婚慶公司策劃師客戶溝通記錄規(guī)章

一、總則本規(guī)章旨在規(guī)范婚慶公司策劃師與客戶的溝通記錄工作，確保溝通信息的準(zhǔn)確、完整與有效傳遞，提升客戶服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)公司競爭力，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的雙贏，同時(shí)踐行公司“用心成就每一場浪漫”的企業(yè)文化與經(jīng)營理念。本規(guī)章適用于婚慶公司全體策劃師及相關(guān)工作人員在與客戶溝通的全過程。二、人員職責(zé)與要求1.策劃師職責(zé)-策劃師作為與客戶直接溝通的關(guān)鍵人員，需具備良好的溝通能力、專業(yè)的婚慶知識和敏銳的客戶需求洞察力。在每次與客戶溝通前，應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，熟悉客戶基本信息及前期溝通內(nèi)容。-詳細(xì)、準(zhǔn)確記錄與客戶溝通的每一個(gè)環(huán)節(jié)，包括客戶提出的需求、意見、疑問以及策劃師的回應(yīng)和承諾等。記錄內(nèi)容要客觀真實(shí)，不得遺漏重要信息。2.監(jiān)督人員職責(zé)-設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或由上級主管擔(dān)任監(jiān)督人員，負(fù)責(zé)定期檢查策劃師的溝通記錄。監(jiān)督人員需具備豐富的婚慶行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和管理能力，能夠準(zhǔn)確判斷溝通記錄的完整性和準(zhǔn)確性。-對溝通記錄中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與策劃師溝通，給予指導(dǎo)和糾正，確保溝通記錄工作的規(guī)范執(zhí)行。三、溝通記錄流程與規(guī)范1.溝通前準(zhǔn)備記錄-在與客戶首次溝通前，策劃師需記錄客戶的預(yù)約信息，包括預(yù)約時(shí)間、預(yù)約方式（電話、網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)場等）、客戶基本資料（姓名、聯(lián)系方式、婚禮大致預(yù)算等）。-策劃師應(yīng)提前準(zhǔn)備好溝通提綱，明確需要向客戶了解的關(guān)鍵信息，如婚禮日期、地點(diǎn)、風(fēng)格偏好、特殊要求等，并記錄在溝通準(zhǔn)備文檔中。2.溝通中實(shí)時(shí)記錄-在與客戶溝通的過程中，策劃師應(yīng)采用多種方式進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄?？墒褂秒娮游臋n、紙質(zhì)筆記等方式，但要確保記錄的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。-對于客戶提出的重要觀點(diǎn)、明確的需求和期望，策劃師要當(dāng)場進(jìn)行確認(rèn)，并記錄在案。同時(shí)，記錄自己向客戶提供的方案建議、價(jià)格信息、服務(wù)細(xì)節(jié)等內(nèi)容。3.溝通后整理記錄-每次溝通結(jié)束后，策劃師應(yīng)在當(dāng)天內(nèi)對溝通記錄進(jìn)行整理和完善。補(bǔ)充溝通中的遺漏信息，核對關(guān)鍵數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保記錄內(nèi)容邏輯清晰、易于理解。-將整理好的溝通記錄按照客戶信息進(jìn)行分類歸檔，方便后續(xù)查閱和跟進(jìn)。同時(shí)，將重要信息及時(shí)同步給公司內(nèi)部的相關(guān)部門，如設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)、執(zhí)行團(tuán)隊(duì)等，確保信息的有效傳遞。四、財(cái)務(wù)相關(guān)記錄要求1.預(yù)算溝通記錄-在與客戶溝通婚禮預(yù)算時(shí)，策劃師要詳細(xì)記錄客戶的初步預(yù)算范圍、各項(xiàng)費(fèi)用的大致分配意向（如場地布置、攝影攝像、婚宴餐飲等）。-對于策劃師根據(jù)客戶需求和市場行情向客戶提供的預(yù)算建議，要記錄建議的具體內(nèi)容、調(diào)整理由以及客戶的反饋意見。