公司郵件管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司郵件管理，確保郵件傳遞的準確、及時、安全與高效，保障公司信息溝通順暢，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在工作中使用郵件進行信息交流、業(yè)務(wù)溝通、文件傳遞等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：郵件管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保郵件內(nèi)容合法合規(guī)。2.準確性原則：發(fā)送郵件時，應(yīng)確保信息準確無誤，避免因信息錯誤導致工作失誤或誤解。3.及時性原則：對重要郵件應(yīng)及時處理，回復郵件不得延誤，以保證工作的連續(xù)性和高效性。4.保密性原則：涉及公司機密、商業(yè)秘密以及個人隱私的郵件，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行處理，防止信息泄露。二、郵件賬號管理（一）賬號申請與開通1.新員工入職時，由人力資源部門負責通知行政部門為其開通工作郵箱賬號。2.員工因工作需要申請額外的郵箱賬號，應(yīng)填寫《郵箱賬號申請表》，詳細說明申請原因及使用期限，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至行政部門辦理開通手續(xù)。（二）賬號使用與權(quán)限1.員工應(yīng)妥善保管個人郵箱賬號及密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。2.公司根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，設(shè)定不同的郵箱使用權(quán)限。例如，部分涉及重要業(yè)務(wù)信息的郵箱，可能僅允許特定人員訪問和操作。3.對于離職員工，行政部門應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后，及時注銷其工作郵箱賬號。（三）賬號安全與維護1.員工應(yīng)定期修改郵箱密碼，設(shè)置強度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符組合。2.如發(fā)現(xiàn)賬號存在異常登錄情況，應(yīng)立即聯(lián)系行政部門進行處理，并及時修改密碼。3.行政部門應(yīng)定期對公司郵箱系統(tǒng)進行維護和安全檢查，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露風險。三、郵件發(fā)送規(guī)范（一）郵件主題1.郵件主題應(yīng)簡潔明了，準確概括郵件主要內(nèi)容，避免使用模糊、冗長或含義不清的表述。2.對于重要郵件，主題前應(yīng)標注“[重要]”“[緊急]”等字樣，以便收件人能夠快速識別郵件的重要性和緊急程度。（二）郵件正文1.郵件正文應(yīng)條理清晰，邏輯連貫，分段闡述不同內(nèi)容，便于收件人閱讀和理解。2.開頭應(yīng)簡要說明發(fā)件人身份和郵件目的，結(jié)尾應(yīng)明確表達期望收件人采取的行動或回復要求。3.郵件內(nèi)容應(yīng)語言規(guī)范、用詞準確，避免使用生僻字、錯別字和網(wǎng)絡(luò)俚語。對于涉及專業(yè)術(shù)語或特定業(yè)務(wù)內(nèi)容的郵件，應(yīng)進行適當解釋，確保收件人能夠理解。4.引用他人郵件內(nèi)容時，應(yīng)注明出處，并確保引用準確無誤。如需對引用內(nèi)容進行修改，應(yīng)明確說明修改之處。（三）郵件附件1.如有必要添加附件，應(yīng)在正文中明確提及附件的名稱和內(nèi)容，以便收件人在閱讀郵件前了解附件大致情況。2.附件應(yīng)確保格式清晰、內(nèi)容完整，且經(jīng)過病毒查殺，避免因附件問題影響收件人正常查看和使用。3.對于較大的附件，應(yīng)盡量采用壓縮文件形式發(fā)送，并提前告知收件人解壓密碼等相關(guān)信息。4.嚴格控制附件數(shù)量，避免因過多附件導致郵件體積過大，影響發(fā)送和接收速度，甚至造成郵件發(fā)送失敗。（四）郵件抄送與密送1.抄送（CC）：當郵件需要發(fā)送給與主題相關(guān)但并非直接收件人的其他人員時，應(yīng)使用抄送功能。抄送人員應(yīng)明確知曉郵件內(nèi)容，且其存在對郵件的處理和結(jié)果有一定關(guān)聯(lián)或需要其知曉相關(guān)信息。2.