高校行政管理工作職責(zé)及流程文檔一、前言高校行政管理是支撐學(xué)校教學(xué)、科研、師生服務(wù)等核心工作有序開展的重要保障體系，其目標(biāo)是通過規(guī)范的職責(zé)分工與流程設(shè)計，提升行政效率、優(yōu)化資源配置、保障校園穩(wěn)定。本文檔旨在明確高校行政管理關(guān)鍵崗位的職責(zé)邊界，規(guī)范核心工作流程，為行政人員履職提供依據(jù)，為師生辦事提供指引。二、主要崗位職責(zé)高校行政管理崗位需圍繞“服務(wù)教學(xué)、服務(wù)科研、服務(wù)師生”的宗旨，明確分工、協(xié)同配合。以下為核心崗位的具體職責(zé)：（一）行政辦公室主任1.統(tǒng)籌管理：負(fù)責(zé)行政辦公室全面工作，制定年度工作計劃與目標(biāo)，協(xié)調(diào)辦公室與各職能部門、二級學(xué)院的工作銜接；2.制度建設(shè)：牽頭制定、修訂學(xué)校行政管理制度（如公文處理、會議管理、接待管理等），監(jiān)督制度執(zhí)行情況；3.會議組織：組織召開學(xué)校行政辦公會、校長辦公會等重要會議，審核會議議題與材料，推動會議決議落實(shí)；4.對外聯(lián)絡(luò)：負(fù)責(zé)與教育主管部門、兄弟院校、企事業(yè)單位等外部機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，接待重要來訪人員；5.應(yīng)急處置：牽頭處理校園突發(fā)行政事件（如輿情、后勤事故等），協(xié)調(diào)相關(guān)部門制定解決方案。（二）行政秘書1.公文處理：負(fù)責(zé)學(xué)校公文的收文、登記、擬辦、傳閱、歸檔工作，確保公文流轉(zhuǎn)及時、規(guī)范；2.信息報送：收集、整理學(xué)校行政工作信息，編制工作簡報、大事記，向主管部門報送相關(guān)材料；3.日常事務(wù)：負(fù)責(zé)辦公室日常考勤、物資管理（如辦公設(shè)備、耗材采購與發(fā)放）、印章管理（嚴(yán)格按規(guī)定用?。?；4.會議服務(wù)：協(xié)助辦公室主任做好會議籌備（如議題收集、材料印刷、場地布置）、會議記錄與紀(jì)要整理；5.師生服務(wù)：接待師生咨詢，協(xié)調(diào)解決師生反映的行政問題（如校園卡辦理、證明開具等）。（三）人事專員1.招聘與配置：根據(jù)學(xué)校師資需求，制定招聘計劃，組織筆試、面試等環(huán)節(jié)，辦理新員工入職手續(xù)（如勞動合同簽訂、檔案轉(zhuǎn)移）；2.薪酬與福利：核算教職工工資、獎金、補(bǔ)貼，辦理社會保險（養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等）與公積金繳納；3.考核與發(fā)展：組織教職工年度考核，協(xié)助制定培訓(xùn)計劃（如青年教師崗前培訓(xùn)、干部進(jìn)修），辦理職稱評定相關(guān)手續(xù)；4.人事檔案管理：負(fù)責(zé)教職工人事檔案的收集、整理、歸檔與查詢，確保檔案信息真實(shí)、完整。（四）后勤管理專員1.設(shè)施維護(hù)：負(fù)責(zé)校園基礎(chǔ)設(shè)施（如教學(xué)樓、宿舍、食堂）的日常維護(hù)與修繕，對接第三方維修單位，監(jiān)督維修質(zhì)量；2.校園環(huán)境：協(xié)調(diào)保潔、綠化單位，保持校園環(huán)境衛(wèi)生（如教室清潔、草坪養(yǎng)護(hù)），管理校園垃圾分類工作；3.后勤服務(wù)：負(fù)責(zé)學(xué)生宿舍分配、食堂餐飲管理（如菜品質(zhì)量監(jiān)督、價格管控）、校園交通管理（如車輛停放、通勤車調(diào)度）；4.應(yīng)急保障：制定后勤應(yīng)急方案（如停水、停電、食堂食品安全事故），儲備應(yīng)急物資（如發(fā)電機(jī)、急救包）。