行政管理審批流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)第一章適用范圍與基礎(chǔ)概念1.1適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部所有行政類審批事項(xiàng)，包括但不限于辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、會(huì)議組織、差旅安排、車輛使用、費(fèi)用報(bào)銷等日常行政事務(wù)。覆蓋范圍涉及各部門行政專員、部門負(fù)責(zé)人、行政部、財(cái)務(wù)部及分管高層管理人員。1.2流程類型界定行政管理審批流程分為以下四大類型：常規(guī)審批流程：適用于標(biāo)準(zhǔn)化的日常行政事項(xiàng)，如常規(guī)辦公用品申領(lǐng)、普通會(huì)議申請(qǐng)等。專項(xiàng)審批流程：針對(duì)特定項(xiàng)目或大額支出，如大型活動(dòng)組織、固定資產(chǎn)采購等。緊急審批流程：處理突發(fā)性、時(shí)效性強(qiáng)的行政需求，如緊急維修、突發(fā)會(huì)議等。特殊授權(quán)流程：在特定情況下（如審批人缺席）啟用的代簽批機(jī)制。1.3核心術(shù)語定義發(fā)起人：提出審批申請(qǐng)的員工，通常為部門行政專員或事項(xiàng)申請(qǐng)人初審人：部門負(fù)責(zé)人或指定代理人，負(fù)責(zé)審核申請(qǐng)的必要性與合理性會(huì)簽人：涉及跨部門協(xié)作時(shí)需同步審批的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人終審人：具有最終決策權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理流轉(zhuǎn)時(shí)效：各審批環(huán)節(jié)的處理時(shí)限，常規(guī)流程不超過48小時(shí)，緊急流程不超過4小時(shí)第二章操作流程分解2.1流程啟動(dòng)階段2.1.1申請(qǐng)準(zhǔn)備發(fā)起人需根據(jù)事項(xiàng)類型選擇對(duì)應(yīng)申請(qǐng)表格，完整填寫所有必填項(xiàng)。特別注意：采購類申請(qǐng)需注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)會(huì)議申請(qǐng)需明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求及預(yù)算差旅申請(qǐng)需包含行程安排、交通方式、住宿標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用明細(xì)2.1.2材料提交發(fā)起人通過OA系統(tǒng)提交電子申請(qǐng)表，同時(shí)必要附件：采購類需附三家比價(jià)單（單筆金額超過5000元時(shí)）會(huì)議申請(qǐng)需附會(huì)議議程差旅申請(qǐng)需附邀請(qǐng)函或出差通知緊急事項(xiàng)需在申請(qǐng)中注明”緊急”并說明原因2.2材料審核階段2.2.1初審環(huán)節(jié)初審人（部門負(fù)責(zé)人）在收到申請(qǐng)后需完成：核對(duì)申請(qǐng)材料完整性審核事項(xiàng)的必要性與合理性確認(rèn)預(yù)算符合部門計(jì)劃在OA系統(tǒng)中簽署審批意見處理時(shí)限：常規(guī)流程24小時(shí)內(nèi)，緊急流程2小時(shí)內(nèi)。如需補(bǔ)充材料，應(yīng)一次性告知發(fā)起人。2.2.2會(huì)簽環(huán)節(jié)涉及多部門協(xié)作的事項(xiàng)需啟動(dòng)會(huì)簽：系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)事項(xiàng)類型推送至相關(guān)部門會(huì)簽部門需在24小時(shí)內(nèi)完成審核會(huì)簽意見分為”同意”“有條件同意”“否決”三類任一會(huì)簽部門否決則流程終止2.3終審與執(zhí)行階段2.3.1終審決策終審人根據(jù)初審及會(huì)簽意見進(jìn)行最終審批：金額在部門預(yù)算內(nèi)的常規(guī)事項(xiàng)由分管副總終審超預(yù)算或特殊事項(xiàng)需總經(jīng)理審批終審人可批準(zhǔn)、駁回或要求補(bǔ)充材料審批結(jié)果自動(dòng)通過OA系統(tǒng)通知各相關(guān)方2.3.2執(zhí)行與歸檔審批通過后：行政部根據(jù)審批結(jié)果執(zhí)行采購或安排事項(xiàng)財(cái)務(wù)部依據(jù)審批單進(jìn)行預(yù)算控制執(zhí)行完成后由行政專員將相關(guān)單據(jù)掃描歸檔所有電子審批記錄在OA系統(tǒng)保存不少于5年第三章核心工具表格及應(yīng)用說明3.1行政事項(xiàng)申請(qǐng)表表格用途：統(tǒng)一規(guī)范各類行政事項(xiàng)的申請(qǐng)信息采集，保證審批所需要素完整。