公司會(huì)議管理制度及執(zhí)行細(xì)則第一章總則1.1目的為規(guī)范公司會(huì)議管理，減少低效會(huì)議對(duì)時(shí)間與資源的浪費(fèi)，提高會(huì)議決策的科學(xué)性與執(zhí)行效率，確保會(huì)議決議閉環(huán)落地，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司及各部門所有正式會(huì)議（包括但不限于戰(zhàn)略決策、經(jīng)營管理、專項(xiàng)工作、日常溝通類會(huì)議），臨時(shí)會(huì)議參照本制度執(zhí)行。1.3基本原則1.精簡高效：嚴(yán)控會(huì)議數(shù)量與時(shí)長（日常會(huì)議不超過1小時(shí)，專項(xiàng)會(huì)議不超過2小時(shí)，戰(zhàn)略會(huì)議不超過3小時(shí)），避免“為開會(huì)而開會(huì)”。2.目標(biāo)導(dǎo)向：聚焦核心議題，杜絕無關(guān)事項(xiàng)進(jìn)入會(huì)議議程；會(huì)前明確“需解決的問題”，會(huì)后形成“可執(zhí)行的決議”。3.責(zé)任明確：明確會(huì)議組織者、參會(huì)人員、決策責(zé)任人及跟進(jìn)人，避免“議而不決、決而不行”。4.閉環(huán)管理：建立“會(huì)議決議-分解執(zhí)行-進(jìn)度跟蹤-結(jié)果反饋”的閉環(huán)機(jī)制，確保決議落地。第二章會(huì)議分類與權(quán)限2.1會(huì)議分類根據(jù)會(huì)議性質(zhì)與功能，公司會(huì)議分為四類：**類別****示例****召開頻率****核心目標(biāo)**戰(zhàn)略決策類董事會(huì)、股東會(huì)按公司章程規(guī)定制定公司戰(zhàn)略、重大投資決策經(jīng)營管理類總經(jīng)理辦公會(huì)、月度經(jīng)營分析會(huì)每月1次統(tǒng)籌經(jīng)營目標(biāo)、協(xié)調(diào)跨部門資源專項(xiàng)工作類項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、問題解決會(huì)按項(xiàng)目進(jìn)度調(diào)整推動(dòng)專項(xiàng)任務(wù)落地、解決具體問題日常溝通類部門例會(huì)、團(tuán)隊(duì)周會(huì)每周1次同步工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)內(nèi)部事務(wù)2.2權(quán)限劃分**會(huì)議類型**組織部門/人參會(huì)人員范圍議題審批流程戰(zhàn)略決策類董事會(huì)秘書董事、股東代表議題由董事提交，董事長審核經(jīng)營管理類總經(jīng)理辦公室高層、各部門負(fù)責(zé)人議題由部門提交，總經(jīng)理審核專項(xiàng)工作類專項(xiàng)負(fù)責(zé)人項(xiàng)目組、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人議題由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人提交，分管領(lǐng)導(dǎo)審核日常溝通類部門負(fù)責(zé)人部門員工議題由部門負(fù)責(zé)人確定第三章會(huì)議組織與籌備3.1議題管理1.議題提交：各部門需在會(huì)議召開前2個(gè)工作日提交《議題申請表》（附件1），內(nèi)容包括：議題名稱、背景說明、需解決的問題、建議方案、所需資源。議題需符合“三有”原則：有明確問題、有解決方案、有時(shí)間要求，避免“泛泛而談”或“無關(guān)事項(xiàng)”。2.議題審核：會(huì)議組織者需對(duì)議題進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查“必要性”（是否必須通過會(huì)議解決）、“相關(guān)性”（是否符合會(huì)議主題）、“完整性”（是否包含問題與方案）。不符合要求的議題，需反饋提交部門修改，未修改的不予列入議程。3.2議程制定1.會(huì)議組織者需根據(jù)審核通過的議題，制定《會(huì)議議程表》（附件2），明確：議題順序（按重要性排序）；每個(gè)議題的預(yù)計(jì)時(shí)間（如“議題1：月度銷售總結(jié)，15分鐘”）；匯報(bào)人（需提前確認(rèn)匯報(bào)人availability）。