云南博弈機(jī)電集團(tuán)合同管理系統(tǒng)調(diào)研方案-Java軟件開(kāi)發(fā)的調(diào)研報(bào)告云南博弈機(jī)電集團(tuán)在2012年7月機(jī)構(gòu)改革,是以市場(chǎng)和用戶為中心,由各銷售公司和產(chǎn)品線直接簽訂合同,按市場(chǎng)規(guī)律從合同簽訂之初,直到合同的預(yù)付款、合同機(jī)床交貨、尾款付款交付到用戶的全過(guò)程等,都是圍繞合同而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),因此,建立有效的合同管理是很重要的,用合同管理來(lái)對(duì)產(chǎn)品交付給用戶的全過(guò)程實(shí)施有效監(jiān)督和管理。銷售公司和產(chǎn)品線合同簽訂后,銷售公司隨即將合同向市場(chǎng)管理部報(bào)備,報(bào)備之始,市場(chǎng)管理部就圍繞合進(jìn)到交付到用戶的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督與管理,目前合同管理、合同統(tǒng)計(jì)增考評(píng)分析、入庫(kù)、出庫(kù)、回款等是使用EXCEL來(lái)進(jìn)行,因EXCEL對(duì)數(shù)據(jù)管理的局限性不僅是造成大量的信息孤島、人力的重復(fù)勞動(dòng),還造成數(shù)據(jù)在重復(fù)錄入過(guò)程中不易查出的錯(cuò)誤等,因此,急需要針對(duì)此項(xiàng)工作開(kāi)發(fā)一套針對(duì)性的小軟件,以便于更有效的組織現(xiàn)有數(shù)據(jù)、避免輸入及統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤、節(jié)省人力,高效快捷的組織工作,經(jīng)考慮并結(jié)合當(dāng)下實(shí)際情況,此小軟件由市場(chǎng)管理部負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)、調(diào)式、安裝、后期維護(hù)及培訓(xùn)使用,總體構(gòu)架情況如下：市場(chǎng)管理部合同管理現(xiàn)狀、流程:管理現(xiàn)狀:●合同錄入、開(kāi)單、開(kāi)票、分款,由合同管理員。●商品機(jī)床入庫(kù)錄入、出庫(kù)開(kāi)單、錄入由李冬負(fù)責(zé)。●合同管理的考評(píng)分析由段芹負(fù)責(zé)。●開(kāi)票審核由楊立負(fù)責(zé)。2.現(xiàn)有流程:是是否是否是否是否銷售公司合同合同基本信息錄入合同考核錄入1油包車間報(bào)表入庫(kù)出庫(kù)錄入入庫(kù)銷售公司開(kāi)票、回款分款開(kāi)審批單審核1審核出庫(kù)合同考核錄入2財(cái)務(wù)換發(fā)票錄入發(fā)票編號(hào)完畢審核核審核1核

流程圖解釋:合同基本信息錄入:由合同管理員按照不同銷售公司負(fù)責(zé)錄入;(1)里的審核：由合同管理員之間相互審核,審核完畢確認(rèn)審核后可進(jìn)行下一步操作,審核不通過(guò)返回(1)里修改;合同考核錄入1:由合同考核員(段芹）負(fù)責(zé)錄入;銷售公司開(kāi)票/回款:經(jīng)銷售公司開(kāi)票回款數(shù)據(jù)回來(lái)后,由相關(guān)人員負(fù)責(zé)錄入,同時(shí)此處的回款信息由下一步分款用；分款：由合同管理員錄入,并且分款分為多次錄入;入庫(kù)/出庫(kù)錄入:由入庫(kù)/出庫(kù)錄入員(李冬)負(fù)責(zé)錄入;(6)里的考核有合同審核員(段芹)負(fù)責(zé)審核,審核完畢確認(rèn)審核后可進(jìn)行下一步操作,審核不通過(guò)返回(6)里修改;合同考核錄入2:由合同考核員(段芹）負(fù)責(zé)錄入;開(kāi)審批單:由合同管理員開(kāi)單;(9)里的審核由：李冬、楊立、室主任審核,審核完畢確認(rèn)審核后可進(jìn)行下一步操作,審核不通過(guò)返回(9)里修改;財(cái)務(wù)換發(fā)票:由楊立志拿審批單去財(cái)務(wù)換回發(fā)票;錄入發(fā)票編號(hào):由合同管理員負(fù)責(zé)錄入;(12）里審核由楊立負(fù)責(zé),審核完畢確認(rèn)審核后可進(jìn)行下一步操作,審核不通過(guò)返回(12）里修改。軟件需求分析:(一)輸入信息管理:通過(guò)實(shí)際使用需求調(diào)研,將需求信息進(jìn)行整理、分析,暫定軟件由六個(gè)模塊組成,即：合同錄入登記模塊,機(jī)床入庫(kù)/出庫(kù)模塊,合同錄入后開(kāi)單/開(kāi)票模塊,分款模塊,審核模塊,考評(píng)及統(tǒng)計(jì)分析模塊。具體如下：1、合同錄入模塊:副總片區(qū)委托代理人省份業(yè)務(wù)員訂貨月份是否有效收件日合同號(hào)交貨日期結(jié)算單位公司名稱類別系列機(jī)床型號(hào)數(shù)量配置合同價(jià)差價(jià)結(jié)算價(jià)付款方式運(yùn)費(fèi)支付方式系統(tǒng)其他2.