公共影像管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織公共影像的管理，規(guī)范影像資料的收集、整理、存儲、使用和銷毀等流程，確保影像資料的安全、完整和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內所有涉及公共影像的部門和個人，包括但不限于辦公區(qū)域、生產車間、活動現場、會議場所等所產生的影像資料。（三）基本原則1.合法性原則：公共影像的管理應符合國家法律法規(guī)及行業(yè)相關標準的要求，不得侵犯他人的合法權益。2.真實性原則：影像資料應真實、客觀地反映所記錄的事件或場景，不得進行篡改或偽造。3.保密性原則：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息或個人隱私的影像資料，應嚴格保密，防止泄露。4.分類管理原則：根據影像資料的性質、用途、保存期限等因素進行分類管理，便于查找和使用。5.安全保存原則：采取有效的安全措施，確保影像資料的存儲安全，防止損壞、丟失或被盜。二、影像資料的收集（一）收集主體1.各部門負責本部門職責范圍內公共影像資料的收集工作，并指定專人負責具體的收集任務。2.公司/組織內的安全保衛(wèi)部門負責收集涉及安全監(jiān)控、門禁系統(tǒng)等方面的影像資料。3.活動策劃部門負責收集各類活動現場的影像資料。（二）收集范圍1.日常辦公：包括辦公室環(huán)境、員工工作狀態(tài)、會議記錄、文件處理等方面的影像。2.生產運營：生產車間的工藝流程、設備運行狀況、質量檢測過程、生產安全事故等影像。3.活動記錄：公司/組織舉辦的各類會議、培訓、慶典、團建等活動的現場影像。4.安全監(jiān)控：辦公區(qū)域、生產場所、倉庫等重點區(qū)域的安全監(jiān)控影像。5.客戶來訪：客戶參觀公司/組織、商務洽談等活動的影像。6.其他：與公司/組織業(yè)務相關的其他公共影像資料。（三）收集要求1.收集的影像資料應清晰、完整，能夠準確反映所記錄的內容。2.對于重要事件或關鍵環(huán)節(jié)的影像，應進行多角度、多時段的拍攝，確保資料的全面性。3.收集過程中應及時做好影像資料的標注工作，注明拍攝時間、地點、事件內容、拍攝人等信息。三、影像資料的整理（一）整理流程1.收集到的影像資料應及時移交至公司/組織的影像管理部門進行整理。2.影像管理部門對接收的影像資料進行初步篩選，剔除重復、模糊、無關緊要的影像。3.根據影像資料的分類標準，對篩選后的影像進行分類整理，建立相應的文件夾或數據庫目錄結構。4.對每一份影像資料進行詳細的元數據錄入，包括文件名、拍攝時間、地點、主題、拍攝人等信息，以便于檢索和查詢。（二）整理標準1.文件名規(guī)范：文件名應簡潔明了，能夠準確反映影像的內容，一般采用“拍攝時間+地點+事件主題+拍攝人”的格式命名。2.分類標準：按時間分類：可分為年度、季度、月度等不同時間段的影像資料。按事件分類：如會議影像、生產影像、活動影像等。按區(qū)域分類：根據影像拍攝的地點進行分類，如辦公區(qū)影像、生產區(qū)影像等。3.元數據錄入要求：元數據應準確、完整，與影像資料的實際內容相符。四、影像資料的存儲（一）存儲方式1.本地存儲：在公司/組織內部的服務器或存儲設備上進行本地存儲，確保影像資料的及時備份和快速訪問。2.云端存儲：選擇可靠的云存儲服務提供商，將重要的影像資料進行云端備份，以提高數據的安全性和可靠性。3.磁帶存儲：對于一些需要長期保存的重要影像資料，可采用磁帶存儲的方式，確保數據的長期穩(wěn)定性。（二）存儲設備管理1.定期對本地存儲設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行，防止數據丟失或損壞。2.對于云端存儲，應與云服務提供商簽訂詳細的服務協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保數據的安全存儲和訪問。3.磁帶存儲應存放在安全、干燥、通風的環(huán)境中，并定期進行磁帶的清潔和檢測。（三）存儲安全措施1.設置嚴格的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問存儲的影像資料。2.對存儲設備進行加密處理，防止數據在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.建立定期的數據備份制度，將影像資料備份至多種存儲介質，并分別存儲在不同的地點，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。五、影像資料的使用（一）使用申請1.公司/組織內部各部門因工作需要使用公共影像資料時，應填寫《影像資料使用申請表》，詳細說明使用目的、影像資料的名稱、使用期限等信息。2.申請表需經部門負責人審批簽字后，提交至影像管理部門。（二）審批流程1.影像管理部門收到申請表后，對申請內容進行審核，核實申請的必要性和合規(guī)性。2.對于涉及商業(yè)秘密、敏感信息或個人隱私的影像資料，需經公司/組織的保密管理部門或相關領導審批同意后方可使用。3.審核通過后，影像管理部門根據申請表的要求，為申請人提供相應的影像資料，并做好使用記錄。（三）使用規(guī)范1.申請人應按照申請的用途和范圍使用影像資料，不得擅自擴大使用范圍或用于其他非法目的。2.使用過程中應妥善保管影像資料，不得對其進行損壞、篡改或傳播。3.使用完畢后，申請人應及時將影像資料歸還至影像管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、影像資料的銷毀（一）銷毀條件1.影像資料已超過規(guī)定的保存期限，且不再具有保存價值。2.影像資料涉及的事件已處理完畢，且相關部門或領導批準銷毀。3.影像資料因存儲介質損壞、丟失等原因無法正常使用，且已無法恢復。（二）銷毀流程1.影像管理部門定期對存儲的影像資料進行清查，確定需要銷毀的影像資料清單。2.填寫《影像資料銷毀申請表》，詳細說明銷毀的影像資料名稱、數量、銷毀原因等信息，并提交至公司/組織的檔案管理部門或相關領導審批。3.審批通過后，由影像管理部門會同檔案管理部門或其他相關部門共同對影像資料進行銷毀。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀方式等信息，并形成銷毀記錄文件。（三）銷毀方式1.物理銷毀：對于存儲在磁帶、光盤等存儲介質上的影像資料，可采用粉碎、焚燒等物理方式進行銷毀。2.數據擦除：對于存儲在電子設備上的影像資料，可采用專業(yè)的數據擦除軟件進行多次擦除，確保數據無法恢復。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內部設立影像管理監(jiān)督小組，負責對公共影像管理辦法的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由影像管理部門、檔案管理部門、審計部門等相關人員組成，定期對各部門的影像資料收集、整理、存儲、使用和銷毀等環(huán)節(jié)進行檢查。（二）檢查內容1.影像資料的收集是否及時、完整，是否符合收集要求。2.影像資料的整理是否規(guī)范，分類是否準確，元數據錄入是否完整。3.影像資料的存儲是否安全，存儲設備是否正常運行，備份制度是否落實。4.影像資料的使用是否符合申請用途和范圍，是否履行了審批手續(xù)，歸還是否及時。5.影像資料的銷毀是否符合銷毀條件，銷毀流程是否規(guī)范，銷毀記錄是否完整。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，監(jiān)督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題制定具體的整改措施，并將整改情況及時反饋給監(jiān)督小組。3.對違反本辦法規(guī)定的部門和個人，