表格結(jié)構(gòu)：字段類別字段名稱必填說明基本信息申請(qǐng)人姓名是填寫實(shí)際申請(qǐng)人姓名所在部門是選擇申請(qǐng)人所屬部門申請(qǐng)日期是系統(tǒng)自動(dòng)聯(lián)系方式是填寫公司內(nèi)部短號(hào)事項(xiàng)信息申請(qǐng)類型是下拉選擇：采購/會(huì)議/差旅/其他事項(xiàng)標(biāo)題是簡(jiǎn)明扼要描述申請(qǐng)事項(xiàng)事由說明是詳細(xì)說明申請(qǐng)?jiān)蚣氨匾灶A(yù)算金額是填寫預(yù)估總費(fèi)用（元）預(yù)算來源是選擇部門預(yù)算/專項(xiàng)預(yù)算執(zhí)行時(shí)間是預(yù)計(jì)執(zhí)行的具體時(shí)間段審批信息初審人是系統(tǒng)自動(dòng)帶出部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽部門否根據(jù)事項(xiàng)類型自動(dòng)關(guān)聯(lián)終審人是系統(tǒng)根據(jù)金額自動(dòng)判定附件信息附件列表否相關(guān)證明材料使用說明：發(fā)起人登錄OA系統(tǒng)，在”行政管理”模塊選擇”新建申請(qǐng)”根據(jù)實(shí)際需求填寫表格所有必填項(xiàng)“事由說明”欄需包含事項(xiàng)背景、預(yù)期效果等關(guān)鍵信息金額超過2000元時(shí)需預(yù)算審批單提交前系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)必填項(xiàng)完整性3.2多級(jí)審批流轉(zhuǎn)單表格用途：記錄審批全過程各環(huán)節(jié)意見，保證審批軌跡可追溯。表格結(jié)構(gòu)：審批環(huán)節(jié)審批人審批時(shí)間審批意見處理時(shí)長(zhǎng)備注發(fā)起*2023–09:15申請(qǐng)?zhí)峤?采購辦公電腦5臺(tái)初審*2023–10:30同意，預(yù)算已確認(rèn)1小時(shí)15分建議優(yōu)先考慮節(jié)能型號(hào)會(huì)簽-財(cái)務(wù)部*2023–14:20同意，預(yù)算充足3小時(shí)50分會(huì)簽-IT部*2023–16:45有條件同意2小時(shí)25分需統(tǒng)一采購指定型號(hào)終審*2023–17:30批準(zhǔn)45分鐘按IT部意見執(zhí)行執(zhí)行*2023–18:00已下單采購30分鐘預(yù)計(jì)3個(gè)工作日到貨使用說明：該表格由OA系統(tǒng)自動(dòng)，申請(qǐng)人無需手動(dòng)填寫每個(gè)審批環(huán)節(jié)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)記錄審批信息“處理時(shí)長(zhǎng)”欄顯示從接收申請(qǐng)到完成審批的時(shí)間審批人可在”備注”欄添加補(bǔ)充說明或修改建議終審?fù)ㄟ^后，系統(tǒng)自動(dòng)推送至執(zhí)行部門3.3緊急審批申請(qǐng)表表格用途：處理突發(fā)性、時(shí)效性強(qiáng)的行政需求，保證緊急事項(xiàng)快速響應(yīng)。表格結(jié)構(gòu)：字段名稱填寫說明示例緊急事項(xiàng)類型單選：設(shè)備故障/突發(fā)會(huì)議/緊急差旅/其他設(shè)備故障緊急程度單選：特急（2小時(shí)內(nèi)）/緊急（4小時(shí)內(nèi)）/加急（8小時(shí)內(nèi)）特急緊急原因說明詳細(xì)描述為何需緊急處理服務(wù)器宕機(jī)導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法訪問常規(guī)流程預(yù)計(jì)耗時(shí)如按常規(guī)流程處理所需時(shí)間至少3個(gè)工作日緊急處理方案建議的應(yīng)急處理措施立即采購備用服務(wù)器并連夜安裝風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估緊急處理可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)算超支，需后續(xù)補(bǔ)辦手續(xù)替代方案如無法緊急處理的備選方案暫時(shí)租用云服務(wù)器應(yīng)急申請(qǐng)人承諾申請(qǐng)人簽字確認(rèn)對(duì)緊急處理負(fù)責(zé)*使用說明：僅限真正緊急事項(xiàng)使用，常規(guī)事項(xiàng)嚴(yán)禁使用此表申請(qǐng)人需同時(shí)電話通知初審人及行政部特急事項(xiàng)終審人可由行政總監(jiān)代行審批權(quán)緊急審批通過后，申請(qǐng)人需在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全常規(guī)審批流程每季度行政部將統(tǒng)計(jì)緊急審批使用情況并通報(bào)3.4行政審批時(shí)效監(jiān)控表表格用途：實(shí)時(shí)監(jiān)控各審批環(huán)節(jié)處理時(shí)效，防止流程積壓延誤。