日常行政辦公事務文書規(guī)范指南TOC\o"1-2"\h\u14192第一章文書格式規(guī)范 1197821.1標題規(guī)范 1206771.2字體字號規(guī)范 2205301.3段落行距規(guī)范 226969第二章行文規(guī)范 2307332.1語言表達規(guī)范 272102.2邏輯結(jié)構(gòu)規(guī)范 2253712.3引用規(guī)范 318593第三章公文種類及適用范圍 3113753.1通知 3147363.2報告 3183023.3請示 38437第四章發(fā)文流程 3248894.1擬稿 3305014.2審核 4151404.3簽發(fā) 416第五章收文處理 4225335.1簽收 440115.2登記 4202515.3傳閱 411988第六章檔案管理 55126.1歸檔范圍 531116.2歸檔時間 547686.3檔案保管 516537第七章辦公設備使用規(guī)范 586887.1打印機 5281217.2復印機 5259237.3傳真機 611461第八章日常行政事務處理 6203418.1會議安排 6134258.2物資采購 6133818.3費用報銷 7第一章文書格式規(guī)范1.1標題規(guī)范在日常行政辦公中，標題規(guī)范。標題應簡潔明了，準確反映文書的主要內(nèi)容。例如，“關于[具體事項]的通知”，明確了通知的主題。標題應居中書寫，字體可選用黑體或宋體，字號一般為二號或三號。避免使用過于復雜或晦澀的標題，以免引起誤解。同時標題應與文書內(nèi)容緊密相關，不能脫離實際內(nèi)容。例如，不能將“公司年度總結(jié)”寫成“一些事兒的總結(jié)”，這樣會讓讀者對文書的內(nèi)容產(chǎn)生疑惑。1.2字體字號規(guī)范字體字號的規(guī)范能使文書看起來整潔、專業(yè)。正文一般采用宋體或仿宋體，字號為三號或四號。小標題可適當加粗或加大字號，以突出重點。例如，在通知中，“通知事項”可加粗顯示，吸引讀者的注意力。對于引用的法律法規(guī)或重要文件，應使用楷體或仿宋加粗字體，字號與正文相同或稍小。這樣既能體現(xiàn)引用的權(quán)威性，又能與正文區(qū)分開來。同時要注意字體和字號的搭配，避免出現(xiàn)過于花哨或不協(xié)調(diào)的情況。1.3段落行距規(guī)范合理的段落行距能提高文書的可讀性。一般來說，段落行距應設置為1.5倍或2倍。這樣既能保證文字的緊湊性，又不會讓讀者感到壓抑。在段落之間，應適當留出空白，以區(qū)分不同的內(nèi)容。例如，在通知的各個事項之間，應空一行，使讀者能夠清晰地看到不同的通知內(nèi)容。同時要注意段落的對齊方式，一般采用兩端對齊，使文書看起來更加整齊美觀。第二章行文規(guī)范2.1語言表達規(guī)范語言表達要準確、簡潔、明了。避免使用模糊、含糊或歧義的詞匯，保證讀者能夠準確理解文書的含義。例如，在寫報告時，不能使用“大概”“可能”等詞匯，而應具體說明情況。語言表達要符合公文的文體要求，避免使用口語化或隨意的表達方式。例如，不能使用“哇塞”“哈哈”等詞匯，而應使用正式、嚴肅的語言。同時要注意語言的規(guī)范性，避免出現(xiàn)錯別字、語病等問題。2.2邏輯結(jié)構(gòu)規(guī)范邏輯結(jié)構(gòu)要清晰、嚴謹。文書應按照一定的邏輯順序進行組織，例如，先提出問題，再分析問題，最后提出解決方案。在各個部分之間，應使用過渡性語句，使文書的邏輯更加連貫。例如，在報告中，可以使用“綜上所述”“由此可見”等過渡性語句，引導讀者理解報告的內(nèi)容。同時要注意避免邏輯混亂或重復啰嗦的情況，保證文書的簡潔性和高效性。2.3引用規(guī)范引用規(guī)范要準確、完整。在文書中引用法律法規(guī)、政策文件或其他重要資料時，應注明出處，包括文件名稱、文號、發(fā)布日期等信息。引用的內(nèi)容應與原文一致，不能隨意篡改或刪減。同時要注意引用的時效性，保證引用的資料是最新的。例如，在寫請示時，如果需要引用相關政策文件，應注明文件的發(fā)布日期，以保證請示的合法性和合理性。第三章公文種類及適用范圍3.1通知通知是用于傳達上級指示、部署工作、告知事項等的公文。它適用于各種行政辦公場合，如公司內(nèi)部通知、學校通知等。通知的內(nèi)容應具體明確，包括通知的對象、事項、時間、地點等信息。