學(xué)校大會(huì)議室管理制度一、制度概述

學(xué)校大會(huì)議室是學(xué)校組織各類會(huì)議、講座、培訓(xùn)等活動(dòng)的重要場(chǎng)所。為規(guī)范大會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。

一、適用范圍

本制度適用于學(xué)校大會(huì)議室的所有使用者，包括教職員工、學(xué)生以及其他來(lái)校人員。

二、會(huì)議室管理原則

1.保障會(huì)議活動(dòng)的正常進(jìn)行；

2.公平、公正、公開(kāi)使用會(huì)議室；

3.節(jié)約資源，提高會(huì)議室使用效率；

4.嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議室使用審批制度。

三、會(huì)議室使用申請(qǐng)

1.使用者需提前向會(huì)議室管理部門提交使用申請(qǐng)；

2.申請(qǐng)內(nèi)容包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等；

3.會(huì)議室管理部門根據(jù)申請(qǐng)情況，合理安排會(huì)議室使用時(shí)間。

四、會(huì)議室使用審批

1.會(huì)議室管理部門對(duì)使用申請(qǐng)進(jìn)行審批；

2.審批通過(guò)后，使用者需按照批準(zhǔn)的時(shí)間、人數(shù)、內(nèi)容等要求使用會(huì)議室；

3.使用者如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議室管理部門報(bào)告，并進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。

五、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用者需愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得隨意損壞；

2.會(huì)議室內(nèi)保持安靜，不得喧嘩、打鬧；

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、飲酒；

4.使用完畢后，使用者需關(guān)閉會(huì)議室設(shè)備，清理場(chǎng)地。

六、會(huì)議室設(shè)備使用

1.使用者需按照設(shè)備操作規(guī)程使用會(huì)議室設(shè)備；

2.使用完畢后，應(yīng)將設(shè)備恢復(fù)到原始狀態(tài)；

3.如設(shè)備出現(xiàn)故障，使用者應(yīng)及時(shí)報(bào)告，由會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)維修。

七、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.會(huì)議室管理部門定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒；

2.對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行定期檢查、維修，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

3.加強(qiáng)會(huì)議室安全管理，防止火災(zāi)、盜竊等安全事故發(fā)生。

八、違規(guī)處理

1.對(duì)違反本制度的行為，視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、通報(bào)批評(píng)等處理；

2.對(duì)嚴(yán)重違規(guī)者，取消使用會(huì)議室資格，并追究相關(guān)責(zé)任。

九、制度修訂

本制度由學(xué)校行政部門負(fù)責(zé)解釋，如有需要修訂之處，由學(xué)校行政部門提出修訂意見(jiàn)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

十、生效日期

本制度自發(fā)布之日起生效。

二、適用范圍

本制度適用于學(xué)校大會(huì)議室的所有使用者，包括但不限于教職員工、學(xué)生、校內(nèi)各院系、行政部門以及其他因工作或?qū)W習(xí)需要使用會(huì)議室的校外單位和個(gè)人。具體包括以下情況：

1.學(xué)校組織的各類教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)討論、培訓(xùn)等活動(dòng)；

2.校內(nèi)各部門的行政會(huì)議、工作研討、團(tuán)隊(duì)建設(shè)等；

3.學(xué)生社團(tuán)、學(xué)生組織的活動(dòng)及會(huì)議；

4.校外單位因教學(xué)、科研、文化交流等需要在學(xué)校舉辦的各類活動(dòng)；

5.任何個(gè)人或團(tuán)體在得到批準(zhǔn)后，為學(xué)校內(nèi)部或校外人員提供的服務(wù)或活動(dòng)。所有上述活動(dòng)在使用會(huì)議室前，均需按照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)和審批。

三、會(huì)議室使用申請(qǐng)

使用者需提前向會(huì)議室管理部門提交使用申請(qǐng)，以下為申請(qǐng)流程及所需材料：

1.申請(qǐng)者需填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，表格內(nèi)容包括但不限于：申請(qǐng)人姓名、部門、職務(wù)、聯(lián)系電話、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、預(yù)計(jì)開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容摘要等。

