企業(yè)采購審批與供應商管理標準工具一、適用范圍與應用場景本套標準工具適用于各類企業(yè)（尤其是中大型企業(yè)、制造業(yè)、零售業(yè)、服務業(yè)等）的采購全流程管理，覆蓋從采購需求發(fā)起、審批、供應商選擇、合同簽訂到履約評價的全環(huán)節(jié)。具體應用場景包括：日常采購管理：如生產(chǎn)物料、辦公用品、服務外包等常規(guī)采購項目的審批與供應商篩選；項目采購支持：如工程建設、設備采購、研發(fā)項目等專項采購的供應商準入與過程管控；供應商全生命周期管理：涵蓋供應商資質(zhì)審核、績效評估、分級管理及淘汰優(yōu)化等場景；合規(guī)與風險控制：通過標準化流程與工具，防范采購過程中的廉潔風險、資質(zhì)風險及履約風險。本工具旨在解決企業(yè)采購中常見的審批流程混亂、供應商資質(zhì)參差不齊、績效評估主觀性強、數(shù)據(jù)追溯困難等問題，提升采購效率與管理規(guī)范性。二、標準化操作流程指南（一）采購需求發(fā)起與申請操作步驟：需求部門提報：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）根據(jù)業(yè)務需求，填寫《企業(yè)采購申請審批表》，明確采購內(nèi)容（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量）、用途、預算金額、期望交付日期等關鍵信息，部門負責人*對需求的必要性進行初審并簽字確認。預算匹配檢查：采購專員收到申請后，核對預算系統(tǒng)中的部門預算余額，保證采購金額在預算范圍內(nèi)；若超預算，需需求部門提交《預算調(diào)整申請》，附財務部審批意見后，方可進入下一步。關鍵說明：采購申請需注明“緊急采購”或“常規(guī)采購”類型，緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)停機急需備件）可簡化流程，但需在備注欄說明緊急原因，并由總經(jīng)理*特批。（二）采購審批流程操作步驟：分級審批權限：根據(jù)采購金額與類型，劃分審批權限（示例）：小額采購（≤5,000元）：部門負責人*→采購部專員審核→采購部經(jīng)理*批準；中額采購（5,000-50,000元）：部門負責人*→采購部經(jīng)理*→財務部*→分管副總*批準；大額采購（＞50,000元）：部門負責人*→采購部經(jīng)理*→財務部*→分管副總*→總經(jīng)理*→董事會（若企業(yè)規(guī)定）。審批節(jié)點操作：各審批人需在2個工作日內(nèi)完成審批，重點審核“需求合理性”“預算匹配性”“規(guī)格參數(shù)明確性”；若審批不通過，需注明具體原因并退回至需求部門修改。關鍵說明：審批流程通過OA系統(tǒng)或采購管理線上工具流轉，全程留痕，審批記錄不可篡改；涉及固定資產(chǎn)采購（如設備、車輛），需附《固定資產(chǎn)采購可行性分析報告》（三）供應商選擇與確定操作步驟：供應商尋源：采購專員根據(jù)采購需求，通過以下方式確定候選供應商：公開招標：大額或標準化采購（如原材料、通用設備），在指定招標平臺發(fā)布招標公告，邀請3家及以上供應商參與；詢價比價：中小額采購，向3家及以上合格供應商發(fā)出詢價單，要求在1個工作日內(nèi)提供報價單及產(chǎn)品說明；單一來源：特殊定制化采購（如獨家技術專利產(chǎn)品），需填寫《單一來源采購申請表》，說明唯一性理由，經(jīng)總經(jīng)理*批準后直接確定供應商。供應商評審：組織采購部、使用部門、財務部成立評審小組，對候選供應商從“資質(zhì)、價格、質(zhì)量、服務”四維度評分（詳見“供應商資質(zhì)評審表”），得分最高者為中標候選人。結果公示與確認：評審結果在內(nèi)部公示2個工作日，無異議后向供應商發(fā)出《中標通知書》，確認合作細節(jié)。關鍵說明：候選供應商需為《合格供應商名錄》內(nèi)企業(yè)；新供應商需完成“資質(zhì)審核-樣品測試-小批量試用”三步準入流程，方可納入名錄。（四）合同簽訂與審核操作步驟：合同擬定：采購專員根據(jù)談判結果，使用《采購合同模板》擬定合同，明確標的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額、交付時間與地點、驗收標準、付款方式、違約責任等條款。合同評審：法務部重點審核“法律條款合規(guī)性”（如違約金、爭議解決方式）；財務部審核“付款條款與預算匹配性”；使用部門審核“技術參數(shù)與需求一致性”；評審通過后，由雙方授權代表簽字蓋章。