第第頁會(huì)議管理規(guī)定總則目的為加強(qiáng)公司會(huì)議管理工作規(guī)范化、精細(xì)化，進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范會(huì)議的內(nèi)容和程序，提高公司的會(huì)議質(zhì)量和工作效率，特制定此辦法。范圍本辦法中的會(huì)議包括公司例會(huì)、部門會(huì)議、公司專項(xiàng)會(huì)議、公司緊急會(huì)議、公司對(duì)外會(huì)議。原則強(qiáng)調(diào)會(huì)前通知、會(huì)中記錄、會(huì)后落實(shí)基本原則；公司會(huì)議統(tǒng)一管理。本辦法適用于公司及各部門的會(huì)議。會(huì)議管理基本工作會(huì)議是集思廣益的活動(dòng)載體和企業(yè)人員信息溝通的直接方式，是協(xié)調(diào)員工關(guān)系的工具；加強(qiáng)會(huì)議管理，充分發(fā)揮員工在會(huì)議中的主觀能動(dòng)性，增強(qiáng)員工的主人翁意識(shí)和責(zé)任感，是各級(jí)管理人員的權(quán)利和義務(wù)。廣東XXXXXX公司行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司會(huì)務(wù)工作的承辦，包括會(huì)議通知、開展情況檢查、記錄和監(jiān)督。公司重要會(huì)議要在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后召開。公司各部門的部門主管負(fù)責(zé)本部門的會(huì)議管理工作；其他部門主辦或召集的會(huì)議，行政管理部應(yīng)予協(xié)助。除其他部門主辦的會(huì)議資料各自存檔外，會(huì)議資料由行政部整理、分發(fā)、立卷、存檔。行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督該制度的執(zhí)行。會(huì)議分類和安排公司會(huì)議分為以下幾類：公司例會(huì)、部門會(huì)議、公司專項(xiàng)會(huì)議、公司緊急會(huì)議、公司對(duì)外會(huì)議。公司例會(huì)安排：公司例會(huì)每月召開一次，原則上在每月第一周的周二晚上召開，時(shí)間為19:00——21:00。會(huì)議出席人員為全體員工，由于出差等特殊原因不能參加例會(huì)的，應(yīng)提前向總經(jīng)辦請(qǐng)假。會(huì)議由總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的員工主持，會(huì)議記錄由行政專員負(fù)責(zé)，每次會(huì)議結(jié)束后形成會(huì)議記錄并由行政部存檔，定期編寫會(huì)議紀(jì)要，由行政部起草，經(jīng)總經(jīng)辦審批。會(huì)議主要內(nèi)容：企業(yè)文化傳播與建設(shè)；各部門負(fù)責(zé)人述職（本月所做工作、問題；下月工作安排），并提出需要公司協(xié)調(diào)解決的問題和工作建議；主持人通報(bào)公司重要事項(xiàng)；主題分享等。部門會(huì)議部門會(huì)議由各部門自行定期開展，也可由部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要決定開展，但必須保證每周定期一次的部門例會(huì)。部門會(huì)議必須服從公司統(tǒng)一安排，開會(huì)時(shí)間。參會(huì)人員不能與公司會(huì)議沖突。部門會(huì)議暫定時(shí)間：售后服務(wù)部：周一上午9:30銷售部：周五上午9:30綜合部：周一中午12:00行政部：周二中午12:00部門會(huì)議由該部門負(fù)責(zé)人主持，部門全體人員參會(huì)，由行政部委派一人做會(huì)議記錄，記錄應(yīng)載明發(fā)言概要。部門例會(huì)主要內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)公司會(huì)議精神和會(huì)議內(nèi)容；通報(bào)公司近期情況；每名員工匯報(bào)上周工作情況，并提出需要公司協(xié)調(diào)解決的問題和工作建議；與會(huì)人員討論需要解決的問題；部門負(fù)責(zé)人提出部門下周工作要點(diǎn)、具體安排和工作要求。公司專項(xiàng)會(huì)議專項(xiàng)會(huì)議是公司總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作部署需求，就專項(xiàng)工作召開的辦公會(huì)議。會(huì)議由總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)主持，行政部協(xié)助召集成員開會(huì)，有關(guān)部門人員參加。會(huì)議由行政部人員負(fù)責(zé)記錄，會(huì)議議定事項(xiàng)形成會(huì)議記錄，由行政部起草，報(bào)主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司緊急會(huì)議緊急會(huì)議是公司總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)臨時(shí)工作需求，就臨時(shí)事項(xiàng)召開的辦公會(huì)議。