合同簽訂與管理流程全指南及實用工具模板一、合同簽訂與管理流程的適用范圍與核心價值（一）適用場景本流程模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團公司）在開展業(yè)務(wù)過程中，涉及采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等商業(yè)合同的簽訂、履行、變更及歸檔管理場景。特別適合需要規(guī)范化合同管理、降低法律風險、提升跨部門協(xié)作效率的企業(yè)，例如：制造企業(yè)的原材料采購與產(chǎn)品銷售合同管理；互聯(lián)網(wǎng)公司的技術(shù)服務(wù)與內(nèi)容合作協(xié)議管理；服務(wù)機構(gòu)的咨詢、培訓合同管理；企業(yè)間項目合作與分包合同管理。（二）核心價值通過標準化流程與工具模板，可實現(xiàn)：風險控制：保證合同條款合法合規(guī)，避免主體不適格、條款歧義等潛在風險；效率提升：明確各環(huán)節(jié)責任與時限，減少審批推諉與流程拖延；合規(guī)保障：滿足《民法典》《公司法》等法律法規(guī)對合同管理的要求，應對審計與監(jiān)管檢查；數(shù)據(jù)沉淀：通過歸檔登記與分類管理，形成合同臺賬，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。二、合同簽訂與管理全流程操作指南（一）合同起草階段：明確需求，奠定基礎(chǔ)操作目標：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，擬定內(nèi)容完整、條款清晰的合同初稿。1.需求對接與資料收集發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、項目部）根據(jù)合作意向，向法務(wù)部門（或合同管理員）提交《合同需求說明》，明確以下核心要素：合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）；簽約主體（對方企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人）；核心交易內(nèi)容（標的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付/服務(wù)期限）；商務(wù)條款（合同金額、付款方式、開票信息、違約責任）；特殊要求（保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決方式）。資料補充：業(yè)務(wù)部門需同步收集對方主體資格證明文件，包括：營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章）；法定代表人身份證明（如簽約非法定代表人，需提供授權(quán)委托書及代理人身份證復印件）；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、安全生產(chǎn)許可證等，根據(jù)合同類型要求）。2.合同條款擬定模板引用：優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），在模板基礎(chǔ)上調(diào)整個性化條款；必備條款檢查：根據(jù)《民法典》第470條，保證合同包含以下核心條款：雙方當事人信息（名稱、住所、法定代表人）；合同標的（名稱、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準）；價款或報酬（金額、計價方式、支付條件）；履行期限、地點和方式；違約責任（違約金計算方式、賠償范圍）；爭議解決方式（仲裁/訴訟，明確管轄機構(gòu)）；條款嚴謹性：避免模糊表述（如“盡快”“大概”），明確時間節(jié)點（如“自合同簽訂之日起15日內(nèi)交付”）、金額（大小寫一致）、質(zhì)量標準（引用國家標準或行業(yè)標準）。3.內(nèi)部初審業(yè)務(wù)部門自查：起草人對照需求說明，檢查合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)一致性，重點核對標的、數(shù)量、金額等關(guān)鍵信息；跨部門會簽：通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《合同會簽單》，依次提交財務(wù)部（審核付款條件、稅務(wù)風險）、法務(wù)部（審核合法性、條款完整性）、業(yè)務(wù)負責人（審核商務(wù)條款）初審，各環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成反饋。（二）合同審批階段：多層把關(guān)，控制風險操作目標：通過分級審批，保證合同內(nèi)容合法、合規(guī)、合理，降低履約風險。1.