合同歸檔：簽訂后的合同原件由采購部、財務部、行政部各存1份，電子版同步至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，編號規(guī)則為“采購年份-合同類型-流水號”（如2024-CG-001）。關鍵說明：合同簽訂前，供應商需提供《廉潔承諾書》，承諾不涉及商業(yè)賄賂、利益輸送等行為。（五）采購執(zhí)行與履約跟蹤操作步驟：訂單下達：采購專員根據(jù)合同《采購訂單》，發(fā)送至供應商并確認交期；訂單需與合同條款一致，如有變更需書面確認。交付與驗收：供應商按約定時間交付貨物/服務，需求部門聯(lián)合質(zhì)檢部（如涉及貨物）進行驗收，填寫《采購驗收單》，注明“合格”“不合格”或“讓步接收”（需使用部門負責人*簽字確認不合格處理方案）。履約跟蹤：采購專員定期跟蹤供應商履約進度，對延期交付、質(zhì)量不達標等問題，及時發(fā)送《履約整改通知書》，要求供應商在3個工作日內(nèi)回復整改措施。關鍵說明：驗收不合格貨物需隔離存放，供應商承擔退換貨或維修責任；重大質(zhì)量問題（如影響生產(chǎn)安全）需啟動供應商索賠流程。（六）供應商績效評價操作步驟：評價周期：季度評價（適用于常規(guī)供應商）+年度總評（適用于戰(zhàn)略供應商）；評價周期結束后5個工作日內(nèi)完成。數(shù)據(jù)收集：采購專員從驗收記錄、交付準時率、質(zhì)量投訴率、服務響應速度等維度收集數(shù)據(jù)，使用《供應商績效評價表》進行量化評分。結果應用：A級（90分以上）：優(yōu)先分配訂單，給予付款賬期優(yōu)惠；B級（80-89分）：維持正常合作，針對弱項提出改進要求；C級（70-79分）：限制訂單量，限期3個月整改；D級（70分以下）：淘汰出《合格供應商名錄》。反饋與改進：評價結果書面反饋給供應商，A級供應商可頒發(fā)“優(yōu)秀供應商”證書，C/D級供應商需提交《改進計劃書》。三、核心工具表格詳解（一）企業(yè)采購申請審批表適用環(huán)節(jié)：采購需求發(fā)起階段字段說明及填寫要求：字段名稱填寫說明示例申請編號按年份+部門簡稱+流水號填寫，如“2024-CG-001”（CG=采購）2024-CG-001申請部門需求部門全稱生產(chǎn)部申請人需求部門具體經(jīng)辦人張*聯(lián)系方式申請人手機號138采購內(nèi)容清晰描述采購標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量“A4紙，70g，500包”預算金額含稅預估金額，大寫與小寫一致￥5,000.00（伍仟元整）用途說明采購原因及使用場景“行政辦公日常使用”期望交付日期要求供應商最晚交付時間2024-03-15部門負責人意見需求必要性審核，簽字并注明日期“同意，需求合理”李*2024-03-01采購部意見預算匹配、規(guī)格明確性審核“規(guī)格需補充品牌要求”財務部意見預算余額審核“預算充足，同意”總經(jīng)理意見大額采購最終審批“同意”王*2024-03-03備注：緊急采購需在“備注欄”標注“緊急”，并附總經(jīng)理*特批意見。（二）供應商基本信息登記表適用環(huán)節(jié)：供應商準入階段字段說明及填寫要求：字段名稱填寫說明示例供應商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼91110108MA0567注冊地址營業(yè)執(zhí)照地址北京市海淀區(qū)路123號法定代表人法定代表人姓名趙*聯(lián)系人供應商對接人（業(yè)務/銷售負責人）錢*聯(lián)系方式聯(lián)系人手機號、辦公電話139/010-5678主營業(yè)務供應商經(jīng)營范圍“辦公設備銷售、維修服務”主要產(chǎn)品/服務采購標的物清單“打印機、復印紙、維修服務”開戶行及賬號用于合同付款的銀行信息“工行北京支行622202025678”合作歷史過往合作項目（如有）、合作金額、評價等級“2023年合作辦公紙采購，金額2萬元，評價B級”附件清單需資質(zhì)文件營業(yè)執(zhí)照副本、ISO9001認證、稅務登記證備注：新供應商需提供加蓋公章的復印件，供應商信息變更時需重新登記。