公務郵件管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司公務郵件的管理，確保郵件傳遞的準確、及時、安全，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在公務活動中使用郵件進行信息溝通、工作匯報、文件傳遞等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：郵件內(nèi)容應準確表達意圖，語言規(guī)范，格式符合要求。2.及時高效原則：收發(fā)郵件應及時處理，避免延誤，提高工作效率。3.安全保密原則：涉及公司機密信息的郵件應嚴格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。二、郵件賬號管理（一）賬號申請與開通1.新員工入職時，由人力資源部門統(tǒng)一為其申請公司公務郵箱賬號，并告知賬號及初始密碼。2.員工因工作需要申請額外的公務郵箱賬號，需填寫《公務郵箱賬號申請表》，經(jīng)所在部門負責人審核同意后，提交至信息技術(shù)部門開通。（二）賬號使用與保管1.員工應妥善保管個人公務郵箱賬號及密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。2.如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在安全風險，應立即通知信息技術(shù)部門進行處理，并及時修改密碼。（三）賬號停用與注銷1.員工離職或崗位變動不再需要使用公務郵箱時，所在部門應及時通知信息技術(shù)部門停用該賬號。2.信息技術(shù)部門在接到通知后，對賬號進行停用操作，并根據(jù)公司規(guī)定進行數(shù)據(jù)備份或刪除處理。3.如需徹底注銷賬號，員工應填寫《公務郵箱賬號注銷申請表》，經(jīng)所在部門負責人和信息技術(shù)部門負責人審核同意后，由信息技術(shù)部門進行注銷操作。三、郵件收發(fā)規(guī)范（一）郵件主題1.郵件主題應簡潔明了，準確概括郵件核心內(nèi)容，避免使用模糊、冗長或含義不清的表述。2.對于重要郵件，應在主題中注明“重要”“緊急”等關(guān)鍵詞，以便收件人優(yōu)先處理。（二）郵件正文1.郵件正文應條理清晰，邏輯連貫，分段表述，避免出現(xiàn)大段無分隔的文字。2.開頭應簡要說明發(fā)件目的，結(jié)尾應明確表達期望的回復或行動要求。3.涉及工作安排、任務分配等內(nèi)容時，應詳細說明工作要求、時間節(jié)點、責任人等關(guān)鍵信息。4.引用他人觀點或數(shù)據(jù)時，應注明出處，確保信息的真實性和可靠性。（三）郵件附件1.如有必要，可在郵件中添加附件。附件應與郵件主題相關(guān)，且內(nèi)容完整、清晰。2.附件名稱應準確反映附件內(nèi)容，避免使用易混淆或含義不明的文件名。3.在郵件正文中應明確提及附件內(nèi)容，以便收件人在查看郵件時能夠及時了解附件情況。（四）郵件發(fā)送1.發(fā)送郵件前，應仔細核對收件人地址、主題、正文及附件等信息，確保準確無誤。2.根據(jù)郵件的重要性和緊急程度，合理選擇發(fā)送方式。對于重要緊急郵件，可選擇“加急”或“重要郵件提醒”等功能。3.涉及多個收件人的郵件，應將收件人地址填寫在“抄送”或“密送”欄中，并明確說明各收件人的角色和職責，避免造成誤解。（五）郵件接收與處理1.員工應定期查看公務郵箱，及時收取郵件，并按照郵件的重要性和緊急程度進行分類處理。2.對于重要郵件，應立即閱讀并回復；對于一般性郵件，可在適當時間集中處理。3.如對郵件內(nèi)容有疑問或需要進一步溝通，應及時與發(fā)件人聯(lián)系，確保信息準確傳達。四、郵件審批流程（一）一般郵件審批1.員工發(fā)送的一般性公務郵件，無需經(jīng)過審批流程，可直接發(fā)送。（二）重要郵件審批1.涉及公司重大決策、重要事項、敏感信息等重要郵件，在發(fā)送前需經(jīng)過審批。2.發(fā)件人應填寫《重要郵件審批表》，詳細說明郵件內(nèi)容、發(fā)送目的、涉及部門及人員等信息，并提交至部門負責人審核。3.部門負責人應認真審核郵件內(nèi)容，確保符合公司政策和相關(guān)規(guī)定，并簽署審核意見。如審核通過，郵件方可發(fā)送；如審核不通過，應及時與發(fā)件人溝通，說明原因并要求修改。（三）緊急郵件審批1.對于緊急情況下需要立即發(fā)送的重要郵件，可先發(fā)送郵件，但需在事后及時補辦審批手續(xù)。2.發(fā)件人應在郵件發(fā)送后[X]個工作日內(nèi)，將《重要郵件審批表》提交至部門負責人審核。五、郵件存檔與查閱（一）郵件存檔1.信息技術(shù)部門應定期對公司公務郵件進行備份存檔，存檔期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.郵件存檔應按照郵件主題、發(fā)件人、收件人、時間等要素進行分類存儲，以便于查詢和管理。（二）郵件查閱1.員工因工作需要查閱公務郵件存檔時，應填寫《郵件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審核同意后，提交至信息技術(shù)部門。2.信息技術(shù)部門根據(jù)申請內(nèi)容，在確保信息安全的前提下，為申請人提供郵件查閱服務。查閱過程中，申請人應遵守公司保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播或泄露郵件內(nèi)容。六、郵件安全與保密（一）安全措施1.公司信息技術(shù)部門應采取必要的安全措施，保障公務郵件系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，防止郵件丟失、損壞或被非法篡改。2.定期對郵件系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時更新系統(tǒng)補丁和殺毒軟件，防范網(wǎng)絡攻擊和病毒入侵。（二）保密規(guī)定1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等機密內(nèi)容的郵件，應嚴格按照公司保密制度進行處理。2.發(fā)件人應根據(jù)郵件內(nèi)容的敏感程度，選擇合適的保密級別，如“機密”“秘密”等，并在郵件主題和正文中注明。3.收件人應妥善保管機密郵件，不得擅自轉(zhuǎn)發(fā)、泄露或用于非工作目的。如需共享機密信息，應按照公司規(guī)定進行審批和授權(quán)。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反本辦法規(guī)定，存在以下行為之一的，視為違規(guī)：未按照規(guī)定申請、使用或保管公務郵箱賬號的；郵件主題、正文或附件內(nèi)容不符合規(guī)范要求，影響工作正常開展的；未按照郵件審批流程發(fā)送重要郵件的；擅自泄露、傳播或使用涉及公司機密信息郵件的；其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）違規(guī)處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，公司將給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，公司將視情節(jié)輕重給予書面警