（五）財務(wù)專員1.預(yù)算管理：協(xié)助制定學(xué)校年度財務(wù)預(yù)算，監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況，分析預(yù)算差異并提出調(diào)整建議；2.收支管理：負(fù)責(zé)學(xué)校收入（如學(xué)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)、社會捐贈）的收繳與核算，辦理支出報銷（如辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)）；3.財務(wù)核算：登記會計賬簿，編制財務(wù)報表（如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表），配合審計部門完成年度審計；4.票據(jù)管理：負(fù)責(zé)發(fā)票、收據(jù)的申領(lǐng)、開具與保管，嚴(yán)格審核報銷票據(jù)的真實(shí)性、合法性。三、關(guān)鍵工作流程（一）公文處理流程1.流程概述：規(guī)范公文從收文到辦結(jié)的全生命周期管理，確保公文傳遞及時、辦理規(guī)范。2.流程步驟：收文：行政秘書接收外部公文（如教育主管部門文件）或內(nèi)部公文（如二級學(xué)院請示），核對公文抬頭、附件完整性，登記《收文登記簿》（包括文號、標(biāo)題、來源、收文時間）；擬辦：行政秘書將公文呈送辦公室主任，辦公室主任根據(jù)公文內(nèi)容提出擬辦意見（如“請人事處辦理”“請校長審批”），標(biāo)注辦理期限；批辦：辦公室主任將擬辦意見連同公文呈送分管領(lǐng)導(dǎo)或校長審批，領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦意見（如“同意擬辦”“請修改后再報”）；承辦：行政秘書將批辦后的公文轉(zhuǎn)送承辦部門，承辦部門負(fù)責(zé)人指定經(jīng)辦人辦理，確保在期限內(nèi)完成；督辦：行政秘書跟蹤公文辦理進(jìn)度，對超期未辦的部門進(jìn)行提醒（如電話、書面通知），定期向辦公室主任匯報督辦情況；辦結(jié)：承辦部門完成辦理后，將公文及辦理結(jié)果返回行政秘書，行政秘書核對辦理結(jié)果是否符合批辦要求，確認(rèn)無誤后整理歸檔（按年度、文號分類存放）。3.注意事項(xiàng)：收文時需檢查公文是否符合格式要求（如文號、印章、附件），不符合的應(yīng)及時退回；擬辦意見需明確、具體，避免模糊表述（如“請相關(guān)部門辦理”應(yīng)改為“請后勤處辦理”）；督辦時需做好記錄（如提醒時間、經(jīng)辦人反饋），確保責(zé)任可追溯。（二）會議組織流程1.流程概述：規(guī)范會議從籌備到善后的全流程管理，確保會議高效、有序。2.流程步驟：議題收集：會議召開前3-5個工作日，辦公室主任向各部門征集議題（如“關(guān)于2024年招生計劃的請示”“關(guān)于校園基礎(chǔ)設(shè)施改造的匯報”），篩選符合會議主題的議題，形成《議題清單》；材料準(zhǔn)備：行政秘書根據(jù)《議題清單》，通知議題提交部門準(zhǔn)備會議材料（如請示報告、數(shù)據(jù)報表），審核材料的完整性與準(zhǔn)確性，提前1個工作日將材料發(fā)送給參會人員；會議籌備：行政秘書確認(rèn)會議時間、地點(diǎn)（如行政樓會議室）、參會人員（如校長、分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人），布置會場（如擺放桌簽、調(diào)試音響、準(zhǔn)備茶水）；會議召開：辦公室主任主持會議，按《議題清單》順序進(jìn)行討論，行政秘書做好會議記錄（包括發