（三）供應商資質(zhì)評審表適用環(huán)節(jié)：供應商準入/年度復審階段評審維度與權重：評審維度權重評審標準（示例）評分（0-100分）營業(yè)資質(zhì)20%營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍涵蓋采購標的物（20分）；過期或超范圍（0分）20行業(yè)資質(zhì)25%具備行業(yè)認證（如ISO9001、3C認證等），每多1項加5分，最高25分；無認證（0分）20財務狀況20%提供近1年財報，資產(chǎn)負債率≤50%（20分）；50%-70%（10分）；＞70%（0分）15生產(chǎn)/服務能力15%具備對應產(chǎn)能/服務團隊（如設備數(shù)量、技術人員數(shù)量），滿足我方交付周期要求（15分）15質(zhì)量體系10%有完善的質(zhì)量控制流程（如質(zhì)檢報告、客訴處理機制）（10分）；無（0分）10商業(yè)信譽10%無失信記錄、重大訴訟（10分）；有記錄（0分）10綜合得分=Σ（各維度評分×權重），85分以上推薦，70-84分備選，70分以下淘汰。評審結論：□推薦納入合格名錄□備選□淘汰（請注明原因：_________）評審小組簽字：采購部、使用部門、財務部、法務部（四）采購合同評審表適用環(huán)節(jié)：合同簽訂前審核評審內(nèi)容與要求：評審模塊評審要點評審意見（合格/不合格/需修改）修改說明合同主體供應商名稱、信用代碼與《供應商基本信息登記表》一致；授權代表簽字有效合格-價格條款單價、總金額與采購訂單一致；含稅價/不含稅價明確；價格有效期約定需修改“需補充價格有效期”交付條款交付時間、地點、方式明確；延遲交付違約金計算方式合理合格-驗收標準技術參數(shù)、驗收方法、驗收流程清晰；不合格品處理方案明確不合格“需增加‘抽樣標準’條款”付款方式付款節(jié)點（如預付款、到貨款、質(zhì)保金）、比例、賬戶信息明確合格-違約責任逾期交貨、質(zhì)量不達標、付款延遲的違約責任對等；爭議解決方式（仲裁/訴訟）明確合格-法律合規(guī)性合同條款符合《民法典》《招標投標法》等法律法規(guī)；無歧義、空白條款合格-評審部門簽字：采購部、法務部、財務部、使用部門（五）供應商績效評價表適用環(huán)節(jié)：季度/年度供應商評價評價指標與評分標準：評價指標權重評分標準得分交貨及時率30%100%交付（30分）；95%-99%（20分）；90%-94%（10分）；＜90%（0分）25質(zhì)量合格率25%驗收合格率≥98%（25分）；95%-97%（18分）；90%-94%（10分）；＜90%（0分）20價格競爭力20%低于市場均價5%以上（20分）；與市場均價持平（15分）；高于均價5%以內(nèi)（10分）；高于5%以上（0分）15服務響應速度15%2小時內(nèi)響應需求（15分）；4小時內(nèi)響應（10分）；1個工作日內(nèi)響應（5分）；超時（0分）10合作配合度10%積極配合整改（10分）；被動配合（6分）；不配合（0分）8綜合得分=Σ（各指標得分×權重）=78分評價等級：□A級（≥90分）□B級（80-89分）□C級（70-79分）□D級（＜70分）改進建議：提升交貨及時率，需提前3天告知交期變更評價部門：采購部、使用部門、質(zhì)檢部*日期：2024-03-31四、關鍵注意事項與風險防控（一）審批時效管理各審批節(jié)點需在規(guī)定時限內(nèi)完成，超時未審批自動升級至上級領導（如部門負責人超時，系統(tǒng)自動推送至分管副總）。緊急采購審批流程需在24小時內(nèi)完成，避免因審批延誤影響生產(chǎn)經(jīng)營。（二）供應商資質(zhì)審核“三查”原則查原件：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等需核對原件，復印件需加蓋公章及“與原件一致”章；查時效：資質(zhì)證書（如ISO認證、生產(chǎn)許可證）需在有效期內(nèi)，臨近到期（提前3個月）需供應商提供續(xù)期證明；查真實性：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實信用代碼、經(jīng)營異常、嚴重違法記錄，避免虛假資質(zhì)。（三）信息保密與廉潔風險防控采購申請表、供應商信息、合同條款等涉及商業(yè)機密，僅限相關人員查閱，電子文檔需加密存儲，禁止通過QQ等非加密工具傳輸；采購人員需簽訂《廉潔承諾書》，禁止接受供應商宴請、禮品、回扣等利益輸送行為，違者嚴肅處理。（四）異常情況處理價格異常：供應商報價明顯高于市場均價（＞10%）時，需書面說明成本構成；若無法合理解釋，重新啟動詢價流程；履約異常：供應商延期交付超過7天或驗收不合格率＞5%時，采購部需立即暫停其新訂單合作，啟動索賠流程；供應商停業(yè)/破產(chǎn)：若供應商發(fā)生重大經(jīng)營風險，采購部需4