環(huán)保公司公文處理管理辦法

一、總則本辦法適用于環(huán)保公司全體員工。環(huán)保公司秉持“綠色環(huán)保，守護(hù)家園；創(chuàng)新服務(wù)，共贏未來(lái)”的企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)理念，致力于通過(guò)扁平化管理模式，提高工作效率，在實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益雙豐收的同時(shí)，為客戶提供優(yōu)質(zhì)環(huán)保服務(wù)。公文處理作為公司日常運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于信息傳遞、工作協(xié)調(diào)與決策執(zhí)行具有關(guān)鍵作用。為加強(qiáng)公司公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。二、公文種類1.決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。2.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。3.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。4.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。5.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。6.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。7.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。8.紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。三、公文格式1.版頭-公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱為版頭。版頭包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人。-發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。-發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。2.主體-公文首頁(yè)紅色分隔線（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體。主體包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章、附注、附件。-標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。-主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。-正文一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。3.版記-公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。版記包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼。-版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。四、行文規(guī)則1.一般規(guī)則-行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。-行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。2.上行文規(guī)則-原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。-黨委、政府的部門(mén)向上級(jí)主管部門(mén)請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門(mén)。-請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。3.下行文規(guī)則-主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。-涉及多個(gè)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門(mén)之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷(xiāo)。4.平行文規(guī)則-平行文是指同級(jí)機(jī)關(guān)，或者不相隸屬的，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、部門(mén)、單位之間的一種行文。函是主要的平行文文種。函應(yīng)一事一函，語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔明了。五、發(fā)文辦理1.草擬-公文草擬由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)。草擬公文應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。-內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。-涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。2.審核-公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。-涉及有關(guān)地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)；文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。3.簽發(fā)-公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。-簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見(jiàn)、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。4.復(fù)核、登記、印制、核發(fā)-已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。-對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。-公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。-公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。六、收文辦理1.簽收-對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。-簽收涉密公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)，在指定的簽收登記簿上記錄公文的名稱、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、來(lái)源等信息。2.登記-對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。登記內(nèi)容包括公文的文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)源、密級(jí)、緊急程度、份數(shù)、日期、承辦部門(mén)、辦理情況等。-收文登記可采用紙質(zhì)登記薄或電子登記系統(tǒng)進(jìn)行。3.初審-對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。4.承辦-閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理；需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門(mén)對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱-根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦-及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門(mén)按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。