審批流程設(shè)定根據(jù)合同金額與類型，設(shè)定差異化審批權(quán)限（示例）：合同類型金額區(qū)間審批節(jié)點采購合同10萬元以下業(yè)務(wù)部門負責人→法務(wù)專員*→財務(wù)經(jīng)理*采購合同10萬-50萬元業(yè)務(wù)部門負責人→法務(wù)專員*→財務(wù)經(jīng)理*→分管副總*采購合同50萬元以上業(yè)務(wù)部門負責人→法務(wù)專員*→財務(wù)經(jīng)理*→分管副總*→總經(jīng)理*服務(wù)合同20萬元以上業(yè)務(wù)部門負責人→法務(wù)專員*→財務(wù)經(jīng)理*→分管副總*2.審批要點說明業(yè)務(wù)負責人：審核合同與業(yè)務(wù)目標匹配度，確認資源（資金、人力）可落地性；法務(wù)專員*：重點審核：主體資格（對方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，是否存在經(jīng)營異常）；條款合法性（如格式條款是否免除己方責任、加重對方義務(wù)）；違約責任對等性（避免己方違約責任過重，對方違約責任過輕）；爭議解決方式（優(yōu)先選擇己方所在地法院或仲裁機構(gòu)）。財務(wù)經(jīng)理*：審核：付款條件與資金預算匹配度；開票信息（稅率、發(fā)票類型）是否符合稅務(wù)要求；價款構(gòu)成是否合理（避免成本虛高或稅務(wù)風險）。分管副總/總經(jīng)理*：審核合同戰(zhàn)略價值、成本效益及對企業(yè)整體運營的影響。3.審批時限與反饋各審批節(jié)點需在1-3個工作日內(nèi)完成審批（緊急合同可縮短至24小時），逾期未反饋視為同意；審批不通過的，需明確修改意見并退回起草部門，起草人根據(jù)意見調(diào)整后重新提交審批。（三）合同簽訂階段：規(guī)范簽署，明確權(quán)責操作目標：完成合同簽署流程，保證合同法律效力，明確雙方權(quán)利義務(wù)。1.用印申請與準備用印申請：審批通過后，由合同管理員填寫《合同用印申請表》，附合同最終版文本、審批單、對方主體資格證明文件；用印審核：行政部（或公章管理部門）審核用印申請材料完整性，確認審批流程完畢后安排用印。2.合同簽署簽署主體：合同需由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（或合同專用章）；簽署規(guī)范：公章清晰可辨，未覆蓋合同文字；簽字需親筆簽名，不得代簽（授權(quán)委托書需作為合同附件）；合同一式多份（如正本1份、副本2份、電子版1份），每份均需簽字蓋章；特殊情況：異地簽署可采用電子簽章（符合《電子簽名法》要求）或先簽署后郵寄（需保留郵寄憑證）。3.合同交付與備案正本交付：合同管理員將合同正本交付對方，并要求對方簽署《合同簽收單》（注明簽收日期、份數(shù)、聯(lián)系人）；內(nèi)部備案：合同管理員將合同副本、審批單、對方資質(zhì)文件等整理歸檔，同步更新《合同臺賬》（見“三、核心工具表格模板”）。（四）合同履行階段：跟蹤進度，防控風險操作目標：保證合同按約定履行，及時發(fā)覺并處理履行異常情況。1.履行責任分工業(yè)務(wù)部門：作為合同履行第一責任人，負責跟蹤交付/服務(wù)進度、收集對方驗收資料、溝通履行中的問題；財務(wù)部門：負責按合同約定辦理付款手續(xù)，核對發(fā)票與付款條件匹配性；法務(wù)部門：負責監(jiān)督履行合規(guī)性，協(xié)助處理違約糾紛。2.履行跟蹤與記錄進度跟蹤：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定的時間節(jié)點（如交付節(jié)點、里程碑節(jié)點），填寫《合同履行跟蹤表》（見“三、核心工具表格模板”），記錄履行進展、存在問題及處理措施；異常處理：出現(xiàn)履行延遲、質(zhì)量不合格等異常情況時，業(yè)務(wù)部門需在24小時內(nèi)向分管副總匯報，同時與對方協(xié)商解決方案（如簽訂補充協(xié)議、延期履行），必要時啟動違約條款。3.驗收與結(jié)算驗收確認：按合同約定完成交付/服務(wù)后，由業(yè)務(wù)部門組織驗收（需邀請技術(shù)、質(zhì)量等部門參與），填寫《驗收確認單》，明確驗收結(jié)果（合格/不合格）、驗收日期、參與人員簽字；結(jié)算申請：驗收合格后，業(yè)務(wù)部門憑《驗收確認單》、發(fā)票等資料向財務(wù)部門申請付款，財務(wù)部門審核無誤后安排支付。（五）合同歸檔階段：分類管理，便于追溯操作目標：實現(xiàn)合同檔案規(guī)范化管理，保證檔案完整、安全、可查詢。1.檔案分類與編號分類標準：按合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）、年份、簽訂月份進行分類，例如“2024年采購合同-01月”；編號規(guī)則：采用“合同類型-年份-月份-流水號”格式，如“采-2024-01-001”（采購合同、2024年1月、第001號）。2.檔案內(nèi)容整理每份合同檔案需包含以下材料，按順序裝訂：合同正本（或副本）；合同審批單；對方主體資格證明文件；授權(quán)委托書（如非法定代表人簽署）；補充協(xié)議/變更協(xié)議（如有）；驗收確認單/付款憑證；《合同履行跟蹤表》。3.