合同管理標(biāo)準(zhǔn)化工具與合同審核模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本工具與模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、大型集團(tuán)）、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同全生命周期管理，尤其適合法務(wù)部門、采購(gòu)部門、業(yè)務(wù)部門及行政管理部門使用。具體場(chǎng)景包括：日常合同起草：業(yè)務(wù)部門在簽訂采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同時(shí)可借助標(biāo)準(zhǔn)化模板快速規(guī)范內(nèi)容；合同審核流程：法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性、邏輯性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)審核時(shí)，通過審核清單保證無遺漏；合同歸檔與查詢：企業(yè)對(duì)已簽訂合同進(jìn)行分類存儲(chǔ)、編號(hào)管理，后續(xù)可通過臺(tái)賬快速檢索合同狀態(tài)（如履行中、已履行、已終止）；合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：針對(duì)合同履行中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如付款時(shí)間、交付期限），通過工具設(shè)置提醒，避免違約風(fēng)險(xiǎn)。二、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化工具操作流程（一）工具初始化配置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置：在系統(tǒng)中錄入企業(yè)常用信息，包括公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、開戶行及賬號(hào)、地址、聯(lián)系方式等，保證合同中主體信息自動(dòng)帶出，減少手動(dòng)填寫錯(cuò)誤。合同類型分類：根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)置合同類型樹，如“采購(gòu)類”（原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)）、“銷售類”（產(chǎn)品銷售、服務(wù)銷售）、“合作類”（合作協(xié)議、聯(lián)營(yíng)協(xié)議）、“勞動(dòng)類”（勞動(dòng)合同、保密協(xié)議）等，每類合同可關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)模板。審批流程配置：按合同金額、類型設(shè)置差異化審批流程。例如：金額≤5萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員（可選）→行政歸檔；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→財(cái)務(wù)部門→分管副總→行政歸檔；金額＞50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→財(cái)務(wù)部門→分管副總→總經(jīng)理→行政歸檔。（二）合同起草與錄入選擇模板：根據(jù)合同類型（如“采購(gòu)合同”），從模板庫(kù)中選擇對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化模板，模板已包含通用條款（如不可抗力、爭(zhēng)議解決方式），僅需填寫個(gè)性化內(nèi)容。填寫核心信息：合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）；合同標(biāo)的（貨物名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量）；合同金額（大寫、小寫，幣種）；履行期限（開始/結(jié)束日期，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)如交付時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)）；付款方式（預(yù)付款比例、尾款支付條件，賬戶信息需與初始化配置一致）。附件：如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、資質(zhì)文件（對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證等），需掃描件并命名規(guī)范（如“項(xiàng)目技術(shù)協(xié)議_V1.0”）。（三）合同審批與流轉(zhuǎn)發(fā)起審批：起草人確認(rèn)合同信息無誤后，在系統(tǒng)中提交審批，選擇預(yù)設(shè)流程（根據(jù)金額/類型自動(dòng)匹配或手動(dòng)選擇），附上《合同審核說明》（如“本次采購(gòu)為緊急項(xiàng)目，需加急處理”）。