2.申請(qǐng)表需經(jīng)申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至?xí)h室管理部門。

3.會(huì)議室管理部門在收到申請(qǐng)后，將根據(jù)會(huì)議室的使用情況和申請(qǐng)的優(yōu)先級(jí)進(jìn)行審核。

4.審核通過(guò)的，會(huì)議室管理部門將通知申請(qǐng)者，并確認(rèn)會(huì)議時(shí)間。

5.審核未通過(guò)的，會(huì)議室管理部門將告知申請(qǐng)者原因，并建議調(diào)整申請(qǐng)時(shí)間或地點(diǎn)。

6.申請(qǐng)者需在會(huì)議召開(kāi)前確保會(huì)議室的預(yù)定信息準(zhǔn)確無(wú)誤，如需更改會(huì)議時(shí)間或取消會(huì)議，應(yīng)提前至少24小時(shí)通知會(huì)議室管理部門，以便進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

四、會(huì)議室使用審批

1.會(huì)議室管理部門在收到使用申請(qǐng)后，將進(jìn)行以下審批流程：

-核實(shí)申請(qǐng)表中的信息是否完整、準(zhǔn)確；

-檢查會(huì)議室預(yù)定時(shí)間是否與已有預(yù)定沖突；

-評(píng)估會(huì)議室預(yù)定是否符合學(xué)校的使用規(guī)定和優(yōu)先級(jí)；

-如遇特殊情況或高峰時(shí)段，可能需要調(diào)整預(yù)定時(shí)間或安排其他會(huì)議室；

-審批結(jié)果將以書面形式通知申請(qǐng)者。

2.審批通過(guò)后，會(huì)議室管理部門將確認(rèn)以下事項(xiàng)：

-會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)等預(yù)定信息；

-提醒申請(qǐng)者會(huì)議室的使用規(guī)則和注意事項(xiàng)；

-如有設(shè)備使用需求，提前告知申請(qǐng)者相關(guān)設(shè)備的準(zhǔn)備情況。

3.若審批未通過(guò)，會(huì)議室管理部門將告知申請(qǐng)者未通過(guò)的原因，并可能提供以下選項(xiàng)：

-調(diào)整會(huì)議時(shí)間或日期；

-提供其他會(huì)議室或時(shí)間段的建議；

-說(shuō)明未通過(guò)的具體原因，如會(huì)議室已被其他活動(dòng)預(yù)定等。

4.申請(qǐng)者在接到審批結(jié)果后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)是否接受審批結(jié)果。如需更改預(yù)定信息，應(yīng)立即通知會(huì)議室管理部門。

5.對(duì)于緊急或臨時(shí)性的會(huì)議需求，會(huì)議室管理部門將盡力協(xié)調(diào)，但可能無(wú)法保證立即滿足所有需求。

6.會(huì)議室管理部門將定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行匯總和分析，以便優(yōu)化會(huì)議室的分配和使用效率。

五、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用者在進(jìn)入會(huì)議室前，需仔細(xì)閱讀并遵守以下規(guī)范：

-會(huì)議室門牌號(hào)碼和預(yù)定信息不得隨意更改或遮擋；

-進(jìn)入會(huì)議室時(shí)，請(qǐng)保持安靜，不得大聲喧嘩；

-未經(jīng)允許，不得在會(huì)議室外大聲討論會(huì)議內(nèi)容；

-保持會(huì)議室內(nèi)的整潔，不得亂扔垃圾，使用完畢后需清理桌面和地面；

-不得在會(huì)議室進(jìn)行與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)，如飲食、吸煙等；

-不得擅自使用會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)等，需提前向管理部門申請(qǐng)；

-如需調(diào)整會(huì)議室內(nèi)的布局，需征得管理部門的同意。

2.使用者在會(huì)議過(guò)程中應(yīng)遵守以下規(guī)定：

-按時(shí)開(kāi)始和結(jié)束會(huì)議，不得無(wú)故拖延；

-如有遲到或早退情況，應(yīng)向與會(huì)者表示歉意；

-保持會(huì)議秩序，不得隨意打斷他人發(fā)言；

-如有緊急情況需要離開(kāi)會(huì)議室，應(yīng)提前告知會(huì)議主持人或在場(chǎng)負(fù)責(zé)人；

-如有需要，可安排專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容。

3.使用者在會(huì)議結(jié)束后，需遵守以下要求：

-關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)的所有電器設(shè)備，如投影儀、音響、空調(diào)等；