2.議程需提前1個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員征求意見，調(diào)整后最終確定。3.3材料準(zhǔn)備1.匯報(bào)人需根據(jù)議題準(zhǔn)備材料（如PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表、方案文檔），要求：簡潔明了（PPT不超過10頁，重點(diǎn)突出問題與方案）；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確（需核對(duì)數(shù)據(jù)來源，避免錯(cuò)誤）；邏輯清晰（按“問題-原因-方案-請求”結(jié)構(gòu)組織）。2.材料需提前1個(gè)工作日通過內(nèi)部系統(tǒng)或郵件發(fā)送給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有足夠時(shí)間準(zhǔn)備意見。3.4會(huì)議通知1.行政部需在會(huì)議召開前1個(gè)工作日發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括：會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員；需攜帶的材料（如筆記本、筆、相關(guān)文檔）；紀(jì)律要求（如關(guān)閉手機(jī)、禁止遲到）。2.通知方式：優(yōu)先使用內(nèi)部系統(tǒng)，輔以郵件或短信提醒。3.5場地與設(shè)備準(zhǔn)備1.行政部負(fù)責(zé)場地預(yù)訂（需提前確認(rèn)場地availability），確保場地大小符合參會(huì)人數(shù)要求（如10人會(huì)議需預(yù)訂小型會(huì)議室）。2.設(shè)備調(diào)試：提前檢查投影儀、麥克風(fēng)、音響、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，確保正常運(yùn)行；如需線上會(huì)議，需提前測試視頻會(huì)議系統(tǒng)。第四章會(huì)議召開與執(zhí)行4.1會(huì)議簽到1.參會(huì)人員需在會(huì)議開始前5分鐘簽到，簽到方式包括電子簽到（內(nèi)部系統(tǒng)）或紙質(zhì)簽到表。2.遲到10分鐘以上視為缺席，需向會(huì)議組織者提交書面說明（如郵件），未說明原因的，按缺席處理。4.2會(huì)議開場1.主持人需開場說明以下內(nèi)容：會(huì)議目的（如“本次會(huì)議旨在解決項(xiàng)目延期問題”）；議程安排（如“今天的議程有三項(xiàng)，預(yù)計(jì)1小時(shí)結(jié)束”）；紀(jì)律要求（如“關(guān)閉手機(jī)，禁止打斷發(fā)言”）。2.開場時(shí)間不超過5分鐘，確保會(huì)議聚焦核心議題。4.3議題討論1.匯報(bào)人需按照議程時(shí)間要求匯報(bào)，重點(diǎn)說明：問題現(xiàn)狀（用數(shù)據(jù)支撐）；建議方案（優(yōu)缺點(diǎn)分析）；需要決策的事項(xiàng)（如“是否批準(zhǔn)增加預(yù)算”）。2.參會(huì)人員需積極參與討論，提出建設(shè)性意見（如“我認(rèn)為方案A的風(fēng)險(xiǎn)是成本過高，可以調(diào)整為方案B”），避免“沉默不語”或“無關(guān)吐槽”。3.主持人需控制討論方向，避免跑題：如討論偏離議題，需及時(shí)提醒（如“這個(gè)問題可以會(huì)后單獨(dú)討論，我們先回到當(dāng)前議題”）；如爭議較大，需引導(dǎo)參會(huì)人員聚焦“解決問題”，而非“爭論對(duì)錯(cuò)”。4.4決議形成1.對(duì)于需要決策的議題，主持人需引導(dǎo)參會(huì)人員達(dá)成共識(shí)，決策方式根據(jù)會(huì)議類型而定：戰(zhàn)略決策類：投票表決（需符合公司章程規(guī)定）；經(jīng)營管理類：總經(jīng)理審批；專項(xiàng)工作類：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；日常溝通類：部門負(fù)責(zé)人審批。2.