表格結(jié)構(gòu)：申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)人申請(qǐng)事項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)間當(dāng)前環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng)已用時(shí)長(zhǎng)狀態(tài)預(yù)警級(jí)別XZ2023001*采購打印機(jī)2023–0109:00終審48小時(shí)36小時(shí)處理中正常XZ2023002*年會(huì)場(chǎng)地2023–0214:30會(huì)簽24小時(shí)30小時(shí)待處理黃色預(yù)警XZ2023003*出差申請(qǐng)2023–0311:15初審24小時(shí)48小時(shí)待處理紅色預(yù)警使用說明：行政部每日更新此表，監(jiān)控所有在途審批狀態(tài)分為：待處理/處理中/已完成/已終止預(yù)警級(jí)別設(shè)置：綠色：已用時(shí)長(zhǎng)≤標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng)×80%黃色：標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng)×80%＜已用時(shí)長(zhǎng)≤標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng)紅色：已用時(shí)長(zhǎng)＞標(biāo)準(zhǔn)時(shí)長(zhǎng)對(duì)紅色預(yù)警事項(xiàng)，行政部需電話催辦每月審批時(shí)效分析報(bào)告，提交管理層第四章常見問題處理與風(fēng)險(xiǎn)控制4.1材料補(bǔ)正規(guī)范當(dāng)審批人發(fā)覺申請(qǐng)材料不完整時(shí)：應(yīng)在OA系統(tǒng)中明確列出需補(bǔ)充的材料清單一次性告知所有需補(bǔ)充內(nèi)容，避免反復(fù)退回標(biāo)注補(bǔ)正時(shí)限，常規(guī)事項(xiàng)24小時(shí)內(nèi)，緊急事項(xiàng)2小時(shí)內(nèi)補(bǔ)正材料重新提交后，審批流程從當(dāng)前環(huán)節(jié)繼續(xù)示例處理流程：初審人意見：“申請(qǐng)缺少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單及設(shè)備技術(shù)參數(shù)表，請(qǐng)于今日17:00前補(bǔ)充?！毕到y(tǒng)自動(dòng)發(fā)送補(bǔ)正通知至申請(qǐng)人申請(qǐng)人補(bǔ)充材料后重新提交初審人收到補(bǔ)正通知，繼續(xù)審批流程4.2審批人缺席處理當(dāng)審批人因出差、休假等原因無法及時(shí)審批時(shí)：系統(tǒng)自動(dòng)檢查審批人狀態(tài)（休假/出差）如未設(shè)置代理人，流程自動(dòng)暫停并通知行政部行政部協(xié)調(diào)同級(jí)或上級(jí)人員代為審批緊急事項(xiàng)可啟動(dòng)”特殊授權(quán)流程”，由行政總監(jiān)指定代審人審批人返回后需補(bǔ)簽確認(rèn)所有代審事項(xiàng)4.3預(yù)算超支管控當(dāng)申請(qǐng)金額超出部門預(yù)算時(shí)：系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)紅預(yù)警并凍結(jié)流程發(fā)起人需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》調(diào)整申請(qǐng)需經(jīng)財(cái)務(wù)部審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)預(yù)算調(diào)整批準(zhǔn)后，原審批流程繼續(xù)嚴(yán)禁”先斬后奏”，未獲批準(zhǔn)的預(yù)算外支出不予報(bào)銷4.4流程異常終止出現(xiàn)以下情況時(shí)流程將終止：任一審批環(huán)節(jié)明確否決材料補(bǔ)正超時(shí)未提交申請(qǐng)人主動(dòng)撤回申請(qǐng)事項(xiàng)客觀條件發(fā)生變化（如會(huì)議取消）終審人要求終止流程終止后的處理：系統(tǒng)自動(dòng)通知所有相關(guān)方終止原因需在審批意見中明確說明如需重新申請(qǐng)，需作為新流程發(fā)起行政部每月統(tǒng)計(jì)流程終止原因并分析改進(jìn)第五章附則5.1模板使用規(guī)范所有表格模板通過OA系統(tǒng)統(tǒng)一管理，禁止私自修改格式打印紙質(zhì)文檔時(shí)需使用系統(tǒng)的帶水印版本歷史版本模板自動(dòng)歸檔，新申請(qǐng)需使用最新版本模板更新由行政部負(fù)責(zé)，需提前15個(gè)工作日通知5.2培訓(xùn)與