ICS03.160

CCSA12

45

廣西壯族自治區(qū)地方標(biāo)準(zhǔn)

DB45/T2618.3—2022

行政復(fù)議工作規(guī)范

第3部分：案卷管理

Specificationforadministrativereconsideration—Part3:

Casefilemanagement

2022-12-01發(fā)布2022-12-30實施

廣西壯族自治區(qū)市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB45/T2618.3—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

本文件是DB45/T2618—2022《行政復(fù)議工作規(guī)范》的第3部分。DB45/T2618—2022已經(jīng)發(fā)布了以

下部分：

——第1部分：案件辦理；

——第2部分：文書格式；

——第3部分：案卷管理；

——第4部分：基礎(chǔ)保障。

本文件由廣西壯族自治區(qū)司法廳提出、歸口并宣貫。

本文件起草單位：廣西壯族自治區(qū)司法廳、廣西壯族自治區(qū)標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)研究院。

本文件主要起草人：林金文、范小輝、唐政、李文金、農(nóng)榮飛、曹吉鋒、周玲、林建業(yè)、吳寧忠、

韋懌琳、盧藝、王歡、蘇紫敏、梁源。

II

DB45/T2618.3—2022

行政復(fù)議工作規(guī)范

第3部分：案卷管理

1范圍

本文件規(guī)定了行政復(fù)議工作相關(guān)案卷管理的總體要求、案號、案由和案卷。

本文件適用于廣西壯族自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)各級人民政府行政復(fù)議機(jī)構(gòu)開展行政復(fù)議工作相關(guān)案卷

管理工作。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T398棉本色紗線

GB/T9705文書檔案案卷格式

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DB45/T2618.2行政復(fù)議工作規(guī)范第2部分：文書格式

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

正卷mainfile

行政復(fù)議案件可對外公開的案件材料。

3.2

副卷secondaryfile

行政復(fù)議機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)形成的不宜對外公開的文書材料。

4總體要求

4.1案件檔案按年度管理，遵循“一案一號”原則，每個案件應(yīng)形成一個獨(dú)立案卷，賦予唯一案號。

4.2結(jié)案后1個月內(nèi)完成案卷資料整理。

4.3應(yīng)建立案件檔案安全保密制度。

5案號

按DB45/T2618.2中的規(guī)定執(zhí)行。

1

DB45/T2618.3—2022

6案由

應(yīng)根據(jù)《行政復(fù)議決定書》和判決書內(nèi)容填寫。

7案卷

7.1組成

案卷組成如下：

a)封面；

b)卷內(nèi)文件目錄；

c)卷內(nèi)材料；

d)封底（卷內(nèi)備考表）。

7.2制作

7.2.1紙質(zhì)案卷

7.2.1.1檔案盒

7.2.1.1.1外形尺寸和材質(zhì)

