保管人職責：公章：一般由行政部門負責人或其指定人員保管；財務章：由財務部門負責人或出納保管；合同章：由法務部門或業(yè)務部門負責人保管；電子印章：由信息部門負責存儲與加密，設置訪問權限。2.保管要求：物理印章：每日下班前存入保險柜，鑰匙由保管人隨身攜帶；如需交接，需填寫《印章交接記錄表》，注明交接時間、雙方簽字；電子印章：存儲在專用加密設備（如U盾）中，密碼由保管人定期更換，禁止泄露；定期檢查：行政部門每月對印章保管情況進行檢查，核對保險柜使用記錄、印章數(shù)量，確保無丟失或挪用。（五）印章變更與注銷：閉環(huán)管理1.變更場景：單位名稱變更、法定代表人變更需更換印章；2.注銷場景：印章?lián)p壞無法使用、單位注銷需銷毀印章。3.流程步驟：（1）申請：由行政部門填寫《印章變更/注銷申請表》，附相關證明材料（如名稱變更通知書、法定代表人身份證復印件）；（2）審批：按單位內(nèi)部權限審批，需經(jīng)分管領導簽字確認；（3）備案：持申請表到公安機關備案，領取《印章變更/注銷證明》；（4）處理：變更印章需重新刻制（流程同“刻制”環(huán)節(jié)），舊印章由行政部門銷毀（需拍照留證）；注銷印章需交公安機關銷毀，領取《印章銷毀證明》；（5）更新臺賬：將變更/注銷信息錄入《單位印章臺賬》，注明舊印章編號、銷毀日期。二、單位印章登記規(guī)范：可追溯性是核心登記是印章管理的“痕跡化工具”，需確保每一次印章操作都有記錄，便于事后追溯責任。以下是關鍵登記表格的規(guī)范要求：（一）《單位印章臺賬》：總覽性登記1.登記內(nèi)容：印章基本信息：名稱、類型（公章/專用章）、編號（備案號）、材質(zhì)、規(guī)格；生命周期信息：刻制日期、啟用日期、變更/注銷日期、銷毀日期；責任信息：保管人、聯(lián)系方式、存放地點；2.管理要求：由行政部門負責維護，實時更新；每年12月底進行一次全面核對，確保臺賬信息與實際印章一致；保存期限：永久（直至單位注銷）。（二）《印章使用登記臺賬》：動態(tài)性登記1.登記內(nèi)容：用印基本信息：日期、使用人、部門、印章名稱；用印詳情：用途（需具體，如“簽訂××項目合同”）、用印份數(shù)、用印文件名稱；審批信息：審批人、審批時間；備注：外出用印情況、特殊說明（如“緊急用印”）。2.管理要求：由印章保管人負責登記，用印前填寫，不得事后補記；每季度由行政部門核對，確保與《印章使用申請表》一致；保存期限：不少于5年（如需延長，按單位檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。（三）《印章交接記錄表》：責任轉(zhuǎn)移登記1.登記內(nèi)容：交接雙方：移交人、接收人、監(jiān)交人（行政部門負責人）；印章信息：名稱、編號、數(shù)量；交接時間：日期、具體時間；備注：交接原因（如“保管人離職”“臨時請假”）。2.管理要求：交接時需三方簽字確認；交接完成后，由行政部門更新《單位印章臺賬》中的“保管人”信息；保存期限：不少于3年。（四）《印章銷毀記錄表》：終結性登記1.登記內(nèi)容：銷毀印章信息：名稱、編號、類型、銷毀原因（損壞/注銷）；銷毀流程：銷毀日期、銷毀地點（公安機關指定場所）、銷毀人、監(jiān)銷人（行政部門負責人）；證明材料：《印章銷毀證明》復印件、銷毀現(xiàn)場照片。2.管理要求：由行政部門負責登記，附《印章銷毀證明》；保存期限：永久。三、單位印章管理的風險防控：重點關注這幾點（一）常見風險點未經(jīng)審批使用印章：導致單位承擔不必要的法律責任；印章保管不當：丟失、被盜用，被他人偽造；電子印章泄露：密碼被破解，導致虛假合同；舊印章未銷毀：被他人冒用，引發(fā)糾紛。（二）防控措施分級審批：根據(jù)印章重要性設置不同審批權限，公章需最高層級審批；雙人保管：對重要印章（如公章、財務章）實行雙人保管，用印時需兩人同時在場；電子加密：電子印章使用SSL加密技術，設置雙重驗證（密碼+U盾）；定期核查：行政部門每季度檢查印章使用登記，核對用印文件與審批記錄；法律培訓：每年組織一次印章管理培訓，強調(diào)違規(guī)用印的法律后果（如《民法典》規(guī)定，偽造印章簽訂的合同對單位無約束力，但單位需證明無過錯）。四、監(jiān)督與責任追究：確保流程執(zhí)行到位（一）內(nèi)部監(jiān)督審計部門：每年對印章管理流程進行審計，重點檢查審批手續(xù)、登記記錄、銷毀情況；員工舉報：設立匿名舉報渠道，鼓勵員工舉報違規(guī)用印行為；考核機制：將印章管理納入部門績效考核，對規(guī)范管理的部門給予獎勵，對違規(guī)的部門進行處罰。（二）責任追究保管人責任：因保管不當導致印章丟失，需承擔行政責任（如警告、罰款），情節(jié)嚴重的追究法律責任（如賠償單位損失）；使用人責任：未經(jīng)審批使用印章，需承擔行政責任，導致單位損失的需賠償；審批人責任：越權審批或?qū)徟粐?，需承擔行政責任，情?jié)嚴重的追究法律責任。結語單位印