2.費(fèi)用變更記錄-如果在溝通或服務(wù)過程中，客戶提出對婚禮費(fèi)用的變更需求，策劃師要及時(shí)記錄變更的項(xiàng)目、金額、原因以及雙方協(xié)商達(dá)成的結(jié)果。-涉及費(fèi)用變更的溝通記錄需經(jīng)客戶確認(rèn)簽字（電子簽名或書面簽名），作為后續(xù)財(cái)務(wù)結(jié)算的重要依據(jù)。同時(shí)，將費(fèi)用變更信息及時(shí)反饋給公司財(cái)務(wù)部門，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。五、物品與資源信息記錄1.場地與道具信息-策劃師要記錄客戶對婚禮場地的要求，包括場地類型（酒店、戶外草坪、別墅等）、地理位置偏好、場地規(guī)模等信息。-對于客戶提出的婚禮道具需求，如特定的鮮花、裝飾品、舞臺設(shè)備等，策劃師要詳細(xì)記錄道具的種類、數(shù)量、風(fēng)格要求以及客戶對道具的特殊期望。2.供應(yīng)商信息溝通記錄-當(dāng)與客戶溝通供應(yīng)商選擇時(shí)，策劃師要記錄客戶對供應(yīng)商的偏好和要求，如攝影攝像團(tuán)隊(duì)、婚慶主持、化妝造型師等。-策劃師在向客戶推薦公司合作的供應(yīng)商時(shí)，要記錄推薦的理由、供應(yīng)商的基本信息（名稱、聯(lián)系方式、服務(wù)特色、價(jià)格范圍等）以及客戶對推薦供應(yīng)商的反饋意見。同時(shí)，記錄與供應(yīng)商溝通客戶需求的過程和結(jié)果，確保供應(yīng)商能夠提供符合客戶期望的服務(wù)。六、信息安全與保密1.客戶信息保護(hù)-策劃師要嚴(yán)格保護(hù)客戶的個(gè)人信息安全，不得泄露客戶的姓名、聯(lián)系方式、家庭住址、婚禮預(yù)算等敏感信息。溝通記錄應(yīng)妥善保管，采用加密存儲或限制訪問權(quán)限等措施，防止信息被非法獲取。-在與客戶溝通的過程中，如需使用客戶提供的照片、視頻等資料，必須經(jīng)過客戶的明確授權(quán)，并記錄授權(quán)內(nèi)容和使用范圍。在公司內(nèi)部使用這些資料時(shí)，也要遵循嚴(yán)格的保密規(guī)定，確?？蛻舻碾[私得到充分保護(hù)。2.公司內(nèi)部信息保密-策劃師在與客戶溝通中獲取的公司內(nèi)部信息，如未公開的服務(wù)套餐、優(yōu)惠活動、供應(yīng)商合作機(jī)密等，同樣要嚴(yán)格保密，不得向客戶或外部人員透露。-對于涉及公司商業(yè)機(jī)密的溝通記錄，要按照公司的保密制度進(jìn)行特殊管理，限制接觸人員范圍，確保公司的商業(yè)利益不受損害。七、安全保障相關(guān)記錄1.場地安全溝通-在與客戶溝通婚禮場地時(shí)，策劃師要記錄關(guān)于場地安全方面的討論內(nèi)容，如場地的消防設(shè)施、應(yīng)急通道、電力供應(yīng)等情況。-對于客戶提出的場地安全擔(dān)憂或特殊要求，策劃師要詳細(xì)記錄并及時(shí)反饋給公司相關(guān)部門，跟進(jìn)解決措施的落實(shí)情況，并記錄解決結(jié)果。2.活動執(zhí)行安全記錄-在策劃婚禮活動執(zhí)行過程中，策劃師要記錄與客戶溝通關(guān)于人員安全、設(shè)備安全等方面的內(nèi)容。例如，對婚禮現(xiàn)場布置人員的安全培訓(xùn)要求、舞臺設(shè)備的安裝調(diào)試安全標(biāo)準(zhǔn)等。-對于可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，策劃師要與客戶共同商討應(yīng)對方案，并記錄在溝通記錄中。同時(shí)，在婚禮執(zhí)行過程中，要監(jiān)督安全措施的落實(shí)情況，如有變動及時(shí)更新溝通記錄。八、企業(yè)文化與經(jīng)營理念融入1.文化傳播記錄-策劃師在與客戶溝通的過程中，要積極傳播公司“用心成就每一場浪漫”的企業(yè)文化。記錄向客戶介紹公司文化理念的方式和內(nèi)容，以及客戶的反饋意見。-通過溝通，讓客戶感受到公司對每一場婚禮的用心和專注，將公司的文化內(nèi)涵融入到婚禮策劃方案中，提升客戶對公司的認(rèn)同感和滿意度。2.經(jīng)營理念體現(xiàn)記錄-策劃師要在溝通記錄中體現(xiàn)公司以客戶為中心、追求卓越服務(wù)的經(jīng)營理念。