足球俱樂部行政會(huì)議記錄規(guī)章

一、總則本規(guī)章旨在規(guī)范足球俱樂部行政會(huì)議記錄工作，確保會(huì)議信息準(zhǔn)確、完整地記錄與保存，為俱樂部的決策制定、工作推進(jìn)及歷史資料留存提供有力支持。本規(guī)章適用于足球俱樂部全體組織和參與行政會(huì)議的員工。足球俱樂部秉持“團(tuán)結(jié)、拼搏、進(jìn)取、創(chuàng)新”的企業(yè)文化，以“推動(dòng)足球事業(yè)發(fā)展，為球迷帶來精彩賽事，培養(yǎng)優(yōu)秀足球人才”為經(jīng)營(yíng)理念。行政會(huì)議記錄工作需緊密圍繞這一文化與理念，服務(wù)于俱樂部的整體發(fā)展戰(zhàn)略，在確保經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，注重社會(huì)效益的提升。通過扁平化管理模式，減少信息傳遞層級(jí)，提高會(huì)議記錄的效率與準(zhǔn)確性，以更好地服務(wù)于俱樂部各層級(jí)的工作溝通與決策。二、會(huì)議記錄職責(zé)分工（一）記錄人員安排1.常規(guī)行政會(huì)議的記錄工作由俱樂部行政主管指定專人負(fù)責(zé)。記錄人員應(yīng)具備良好的文字表達(dá)能力、速記能力和理解能力，熟悉俱樂部的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和工作流程。2.對(duì)于涉及特定部門或?qū)I(yè)領(lǐng)域的會(huì)議，可由相關(guān)部門推薦熟悉業(yè)務(wù)的人員協(xié)助記錄，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確反映專業(yè)問題。（二）職責(zé)劃分1.記錄人員負(fù)責(zé)會(huì)議過程中的實(shí)時(shí)記錄，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等關(guān)鍵信息。2.會(huì)議主持人需在會(huì)議結(jié)束后對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確認(rèn)記錄的準(zhǔn)確性和完整性，如有問題及時(shí)反饋給記錄人員進(jìn)行修正。3.行政主管負(fù)責(zé)對(duì)重要會(huì)議記錄進(jìn)行最終審核，確保記錄符合俱樂部的管理要求和文化理念，并對(duì)記錄的存檔和使用進(jìn)行監(jiān)督。三、會(huì)議記錄內(nèi)容要求（一）基本信息記錄1.每次會(huì)議記錄需明確記錄會(huì)議的基本信息，包括會(huì)議名稱、會(huì)議日期、會(huì)議星期、會(huì)議開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)人員名單等。參會(huì)人員名單應(yīng)注明部門、職務(wù)等信息，確保信息完整。2.對(duì)于缺席人員，需注明缺席原因。如有列席人員，也應(yīng)在記錄中明確標(biāo)注。（二）會(huì)議議程記錄1.詳細(xì)記錄會(huì)議議程安排，按照議程順序依次記錄各項(xiàng)議題的討論情況。對(duì)于每個(gè)議題，記錄開始討論的時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，以反映會(huì)議節(jié)奏和各議題的討論深度。2.如會(huì)議議程有臨時(shí)調(diào)整，需在記錄中清晰注明調(diào)整的原因和調(diào)整后的議程安排。（三）討論內(nèi)容記錄1.如實(shí)記錄會(huì)議過程中各方的發(fā)言內(nèi)容，盡量保持發(fā)言的原汁原味，避免主觀臆斷和信息遺漏。對(duì)于重要觀點(diǎn)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)和決策依據(jù)等信息，要重點(diǎn)突出記錄。2.記錄討論過程中的不同意見和爭(zhēng)議點(diǎn)，包括各方的觀點(diǎn)闡述、理由說明以及爭(zhēng)議的焦點(diǎn)問題。這有助于后續(xù)對(duì)決策過程的追溯和分析。（四）決議事項(xiàng)記錄1.明確記錄會(huì)議達(dá)成的決議事項(xiàng)，對(duì)于決議的具體內(nèi)容、責(zé)任主體、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)、預(yù)期目標(biāo)等關(guān)鍵要素要詳細(xì)記錄。確保決議事項(xiàng)清晰、可操作，避免模糊不清的表述。2.對(duì)于決議事項(xiàng)如有附加條件或特殊說明，也應(yīng)在記錄中準(zhǔn)確體現(xiàn)，以便責(zé)任主體準(zhǔn)確理解和執(zhí)行。（五）跟進(jìn)事項(xiàng)記錄1.對(duì)于會(huì)議確定的跟進(jìn)事項(xiàng)，記錄具體的跟進(jìn)措施、責(zé)任人、跟進(jìn)時(shí)間安排等信息。