應(yīng)符合GB/T9705的要求。宜使用250g無酸牛皮紙制作。

7.2.1.1.2封面

封面的樣式應(yīng)符合附錄A中的要求，項目包括：

a)全宗名稱；

b)結(jié)案日期；

c)保管期限；

d)全宗號；

e)目錄號；

f)案卷號。

7.2.1.1.3盒脊

盒脊的樣式應(yīng)符合附錄A中的要求，項目包括：

a)全宗號；

b)目錄號；

c)案卷號；

d)案件文號；

e)保管期限；

f)盒號。

7.2.1.2案卷封面

案卷封面應(yīng)采用120g無酸牛皮紙，按附錄B中規(guī)定的樣式制作，項目包括：

2

DB45/T2618.3—2022

a)案件文號；

b)申請人；

c)被申請人；

d)第三人；

e)案由；

f)處理結(jié)果；

g)結(jié)案日期；

h)保管期限；

i)件數(shù)和頁數(shù)；

j)全宗號；

k)目錄號；

l)案卷號。

7.2.1.3卷內(nèi)文件目錄

7.2.1.3.1行政復(fù)議案卷卷內(nèi)文件目錄和行政訴訟案卷卷內(nèi)文件目錄應(yīng)按附錄B規(guī)定的樣式制作。

7.2.1.3.2卷內(nèi)文件目錄的項目包括：

a)類別；

b)序號；

c)檔案文書名稱；

d)頁號。

7.2.1.3.3卷內(nèi)文件目錄各項目填寫要求如下：

a)序號：

1)按照卷內(nèi)文件排列的先后順序填寫，每一份文書材料編寫一個順序號；

2)用3位阿拉伯?dāng)?shù)字編排，不足3位數(shù)字時，設(shè)虛位補(bǔ)齊；

示例：001、002、003……

3)同類文件有多份的，按照文書形成時間先后排列并分別編號；

4)案件存在多份調(diào)查筆錄的，按照筆錄形成時間先后分別排列、編號。

b)檔案文書名稱：

1)文書材料有標(biāo)題，且該標(biāo)題能說明文件內(nèi)容的，填寫文書材料的標(biāo)題，照實抄錄；

2)文書材料無標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的，根據(jù)其內(nèi)容，概括出其主題作為文書名稱，