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)）；紀(jì)要整理：會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，行政秘書整理《會議紀(jì)要》（包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、議題、決議），呈送辦公室主任審核，審核通過后發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門；決議落實(shí)：行政秘書將《會議紀(jì)要》中的決議事項(xiàng)分解到各部門，跟蹤落實(shí)情況，定期向辦公室主任匯報（如每周例會匯報）。3.注意事項(xiàng)：議題需提前征集，避免臨時增加議題（特殊情況需經(jīng)校長同意）；會議材料需簡潔、明了，避免冗余（如數(shù)據(jù)報表需標(biāo)注來源、時間）；會議記錄需客觀、準(zhǔn)確，保留關(guān)鍵發(fā)言與決議，避免遺漏重要信息。（三）人事招聘與入職流程1.流程概述：規(guī)范教師及行政人員招聘與入職管理，確保招聘公平、公正，入職手續(xù)齊全。2.流程步驟：需求申報：各部門根據(jù)工作需要，填寫《人員需求申報表》（包括崗位名稱、職責(zé)、任職要求、招聘人數(shù)），提交人事處；計劃審批：人事處審核《人員需求申報表》，結(jié)合學(xué)校編制情況，制定《招聘計劃》，呈送校長辦公會審批；發(fā)布公告：審批通過后，人事處通過學(xué)校官網(wǎng)、招聘平臺（如高校人才網(wǎng)、智聯(lián)招聘）發(fā)布招聘公告，明確報名時間、方式、考核內(nèi)容；報名與資格審查：應(yīng)聘者通過郵箱或招聘平臺提交報名材料（如簡歷、學(xué)歷證書、職稱證書），人事處對應(yīng)聘者進(jìn)行資格審查（如核對學(xué)歷、工作經(jīng)歷），確定進(jìn)入考核環(huán)節(jié)的人員名單；考核：根據(jù)崗位類型，組織考核（如教師崗位需進(jìn)行試講、科研成果評審；行政崗位需進(jìn)行筆試、面試），考核小組（由校長、分管領(lǐng)導(dǎo)、人事處負(fù)責(zé)人、相關(guān)專家組成）評分，確定擬錄用人員名單；公示與審批：擬錄用人員名單在學(xué)校官網(wǎng)公示5個工作日，無異議后，人事處呈送校長審批；入職辦理：審批通過后，人事專員通知擬錄用人員辦理入職手續(xù)，需提供以下材料：身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件、離職證明（如有）、社會保險繳納證明（如有）；人事專員為新員工辦理以下手續(xù)：簽訂勞動合同（試用期按規(guī)定執(zhí)行）、辦理校園卡、錄入人事系統(tǒng)、轉(zhuǎn)移檔案（如從原單位轉(zhuǎn)移至學(xué)校）、辦理社會保險與公積金繳納。3.注意事項(xiàng)：招聘公告需明確崗位要求（如學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗(yàn)），避免歧義；資格審查需嚴(yán)格，確保應(yīng)聘者符合崗位要求，避免虛假信息；考核過程需公平、公正，考核小組成員需回避與應(yīng)聘者有親屬關(guān)系的情況。（四）后勤設(shè)施報修流程1.流程概述：規(guī)范校園設(shè)施報修從申報到驗(yàn)收的全流程管理，確保設(shè)施及時修復(fù)，保障師生正常使用。2.