跟進(jìn)事項(xiàng)的記錄應(yīng)與決議事項(xiàng)相互關(guān)聯(lián)，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。2.在后續(xù)會(huì)議中，對(duì)跟進(jìn)事項(xiàng)的進(jìn)展情況進(jìn)行記錄，包括已完成的工作、未完成的原因、遇到的問題及解決方案等，形成完整的工作閉環(huán)記錄。四、會(huì)議記錄格式規(guī)范（一）文本格式1.會(huì)議記錄應(yīng)采用電子文檔形式保存，統(tǒng)一使用規(guī)定的文字處理軟件（如MicrosoftWord）。文檔字體統(tǒng)一為宋體，字號(hào)為小四，行距為1.5倍，頁邊距上下左右均為2.5厘米，以保證文檔的規(guī)范性和易讀性。2.文檔標(biāo)題應(yīng)明確會(huì)議名稱、會(huì)議日期，例如“[足球俱樂部名稱]行政會(huì)議記錄-[具體日期]”。標(biāo)題字體為宋體加粗，字號(hào)為二號(hào)，居中顯示。（二）段落格式1.正文段落應(yīng)首行縮進(jìn)2個(gè)字符，每段之間不空行。對(duì)于不同的記錄內(nèi)容板塊，如基本信息、會(huì)議議程、討論內(nèi)容等，可使用小標(biāo)題進(jìn)行區(qū)分。小標(biāo)題字體為宋體加粗，字號(hào)為四號(hào)。2.列表格式：在記錄討論內(nèi)容或決議事項(xiàng)時(shí)，如涉及多條信息，可采用列表形式呈現(xiàn)。列表序號(hào)采用中文序號(hào)（一、二、三……），序號(hào)后加頓號(hào)，列表內(nèi)容格式與正文一致。（三）附件要求1.如會(huì)議過程中有相關(guān)的文件、報(bào)告、圖表等資料作為附件，應(yīng)在記錄文檔中注明附件的名稱和數(shù)量，并將附件與記錄文檔一同保存，確保附件的完整性和可查閱性。2.附件應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，命名中應(yīng)包含會(huì)議名稱、附件主題等關(guān)鍵信息，以便于查找和管理。五、會(huì)議記錄的整理與審核（一）即時(shí)整理1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)盡快對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，將實(shí)時(shí)記錄的內(nèi)容進(jìn)行梳理和完善，確保語句通順、邏輯清晰。整理過程中，如有不清楚的地方，可及時(shí)與參會(huì)人員或會(huì)議主持人進(jìn)行溝通確認(rèn)。2.在整理記錄時(shí)，對(duì)會(huì)議中的口語化表述進(jìn)行適當(dāng)規(guī)范，轉(zhuǎn)化為正式、準(zhǔn)確的書面語言，但要注意保持原意不變。（二）初步審核1.記錄人員整理完成后，首先進(jìn)行自我審核，檢查記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和格式規(guī)范性。重點(diǎn)審核會(huì)議決議事項(xiàng)、重要數(shù)據(jù)和關(guān)鍵觀點(diǎn)等內(nèi)容是否準(zhǔn)確記錄，有無遺漏或錯(cuò)誤。2.完成自我審核后，將會(huì)議記錄提交給會(huì)議主持人進(jìn)行初步審核。會(huì)議主持人從會(huì)議內(nèi)容的把握和決策方向的角度對(duì)記錄進(jìn)行審核，檢查記錄是否準(zhǔn)確反映會(huì)議的討論情況和決策結(jié)果，如有問題及時(shí)反饋給記錄人員進(jìn)行修改。（三）最終審核1.經(jīng)過初步審核修改后的會(huì)議記錄，提交給行政主管進(jìn)行最終審核。行政主管從俱樂部整體管理和文化理念的角度對(duì)記錄進(jìn)行把關(guān)，確保記錄符合俱樂部的要求和規(guī)范。2.對(duì)于重要會(huì)議的記錄，行政主管可組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)人員進(jìn)行聯(lián)合審核，確保記錄內(nèi)容的權(quán)威性和準(zhǔn)確性。審核通過后的會(huì)議記錄方可進(jìn)行存檔和分發(fā)。六、會(huì)議記錄的存檔與檢索（一）存檔方式1.審核通過的會(huì)議記錄應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存檔，建立專門的會(huì)議記錄文件夾，按照年份、月份進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保文件的有序管理和方便查找。2.除電子文檔存檔外，對(duì)于重要會(huì)議的記錄，可根據(jù)需要進(jìn)行紙質(zhì)打印存檔，紙質(zhì)文檔應(yīng)裝訂成冊(cè)，并標(biāo)注會(huì)議名稱、日期、存檔編號(hào)等信息，與電子文檔一同保存，以備查閱。