電競公司采購異議處理規(guī)定

一、總則（一）目的為規(guī)范本電競公司采購異議處理流程，保障公司采購活動的公平、公正、公開，維護公司及供應商的合法權益，提高采購效率與質量，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于本電競公司在采購各類物資（包括但不限于電競設備、辦公用品、宣傳物料等）、服務（如賽事承辦服務、網絡維護服務等）過程中，公司內部員工、供應商及其他相關方提出的采購異議處理。（三）處理原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司相關采購制度進行異議處理。2.公平公正原則：確保異議處理過程不受任何不當因素干擾，客觀公正地對待每一個異議。3.及時高效原則：迅速響應異議，在規(guī)定時間內完成處理，減少對采購項目的影響。4.充分溝通原則：與異議提出方保持充分溝通，了解其訴求，確保處理結果得到認可。（四）相關企業(yè)文化與經營理念體現(xiàn)本公司秉持“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越”的企業(yè)文化，在采購異議處理中，鼓勵各方積極提出意見和建議，以創(chuàng)新的思維解決問題；強調內部各部門之間、與供應商之間的協(xié)作，共同推動采購工作順利進行；追求卓越的采購管理水平，不斷優(yōu)化異議處理流程，提升整體運營效益。同時，以“為客戶提供極致電競體驗”為經營理念，采購異議處理也將圍繞如何更好地滿足客戶需求展開，確保采購的物資和服務符合公司業(yè)務發(fā)展要求。二、異議提出（一）內部員工異議提出1.公司內部員工如對采購項目的需求、規(guī)格、預算、供應商選擇等方面存在異議，應首先向本部門負責人反映。部門負責人應詳細記錄異議內容，并進行初步評估。2.若部門負責人認為異議具有合理性且無法自行解決，應在[X]個工作日內以書面形式提交至采購部門。書面材料應包括異議詳細情況、涉及的采購項目信息、建議解決方案等。（二）供應商異議提出1.供應商在參與公司采購活動過程中，若對采購文件、采購過程、中標（成交）結果等有異議，應在規(guī)定的時間內以書面形式向公司采購部門提出。2.異議書應包含供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、異議事項的具體內容、相關證明材料以及明確的請求等。同時，供應商應確保異議書加蓋單位公章，并由法定代表人或其授權代表簽字。（三）其他相關方異議提出其他相關方（如合作伙伴、行業(yè)監(jiān)管部門等）若對公司采購活動提出異議，可通過正式函件或指定聯(lián)系方式向公司采購部門反映。采購部門應及時接收并記錄異議內容。三、異議受理（一）受理部門公司采購部門為采購異議的受理部門，負責統(tǒng)一接收、登記和初步審查各類采購異議。（二）受理流程1.采購部門收到異議后，應在[X]個工作日內進行登記，記錄異議提出方、異議事項、提出時間等關鍵信息。2.對異議書的格式、內容完整性、提出時間等進行初步審查。若異議書不符合要求，采購部門應在[X]個工作日內通知異議提出方補充或修改。異議提出方應在收到通知后的[X]個工作日內完成補充或修改，否則視為放棄異議。3.對于符合受理條件的異議，采購部門應在受理后[X]個工作日內確定異議處理負責人，并將異議相關材料移交處理負責人。（三）扁平化管理體現(xiàn)在異議受理過程中，采購部門內部采用扁平化管理模式，減少層級審批，提高工作效率。處理負責人可直接與相關部門或人員進行溝通協(xié)調，快速獲取所需信息，及時推進異議處理工作。四、異議調查（一）調查小組組建異議處理負責人根據(jù)異議事項的復雜程度和涉及范圍，在[X]個工作日內組建異議調查小組。調查小組應包括采購部門相關人員、涉及采購項目的業(yè)務部門代表、法務人員等，必要時可邀請外部專家參與。（二）調查方式與內容1.調查小組通過查閱采購文件、合同、相關記錄等資料，與采購項目相關人員進行訪談，實地考察供應商等方式，全面深入地調查異議事項。2.調查內容包括采購流程的合規(guī)性、采購文件的合理性、供應商的資質與履約情況、相關人員的履職情況等，以確定異議是否成立以及責任歸屬。（三）信息溝通與共享在調查過程中，調查小組應保持信息的及時溝通與共享。各成員將調查獲取的信息及時反饋給小組負責人，由小組負責人進行匯總分析，確保調查工作的全面性和準確性。