并使用中括號“[]”括起。

c)頁號：按照卷內(nèi)文件在本卷宗內(nèi)的位置所對應(yīng)的頁碼填寫，文件超過1頁的，寫明起止頁號。

7.2.1.4卷內(nèi)材料

7.2.1.4.1卷內(nèi)文書

文書排列完畢后，應(yīng)逐頁編寫頁碼。頁碼編寫應(yīng)符合以下要求：

a)從卷內(nèi)目錄后的第一份文書的首頁開始編寫；

b)以頁面為單位編號，每個頁面編一個號碼，無文字記載的空白頁面不編號；

c)從頁碼“1”開始，正面的頁碼標(biāo)注在頁面的右上角，反面的頁碼標(biāo)注在頁面的左上角；

d)頁碼無漏編和重復(fù)編號。

3

DB45/T2618.3—2022

7.2.1.4.2不宜裝訂的材料

7.2.1.4.2.1不宜裝訂的材料包括：

a)案件相關(guān)音像材料；

b)照片、圖紙及其他材料。

7.2.1.4.2.2對于7.2.1.4.2.1b）中提及的材料，應(yīng)使用信封粘貼在A4幅面的紙上封裝并附卷歸檔。

7.2.1.5封底

7.2.1.5.1案卷封底為卷內(nèi)備考表，應(yīng)采用120g無酸牛皮紙，按附錄C規(guī)定的樣式制作。

7.2.1.5.2案卷封底的項目包括：

a)本卷情況說明；

b)立卷人；

c)檢查人；

d)立卷日期。

7.2.1.5.3封底各項目填寫要求如下：

a)本卷情況說明：卷內(nèi)文書材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等；

b)立卷人：由負(fù)責(zé)制作本案卷的人員簽名或蓋章；

c)檢查人：由負(fù)責(zé)案卷質(zhì)量檢查或?qū)徍说娜藛T簽名或蓋章；

d)立卷日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

7.2.1.6組裝

7.2.1.6.1排列

各組成部分內(nèi)容的排列順序為“案卷封面—卷內(nèi)文件目錄—案卷材料—案卷封底”。

7.2.1.6.2修繕

案卷裝訂前應(yīng)按以下要求進(jìn)行修繕：

a)剔除文書材料上的金屬物；

b)對破損或褪色的材料，進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制；

c)裝訂部位過窄或有字跡的材料，用紙加襯邊；

d)紙面過小的書寫材料，加貼白色A4紙襯紙；

e)紙張大于卷面的材料，按卷宗大小折疊整齊；

f)需附卷的信封應(yīng)打開展平加貼襯紙，郵票不可移除；

g)文件制成材料或字跡材料等不利于保存的（如熱敏紙傳真件、用鉛筆或圓珠筆等不耐久材料

書寫的文書等），將原件復(fù)制1份，放在原件之后，另編張次；

h)文書材料中有票據(jù)需要加貼襯紙時，應(yīng)平鋪粘貼；粘貼多張票據(jù)時，防止重疊遮蓋，并在空

白處注明此頁粘貼票據(jù)張數(shù)；

i)對字跡難以辨認(rèn)的材料，附上抄件，載明抄件制作人；

j)案卷內(nèi)的照片（包括底片）附有文字說明；

k)將外文和少數(shù)民族語言材料譯成漢語附在原文后面；

l)翻譯件載明翻譯單位名稱或個人姓名。

4

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7.2.1.6.3裝訂

案卷應(yīng)采用“三孔一線”方式裝訂，具體要求如下：

——裝訂孔位于裝訂頁面左側(cè)，距頁面左側(cè)邊緣12mm，平行于頁面長邊，呈直線排列，各孔間距

為80mm，中間孔位于與頁面長邊垂直中位線上；

——裝訂線采用棉紗線，棉紗線規(guī)格、質(zhì)量、檢測符合GB/T398中的規(guī)定。

7.2.1.6.4封裝

案卷裝訂后，應(yīng)在卷底裝訂線結(jié)扣處粘貼封志，由立卷人或檔案管理員加蓋騎縫章。

7.2.2電子案卷

7.2.2.1帶有彩色照片、紅色印章、手印等的案卷材料，應(yīng)采用彩色掃描。

7.2.2.2掃描結(jié)果應(yīng)清晰完整，與紙質(zhì)案卷材料保持一致，防止出現(xiàn)漏頁、重復(fù)、歪斜等情形。

7.2.2.3不宜進(jìn)行掃描的材料，同時在電子案卷對應(yīng)頁碼予以說明。

7.2.2.4圖片處理應(yīng)遵循DA/T31的要求。

7.3保管和銷毀

7.3.1保管

7.3.1.1紙質(zhì)案卷有破損、變質(zhì)情形或電子案卷管理系統(tǒng)損壞時，應(yīng)及時采取補(bǔ)救措施。

7.3.1.2案件檔案保管期限為30年。

7.3.2銷毀

按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。

5

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A

A

附錄A

（規(guī)范性）

檔案盒封面和盒脊

A.1圖A.1規(guī)定了行政復(fù)議案件檔案盒封面和行政訴訟案件檔案盒封面的格式。

注：長為310mm，寬為220mm。

圖A.1檔案盒封面格式

6

DB45/T2618.3—2022

A.2圖A.2規(guī)定了行政復(fù)議案件檔案盒盒脊和行政訴訟案件檔案盒盒脊的格式。

注：長為310mm，厚為30mm、40mm或50mm。

圖A.2檔案盒盒脊格式

7

DB45/T2618.3—2022

B

B

附錄B

（規(guī)范性）

案卷封面和目錄

圖B.1給出了行政復(fù)議案卷（正卷）封面的參考樣式。

圖B.2給出了行政復(fù)議案件卷內(nèi)文件目錄（正卷）的參考樣式。

圖B.3給出了行政復(fù)議案卷（副卷）封面的參考樣式。

圖B.4給出了行政復(fù)議案件卷內(nèi)文件目錄（副卷）的參考樣式。

圖B.5給出了行政訴訟案卷封面的參考樣式。

圖B.6給出了行政訴訟案件卷內(nèi)文件目錄的參考樣式。

8

DB45/T2618.3—2022

單位為毫米

注：長為300mm，寬為210mm。

圖B.1行政復(fù)議案卷封面（正卷）

9

DB45/T2618.3—2022

行政復(fù)議案件卷內(nèi)目錄（正卷）

類別序號檔案文書名稱頁號

法律文書

申請人

材料

被申請

人材料

第三人

材料

審理材料

其他

圖B.2行政復(fù)議案件卷內(nèi)目錄（正卷）

10

DB45/T2618.3—2022

單位為毫米

注：長為300mm，寬為210mm。

圖B.3行政復(fù)議案卷封面（副卷）

11

DB45/T2618.3—2022

行政復(fù)議案件卷內(nèi)目錄（副卷）

類別序號檔案文書名稱頁號

圖B.4行政復(fù)議案件卷內(nèi)目錄（副卷）

12

DB45/T2618.3—2022

單位為毫米

注：長為300mm，寬為210mm。

圖B.5行政訴訟案卷封面

13

DB45/T2618.3—2022

行政訴訟案件卷內(nèi)目錄

類別序號檔案文書名稱頁號

法律文書

訴訟

材料

其他當(dāng)事

人訴訟材

料

其他材料

圖B.6行政訴訟案件卷內(nèi)目錄

14

C

C

附錄C

（規(guī)范性）

卷內(nèi)備考表

C.1圖C.1規(guī)定了卷內(nèi)備考表的樣式。

卷內(nèi)備考表

本卷情況說明

DB45/T2618.3

—

2022

立卷人

檢查人

立卷時間

注：長為300mm，總寬度為300mm，折口寬度為90mm。

圖C.1卷內(nèi)備考表

15

DB45/T2618.3—2022

參考文獻(xiàn)

[1]GB/T39784—2021電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求

[2]DA/T69—2018紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范

[3]國家檔案局.中華人民共和國檔案法實施辦法[Z].1996-06-07.