（二）存檔期限1.一般行政會(huì)議記錄的存檔期限為[X]年，重要會(huì)議記錄的存檔期限為[X]年或長(zhǎng)期保存，具體存檔期限根據(jù)俱樂部的檔案管理規(guī)定執(zhí)行。在存檔期限內(nèi)，要確保記錄的完整性和可查閱性。2.對(duì)于超過存檔期限的會(huì)議記錄，按照俱樂部的檔案銷毀程序進(jìn)行處理，確保信息安全。（三）檢索系統(tǒng)1.建立完善的會(huì)議記錄檢索系統(tǒng)，方便員工快速查找所需的會(huì)議記錄。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備關(guān)鍵詞檢索、分類檢索等功能，可根據(jù)會(huì)議名稱、日期、參會(huì)人員、決議事項(xiàng)等關(guān)鍵信息進(jìn)行檢索。2.定期對(duì)檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，對(duì)檢索系統(tǒng)設(shè)置不同的權(quán)限，根據(jù)員工的職務(wù)和工作需要，授予相應(yīng)的查閱權(quán)限，保障信息安全。七、會(huì)議記錄的分發(fā)與使用（一）分發(fā)范圍1.會(huì)議記錄的分發(fā)范圍根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和涉及內(nèi)容確定。一般行政會(huì)議記錄可分發(fā)至參會(huì)人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及需要了解會(huì)議內(nèi)容的員工。重要會(huì)議記錄的分發(fā)范圍可根據(jù)俱樂部領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行擴(kuò)大。2.在分發(fā)會(huì)議記錄時(shí)，應(yīng)注明分發(fā)對(duì)象的姓名、部門等信息，確保記錄準(zhǔn)確送達(dá)。同時(shí)，記錄分發(fā)的時(shí)間、方式等信息，以便追溯和管理。（二）使用規(guī)范1.員工在使用會(huì)議記錄時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守俱樂部的信息管理規(guī)定，不得擅自將會(huì)議記錄泄露給外部人員或無關(guān)人員。對(duì)于涉及俱樂部商業(yè)機(jī)密、敏感信息的會(huì)議記錄，要嚴(yán)格保密，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下傳播。2.會(huì)議記錄僅供員工在工作中參考使用，不得用于其他非工作目的。如需引用會(huì)議記錄中的內(nèi)容，應(yīng)確保引用的準(zhǔn)確性和合法性，并注明出處。（三）反饋機(jī)制1.鼓勵(lì)員工對(duì)會(huì)議記錄的使用情況進(jìn)行反饋，如發(fā)現(xiàn)記錄內(nèi)容存在問題或有需要補(bǔ)充的信息，應(yīng)及時(shí)向記錄人員或行政主管反饋。記錄人員應(yīng)根據(jù)反饋信息及時(shí)對(duì)記錄進(jìn)行修正和完善。2.定期收集員工對(duì)會(huì)議記錄工作的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議記錄的質(zhì)量和服務(wù)水平，以更好地滿足員工的工作需求。八、會(huì)議記錄與績(jī)效考核（一）考核指標(biāo)設(shè)定1.將會(huì)議記錄工作納入記錄人員的績(jī)效考核體系，設(shè)定明確的考核指標(biāo)?？己酥笜?biāo)包括記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性、格式規(guī)范性等方面。2.對(duì)于會(huì)議主持人和行政主管在會(huì)議記錄審核環(huán)節(jié)的工作，也設(shè)定相應(yīng)的考核指標(biāo)，如審核的準(zhǔn)確性、反饋的及時(shí)性等，確保審核工作的有效開展。（二）考核方式1.定期對(duì)會(huì)議記錄工作進(jìn)行考核，考核周期為[X]個(gè)月或[X]季度。考核方式采用自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)和同事評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式，綜合評(píng)估記錄人員和相關(guān)審核人員的工作表現(xiàn)。2.在考核過程中，抽取一定數(shù)量的會(huì)議記錄進(jìn)行檢查，對(duì)照考核指標(biāo)進(jìn)行評(píng)分。同時(shí)，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議記錄工作的反饋意見，作為考核的重要參考依據(jù)。（三）獎(jiǎng)懲措施1.