會(huì)議由總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)主持，行政部協(xié)助召集成員開會(huì)，有關(guān)部門人員參加。會(huì)議由行政部人員負(fù)責(zé)記錄，會(huì)議議定事項(xiàng)形成會(huì)議記錄，由行政部起草，報(bào)主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司對(duì)外會(huì)議公司對(duì)外會(huì)議是接待外部人員或根據(jù)公司對(duì)外開展的接待或?qū)ｍ?xiàng)會(huì)議。由行政部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，重要會(huì)議事項(xiàng)形成會(huì)議記錄，由行政部起草，報(bào)主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議內(nèi)容擬定。會(huì)議要求行政部每季度統(tǒng)一編制并公布公司例會(huì)會(huì)議計(jì)劃。凡已列入公司會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需臨時(shí)安排其它會(huì)議，組織部門應(yīng)提前2天報(bào)總經(jīng)理審批并報(bào)請(qǐng)行政部調(diào)整會(huì)議計(jì)劃，未經(jīng)行政部調(diào)整的，任何人（部門）不得隨意調(diào)整正常會(huì)議計(jì)劃。公司會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要由行政部專人負(fù)責(zé)整理并由公司領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會(huì)人員，必要時(shí)，分發(fā)給相關(guān)部門。其它會(huì)議由召集部門責(zé)成專人負(fù)責(zé)記錄整理，由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)并編號(hào)存檔。會(huì)議紀(jì)要模板《會(huì)議紀(jì)要模板》會(huì)議結(jié)束后行政部負(fù)責(zé)將問題進(jìn)行匯總、分類，并將會(huì)議中對(duì)各部門工作的要求進(jìn)行整理、分類、下發(fā)。公司會(huì)議決定事項(xiàng)的督辦、檢查和追蹤由行政部專人負(fù)責(zé)，根據(jù)規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)跟進(jìn)，并在下一次例會(huì)前將各部門完成情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)議根據(jù)實(shí)際需求召開。著眼于有效溝通，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問題，部署公司各方面的工作。會(huì)議應(yīng)注重實(shí)質(zhì)，提高效率。會(huì)前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，做到會(huì)中有效溝通；工作進(jìn)展要?jiǎng)?wù)實(shí)、具體，切忌空談，參會(huì)人員需積極參與。嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律。行政部主要負(fù)責(zé)會(huì)議管理和監(jiān)督，做好會(huì)議安排；參與人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，原則上不能缺席、遲到、早退，確因個(gè)人緊急事件需要處理的人員務(wù)必需要請(qǐng)假的，需向總經(jīng)辦書面申請(qǐng)，經(jīng)允許后方可請(qǐng)假；開會(huì)期間所有人要手機(jī)調(diào)成振動(dòng)或無聲狀態(tài)；對(duì)于無故缺席會(huì)議的員工，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行處罰。會(huì)議記錄需規(guī)范。會(huì)議均由行政部負(fù)責(zé)記錄，每次會(huì)議需用專用的會(huì)議記錄本進(jìn)行記錄，記錄本由行政部管理，會(huì)議記錄模板《會(huì)議記錄表》。與會(huì)人員要嚴(yán)格遵守會(huì)議保密制度，不得將公司秘密會(huì)議內(nèi)容對(duì)外部透露；會(huì)議重要決議，不得對(duì)外討論和泄露；如泄露會(huì)議內(nèi)容并對(duì)公司造成負(fù)面影響的，公司將根據(jù)影響大小作出處罰。會(huì)議安排原則為：部門服從公司，小會(huì)服從大會(huì)，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議優(yōu)先排序：公司重要會(huì)議對(duì)外會(huì)議，公司例會(huì)，專項(xiàng)會(huì)議，臨時(shí)會(huì)議，部門例會(huì)。