流程步驟：報修申報：師生發(fā)現(xiàn)設(shè)施損壞（如教室燈不亮、宿舍水龍頭漏水），可通過以下方式申報：①線上申報（學(xué)校公眾號“后勤服務(wù)”模塊，填寫《報修單》，包括報修人、聯(lián)系方式、地點(diǎn)、故障描述）；②線下申報（到后勤處辦公室填寫《報修單》）；接單派工：后勤管理專員收到《報修單》后，核對信息（如地點(diǎn)、故障描述），確定維修類型（如電工、水工），聯(lián)系維修人員（學(xué)校自有維修人員或第三方維修單位），派工維修；維修實(shí)施：維修人員接到派工通知后，攜帶工具前往現(xiàn)場，確認(rèn)故障原因，進(jìn)行維修（如更換燈泡、維修水龍頭），維修過程中需注意安全（如斷電作業(yè)、佩戴防護(hù)裝備）；驗(yàn)收確認(rèn)：維修完成后，維修人員通知報修人驗(yàn)收，報修人檢查故障是否排除（如燈是否亮、水龍頭是否漏水），確認(rèn)無誤后在《報修單》上簽字確認(rèn)；記錄歸檔：后勤管理專員將《報修單》（包括報修信息、維修人員、驗(yàn)收情況）整理歸檔，定期統(tǒng)計維修數(shù)據(jù)（如故障類型、維修次數(shù)），分析設(shè)施損壞規(guī)律（如宿舍水龍頭漏水頻繁，需更換質(zhì)量更好的水龍頭）。3.注意事項(xiàng)：報修時需提供準(zhǔn)確的地點(diǎn)與故障描述（如“行政樓302教室第2排第3盞燈不亮”），避免維修人員找不到位置；維修人員需在規(guī)定時間內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場（如緊急故障30分鐘內(nèi)，一般故障2小時內(nèi)）；驗(yàn)收時需仔細(xì)檢查，確保故障完全排除，避免重復(fù)報修。（五）財務(wù)報銷流程1.流程概述：規(guī)范財務(wù)報銷從申報到付款的全流程管理，確保報銷符合財務(wù)制度，資金使用安全。2.流程步驟：報銷準(zhǔn)備：報銷人根據(jù)費(fèi)用類型（如辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)），收集相關(guān)票據(jù)（如發(fā)票、收據(jù)、行程單），填寫《報銷單》（包括報銷人、部門、費(fèi)用類型、金額、用途），粘貼票據(jù)（按類別粘貼，如辦公費(fèi)發(fā)票粘貼在一起，差旅費(fèi)發(fā)票粘貼在一起）；部門審核：報銷人將《報銷單》及票據(jù)呈送部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)費(fèi)用的真實(shí)性與合理性（如辦公費(fèi)是否為部門所需，差旅費(fèi)是否符合出差規(guī)定），簽字確認(rèn)；財務(wù)審核：報銷人將部門審核后的《報銷單》及票據(jù)呈送財務(wù)處，財務(wù)專員審核以下內(nèi)容：①票據(jù)是否真實(shí)（如發(fā)票是否有稅務(wù)監(jiān)制章、是否過期）；②票據(jù)是否符合報銷規(guī)定（如差旅費(fèi)是否有行程單、會議費(fèi)是否有會議通知）；③金額是否準(zhǔn)確（如發(fā)票金額與《報銷單》金額是否一致）；審核通過后，財務(wù)專員簽字確認(rèn)；領(lǐng)導(dǎo)審批：財務(wù)審核通過后，報銷人將《報銷單》呈送分管領(lǐng)導(dǎo)或校長審批（根據(jù)費(fèi)用金額，如金額超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)需校長審批），領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)；付款入賬：領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)專員將報銷金額轉(zhuǎn)入報銷人銀行賬戶（通過網(wǎng)銀或轉(zhuǎn)賬），同時登記會計賬簿（如辦公費(fèi)計入“管理費(fèi)用”科目，差旅費(fèi)計入“差旅費(fèi)”科目）；憑證歸檔：財務(wù)專員將《報銷單》及票據(jù)整理歸檔（按年度、月份分類存放），保留備查。3.注意事項(xiàng)：票據(jù)需真實(shí)、合法，不得使用