檔案保存與查詢保存方式：紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，防潮、防火、防蟲；電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器或云端（加密存儲），定期檢查備份完整性；保存期限：根據(jù)合同類型與法律規(guī)定確定，一般合同保存不少于10年，重大合同（如不動產(chǎn)買賣、長期服務(wù)合同）保存不少于20年；查詢借閱：建立《合同借閱登記表》（見“三、核心工具表格模板”），借閱需經(jīng)部門負責人批準，借閱期限不超過7天，歸還時檢查檔案完整性。三、核心工具表格模板表1：合同審批流程跟蹤表合同編號合同名稱簽約方合同金額（萬元）審批流程節(jié)點審批人審批意見審批日期備注采-2024-001原材料采購合同科技有限公司25.6業(yè)務(wù)部門初審*同意2024-01-05法務(wù)審核*條款第5條需修改2024-01-08修改后重新提交財務(wù)審核*同意2024-01-09分管副總審批趙六*同意2024-01-10最終版已確定表2：合同基本信息登記表合同編號合同名稱合同類型簽約方（甲方）簽約方（乙方）簽訂日期履行期限合同金額（萬元）履行狀態(tài)檔案存放位置服-2024-002技術(shù)服務(wù)合同服務(wù)合同有限公司信息技術(shù)公司2024-02-012024-02-01至2024-08-3118.0履行中檔案柜-3-5銷-2024-003產(chǎn)品銷售合同銷售合同YY商貿(mào)公司ZZ制造廠2024-01-202024-01-20至2024-04-2050.0已履行完畢檔案柜-2-12表3：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段時間節(jié)點責任人進展情況描述問題記錄處理結(jié)果更新日期采-2024-001原材料采購合同首批交付2024-01-15*已交付50%，剩余計劃1月25日交付無2024-01-16服-2024-002技術(shù)服務(wù)合同需求調(diào)研階段2024-02-10*對方未提供完整需求清單，調(diào)研延遲需求資料不全已與對方溝通，約定2月15日前提供2024-02-12表4：合同變更/解除申請表原合同編號原合同名稱變更/解除類型變更/解除原因變更內(nèi)容/解除條款雙方協(xié)商意見審批意見審批日期新合同編號（如有）采-2024-001原材料采購合同變更乙方產(chǎn)能不足，需延遲交付交付時間由2024-01-25變更為2024-02-10乙方同意支付違約金0.5萬元同意2024-01-20采-2024-001-01銷-2024-003產(chǎn)品銷售合同解除甲方資金鏈斷裂，無法付款雙方同意解除合同，甲方已支付定金不予退還乙方同意退還30%定金同意2024-03-05表5：合同歸檔登記表檔案編號合同編號合同名稱歸檔日期保管期限存放位置（柜-層-格）歸檔人借閱記錄（日期、借閱人、用途）2024采-001采-2024-001原材料采購合同2024-01-3010年3-5*2024-02-20，*（審計核查）2024服-002服-2024-002技術(shù)服務(wù)合同2024-03-0110年3-6*四、合同管理的關(guān)鍵風險控制要點（一）法律合規(guī)風險：嚴守“主體合法、條款合法”底線主體資格審核：簽約前務(wù)必核實對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書，避免與無民事行為能力企業(yè)或超越經(jīng)營范圍的企業(yè)簽約；條款合法性：禁止設(shè)置“霸王條款”（如“最終解釋權(quán)歸甲方所有”），違約責任需對等，避免顯失公平；授權(quán)委托管理：非法定代表人簽署合同時需審核授權(quán)委托書是否明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限，避免無權(quán)代理。（二）條款嚴謹性風險：避免模糊表述與歧義時間節(jié)點：明確“交付日”具體指“到貨日”還是“簽收日”，“付款日”指“付款申請日”還是“資金到賬日”；質(zhì)量標準：避免“合格”“優(yōu)質(zhì)”等模糊詞匯，需引用國家標準（如“GB/T19001-2016”）或明確技術(shù)參數(shù)；金額與支付：價款大小寫一致，支付條件需明確（如“驗收合格后30日內(nèi)支付至合同總額的90%”）。（三）審批時效風險：明確時限，避免流程拖延在《合同管理制度》中明確各審批節(jié)點時限，如“法務(wù)審核不超過2個工作日”“分管副總審批不超過1個工作日”；對緊急合同（如生產(chǎn)急需原材料采購），開通“綠色審批通道”，由分管副總直接審批，縮短流程時間。（四）保密與檔案安全風險：防止信息泄露與檔案丟失保密管理：接觸合同核心信息（如價格、技術(shù)參數(shù)）的人員需簽訂《保密協(xié)議》，明保證密義務(wù)與違約責任；檔案備份：紙質(zhì)檔案定期掃描為電子版，異地存儲電子備份（如企業(yè)總部與分公司各存一份），避免火災、水災導致檔案損毀。（五）履行風險監(jiān)控：建立“事前預警、事中控制、事后復盤”機制風險預警：對金額大、