決議需明確以下內(nèi)容（“5W1H”原則）：What（做什么）：決策的具體內(nèi)容；Who（誰來做）：責(zé)任人（需明確到個(gè)人）；When（何時(shí)做）：完成時(shí)間（需具體，如“2024年6月30日前”）；Where（在哪里做）：執(zhí)行地點(diǎn)（如“生產(chǎn)車間”）；Why（為什么做）：決策的目的（如“為了提高生產(chǎn)效率”）；How（怎么做）：執(zhí)行步驟（如“第一步：采購設(shè)備，第二步：培訓(xùn)員工”）。4.5會(huì)議記錄與紀(jì)要1.記錄人需全程記錄會(huì)議內(nèi)容，重點(diǎn)包括：參會(huì)人員（到會(huì)、缺席、遲到人員）；議題討論內(nèi)容（關(guān)鍵意見、爭議點(diǎn)）；決議內(nèi)容（“5W1H”）；ActionItems（行動(dòng)項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)間）。2.會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，記錄人需整理成《會(huì)議紀(jì)要》（附件3），經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員與相關(guān)部門。3.紀(jì)要需明確“決議”與“意見”的區(qū)別：決議：必須執(zhí)行的事項(xiàng)（如“同意增加項(xiàng)目預(yù)算10萬元”）；意見：參考性建議（如“建議優(yōu)化流程”）。第五章會(huì)議決議跟進(jìn)與反饋5.1決議分解1.責(zé)任人需在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，將決議分解為具體的行動(dòng)步驟，填寫《決議跟進(jìn)表》（附件4），內(nèi)容包括：行動(dòng)項(xiàng)（如“采購設(shè)備”）；責(zé)任人（如“采購部張三”）；完成時(shí)間（如“2024年6月15日前”）；所需資源（如“預(yù)算10萬元”）。2.《決議跟進(jìn)表》需提交給會(huì)議組織者，由會(huì)議組織者統(tǒng)一跟蹤。5.2進(jìn)度跟蹤1.會(huì)議組織者需每周跟蹤決議進(jìn)展，通過以下方式收集信息：郵件：責(zé)任人每周五提交進(jìn)度更新（如“設(shè)備采購已完成，正在安排培訓(xùn)”）；內(nèi)部系統(tǒng)：通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)查看行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)度；面對(duì)面溝通：對(duì)于延遲的行動(dòng)項(xiàng)，需與責(zé)任人溝通原因。2.對(duì)于延遲的行動(dòng)項(xiàng)，會(huì)議組織者需協(xié)調(diào)資源解決問題（如“采購部張三需要財(cái)務(wù)部門配合審批預(yù)算，需提醒財(cái)務(wù)部門加快流程”）。5.3反饋機(jī)制1.下次會(huì)議需優(yōu)先匯報(bào)上次會(huì)議決議的落實(shí)情況，內(nèi)容包括：已完成的行動(dòng)項(xiàng)（說明結(jié)果）；進(jìn)行中的行動(dòng)項(xiàng)（說明進(jìn)度）；未完成的行動(dòng)項(xiàng)（說明原因與改進(jìn)措施）。2.對(duì)于未完成的決議，需分析原因（如“資源不足”“流程障礙”），并制定改進(jìn)措施（如“申請?jiān)黾淤Y源”“優(yōu)化流程”），確保決議閉環(huán)管理。第六章會(huì)議紀(jì)律與責(zé)任6.1參會(huì)人員紀(jì)律1.準(zhǔn)時(shí)到會(huì)：遲到者需向會(huì)議組織者道歉，并在會(huì)議結(jié)束后補(bǔ)簽簽到表；2.關(guān)閉手機(jī)：需將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)，禁止在會(huì)議期間接電話；3.積極參與：需認(rèn)真聽取匯報(bào)，提出建設(shè)性意見，避免“沉默不語”；4.尊重他人：禁止打斷發(fā)言或人身攻擊，如需發(fā)言，需舉手示意；5.遵守時(shí)間：如需延長發(fā)言時(shí)間，需向主持人申請，避免影響后續(xù)議程。6.2主持人責(zé)任1.控制時(shí)間：確保會(huì)議按議程進(jìn)行，超過預(yù)計(jì)時(shí)間的議題需移至下次會(huì)議；2.