逐級(jí)審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：審核合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致性（如采購(gòu)數(shù)量是否符合生產(chǎn)計(jì)劃、服務(wù)范圍是否與項(xiàng)目要求匹配）；法務(wù)專員：審核條款合法性（如違約責(zé)任是否明確、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰）、邏輯性（如權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否沖突）；財(cái)務(wù)部門：審核金額準(zhǔn)確性、付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度（如大額付款是否約定分期、發(fā)票類型是否合規(guī)）；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：審核合同風(fēng)險(xiǎn)與收益平衡（如合作方資信是否達(dá)標(biāo)、項(xiàng)目是否符合戰(zhàn)略規(guī)劃）。審核意見處理：若審核人提出修改意見（如“違約責(zé)任需增加‘逾期付款按日萬(wàn)分之五計(jì)算’”），起草人需在24小時(shí)內(nèi)修訂并重新提交，直至所有審核人通過。（四）合同簽署與歸檔用印申請(qǐng)：審批通過后，起草人在系統(tǒng)中提交用印申請(qǐng)，最終版合同PDF，注明用印份數(shù)（如一式三份：甲方兩份、乙方一份）、用印類型（合同專用章、公章）。簽署用?。盒姓块T根據(jù)用印審批單安排用印，用印后檢查合同份數(shù)、騎縫章是否完整，掃描簽署版合同至系統(tǒng)，電子存檔。紙質(zhì)歸檔：將簽署版合同按“合同類型-簽訂日期”分類存入檔案柜，貼上標(biāo)簽（如“采購(gòu)類-2024—公司”），檔案管理員在系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已歸檔”。（五）合同履行與監(jiān)控設(shè)置履行提醒：在系統(tǒng)中錄入合同關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“2024年X月X日需交付貨物”“2024年X月X日支付尾款”），系統(tǒng)提前3天通過短信/郵件提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人（如采購(gòu)專員、財(cái)務(wù)出納）。履行情況記錄：業(yè)務(wù)部門在節(jié)點(diǎn)完成后，在系統(tǒng)中填寫《合同履行記錄》（如“貨物已于2024年X月X日交付，簽收單號(hào)：X”），交付憑證（如簽收單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）。異常處理：若出現(xiàn)逾期履行（如對(duì)方延遲交付），業(yè)務(wù)部門需在系統(tǒng)中發(fā)起《合同異常處理流程》，記錄異常原因、溝通情況及應(yīng)對(duì)措施（如發(fā)送催告函、協(xié)商賠償），法務(wù)部門介入處理爭(zhēng)議。三、合同審核模板使用指南（一）模板選擇與適配根據(jù)合同類型選擇對(duì)應(yīng)審核模板，核心模板包括：采購(gòu)合同審核模板：側(cè)重標(biāo)的物質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付驗(yàn)收、付款條件；銷售合同審核模板：側(cè)重客戶信用審核、交付風(fēng)險(xiǎn)、違約責(zé)任；服務(wù)合同審核模板：側(cè)重服務(wù)范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬；勞動(dòng)合同審核模板：側(cè)重試用期約定、薪酬結(jié)構(gòu)、保密條款。選擇模板后，刪除與本次合同無關(guān)的條款（如服務(wù)合同中無需審核“設(shè)備驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”），補(bǔ)充個(gè)性化審核項(xiàng)（如“本次合作涉及跨境業(yè)務(wù)，需增加外匯支付條款審核”）。（二）審核要點(diǎn)逐項(xiàng)核對(duì)以“采購(gòu)合同審核模板”為例，審核時(shí)需逐項(xiàng)核對(duì)以下內(nèi)容：審核模塊審核要點(diǎn)主體信息甲方/乙方名稱是否與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系方式是否準(zhǔn)確，授權(quán)代理人是否有有效授權(quán)書。合同標(biāo)的貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（是否為國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或約定具體技術(shù)參數(shù)）是否清晰，有無歧義。價(jià)款與支付金額大小寫是否一致，幣種是否明確，付款方式（電匯/支票）、節(jié)點(diǎn)（預(yù)付款、到貨款、尾款比例及支付條件）是否符合財(cái)務(wù)制度，是否約定發(fā)票類型及開具時(shí)間。履行期限與方式交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式（運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方）、驗(yàn)收流程（驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收期限、異議期）是否具體，有無“盡快”“approximately”等模糊表述。違約責(zé)任雙方違約責(zé)任是否對(duì)等（如逾期交貨與逾期付款的違約金比例是否一致），違約金計(jì)算方式是否明確（如“按日萬(wàn)分之五”），是否約定違約金上限。爭(zhēng)議解決爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確，管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否唯一（如“向甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院起訴”），是否排除“先仲裁后訴訟”等無效條款。