通知的語言要簡潔明了，避免使用過于復雜的句子和詞匯。例如，“請全體員工于[具體時間]在[具體地點]參加會議”，這樣的通知語言簡潔明了，容易讓員工理解和執(zhí)行。3.2報告報告是用于向上級匯報工作、反映情況、提出建議等的公文。它適用于各種行政辦公場合，如公司年度報告、部門工作報告等。報告的內(nèi)容應客觀真實，反映工作的實際情況。報告的語言要準確、簡潔、明了，避免使用過于華麗的詞匯和句子。例如，“本年度公司實現(xiàn)銷售額[具體金額]，同比增長[具體百分比]”，這樣的報告語言簡潔明了，能夠準確地反映公司的銷售情況。3.3請示請示是用于向上級請求指示、批準、幫助等的公文。它適用于各種行政辦公場合，如公司內(nèi)部請示、學校請示等。請示的內(nèi)容應具體明確，包括請示的事項、理由、建議等信息。請示的語言要禮貌、誠懇，避免使用過于強硬或命令的語氣。例如，“尊敬的領導，您好！我想請示關于[具體事項]的事宜，希望得到您的批準和幫助。”這樣的請示語言禮貌誠懇，容易得到上級的理解和支持。第四章發(fā)文流程4.1擬稿擬稿是發(fā)文流程的第一步，由撰寫人根據(jù)工作需要起草公文。撰寫人應認真閱讀相關文件和資料，了解發(fā)文的目的和要求，保證公文的內(nèi)容準確、完整、合法。在擬稿過程中，應注意語言表達的規(guī)范性和邏輯性，避免出現(xiàn)錯別字、語病等問題。同時要按照公文的格式要求進行排版，保證公文的格式規(guī)范、整齊美觀。4.2審核審核是發(fā)文流程的重要環(huán)節(jié)，由審核人對擬稿人的公文進行審核。審核人應認真閱讀公文內(nèi)容，檢查公文的格式、語言表達、邏輯結(jié)構(gòu)等方面是否符合規(guī)范要求。如果發(fā)覺問題，應及時與擬稿人溝通，要求其進行修改。審核人應在審核意見中明確指出公文存在的問題和修改建議，以便擬稿人進行修改。4.3簽發(fā)簽發(fā)是發(fā)文流程的最后一步，由簽發(fā)人對審核通過的公文進行簽發(fā)。簽發(fā)人應認真閱讀公文內(nèi)容，確認公文的內(nèi)容準確、完整、合法后，方可進行簽發(fā)。簽發(fā)人應在公文上簽署自己的姓名和簽發(fā)日期，以示對公文的負責。簽發(fā)后的公文即具有法律效力，應按照規(guī)定的程序進行發(fā)送和歸檔。第五章收文處理5.1簽收簽收是收文處理的第一步，由收件人對收到的公文進行簽收。收件人應認真核對公文的收件人、文號、日期等信息，保證公文的準確性。如果發(fā)覺公文存在問題，應及時與發(fā)送人聯(lián)系，要求其進行更正。簽收人應在公文簽收單上簽署自己的姓名和簽收日期，以示對公文的接收。5.2登記登記是收文處理的重要環(huán)節(jié)，由登記人對簽收的公文進行登記。登記人應按照公文的文號、日期、收件人等信息進行登記，保證公文的可追溯性。登記內(nèi)容應包括公文的標題、文號、日期、收件人、發(fā)送人等信息。登記人應在登記本上簽字，以示對登記內(nèi)容的負責。5.3傳閱傳閱是收文處理的關鍵環(huán)節(jié)，由傳閱人對登記的公文進行傳閱。傳閱人應認真閱讀公文內(nèi)容，了解公文的主要內(nèi)容和要求。如果需要對公文進行批示或回復，應在公文上注明自己的意見和建議，并及時將公文傳遞給下一位傳閱人。傳閱人應在公文傳閱單上簽字，以示對公文的傳閱和處理。第六章檔案管理6.1歸檔范圍歸檔范圍是指需要歸檔的公文和資料的范圍。一般來說，凡是與行政辦公工作有關的公文和資料都應納入歸檔范圍，如通知、報告、請示、會議紀要等。同時要注意歸檔的及時性，保證公文和資料在處理完畢后及時歸檔。6.2歸檔時間歸檔時間是指公文和資料應在何時進行歸檔。一般來說，應在公文和資料處理完畢后的[具體時間]內(nèi)進行歸檔。例如，通知應在發(fā)布后的[具體時間]內(nèi)歸檔，報告應在提交后的[具體時間]內(nèi)歸檔。這樣既能保證檔案的完整性，又能方便后續(xù)的查閱和利用。6.3檔案保管檔案保管是指對歸檔的公文和資料進行妥善保管。檔案保管應采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保證檔案的安全。同時要建立健全檔案管理制度，明確檔案的保管期限、借閱手續(xù)等，保證檔案的規(guī)范管理。第七章辦公設備使用規(guī)范7.1打印機打印機是日常辦公中常用的設備之一，使用打印機時應注意以下幾點：節(jié)約用紙，避免浪費。