根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)在會(huì)議記錄工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等，激勵(lì)員工提高工作質(zhì)量和效率。2.對(duì)于在會(huì)議記錄工作中出現(xiàn)嚴(yán)重失誤或違反規(guī)定的員工，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰，如績(jī)效扣分、警告、罰款等，督促員工認(rèn)真履行工作職責(zé)。九、會(huì)議記錄的培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.行政主管應(yīng)根據(jù)俱樂部的發(fā)展需求和員工的實(shí)際情況，制定年度會(huì)議記錄培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間安排等內(nèi)容，確保培訓(xùn)工作的系統(tǒng)性和針對(duì)性。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括會(huì)議記錄的基本理論、技巧方法、格式規(guī)范、信息安全等方面，同時(shí)結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行分析講解，提高員工的實(shí)際操作能力。（二）培訓(xùn)方式1.采用多種培訓(xùn)方式相結(jié)合，如內(nèi)部培訓(xùn)課程、在線學(xué)習(xí)平臺(tái)、實(shí)踐操作指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)等。內(nèi)部培訓(xùn)課程可邀請(qǐng)專業(yè)的文秘人員或資深員工進(jìn)行授課，傳授會(huì)議記錄的技巧和經(jīng)驗(yàn)。2.在線學(xué)習(xí)平臺(tái)提供豐富的學(xué)習(xí)資源，員工可根據(jù)自己的時(shí)間和需求進(jìn)行自主學(xué)習(xí)。實(shí)踐操作指導(dǎo)可安排經(jīng)驗(yàn)豐富的員工對(duì)新員工進(jìn)行一對(duì)一的指導(dǎo)，幫助新員工快速掌握會(huì)議記錄的技能。經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)則鼓勵(lì)員工分享自己在會(huì)議記錄工作中的心得體會(huì)，促進(jìn)員工之間的交流和共同提高。（三）職業(yè)發(fā)展支持1.為有意愿在會(huì)議記錄領(lǐng)域發(fā)展的員工提供職業(yè)發(fā)展支持，如推薦參加外部專業(yè)培訓(xùn)課程、學(xué)術(shù)研討會(huì)等，拓寬員工的視野和知識(shí)面。2.在俱樂部?jī)?nèi)部，建立會(huì)議記錄崗位的晉升通道，對(duì)于在會(huì)議記錄工作中表現(xiàn)突出、具備管理能力的員工，可晉升為會(huì)議記錄主管或相關(guān)管理崗位，激勵(lì)員工不斷提升自己的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。十、會(huì)議記錄中的人文關(guān)懷與安全保障（一）人文關(guān)懷體現(xiàn)1.在會(huì)議記錄工作中，注重對(duì)員工的人文關(guān)懷。記錄人員在緊張的會(huì)議記錄過程中，應(yīng)合理安排休息時(shí)間，避免過度勞累。行政主管應(yīng)關(guān)注記錄人員的工作狀態(tài)，及時(shí)給予支持和幫助。2.對(duì)于在會(huì)議記錄工作中遇到困難或壓力的員工，提供心理咨詢和輔導(dǎo)服務(wù)，幫助員工緩解壓力，保持良好的工作心態(tài)。同時(shí)，鼓勵(lì)員工之間相互關(guān)心和支持，營(yíng)造團(tuán)結(jié)和諧的工作氛圍。（二）信息安全保障1.加強(qiáng)會(huì)議記錄中的信息安全管理，采取必要的技術(shù)措施和管理措施，確保記錄內(nèi)容不被泄露、篡改或丟失。對(duì)存儲(chǔ)會(huì)議記錄的電子設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和安全檢查，安裝防病毒軟件和防火墻等安全防護(hù)工具。2.對(duì)涉及俱樂部機(jī)密信息的會(huì)議記錄，嚴(yán)格按照俱樂部的保密制度進(jìn)行管理，設(shè)定訪問權(quán)限，限制人員接觸。同時(shí)，對(duì)員工進(jìn)行信息安全教育培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識(shí)和保密意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致信息泄露。（三）應(yīng)急處理機(jī)制1.建立會(huì)議記錄的應(yīng)急處理機(jī)制，應(yīng)對(duì)可能