7.答復(fù)-公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。七、公文管理1.公文的保管-公司設(shè)立專門(mén)的公文保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，確保公文的安全存放。-公文應(yīng)按照類別、年份、文號(hào)等進(jìn)行分類整理存放，便于查找和管理。-電子公文應(yīng)存儲(chǔ)在安全的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.公文的借閱-公司員工因工作需要借閱公文，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱公文的名稱、文號(hào)、借閱原因、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公文保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。-借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱人應(yīng)妥善保管借閱的公文，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在公文中涂改、圈劃、批注等。3.公文的歸檔-公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理歸檔。-歸檔范圍包括本公司形成的具有保存價(jià)值的各種公文、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部刊物、簡(jiǎn)報(bào)、照片、圖表、錄音、錄像等。-歸檔的公文應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的公文應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的公文應(yīng)予復(fù)制。4.公文的銷(xiāo)毀-不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷(xiāo)。個(gè)人不得私自銷(xiāo)毀、留存涉密公文。-采用焚毀、粉碎、化漿等方式銷(xiāo)毀公文，對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行記錄，注明銷(xiāo)毀公文的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息。八、公文處理與績(jī)效考核1.建立考核指標(biāo)-將公文處理工作納入員工績(jī)效考核體系，設(shè)定明確的考核指標(biāo)，如公文起草的質(zhì)量與效率、公文審核的準(zhǔn)確性、公文辦理的及時(shí)性等。-對(duì)于因公文處理不當(dāng)導(dǎo)致工作失誤或影響公司形象的行為，進(jìn)行相應(yīng)的扣分處理。2.考核周期與方式-績(jī)效考核周期為每季度一次?？己朔绞讲捎米栽u(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式。-員工應(yīng)在考核周期內(nèi)對(duì)自己的公文處理工作進(jìn)行總結(jié)自評(píng)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工的實(shí)際工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，同時(shí)可征求同事的意見(jiàn)和建議。3.結(jié)果應(yīng)用-績(jī)效考核結(jié)果與員工的薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。對(duì)于公文處理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰；對(duì)于不達(dá)標(biāo)者，進(jìn)行培訓(xùn)和輔導(dǎo)，如仍不能改進(jìn)，可按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。九、人力資源與公文處理培訓(xùn)1.培訓(xùn)計(jì)劃制定-人力資源部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展需求和員工實(shí)際情況，制定公文處理培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等。-培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋公文種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文與收文辦理流程、公文管理等方面的知識(shí)和技能。2.培訓(xùn)方式-采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種方式相結(jié)合。內(nèi)部培訓(xùn)可邀請(qǐng)公司資深員工或?qū)I(yè)人士進(jìn)行授課；外部培訓(xùn)可參加相關(guān)機(jī)構(gòu)舉辦的公文處理培訓(xùn)班；在線學(xué)習(xí)可利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供的學(xué)習(xí)資源。-定期組織公文處理模擬演練，讓員工在實(shí)踐中提高公文處理能力。3.培訓(xùn)效果評(píng)估-培訓(xùn)結(jié)束后，對(duì)員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估方式包括考試、實(shí)際操作、工作表現(xiàn)評(píng)估等。-根據(jù)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃和內(nèi)容，提高培訓(xùn)質(zhì)量。十、安全生產(chǎn)與公文處理1.涉及安全生產(chǎn)公文的處理要求-對(duì)于涉及安全生產(chǎn)的公文，如安全事故報(bào)告、安全隱患排查通知等，應(yīng)按照緊急公文的處理流程，優(yōu)先辦理，確保信息及時(shí)傳遞。-公文處理人員應(yīng)認(rèn)真審核安全生產(chǎn)公文的內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確、完整，對(duì)于存在疑問(wèn)的公文，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通核實(shí)。2.安全生產(chǎn)信息在公文中的體現(xiàn)-在起草、審核與安全生產(chǎn)相關(guān)的公文時(shí)，應(yīng)突出安全生產(chǎn)的重要性，明確安全生產(chǎn)責(zé)任，提出具體的安全生產(chǎn)措施和要求。-通過(guò)公文及時(shí)傳達(dá)國(guó)家和地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、政策文件精神，確保公司全體員工了解安全生產(chǎn)要求。3.公文處理對(duì)安全生產(chǎn)工作的支持-公文處理部門(mén)應(yīng)協(xié)助安全生產(chǎn)管理部門(mén)做好安全生產(chǎn)文件的整理、歸檔工作，為安全生產(chǎn)工作提供資料支持。-及時(shí)將安全生產(chǎn)工作中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法通過(guò)公文進(jìn)行推廣，促進(jìn)公司安全生產(chǎn)工作水平的提高。十一、人文關(guān)懷與公文處理1.公文語(yǔ)言中的人文關(guān)懷-在公文起草過(guò)程中，倡導(dǎo)使用文明、禮貌、尊重的語(yǔ)言，避免使用生硬、冷漠的措辭。對(duì)于員工的請(qǐng)示、報(bào)告等公文，回復(fù)時(shí)應(yīng)給予充分的關(guān)注和尊重。-在涉及員工福利、職業(yè)發(fā)展等方面的公文中，體現(xiàn)公司對(duì)員工的關(guān)心和愛(ài)護(hù)，增強(qiáng)員工的歸屬感和凝聚力。2.公文處理流程中的人文關(guān)懷-優(yōu)化公文處理流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)，提高工作效率，減輕員工的工作負(fù)擔(dān)。-對(duì)于員工因特殊情況未能按時(shí)完成公文處理任務(wù)