標(biāo)準(zhǔn)工程洽商單填寫(xiě)流程說(shuō)明——基于規(guī)范性與追溯性的項(xiàng)目變更管理指南一、引言工程洽商單（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“洽商單”）是建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，針對(duì)設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)條件變化、施工方案調(diào)整、材料設(shè)備替代等情況，由相關(guān)方共同確認(rèn)的書(shū)面文件。作為項(xiàng)目變更管理的核心載體，洽商單直接影響工程質(zhì)量、工期、成本及合同履約，是竣工驗(yàn)收、造價(jià)結(jié)算、糾紛解決的重要依據(jù)。規(guī)范洽商單填寫(xiě)流程，需遵循“真實(shí)準(zhǔn)確、邏輯清晰、責(zé)任明確、追溯可查”的原則，確保每一項(xiàng)洽商都有充分的依據(jù)、明確的范圍及閉環(huán)的審批。本文結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如《建設(shè)工程工程量清單計(jì)價(jià)規(guī)范》GB____、《建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范》GB/T____）及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，梳理標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)流程與關(guān)鍵要點(diǎn)。二、工程洽商單的核心作用與填寫(xiě)原則（一）核心作用1.變更確認(rèn)：明確變更內(nèi)容與責(zé)任劃分，避免口頭約定引發(fā)的爭(zhēng)議；2.成本控制：作為造價(jià)調(diào)整的依據(jù)，準(zhǔn)確計(jì)算變更費(fèi)用；3.工期管理：記錄變更對(duì)工期的影響，為工期索賠或順延提供支持；4.質(zhì)量保證：確保變更符合設(shè)計(jì)規(guī)范與施工標(biāo)準(zhǔn)，避免違規(guī)操作；5.檔案追溯：作為項(xiàng)目檔案的重要組成部分，為后續(xù)運(yùn)維或?qū)徲?jì)提供原始記錄。（二）填寫(xiě)原則1.真實(shí)性：內(nèi)容必須反映現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，不得虛構(gòu)或夸大；2.完整性：涵蓋變更的背景、內(nèi)容、影響及支持文件，無(wú)遺漏；3.準(zhǔn)確性：術(shù)語(yǔ)、數(shù)據(jù)、圖紙編號(hào)等信息需與原合同、設(shè)計(jì)文件一致；4.合規(guī)性：符合合同條款、設(shè)計(jì)規(guī)范、施工標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)要求；5.追溯性：每一項(xiàng)內(nèi)容都有對(duì)應(yīng)的支持文件，便于后續(xù)核查。三、標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)流程分步說(shuō)明（一）第一步：洽商發(fā)起與前置條件確認(rèn)發(fā)起主體：施工單位（常見(jiàn)）、監(jiān)理單位、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位。發(fā)起原因：設(shè)計(jì)圖紙存在錯(cuò)誤或遺漏；現(xiàn)場(chǎng)地質(zhì)、水文條件與設(shè)計(jì)不符；施工方案優(yōu)化需調(diào)整原設(shè)計(jì)；材料/設(shè)備無(wú)法按原設(shè)計(jì)采購(gòu)，需替代；建設(shè)單位提出新的功能需求。前置條件：需確認(rèn)變更是否在合同約定的“可洽商范圍”內(nèi)（如合同約定“重大設(shè)計(jì)變更需簽訂補(bǔ)充協(xié)議”，則不得用洽商單替代）；需收集初步證據(jù)（如現(xiàn)場(chǎng)照片、檢測(cè)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要），證明變更的必要性。