其他特殊條款知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如技術(shù)專利是否歸屬甲方）、保密義務(wù)（保密范圍、期限）、不可抗力（定義及處理流程）、合同解除條件（如“一方嚴(yán)重違約，另一方有權(quán)解除合同”）是否合法合規(guī)。（三）審核意見反饋與修訂標(biāo)記問題：在審核模板中用不同顏色標(biāo)注問題（如紅色標(biāo)“嚴(yán)重違規(guī)”，黃色標(biāo)“需補(bǔ)充說明”），在“審核意見”欄填寫具體修改建議（如“第5.3條‘驗(yàn)收合格后支付尾款’需明確‘驗(yàn)收合格’的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，建議增加‘雙方簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》’”）。溝通確認(rèn)：將標(biāo)注后的審核模板反饋給起草人，通過電話/會(huì)議溝通修改意圖，保證雙方對(duì)審核意見理解一致。復(fù)核確認(rèn)：起草人修訂后，審核人需再次核對(duì)是否解決問題，確認(rèn)無誤后在審核模板上簽字（電子簽章），并歸檔至系統(tǒng)。四、核心模板表格展示（一）合同臺(tái)賬表合同編號(hào)合同名稱合同類型甲方名稱乙方名稱簽訂日期合同金額（元）合同狀態(tài)負(fù)責(zé)人歸檔日期CG-2024-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同采購(gòu)類科技有限公司商貿(mào)有限公司2024-01-1585,000.00履行中*小明2024-01-18XS-2024-002軟件系統(tǒng)銷售合同銷售類集團(tuán)有限公司信息技術(shù)公司2024-02-03320,000.00已履行*小紅2024-02-08（二）合同審核清單表審核項(xiàng)目審核標(biāo)準(zhǔn)審核結(jié)果（通過/不通過）問題描述審核人審核日期主體信息名稱與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，信用代碼準(zhǔn)確通過—*律師2024-01-16價(jià)款支付大小寫一致，約定分期付款節(jié)點(diǎn)不通過未明確“到貨款”的具體支付條件（如“到貨后30日內(nèi)”）*會(huì)計(jì)2024-01-16違約責(zé)任雙方違約金對(duì)等，計(jì)算方式明確通過—*律師2024-01-16（三）合同變更記錄表變更編號(hào)原合同編號(hào)變更內(nèi)容變更原因?qū)徟松掌诟郊ㄗ兏鼌f(xié)議）BG-2024-001CG-2024-001交付時(shí)間延長(zhǎng)15天供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備故障，延遲交貨*副總2024-03-01BG-2024-001變更協(xié)議（四）合同風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估表風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）應(yīng)對(duì)措施負(fù)責(zé)人完成時(shí)限乙方為首次合作客戶高要求乙方提供近期財(cái)務(wù)報(bào)表及3家合作單位聯(lián)系方式，進(jìn)行資信背景調(diào)查*經(jīng)理2024-01-20合同未約定爭(zhēng)議解決方式高補(bǔ)充“如發(fā)生爭(zhēng)議，提交甲方所在地仲裁委員會(huì)仲裁”條款*律師2024-01-17付款節(jié)點(diǎn)較長(zhǎng)中要求乙方提供銀行保函，降低逾期付款風(fēng)險(xiǎn)*會(huì)計(jì)2024-01-25五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）信息準(zhǔn)確性保障合同主體信息（名稱、信用代碼、賬戶）需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、開戶許可證一致，避免因名稱錯(cuò)誤導(dǎo)致合同無效；金額、日期、數(shù)量等關(guān)鍵數(shù)字需大寫與小寫同時(shí)標(biāo)注，嚴(yán)禁涂改，修改處需雙方蓋章/按手印確認(rèn)。（二）流程合規(guī)性要求嚴(yán)禁“先簽后批”或“越級(jí)審批”，所有合同必須完成完整審批流程后方可用印；涉及公司重大利益的合同（如對(duì)外擔(dān)保、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓），需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過。（三）法律合規(guī)性審查合同條款不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如“約定工傷由員工自行承擔(dān)”無效）；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)藥）的合同，需保證符合行業(yè)監(jiān)管要求（如需附生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證）。（四）保密與安全管理合同文本及附件（含電子版、紙質(zhì)版）需標(biāo)注“保密”字樣，僅限審批相關(guān)人員查閱；電子合同存儲(chǔ)需加密，定期備份數(shù)據(jù)，防止信息泄露或丟失；紙質(zhì)合同檔案存放在帶鎖檔案柜，借閱需登記（借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間）。（五）動(dòng)態(tài)更新機(jī)制定期（每半年/每年）review合同模板及審核流程，根據(jù)法律法規(guī)變化（如《民法典》相關(guān)司法解