環(huán)衛(wèi)公司行政印章使用審批制度

一、總則本制度適用于環(huán)衛(wèi)公司全體員工。旨在規(guī)范公司行政印章的使用與管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，更好地為客戶服務(wù)，實(shí)現(xiàn)公司社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的雙提升。公司秉持“清潔城市，服務(wù)社會(huì)，以人為本，創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念，在印章管理工作中落實(shí)扁平化管理原則，簡(jiǎn)化不必要的流程，提高工作效率。二、人：印章管理人員職責(zé)1.專人負(fù)責(zé)：公司設(shè)立專門的印章管理人員，負(fù)責(zé)行政印章的日常保管、使用登記等工作。印章管理人員需具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，熟悉公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.培訓(xùn)提升：人力資源部門定期組織印章管理人員參加相關(guān)培訓(xùn)，包括法律法規(guī)、公司制度以及印章管理技能等方面的培訓(xùn)，不斷提升其業(yè)務(wù)水平。3.職責(zé)明確：印章管理人員要嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的審批流程進(jìn)行印章使用操作，不得擅自使用印章。對(duì)印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。三、事：印章使用范圍與審批流程1.使用范圍-以公司名義對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。-公司向上級(jí)主管部門、政府部門報(bào)送的各類公文、報(bào)表等。-公司內(nèi)部涉及重要事項(xiàng)的文件、通知等。-員工因工作需要開(kāi)具的各類證明文件。2.審批流程-一般事項(xiàng)：使用人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用印章的事由、文件名稱、份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至印章管理人員處，由印章管理人員核對(duì)無(wú)誤后加蓋印章。-重要事項(xiàng)：對(duì)于涉及公司重大利益、重要決策等事項(xiàng)的文件需加蓋印章的，使用人填寫《印章使用申請(qǐng)表》后，依次經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，最終由公司總經(jīng)理審批同意后，方可加蓋印章。-緊急事項(xiàng)：如遇緊急情況需立即使用印章，使用人可先通過(guò)電話或其他即時(shí)通訊工具向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，獲得同意后，在印章管理人員的監(jiān)督下先行加蓋印章，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。四、財(cái)：印章使用相關(guān)費(fèi)用管理1.成本核算：對(duì)印章使用過(guò)程中涉及的費(fèi)用，如印章刻制、更換、維護(hù)以及印泥等耗材費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)記錄和核算，納入公司財(cái)務(wù)管理體系。2.預(yù)算管理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和歷史數(shù)據(jù)，制定年度印章使用費(fèi)用預(yù)算，并嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行費(fèi)用控制。對(duì)于超出預(yù)算的費(fèi)用支出，需經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可列支。3.費(fèi)用報(bào)銷：印章管理人員負(fù)責(zé)收集整理印章使用相關(guān)費(fèi)用的發(fā)票、憑證等，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷流程需嚴(yán)格遵守公司財(cái)務(wù)管理規(guī)定，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。五、物：印章的保管與維護(hù)1.安全保管：行政印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜中，保險(xiǎn)柜鑰匙由印章管理人員專人保管，密碼由印章管理人員設(shè)定并嚴(yán)格保密。印章存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全措施。2.定期檢查：印章管理人員每日對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.維護(hù)保養(yǎng)：定期對(duì)印章進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，確保印章字跡清晰、印文完整。如印章出現(xiàn)磨損、老化等情況，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)更換印章。六、信息：印章使用記錄與檔案管理1.使用記錄：印章管理人員對(duì)每一次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，填寫《印章使用登記表》，內(nèi)容包括使用日期、使用人、使用事由、文件名稱、份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以備查閱。2.檔案管理：將《印章使用申請(qǐng)表》《印章使用登記表》以及加蓋印章的文件副本等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，建立專門的印章使用檔案。檔案管理人員按照檔案管理規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，便于查詢和追溯。3.信息保密：印章使用記錄和檔案涉及公司的重要信息，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印或傳播印章使用檔案資料。七、安全：印章使用的安全風(fēng)險(xiǎn)防范1.制度防范：加強(qiáng)對(duì)印章管理制度的宣傳和培訓(xùn)，使全體員工充分認(rèn)識(shí)到印章使用的重要性和風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格遵守制度規(guī)定，杜絕違規(guī)使用印章的行為。2.技術(shù)防范：利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)印章使用過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控和記錄。如安裝印章使用監(jiān)控設(shè)備，對(duì)印章的使用場(chǎng)景進(jìn)行實(shí)時(shí)錄像；采用電子印章管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印章使用的信息化、智能化管理，提高印章使用的安全性和可追溯性。3.應(yīng)急處理：制定印章使用安全應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的印章丟失、被盜用等緊急情況，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。一旦發(fā)生緊急情況，能夠迅速采取措施，降低公司損失和負(fù)面影響。八、文化：印章管理中的企業(yè)文化體現(xiàn)1.價(jià)值觀融入：在印章管理工作中，貫徹公司“清潔城市，服務(wù)社會(huì)，以人為本，創(chuàng)新發(fā)展”的價(jià)值觀。通過(guò)規(guī)范印章使用，確保公司各項(xiàng)工作合法合規(guī)開(kāi)展，為城市清潔和社會(huì)服務(wù)提供有力保障。2.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：強(qiáng)調(diào)印章管理人員與各部門之間的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。在印章使用審批過(guò)程中，各部門要密切配合，及時(shí)溝通，確保審批流程的順暢和高效，共同維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序。3.激勵(lì)機(jī)制：將印章管理工作納入績(jī)效考核體系，對(duì)在印章管理工作中表現(xiàn)出色的員工給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)員工積極履行職責(zé)，為公司文化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。九、績(jī)效考核：印章管理工作考核1.考核指標(biāo)設(shè)定：制定明確的印章管理工作績(jī)效考核指標(biāo)，包括印章使用審批流程的執(zhí)行情況、印章保管的安全性、印章使用記錄的準(zhǔn)確性和完整性等方面。2.考核周期：定期對(duì)印章管理人員進(jìn)行績(jī)效考核，考核周期為每季度一次?？己私Y(jié)果作為員工薪酬調(diào)整、職務(wù)晉升、評(píng)先評(píng)優(yōu)等的重要依據(jù)。3.反饋與改進(jìn)：考核結(jié)束后，人力資源部門向印章管理人員反饋考核結(jié)果，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。印章管理人員應(yīng)根據(jù)反饋意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整工作方法和措施，不斷提高印章管理工作水平。十、人力資源管理：印章管理人員配置與發(fā)展1.人員配置：根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)模和印章管理工作的實(shí)際需求，合理配置印章管理人員。確保印章管理工作有足夠的人力支持，且人員結(jié)構(gòu)合理，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：為印章管理人員制定明確的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提供晉升通道和發(fā)展機(jī)會(huì)。鼓勵(lì)印章管理人員不斷學(xué)習(xí)和提升自身能力，向更高層次的管理崗位發(fā)展。3.激勵(lì)措施：建立健全印章管理人員激勵(lì)機(jī)制，除績(jī)效考核激勵(lì)外，還可通過(guò)薪酬激勵(lì)、培訓(xùn)激勵(lì)、榮譽(yù)激勵(lì)等多種方式，充分調(diào)動(dòng)印章管理人員的工作積極性和主動(dòng)性。十一、附則1.制度解釋權(quán)：本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜或需要修