同時，向公司內部相關部門和人員通報調查進展情況，保障公司上下對異議處理工作的知情權。五、異議處理（一）處理方案制定1.調查小組在完成調查后，應在[X]個工作日內召開會議，根據(jù)調查結果制定異議處理方案。處理方案應明確是否支持異議，若支持異議，應提出具體的解決方案，包括但不限于重新采購、調整采購合同條款、更換供應商等；若不支持異議，應說明理由。2.處理方案需經調查小組全體成員討論通過，并形成書面報告。報告應包括異議事項、調查過程、調查結果、處理建議等內容。（二）審批與執(zhí)行1.異議處理報告提交至公司采購決策委員會（或相關領導）進行審批。采購決策委員會（或相關領導）應在[X]個工作日內完成審批。2.經審批通過的處理方案由采購部門負責組織執(zhí)行。采購部門應在規(guī)定時間內將處理結果通知異議提出方，并跟蹤處理方案的執(zhí)行情況，確保執(zhí)行到位。（三）經濟效益與社會效益考量在制定和執(zhí)行異議處理方案時，充分考慮經濟效益和社會效益。對于可能影響采購項目進度和成本的處理方案，進行詳細的成本效益分析，確保公司利益最大化。同時，注重處理結果對公司社會形象的影響，維護公司良好的聲譽，積極履行社會責任。六、績效考核關聯(lián)（一）對內部員工的考核1.將員工在采購異議處理過程中的表現(xiàn)納入績效考核體系。對于積極提出合理異議，為公司避免損失或帶來顯著效益的員工，給予適當?shù)目冃Ъ臃趾酮剟睢?.若員工因自身工作失誤導致異議產生，或在異議處理過程中消極對待、故意隱瞞信息等，根據(jù)情節(jié)嚴重程度給予績效扣分、警告、降職等相應處罰。（二）對采購部門的考核1.以采購異議的發(fā)生率、處理及時率、處理滿意度等指標為依據(jù)，對采購部門進行績效考核。采購異議發(fā)生率較低、處理及時且異議提出方滿意度較高的采購部門，在績效評定中給予優(yōu)先考慮。2.若采購部門在采購管理工作中存在漏洞，導致頻繁出現(xiàn)采購異議，影響公司正常運營，將對采購部門整體績效進行扣分，并要求采購部門制定整改措施，限期改進。七、人力資源管理配合（一）培訓與發(fā)展1.根據(jù)采購異議處理過程中暴露出的問題，針對性地組織相關培訓，提升員工的采購專業(yè)知識、溝通能力和問題解決能力。培訓內容包括采購法律法規(guī)、談判技巧、異議處理流程等。2.為員工提供職業(yè)發(fā)展指導，鼓勵員工在采購領域不斷學習和成長。對于在異議處理中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予晉升機會或推薦參加更高層次的培訓課程。（二）人員調配在異議處理工作繁忙時，人力資源部門根據(jù)實際需求，合理調配人員，確保異議處理工作順利進行。同時，優(yōu)化人員配置，提高工作效率，降低人力成本。八、安全生產相關考量（一）物資采購異議與安全若異議涉及采購的物資存在安全隱患（如電競設備質量問題可能影響玩家使用安全），在異議處理過程中，立即停止相關物資的使用或發(fā)放，并采取相應的安全防護措施。確保處理結果能夠消除安全隱患，保障公司運營和人員的安全。（二）服務采購異議與安全對于服務采購異議（如網絡安全服務），在處理過程中加強對服務質量的監(jiān)督和評估，確保服務提供商能夠滿足公司安全生產的要求。若異議處理結果導致更換服務提供商，做好相關安全交接工作，防止出現(xiàn)安全漏洞。九、人文關懷體現(xiàn)（一）對異議提出方的關懷在異議處理過程中，充分尊重異議提出方的意見和感受，保持良好的溝通態(tài)度。對于供應商提出的合理訴求，積極協(xié)調解決，維護雙方的合作關系。對于內部員工提出的異議，給予鼓勵和支持，營造開放包容的工作氛圍。（二）對受影響員工的關懷若采購異議處理導致部分員工工作調整或受到影響，人力資源部門和相關領導應及時與員工進行溝通，了解其困難和需求，提供必要的幫助和支持。如進行心理疏導、職業(yè)規(guī)劃指導等，確保員工能夠順利適應變化，保持工作積極性。十、監(jiān)督與反饋（一）內部監(jiān)督公司審計部門定期對采購異議處理工作進行監(jiān)督檢查，審查異議處理流程的合規(guī)性、處理結果的公正性以及相關人員的履職情況。發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督接受供應商、合作伙伴及社會公眾的監(jiān)督。設立專門的投訴舉報渠道，對收到的反饋信息進行及時處理和回復，不斷改進采購異議處