-如使用過(guò)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備，需將其恢復(fù)至原位；

-清理會(huì)議室內(nèi)的垃圾，確保會(huì)議室整潔；

-如有損壞會(huì)議室設(shè)施的情況，需及時(shí)通知管理部門；

-如有特殊需求，如需要保留會(huì)議室內(nèi)的資料或物品，需征得管理部門的同意。

六、會(huì)議室設(shè)備使用

1.使用者在使用會(huì)議室設(shè)備前，應(yīng)詳細(xì)閱讀并遵守以下操作規(guī)程：

-投影儀：確保投影儀電源已關(guān)閉，使用前檢查設(shè)備是否正常，使用完畢后關(guān)閉電源，拔掉電源插頭；

-音響系統(tǒng)：開(kāi)啟音響系統(tǒng)前，檢查音量是否適中，使用完畢后關(guān)閉音響，確保音量旋鈕調(diào)至最低；

-多媒體電腦：開(kāi)啟電腦前，確保所有連接線正確連接，使用完畢后關(guān)閉電腦，斷開(kāi)網(wǎng)絡(luò)連接；

-白板和書寫工具：使用白板時(shí)，避免用力過(guò)猛，使用完畢后清理白板上的內(nèi)容，歸位書寫工具。

2.使用者在使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

-未經(jīng)允許，不得擅自移動(dòng)或更改設(shè)備位置；

-如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即停止使用并報(bào)告給會(huì)議室管理部門；

-使用過(guò)程中，避免對(duì)設(shè)備造成物理?yè)p害，如劃痕、折損等；

-使用完畢后，確保所有設(shè)備處于關(guān)閉狀態(tài)，電源插頭已拔出。

3.對(duì)于需要特殊操作的設(shè)備，如視頻會(huì)議系統(tǒng)等，使用者應(yīng)提前向管理部門了解操作流程，并在管理人員指導(dǎo)下進(jìn)行操作。

4.會(huì)議室管理部門將定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如使用者發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，應(yīng)及時(shí)通知管理部門。

5.使用者在使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵守節(jié)能環(huán)保的原則，合理使用電力資源，避免不必要的浪費(fèi)。

6.對(duì)于違反設(shè)備使用規(guī)定的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重進(jìn)行相應(yīng)處理，包括但不限于警告、罰款或取消使用資格。

七、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.會(huì)議室的日常維護(hù)工作由學(xué)校物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)，包括但不限于以下內(nèi)容：

-定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，包括地面、墻面、窗簾和家具；

-對(duì)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備進(jìn)行常規(guī)檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行；

-對(duì)會(huì)議室內(nèi)的通風(fēng)、照明系統(tǒng)進(jìn)行檢查，確保其功能正常；

-對(duì)會(huì)議室內(nèi)的安全設(shè)施，如消防器材、應(yīng)急照明等進(jìn)行定期檢查，確保其有效性。

2.會(huì)議室的定期保養(yǎng)工作包括：

-對(duì)會(huì)議室內(nèi)的家具進(jìn)行擦拭和保養(yǎng)，防止磨損和褪色；

-對(duì)會(huì)議室內(nèi)的地毯進(jìn)行吸塵和清洗，保持清潔；

-對(duì)會(huì)議室內(nèi)的玻璃和金屬表面進(jìn)行清潔和拋光；

-對(duì)會(huì)議室內(nèi)的空調(diào)和通風(fēng)系統(tǒng)進(jìn)行深度清潔和保養(yǎng)。

3.使用者在使用會(huì)議室后，應(yīng)遵守以下保養(yǎng)規(guī)范：

-確保會(huì)議室內(nèi)的所有設(shè)備處于關(guān)閉狀態(tài)，包括燈光、空調(diào)等；

-清理會(huì)議室內(nèi)產(chǎn)生的垃圾，保持會(huì)議室整潔；

-如有特殊物品或資料遺留在會(huì)議室，應(yīng)及時(shí)通知物業(yè)管理部門處理。

4.物業(yè)管理部門應(yīng)建立會(huì)議室維護(hù)保養(yǎng)記錄，詳細(xì)記錄每次維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、負(fù)責(zé)人等信息，以便于追蹤和評(píng)估。