（二）第二步：洽商單主體內(nèi)容規(guī)范填寫(xiě)洽商單的核心內(nèi)容需按照“基礎(chǔ)信息-事由-內(nèi)容-附件”的邏輯組織，以下為具體填寫(xiě)要求：1.基礎(chǔ)信息欄：統(tǒng)一編碼與項(xiàng)目標(biāo)識(shí)洽商編號(hào)：采用“項(xiàng)目簡(jiǎn)稱(chēng)+年份+季度+流水號(hào)”規(guī)則（如“XX花園-2023-Q3-001”），確保唯一性與可追溯性；項(xiàng)目名稱(chēng)：與合同一致（如“XX花園一期住宅樓工程”）；標(biāo)段：明確具體標(biāo)段（如“標(biāo)段一：1#-3#樓”）；施工單位：填寫(xiě)全稱(chēng)（如“XX建筑工程有限公司”）；監(jiān)理單位：填寫(xiě)全稱(chēng)（如“XX工程監(jiān)理有限公司”）；建設(shè)單位：填寫(xiě)全稱(chēng)（如“XX房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司”）；設(shè)計(jì)單位：填寫(xiě)全稱(chēng)（如“XX建筑設(shè)計(jì)研究院”）；日期：填寫(xiě)洽商發(fā)起日期（需與后續(xù)審批日期銜接）。2.洽商事由：明確背景與變更觸發(fā)點(diǎn)需簡(jiǎn)潔說(shuō)明“為什么要洽商”，包括原狀態(tài)、問(wèn)題描述、觸發(fā)原因。示例：>“因1#樓地基驗(yàn)槽時(shí)發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)場(chǎng)地質(zhì)條件與設(shè)計(jì)圖紙（編號(hào)：XX-01）不符，原設(shè)計(jì)為天然地基，實(shí)際地下2米處存在淤泥層，承載力不足，需調(diào)整基礎(chǔ)形式?！?.內(nèi)容描述：精準(zhǔn)界定變更范圍與影響需詳細(xì)說(shuō)明“變更什么”“如何變更”及“變更影響”，核心要素包括：變更范圍：明確部位（如“1#樓基礎(chǔ)”）、尺寸（如“基礎(chǔ)埋深由2米調(diào)整為3米”）、材料（如“由C25混凝土調(diào)整為C30混凝土”）、施工工藝（如“由人工開(kāi)挖調(diào)整為機(jī)械開(kāi)挖”）；工程量變化：列出具體工程量（如“增加混凝土工程量50立方米”“減少土方開(kāi)挖量30立方米”），需附計(jì)算式（如“基礎(chǔ)面積×加深厚度”）；工期影響：說(shuō)明對(duì)總工期或關(guān)鍵線路的影響（如“預(yù)計(jì)增加工期3天，不影響總工期”）；成本影響：估算變更費(fèi)用（如“增加成本15萬(wàn)元”），需說(shuō)明計(jì)價(jià)依據(jù)（如“按合同約定的綜合單價(jià)計(jì)算”）。示例：>“1#樓基礎(chǔ)形式由天然地基變更為筏板基礎(chǔ)，基礎(chǔ)埋深由2米調(diào)整為3米，筏板厚度為0.4米，混凝土強(qiáng)度等級(jí)為C30；增加混凝土工程量50立方米（計(jì)算式：10米×10米×0.5米），增加鋼筋工程量2噸（計(jì)算式：筏板面積×鋼筋間距×鋼筋重量）；預(yù)計(jì)增加工期3天，不影響總工期；增加成本15萬(wàn)元（依據(jù)合同綜合單價(jià)：混凝土300元/立方米，鋼筋5000元/噸）?！?.附件清單：強(qiáng)化支持性文件的完整性需列出所有支持洽商的文件，確?！皟?nèi)容有依據(jù)”，常見(jiàn)附件包括：設(shè)計(jì)變更通知（若涉及設(shè)計(jì)調(diào)整）；現(xiàn)場(chǎng)簽證記錄（如監(jiān)理工程師簽字的《現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄》）；會(huì)議紀(jì)要（如建設(shè)單位組織的《變更協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要》）；檢測(cè)報(bào)告（如地質(zhì)勘察單位出具的《補(bǔ)充勘察報(bào)告》）；圖紙（如變更后的基礎(chǔ)平面圖、剖面圖，編號(hào)需與原圖紙對(duì)應(yīng)）；材料/設(shè)備替代證明（如供應(yīng)商出具的《替代材料性能報(bào)告》）。