機(jī)床入庫(kù)/出庫(kù)模塊包括:國(guó)別類別分類入庫(kù)單號(hào)入庫(kù)時(shí)間報(bào)產(chǎn)月份新型普數(shù)量機(jī)號(hào)流程卡配置配置代碼用戶名稱開(kāi)票制單日期出庫(kù)單合同號(hào)收貨公司發(fā)貨公司業(yè)務(wù)員地區(qū)裝車時(shí)間片區(qū)備注特殊配置產(chǎn)出是否與生產(chǎn)相符3.合同錄入后開(kāi)單/開(kāi)票模塊:錄入后開(kāi)票、開(kāi)單開(kāi)單日期機(jī)床編號(hào)開(kāi)票時(shí)間發(fā)票編號(hào)開(kāi)票價(jià)(含稅）備注：開(kāi)單/開(kāi)票流程細(xì)分:①.【制單日期】(出庫(kù))—【發(fā)貨公司】(出庫(kù))—看【型號(hào)】(出庫(kù))—找合同基本信息對(duì)應(yīng)型號(hào)(合同基本信息錄入)—復(fù)制【機(jī)號(hào)】/【制單日期】到合同基本信息里的【開(kāi)單日期】和【機(jī)床編號(hào)】里。 ②.合同管理員—執(zhí)行①后—做開(kāi)票審批單—由李冬、楊立、室主任審核(看機(jī)床是否入庫(kù))—由楊立志把審批單拿財(cái)務(wù)換回發(fā)票—合同管理員根據(jù)發(fā)票上的【機(jī)號(hào)】、【型號(hào)】錄入發(fā)票編號(hào)—楊立審核。4、分款模塊:分款(含多次回款）分款（含多次回款)分款（含多次回款）分解金額(預(yù)付款)分解月份(預(yù)付款）分解金額(發(fā)貨款）分解類別分解月份(發(fā)貨款）質(zhì)保金額月份開(kāi)票/分款價(jià)差合同/開(kāi)票價(jià)差備注:分款為銷售公司回款后進(jìn)行分款,分款在合同基本信息錄入后就可以進(jìn)行,貫穿全過(guò)程。分款之前,要根據(jù)【機(jī)號(hào)】、【型號(hào)】、【合同號(hào)】把對(duì)應(yīng)的開(kāi)票日期和開(kāi)票價(jià)格錄入系統(tǒng)。備注價(jià)差原因直接用戶收貨單位下返利本地化服務(wù)質(zhì)量賠償價(jià)格補(bǔ)償審核模塊:合同基本信息錄入審核;入庫(kù)出庫(kù)錄入審核;錄入發(fā)票編號(hào)審核。6.考評(píng)及統(tǒng)計(jì)分析模塊:交貨期考核質(zhì)量考核付款考核三包件考核交貨時(shí)間約責(zé)任質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)違約責(zé)任付款方式違約責(zé)任售后備品備件發(fā)放備品備件違約責(zé)任是否項(xiàng)目產(chǎn)出(2013.12.26）所屬產(chǎn)品線產(chǎn)出(2013.8.20）時(shí)間備注：確認(rèn)產(chǎn)出流程細(xì)分:篩選【入庫(kù)時(shí)間】(入庫(kù))—找到【合同號(hào)】、【型號(hào)】、【機(jī)號(hào)】—把【機(jī)號(hào)】、【入庫(kù)時(shí)間】粘入考評(píng)及統(tǒng)計(jì)分析模塊。（二）輸出信息管理:篩選匯總后導(dǎo)出能根據(jù)需要得到相應(yīng)的各種報(bào)表。(三)功能設(shè)置管理:1.信息錄入模塊中均加入【保存信息功能】、【修改信息功能】、【刪除信息功能】2.在審核模塊中藥加入【信息篩選功能】、【信息匯總功能】、【信息導(dǎo)出功能】。3、使用人員的權(quán)限設(shè)置:不同的負(fù)責(zé)人有不同的權(quán)限查看和篩選、導(dǎo)出不同的信息等。4.【軟件設(shè)置功能】、【操作員管理功能】、【幫助功能】、【信息備份功能】、【信息導(dǎo)入功能】。5.【合同變更功能】、【合同查詢功能】(四)功能解釋:【錄入功能】:錄入功能中包含修改、刪除、保存等功能,保證信息錄入正確、有效;【篩選功能】：根據(jù)合同簽訂時(shí)間做一次大的篩選,然后列出合同的各項(xiàng)信息,供不同階段篩選不同信息,把需要的項(xiàng)目選定到目標(biāo)框內(nèi),然后匯總即可根據(jù)相應(yīng)的順序篩選出需要的結(jié)果并導(dǎo)出文件,以備調(diào)用。【操作員管理功能】:包括操作員的添加、刪除、密碼設(shè)置等?！拒浖O(shè)置功能】:可以設(shè)置不同操作員的使用權(quán)限?！編椭δ堋?整個(gè)軟件的使用手冊(cè)?！拘畔浞莨δ堋?隨著時(shí)間的推移,合同會(huì)越來(lái)越多,龐大的數(shù)據(jù)需要把不同時(shí)段的合同信息備份起來(lái),釋放系統(tǒng)的空間,以方便合同的錄入,以及整個(gè)軟件的穩(wěn)定、安全、快捷性。【信息導(dǎo)入功能】:在此軟件之前所做的一些合同信息可以導(dǎo)入系統(tǒng)中直接使用,不需要把以前的信息重新錄入一遍?！竞贤兏δ堋浚耗軌蚣皶r(shí)更改有變更的合同內(nèi)容。即在不同時(shí)間內(nèi)的合同變更情況,有變更時(shí)間記錄。