引導(dǎo)討論：避免跑題，及時(shí)提醒參會(huì)人員聚焦核心議題；3.促進(jìn)共識(shí)：引導(dǎo)參會(huì)人員達(dá)成決議，避免“議而不決”；4.維護(hù)紀(jì)律：處理違規(guī)行為（如遲到、接電話），確保會(huì)議秩序。6.3記錄人責(zé)任1.準(zhǔn)確記錄：全程記錄會(huì)議內(nèi)容，避免遺漏關(guān)鍵信息；2.及時(shí)整理：會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)整理紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后發(fā)送；3.保存記錄：將會(huì)議紀(jì)要、簽到表、材料等歸檔，保存期限為2年。6.4處罰措施1.遲到：遲到1次扣減當(dāng)月績效1%，累計(jì)遲到3次及以上，扣減當(dāng)月績效5%；2.缺席：缺席1次扣減當(dāng)月績效2%，累計(jì)缺席2次及以上，給予通報(bào)批評(píng)；3.未提交材料：匯報(bào)人未按時(shí)提交材料，扣減當(dāng)月績效1%；4.未落實(shí)決議：責(zé)任人未按時(shí)完成行動(dòng)項(xiàng)，扣減當(dāng)月績效3%，情節(jié)嚴(yán)重的，給予降薪或調(diào)崗處理；5.違反紀(jì)律：如接電話、打斷發(fā)言，需向參會(huì)人員道歉，屢教不改的，扣減當(dāng)月績效1%。第七章附則7.1解釋權(quán)7.2修訂流程1.如需修訂本制度，需由行政部提出修訂意見，提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批；2.修訂后的制度需通過內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)布，并告知全體員工。7.3生效日期本制度自2024年X月X日起生效，原《公司會(huì)議管理制度》同時(shí)廢止。附件：相關(guān)模板與工具附件1：議題申請表模板議題名稱提交部門提交人日期2024年X月X日背景說明（如“項(xiàng)目延期10天，影響客戶交付”）需要解決的問題（如“如何解決供應(yīng)鏈延遲問題”）建議方案（如“方案1：增加供應(yīng)商數(shù)量；方案2：調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃”）所需資源（如“增加預(yù)算5萬元”）部門負(fù)責(zé)人意見（簽字）會(huì)議組織者意見（簽字）附件2：會(huì)議議程模板會(huì)議名稱月度經(jīng)營分析會(huì)時(shí)間2024年X月X日14:00-15:00地點(diǎn)三樓會(huì)議室主持人總經(jīng)理李四參會(huì)人員高層、各部門負(fù)責(zé)人議程匯報(bào)人預(yù)計(jì)時(shí)間1.月度銷售總結(jié)銷售部王五15分鐘2.生產(chǎn)進(jìn)度匯報(bào)生產(chǎn)部趙六15分鐘3.預(yù)算調(diào)整討論財(cái)務(wù)部周七20分鐘4.行動(dòng)項(xiàng)確認(rèn)主持人10分鐘附件3：會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議名稱項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)時(shí)間2024年X月X日10:00-11:00地點(diǎn)二樓會(huì)議室主持人項(xiàng)目負(fù)責(zé)人劉八參會(huì)人員項(xiàng)目組、采購部、生產(chǎn)部缺席人員張三（請假：病假）議題1：項(xiàng)目延期問題討論內(nèi)容1.采購部反饋：供應(yīng)商延遲交貨3天；2.生產(chǎn)部反饋：員工短缺導(dǎo)致產(chǎn)能不足決議1.采購部需在2024年X月X日前解決供應(yīng)商問題；2.人力資源部需在2024年X月X日前招聘2名員工；3.項(xiàng)目延期至2024年X月X日責(zé)任人完成時(shí)間行動(dòng)項(xiàng)1：解決供應(yīng)商問題采購部王五2024年X月X日行動(dòng)項(xiàng)2：招聘員工人力資源部趙六2024年X月X日行動(dòng)項(xiàng)3：調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃項(xiàng)目組