記錄在滿足客戶需求、提供個(gè)性化服務(wù)方面所做的努力和成果，以及客戶對公司服務(wù)的評價(jià)。-通過與客戶的良好溝通，展示公司在婚慶行業(yè)的專業(yè)實(shí)力和創(chuàng)新精神，為公司樹立良好的品牌形象，實(shí)現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的共同提升。九、績效考核與激勵(lì)1.溝通記錄考核指標(biāo)-建立針對策劃師溝通記錄工作的績效考核體系，考核指標(biāo)包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性等方面。例如，記錄內(nèi)容是否涵蓋所有重要溝通信息，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，是否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成記錄整理和歸檔，記錄格式是否符合公司要求等。-考核結(jié)果與策劃師的薪酬、晉升、獎(jiǎng)金等直接掛鉤，激勵(lì)策劃師認(rèn)真做好溝通記錄工作。2.優(yōu)秀記錄激勵(lì)措施-定期評選優(yōu)秀的溝通記錄案例，對表現(xiàn)突出的策劃師給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。優(yōu)秀案例可以在公司內(nèi)部進(jìn)行分享和學(xué)習(xí)，提升全體策劃師的溝通記錄水平。-通過激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)策劃師不斷提高溝通記錄的質(zhì)量，為公司的發(fā)展提供有力的信息支持。十、人力資源管理與培訓(xùn)1.培訓(xùn)需求分析-根據(jù)策劃師在溝通記錄工作中存在的問題和公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，定期進(jìn)行培訓(xùn)需求分析。通過收集策劃師的反饋意見、監(jiān)督人員的檢查結(jié)果等，確定培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容和方向。-培訓(xùn)內(nèi)容包括溝通技巧、記錄規(guī)范、婚慶專業(yè)知識、信息安全等方面，以提升策劃師的綜合素質(zhì)和工作能力。2.培訓(xùn)實(shí)施與效果評估-制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織策劃師參加培訓(xùn)課程。培訓(xùn)方式可以采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部專家講座、案例分析、模擬演練等多種形式，提高培訓(xùn)的針對性和實(shí)效性。-對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，通過考試、實(shí)際操作、客戶反饋等方式檢驗(yàn)策劃師對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和應(yīng)用能力。根據(jù)評估結(jié)果，及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃和內(nèi)容，確保培訓(xùn)工作的持續(xù)改進(jìn)。十一、人文關(guān)懷體現(xiàn)1.關(guān)注客戶情感需求記錄-策劃師在與客戶溝通的過程中，要關(guān)注客戶的情感需求，不僅僅是婚禮的物質(zhì)需求。記錄客戶在溝通中表達(dá)的對婚禮的期待、情感故事、特殊情感訴求等內(nèi)容。-根據(jù)客戶的情感需求，為客戶提供更加貼心、個(gè)性化的婚禮策劃方案，讓客戶在婚禮籌備過程中感受到溫暖和關(guān)懷。2.員工關(guān)懷記錄-公司管理層要關(guān)注策劃師在與客戶溝通工作中的壓力和需求，建立員工關(guān)懷機(jī)制。記錄策劃師在工作中遇到的困難和問題，及時(shí)給予幫助和支持。-通過組織團(tuán)隊(duì)活動、提供心理咨詢服務(wù)等方式，緩解策劃師的工作壓力，增強(qiáng)員工的歸屬感和忠誠度，營造良好的工作氛圍。十二、附則1.解釋權(quán)本規(guī)章的解釋權(quán)歸婚慶公司所有。公司有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)