[4]國家檔案局.機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定[Z].2018-10-11.

[5]中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳.機(jī)關(guān)檔案工作條例[Z].1983-04-28.

[6]廣西壯族自治區(qū)人民政府辦公廳.廣西壯族自治區(qū)人民政府辦公廳關(guān)于深入推進(jìn)行政復(fù)議規(guī)范

化建設(shè)的意見.（桂政辦發(fā)〔2021〕100號）[Z].2022-10-15.

16

DB45/T2618.3—2022

目次

前言.................................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術(shù)語和定義.........................................................................1

4總體要求...........................................................................1

5案號...............................................................................1

6案由...............................................................................2

7案卷...............................................................................2

附錄A（規(guī)范性）檔案盒封面和盒脊.....................................................6

附錄B（規(guī)范性）案卷封面和目錄.......................................................8

附錄C（規(guī)范性）卷內(nèi)備考表..........................................................15

參考文獻(xiàn).............................................................................16

圖A.1檔案盒封面格式.................................................................6

圖A.2檔案盒盒脊格式.................................................................7

圖B.1行政復(fù)議案卷封面（正卷）.......................................................9

圖B.2行政復(fù)議案件卷內(nèi)目錄（正卷）..................................................10

圖B.3行政復(fù)議案卷封面（副卷）......................................................11

圖B.4行政復(fù)議案件卷內(nèi)目錄（副卷）..................................................12

圖B.5行政訴訟案卷封面..............................................................13

圖B.6行政訴訟案件卷內(nèi)目錄..........................................................14

圖C.1卷內(nèi)備考表....................................................................15

I

DB45/T2618.3—2022

行政復(fù)議工作規(guī)范

第3部分：案卷管理

1范圍

本文件規(guī)定了行政復(fù)議工作相關(guān)案卷管理的總體要求、案號、案由和案卷。

本文件適用于廣西壯族自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)各級人民政府行政復(fù)議機(jī)構(gòu)開展行政復(fù)議工作相關(guān)案卷

管理工作。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T398棉本色紗線

GB/T9705文書檔案案卷格式

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DB45/T2618.2行政復(fù)議工作規(guī)范第2部分：文書格式

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

正卷mainfile

行政復(fù)議案件可對外公開的案件材料。

3.2

副卷secondaryfile

行政復(fù)議機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)形成的不宜對外公開的文書材料。

4總體要求

4.1案件檔案按年度管理，遵循“一案一號”原則，每個案件應(yīng)形成一個獨(dú)立案卷，賦予唯一案號。

4.2結(jié)案后1個月內(nèi)完成案卷資料整理。

4.3應(yīng)建立案件檔案安全保密制度。

5案號

按DB45/T2618.2中的規(guī)定執(zhí)行。

1

DB45/T2618.3—2022

6案由

應(yīng)根據(jù)《行政復(fù)議決定書》和判決書內(nèi)容填寫。

7案卷

7.1組成

案卷組成如下：

a)封面；

b)卷內(nèi)文件目錄；

c)卷內(nèi)材料；

d)封底（卷內(nèi)備考表）。

7.2制作

7.2.1紙質(zhì)案卷

7.2.1.1檔案盒

7.2.1.1.1外形尺寸和材質(zhì)

應(yīng)符合GB/T9705的要求。宜使用250g無酸牛皮紙制作。

7.2.1.1.2封面

封面的樣式應(yīng)符合附錄A中的要求，項目包括：

a)全宗名稱；

b)結(jié)案日期；

c)保管期限；

d)全宗號；

e)目錄號；

f)案卷號。

7.2.1.1.3盒脊

盒脊的樣式應(yīng)符合附錄A中的要求，項目包括：

a)全宗號；

b)目錄號；

c)案卷號；

d)案件文號；

e)保管期限；

f)盒號。

7.2.1.2案卷封面

案卷封面應(yīng)采用120g無酸牛皮紙，按附錄B中規(guī)定的樣式制作，項目包括：

2

DB45/T2618.3—2022

a)案件文號；

b)申請人；

c)