密送（BCC）：僅在特殊情況下使用，如為了保護某些信息的傳遞范圍，避免收件人知曉其他密送人員的存在。使用密送功能時，應(yīng)謹慎考慮，確保符合公司信息管理和溝通的原則，防止因不當使用密送引發(fā)誤解或信息泄露風險。四、郵件接收與處理（一）及時查收員工應(yīng)每天定時查收工作郵箱，確保及時獲取重要郵件信息，避免因延誤查收導致工作延誤或遺漏重要事項。（二）分類整理1.對接收的郵件進行分類，可按照項目、部門、主題等維度進行劃分，建立清晰的郵件文件夾結(jié)構(gòu)，便于快速查找和管理。2.對于重要郵件和緊急郵件，應(yīng)單獨標記或移動至專門的文件夾，優(yōu)先進行處理。（三）認真閱讀與回復1.仔細閱讀郵件內(nèi)容，理解發(fā)件人的意圖和要求，如有疑問應(yīng)及時與發(fā)件人溝通確認。2.根據(jù)郵件的重要性和緊急程度，合理安排處理時間，并及時給予回復。對于需要較長時間處理的郵件，應(yīng)向發(fā)件人說明預(yù)計回復時間，避免讓對方久等。（四）存檔管理1.對已處理完畢的郵件，應(yīng)按照分類規(guī)則進行存檔，以便日后查閱和參考。存檔期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)需求確定，一般重要郵件應(yīng)長期保存。2.定期對郵件存檔進行清理，刪除過期、無用的郵件，以釋放郵箱存儲空間，提高郵件系統(tǒng)運行效率。五、郵件保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感內(nèi)容的郵件。2.明確標注為“機密”“絕密”等保密級別的郵件。（二）保密措施1.發(fā)送保密郵件時，應(yīng)確保收件人具有相應(yīng)的保密權(quán)限，并通過安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行傳輸。2.對于保密郵件，應(yīng)嚴格限制知悉范圍，不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)給無關(guān)人員。如需轉(zhuǎn)發(fā)，必須經(jīng)過相關(guān)部門負責人或保密管理部門的審批。3.接收保密郵件的員工，應(yīng)妥善保管郵件內(nèi)容，不得在非工作場合談?wù)摶蛐孤多]件機密信息。在離職時，應(yīng)將涉及保密內(nèi)容的郵件及相關(guān)資料按照公司規(guī)定進行交接或銷毀。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)員工違反郵件保密規(guī)定，導致公司機密信息泄露，公司將視情節(jié)輕重，按照相關(guān)規(guī)定給予警告、罰款、降職、辭退等處理措施，并依法追究其法律責任。六、郵件安全與備份（一）安全防護1.公司采用先進的郵件安全防護系統(tǒng)，對郵件進行實時監(jiān)控和過濾，防范垃圾郵件、病毒郵件、釣魚郵件等安全威脅。2.員工應(yīng)提高安全意識，不隨意點擊郵件中的可疑鏈接或下載不明來源的附件，避免遭受網(wǎng)絡(luò)詐騙和信息泄露風險。（二）數(shù)據(jù)備份1.公司定期對郵件系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份頻率根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化情況確定，一般為每周或每月進行一次全量備份，并在工作日期間進行增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止因本地災(zāi)難事件導致數(shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復測試，確保在需要時能夠快速、準確地恢復郵件數(shù)據(jù)，保障公司業(yè)務(wù)的連續(xù)性。七、郵件使用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司行政部門負責對員工郵件使用情況進行日常監(jiān)督，包括郵件發(fā)送規(guī)范、保密規(guī)定執(zhí)行等方面。2.設(shè)立專門的投訴渠道，接受員工對郵件使用違規(guī)行為的舉報，對于舉報信息應(yīng)及時進行調(diào)查核實。（二）檢查與評估1.定期對員工郵件使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括郵件主題、正文、附件、抄送與密送等方面是否符合本辦法規(guī)定。2.根據(jù)檢查結(jié)果，對郵件使用規(guī)范執(zhí)行情況良好的部門和個人進行表彰和獎勵