附件需編號(hào)（如“附件1：《補(bǔ)充勘察報(bào)告》（編號(hào)：XX-02）”），并注明“原件留存于XX單位”（如“原件留存于施工單位”）。（三）第三步：審核審批流程：責(zé)任分層與重點(diǎn)把控洽商單需經(jīng)施工單位-監(jiān)理單位-建設(shè)單位-設(shè)計(jì)單位（若涉及設(shè)計(jì)變更）依次審核，每環(huán)節(jié)需明確責(zé)任主體與審核重點(diǎn)，確保“層層把關(guān)”。1.施工單位內(nèi)部審核（第一關(guān)）責(zé)任主體：項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、成本負(fù)責(zé)人。審核重點(diǎn)：真實(shí)性：內(nèi)容是否反映現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況；完整性：是否涵蓋所有變更要素（范圍、工程量、工期、成本）；合規(guī)性：是否符合合同條款（如變更范圍是否在合同約定內(nèi)）、施工規(guī)范；準(zhǔn)確性：工程量計(jì)算式是否正確，成本估算是否合理。2.監(jiān)理單位審核（第二關(guān)）責(zé)任主體：監(jiān)理工程師、總監(jiān)理工程師。審核重點(diǎn)：技術(shù)符合性：是否符合設(shè)計(jì)要求（如變更后的基礎(chǔ)形式是否滿足承載力要求）；合同符合性：是否符合合同約定的變更程序（如是否提前通知建設(shè)單位）；必要性：是否為必須變更（如是否有替代方案）。3.建設(shè)單位審核（第三關(guān)）責(zé)任主體：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、成本管理部門(mén)、技術(shù)管理部門(mén)。審核重點(diǎn)：必要性：是否符合項(xiàng)目整體計(jì)劃（如是否影響項(xiàng)目交付時(shí)間）；成本合理性：變更費(fèi)用是否在預(yù)算范圍內(nèi)（如是否超過(guò)項(xiàng)目預(yù)備費(fèi)）；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：是否存在質(zhì)量、安全風(fēng)險(xiǎn)（如變更后的基礎(chǔ)是否穩(wěn)定）。4.設(shè)計(jì)單位審核（第四關(guān)，若涉及設(shè)計(jì)變更）責(zé)任主體：設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人。審核重點(diǎn)：設(shè)計(jì)意圖符合性：是否符合原設(shè)計(jì)的功能要求（如變更后的筏板基礎(chǔ)是否滿足建筑荷載要求）；技術(shù)可行性：變更后的設(shè)計(jì)是否符合國(guó)家規(guī)范（如《建筑地基基礎(chǔ)設(shè)計(jì)規(guī)范》GB____）。審核要求：每環(huán)節(jié)審核需簽字并注明日期，若有異議需提出書(shū)面修改意見(jiàn)（如“工程量計(jì)算式需補(bǔ)充”“附件需增加設(shè)計(jì)變更通知”），施工單位需修改后重新提交審核。（四）第四步：發(fā)放與歸檔：閉環(huán)管理與追溯性保障1.發(fā)放流程審核審批完成后，施工單位需將洽商單發(fā)放給所有相關(guān)單位，包括：施工單位（留存原件）；監(jiān)理單位（留存復(fù)印件）；建設(shè)單位（留存復(fù)印件）；設(shè)計(jì)單位（留存復(fù)印件，若涉及設(shè)計(jì)變更）；造價(jià)咨詢(xún)單位（留存復(fù)印件，用于結(jié)算）。發(fā)放需填寫(xiě)《洽商單發(fā)放記錄》，內(nèi)容包括：洽商編號(hào)、發(fā)放日期、接收單位、接收人簽字、聯(lián)系方式，確?！鞍l(fā)放有記錄”。2.歸檔要求歸檔主體：施工單位（負(fù)責(zé)整理歸檔）、建設(shè)單位（負(fù)責(zé)留存?zhèn)浒福?；歸檔內(nèi)容：洽商單原件及所有附件（按編號(hào)順序裝訂）；歸檔要求：符合項(xiàng)目檔案管理規(guī)范（如《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》GB/T____），標(biāo)注“工程洽商單”類(lèi)別，保存期限至工程竣工驗(yàn)收后至少5年（或按合同約定）。