會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議通知由組織會(huì)議方進(jìn)行通知；公司會(huì)議由行政部進(jìn)行通知，部門會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行通知。會(huì)議通知至少在會(huì)議前一天通知，需將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、需要準(zhǔn)備的材料及其他特殊安排進(jìn)行說明。會(huì)議需在公司QQ群、微信群，并經(jīng)過公司發(fā)文貼于公告欄進(jìn)行通知。明確會(huì)議的目的，不開無主題的會(huì)議。會(huì)議負(fù)責(zé)人應(yīng)就本次會(huì)議做好主題設(shè)計(jì)、準(zhǔn)備好相關(guān)文件材料。需要用投影設(shè)備演示說明的會(huì)議，應(yīng)由行政部提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作。會(huì)議主辦部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議需要的材料，包括議程、匯報(bào)材料、用品等，落實(shí)并布置會(huì)場(chǎng)。會(huì)議資料應(yīng)在會(huì)議開始前分發(fā)。會(huì)議需要留存資料，行政部應(yīng)做好拍照、攝像工作安排。會(huì)議紀(jì)律會(huì)議由主辦部門來組織，公司會(huì)議由行政部組織，部門會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人組織。重要會(huì)議決議或記錄未正式公布前，與會(huì)者不得提前透露會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議組織者需提前10分鐘到會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)議準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行中，主持人對(duì)會(huì)議流程有一定的把控，需確保會(huì)議順利推進(jìn)。對(duì)討論性問題，主持人需引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論，如無法在會(huì)議中決議的，也應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)后統(tǒng)一安排。嚴(yán)格遵守會(huì)議的召開時(shí)間，所有參會(huì)人員必須提前5分鐘到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)；參會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)并簽到，會(huì)議由行政專員使用會(huì)議專用記錄本進(jìn)行記錄，并負(fù)責(zé)會(huì)議考勤，考勤記錄在會(huì)后需交于會(huì)議主持進(jìn)行核準(zhǔn)。各員工在會(huì)議中積極發(fā)言，遵守會(huì)議紀(jì)律，參會(huì)中請(qǐng)將手機(jī)調(diào)成振動(dòng)或靜音模式，原則上不能在會(huì)上接聽電話，如需接聽需離開會(huì)場(chǎng)。會(huì)議期間，所有與會(huì)人員不得做與會(huì)議無關(guān)的事情。參會(huì)人員須用正式的筆記本做詳細(xì)的會(huì)議記錄，以便于會(huì)后落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)。會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要由行政部負(fù)責(zé)保管，不能對(duì)外泄露。會(huì)議紀(jì)要的傳閱范圍由總經(jīng)辦審批決定。會(huì)議后期跟蹤會(huì)議決策事項(xiàng)，需后續(xù)跟進(jìn)落實(shí)的，按部門職責(zé)分工，由各部門負(fù)責(zé)人跟進(jìn)執(zhí)行，如會(huì)議中有指定負(fù)責(zé)人的，則由指定人員負(fù)責(zé)。會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以原始會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要為主。行政部需對(duì)決策事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督和催辦，并將執(zhí)行情況作為員工績(jī)效考核的考核項(xiàng)目。罰則（待定）行政部負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督。會(huì)議組織部門和人員有權(quán)對(duì)違反會(huì)議規(guī)定的員工提出處罰。處罰事項(xiàng)：遲到：參會(huì)人員在會(huì)議開始后十分鐘無故未到的，視為遲到，每次處罰50元。早退：參會(huì)人員在會(huì)議中途未經(jīng)允許立場(chǎng)的，視為早退，每次處罰50元。缺席：凡是必須參會(huì)人員未請(qǐng)假擅自不參加會(huì)議的，視為缺席，每次處罰100元。凡因通知原