在打印文件時，應根據(jù)實際需要選擇紙張的大小和類型，避免使用過大或過小的紙張。定期清理打印機，保持打印機的清潔。打印機內(nèi)部容易積累灰塵和雜物，影響打印質(zhì)量，應定期清理打印機的墨盒、硒鼓等部件。正確安裝和卸載打印機驅(qū)動程序，避免出現(xiàn)打印故障。在安裝和卸載打印機驅(qū)動程序時，應按照廠家的要求進行操作，避免出現(xiàn)驅(qū)動程序不兼容或安裝錯誤的情況。7.2復印機復印機是日常辦公中常用的設備之一，使用復印機時應注意以下幾點：遵守復印機的使用規(guī)定，不得私自更改復印機的設置。復印機的設置應由專業(yè)人員進行調(diào)整，以保證復印機的正常運行和打印質(zhì)量。注意復印機的保養(yǎng)和維護，定期對復印機進行清潔和保養(yǎng)。復印機內(nèi)部容易積累灰塵和雜物，影響復印質(zhì)量，應定期對復印機的光學系統(tǒng)、傳動系統(tǒng)等部件進行清潔和保養(yǎng)。合理使用復印機的復印功能，避免浪費紙張和墨盒。在復印文件時，應根據(jù)實際需要選擇復印的份數(shù)和紙張的大小，避免不必要的復印。7.3傳真機傳真機是日常辦公中常用的設備之一，使用傳真機時應注意以下幾點：正確安裝和調(diào)試傳真機，保證傳真機的正常運行。在安裝和調(diào)試傳真機時，應按照廠家的要求進行操作，避免出現(xiàn)傳真機不兼容或安裝錯誤的情況。注意傳真機的保養(yǎng)和維護，定期對傳真機進行清潔和保養(yǎng)。傳真機內(nèi)部容易積累灰塵和雜物，影響傳真質(zhì)量，應定期對傳真機的打印頭、傳輸帶等部件進行清潔和保養(yǎng)。嚴格遵守傳真機的使用規(guī)定，不得私自發(fā)送或接收未經(jīng)授權(quán)的傳真。傳真機是公司的辦公設備，應嚴格遵守公司的保密規(guī)定，不得將公司的機密信息通過傳真機發(fā)送或接收。第八章日常行政事務處理8.1會議安排會議安排是日常行政事務處理的重要內(nèi)容之一，安排會議時應注意以下幾點：確定會議的主題、時間、地點、參會人員等信息，并提前通知參會人員。會議通知應明確會議的目的、議程、要求等內(nèi)容，以便參會人員做好準備。準備會議所需的資料和設備，如投影儀、音響設備、筆記本電腦等。會議資料應提前準備好，并在會議開始前分發(fā)給參會人員。安排會議的主持人和記錄人，保證會議的順利進行和會議內(nèi)容的準確記錄。主持人應負責會議的組織和協(xié)調(diào)，記錄人應負責會議內(nèi)容的記錄和整理。會議結(jié)束后，應及時整理會議記錄，并將會議決議傳達給相關人員。會議記錄應包括會議的主題、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、決議等信息，以便后續(xù)的查閱和執(zhí)行。8.2物資采購物資采購是日常行政事務處理的重要內(nèi)容之一，采購物資時應注意以下幾點：制定物資采購計劃，明確采購的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息。物資采購計劃應根據(jù)實際需要進行制定，避免采購不必要的物資。選擇合適的供應商，進行供應商評估和選擇。在選擇供應商時，應考慮供應商的信譽度、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等因素，選擇合適的供應商進行合作。簽訂物資采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。物資采購合同應包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準等內(nèi)容，明確雙方的責任和義務，避免出現(xiàn)糾紛。驗收物資，保證物資的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。在物資到貨后，應及時進行驗收，檢查物資的質(zhì)量和數(shù)量是否符合合同要求。如果發(fā)覺物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符，應及時與供應商聯(lián)系，要求其進行處理。8.3費用報銷費用報銷是日常行政事務處理的重要內(nèi)容之