5.如遇設(shè)備故障或損壞，使用者應(yīng)及時(shí)通知物業(yè)管理部門，不得自行修理或更換設(shè)備。

6.對(duì)于特殊事件或自然災(zāi)害導(dǎo)致會(huì)議室損壞的情況，物業(yè)管理部門應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)修復(fù)損壞，確保會(huì)議室盡快恢復(fù)正常使用。

八、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反本制度的行為，將根據(jù)違規(guī)性質(zhì)和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的處理措施：

-輕微違規(guī)：如未按時(shí)清理垃圾、未關(guān)燈等，給予口頭警告或記錄在案，提醒使用者遵守規(guī)定；

-一般違規(guī)：如擅自更改會(huì)議室預(yù)定時(shí)間、地點(diǎn)，或未經(jīng)批準(zhǔn)移動(dòng)設(shè)備等，給予書面警告，并可能要求承擔(dān)一定的經(jīng)濟(jì)損失；

-嚴(yán)重違規(guī)：如故意損壞會(huì)議室設(shè)施、在會(huì)議室內(nèi)吸煙、酗酒等，將根據(jù)情況給予罰款、通報(bào)批評(píng)，并可能取消其使用會(huì)議室的資格；

-重復(fù)違規(guī)：對(duì)于多次違反本制度的使用者，將視情況加重處罰，直至取消其使用會(huì)議室的權(quán)利。

2.違規(guī)行為的處理流程如下：

-會(huì)議室管理部門在發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和核實(shí)；

-根據(jù)調(diào)查結(jié)果，確定違規(guī)行為的性質(zhì)和嚴(yán)重程度；

-將違規(guī)行為和處理建議報(bào)告給學(xué)校相關(guān)部門；

-學(xué)校相關(guān)部門對(duì)處理建議進(jìn)行審核，并作出最終決定；

-對(duì)違規(guī)使用者進(jìn)行相應(yīng)處理，并通知其知曉處理結(jié)果。

3.受到違規(guī)處理的使用者，如有異議，可在接到處理通知之日起五個(gè)工作日內(nèi)向?qū)W校行政部門提出申訴。行政部門將組織調(diào)查，并作出最終裁決。

4.會(huì)議室管理部門應(yīng)將違規(guī)處理結(jié)果記錄在案，并定期對(duì)處理情況進(jìn)行總結(jié)和分析，以不斷提高會(huì)議室的管理水平。

5.學(xué)校將對(duì)違反本制度的行為進(jìn)行公示，以警示其他使用者，維護(hù)會(huì)議室的正常使用秩序。

九、制度修訂

1.本制度如有需要修訂之處，由學(xué)校行政部門負(fù)責(zé)提出修訂意見(jiàn)。

2.修訂意見(jiàn)應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：修訂的必要性、具體修訂內(nèi)容、修訂后的制度文本。

3.修訂意見(jiàn)經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門討論并同意后，提交給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，修訂后的制度文本將正式生效，并替換原有的制度文本。

5.修訂后的制度文本將通知所有使用者，并確保其知曉和遵守新的規(guī)定。

6.修訂過(guò)程中，如遇重大爭(zhēng)議或需要緊急調(diào)整的情況，學(xué)校行政部門有權(quán)在確保會(huì)議進(jìn)行不受影響的前提下，臨時(shí)調(diào)整制度內(nèi)容，并及時(shí)上報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。

7.修訂后的制度將保留原有制度的編號(hào)，并在標(biāo)題或文件中注明修訂日期。

8.學(xué)校行政部門應(yīng)定期對(duì)制度進(jìn)行審