四、常見(jiàn)問(wèn)題與注意事項(xiàng)（一）常見(jiàn)錯(cuò)誤規(guī)避1.洽商事由模糊：如“因現(xiàn)場(chǎng)情況變化需變更”，未說(shuō)明具體情況，需明確“什么情況變化”“為什么變化”；2.內(nèi)容描述籠統(tǒng)：如“增加工程量”，未說(shuō)明具體部位、數(shù)量，需明確“增加什么部位的工程量”“增加多少”；3.附件缺失：如僅填寫(xiě)“附圖紙”，未注明圖紙編號(hào)，需明確附件名稱(chēng)及編號(hào)；4.審核流程遺漏：如未經(jīng)過(guò)監(jiān)理單位審核直接提交建設(shè)單位，需嚴(yán)格按照“施工單位-監(jiān)理單位-建設(shè)單位”順序?qū)徍耍?.發(fā)放歸檔不及時(shí)：如洽商單審批后未及時(shí)發(fā)放給造價(jià)咨詢(xún)單位，導(dǎo)致結(jié)算延遲，需在審批完成后24小時(shí)內(nèi)發(fā)放。（二）關(guān)鍵注意事項(xiàng)1.避免“事后洽商”：洽商需在變更實(shí)施前發(fā)起，嚴(yán)禁“先施工后補(bǔ)單”；2.規(guī)范簽字蓋章：所有審核環(huán)節(jié)需由授權(quán)人員簽字（如總監(jiān)理工程師）并加蓋單位公章，嚴(yán)禁代簽；3.保留原始記錄：現(xiàn)場(chǎng)照片、會(huì)議紀(jì)要等原始文件需留存原件，避免篡改；4.與合同銜接：若變更超過(guò)合同約定的范圍（如增加新的工程內(nèi)容），需簽訂補(bǔ)充協(xié)議，不得用洽商單替代。五、總結(jié)標(biāo)準(zhǔn)工程洽商單填寫(xiě)流程是項(xiàng)目變更管理的“生命線”，其核心目標(biāo)是“確保變更合法、合規(guī)、合理”。通過(guò)規(guī)范發(fā)起條件、明確內(nèi)容要求、強(qiáng)化審核審批、完善發(fā)放歸檔，可有效減少項(xiàng)目糾紛、控制工程成本、保證工程質(zhì)量。在實(shí)踐中，需結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)（如住宅項(xiàng)目、工業(yè)項(xiàng)目）優(yōu)化流程（如簡(jiǎn)化小型變更的審核環(huán)節(jié)），但始終堅(jiān)持“真實(shí)性、完整性、追溯性”的原則。只有這樣，才能充分發(fā)揮洽商單的作用，為項(xiàng)目成功交付提供有力支撐。附錄：工程洽商單模板（簡(jiǎn)化版）項(xiàng)目名稱(chēng)XX花園一期住宅樓工程洽商編號(hào)XX花園-2023-Q3-001標(biāo)段標(biāo)段一：1#-3#樓日期2023年9月1日施工單位XX建筑工程有限公司監(jiān)理單位XX工程監(jiān)理有限公司建設(shè)單位XX房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司設(shè)計(jì)單位XX建筑設(shè)計(jì)研究院**洽商事由**因1#樓地基驗(yàn)槽時(shí)發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)場(chǎng)地質(zhì)條件與設(shè)計(jì)圖紙（編號(hào)：XX-01）不符，原設(shè)計(jì)為天然地基，實(shí)際地下2米處存在淤泥層，承載力不足，需調(diào)整基礎(chǔ)形式。**內(nèi)容描述**1#樓基礎(chǔ)形式由天然地基變更為筏板基礎(chǔ)，基礎(chǔ)埋深由2米調(diào)整為3米，筏板厚度為0.4米，混凝土強(qiáng)度等級(jí)為C30；增加混凝土工程量50立方米（計(jì)算式：10米×10米×0.5米），增加鋼筋工程量2噸（計(jì)算式：筏板面積×鋼筋間距×鋼筋重量）；預(yù)計(jì)增加工期3天，不影響總工期；增加成本15萬(wàn)元（依據(jù)合同綜合單價(jià)：混凝土300元/立方米，鋼筋5000元/噸）。**附件清單**1.《補(bǔ)充勘察報(bào)告》（編號(hào)：XX-02）；2.《現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄》（監(jiān)理工程師簽字：XXX）；3.變更后基礎(chǔ)平面圖（編號(hào)