合同審核流程標準化指導書一、適用范圍與目標本指導書適用于企業(yè)內部法務部門、業(yè)務部門及外部合作律所等主體開展的合同審核工作，旨在統(tǒng)一合同審核標準、規(guī)范審核流程、降低法律風險，同時提升審核效率與協(xié)同質量。通過標準化操作，保證合同條款合法合規(guī)、權責清晰、風險可控，為企業(yè)業(yè)務開展提供堅實的法律保障，避免因審核疏漏導致的合同糾紛、經濟損失或聲譽損害。二、標準化操作流程詳解合同審核流程需遵循“前期準備—形式審核—實質審核—修訂反饋—最終確認—歸檔管理”的閉環(huán)邏輯，各階段責任明確、節(jié)點清晰，具體操作（一）前期準備階段：明確審核基礎操作目標：收集完整審核資料，明確審核要點，避免因信息缺失導致審核反復。操作步驟：資料收集：業(yè)務經辦人*需向法務部門提交以下資料（需通過OA系統(tǒng)或指定郵箱，并留存交接記錄）：合同文本（含附件、補充協(xié)議，最終版需標注“審核稿”字樣）；業(yè)務背景說明（如合作意向書、項目立項批復、會議紀要等，說明合作目的、交易背景及核心訴求）；對方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復印件、事業(yè)單位法人登記證書、授權委托書等，需加蓋對方公章）；內部審批流程表（如業(yè)務部門《合同立項申請表》《預算審批表》，確認業(yè)務合規(guī)性及預算匹配度）；特殊行業(yè)資質證明（如涉及食品、醫(yī)療等行業(yè)，需提供對方行業(yè)許可證）。審核任務分配：法務負責人根據(jù)合同類型（如采購合同、銷售合同、服務合同等）、金額大小及復雜程度，分配審核任務至具體審核人員（法務專員或外部律師*），并在《合同審核任務分配表》中記錄分配時間、責任人及預計完成時限（普通合同不超過3個工作日，復雜合同不超過5個工作日）。審核要點溝通：審核人員需與業(yè)務經辦人進行簡短溝通，明確業(yè)務核心需求（如付款方式、交付期限、違約責任等優(yōu)先級條款），避免審核結果與業(yè)務需求脫節(jié)。（二）形式審核階段：保證基礎合規(guī)操作目標：檢查合同文本的基本要素是否完整、格式是否規(guī)范，排除低級錯誤，為實質審核奠定基礎。操作步驟：合同編號與檢查合同編號是否符合企業(yè)《合同管理辦法》的編碼規(guī)則（如“年份-部門-合同類型-序號”，如“2024-采-購-001”）；合同標題需準確反映合同性質（如“技術開發(fā)合同”而非“合作協(xié)議”），避免歧義。當事人信息：審核合同雙方當事人名稱、住所、法定代表人/授權代表信息是否與主體資格證明一致，避免因名稱錯誤（如“有限公司”誤寫為“有限責任公司”）導致主體不適格。合同結構與簽署頁：檢查合同是否包含條款（如當事人信息、標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、違約責任、爭議解決等核心條款）、附件是否齊全；簽署頁需包含雙方簽字/蓋章欄、日期欄，多頁合同需加蓋騎縫章。文本規(guī)范性：檢查合同文本是否清晰、無涂改（如有涂改需雙方蓋章確認），電子版格式是否統(tǒng)一（如字體、字號、行距），避免因排版混亂影響條款理解。輸出成果：完成形式審核后，審核人員需在《合同形式審核表》中記錄審核結果（“通過”“不通過”“需補充”），對不通過或需補充項需明確標注問題描述（如“缺少法定代表人簽字”“騎縫章不完整”），并反饋至業(yè)務經辦人整改。（三）實質審核階段：核心條款風險把控操作目標：對合同核心條款進行法律風險、商業(yè)風險及合規(guī)性審查，保證條款合法、合理、可執(zhí)行。操作步驟：主體資格審核：核對對方營業(yè)執(zhí)照，確認主體資格（如企業(yè)法人需在有效期內，分支機構需提供總公司授權書）；涉及特許經營、資質要求的行業(yè)（如建筑、勞務），需審核對方是否具備相應許可證（如建筑業(yè)企業(yè)資質證書）；避免與無民事行為能力人或限制民事行為能力人簽約（如未辦理營業(yè)執(zhí)照的個體工商戶）。標的與數(shù)量質量條款審核：標的描述需明確（如“設備型號為-2024，含技術參數(shù)清單”），避免模糊表述（如“一批設備”“優(yōu)質產品”）；數(shù)量單位需規(guī)范（如“噸”“臺”需注明標準，避免“個”“批”等歧義單位）；質量標準需明確（如“符合國家GB/T1.1-2020標準”“提供第三方檢測報告”），避免約定“合格”“良好”等主觀標準。價款與支付條款審核：價款金額需大小寫一致，大寫需規(guī)范（如“壹萬元整”而非“一萬整”）；支付方式需明確（如“銀行轉賬至對方指定賬戶，賬號為X”），避免現(xiàn)金支付；支付節(jié)點需與履約進度掛鉤（如“預付款30%（合同簽訂后5個工作日），到貨驗收合格后支付60%，質保期滿后支付10%”），避免“貨到付款”等模糊節(jié)點；涉及稅費承擔的，需明確“含稅價”“稅率為X%”，避免后續(xù)爭議。履行期限與地點條款審核：履行期限需具體（如“2024年12月31日前交付”），避免“盡快”“約X月”等表述；履行地點需明確（如“甲方倉庫地址為市區(qū)路號”），涉及管轄權及風險轉移（如交付地點影響貨物毀損、滅失風險轉移時間）。權利義務條款審核：雙方權利義務需對等（如“甲方有權要求乙方按時交付，乙方有權要求甲方按時付款”），避免單方面義務過重；涉及第三方權利義務的，需明確第三方責任（如“丙方作為擔保方，對乙方債務承擔連帶責任”）。違約責任條款審核：違約責任需明確、量化（如“逾期交付，每逾期一日按合同總金額的0.05%支付違約金，最高不超過合同總額的10%”），避免“承擔相應責任”“賠償損失”等模糊表述；約定定金時，需明確“定金罰則”（如“給付定金方違約，定金不予退還；收受定金方違約，雙倍返還定金”），且定金金額不超過主合同標的額的20%；避免約定“過高”或“過低”的違約金（司法實踐中，超過實際損失30%的違約金可能被調減）。保密與知識產權條款審核：保密范圍需明確（如“本合同涉及的技術信息、經營信息”），保密期限需合理（如“合同履行后3年內”）；知識產權歸屬需清晰（如“乙方在履行合同中產生的知識產權歸甲方所有”），避免“雙方共有”“乙方所有”等模糊約定。爭議解決條款審核：爭議解決方式需明確（“仲裁”或“訴訟”），避免“協(xié)商不成，可向有管轄權法院起訴或申請仲裁”等矛盾表述；約定仲裁的，需明確仲裁委員會全稱（如“仲裁委員會”），避免“仲裁機構”“當?shù)刂俨脵C構”等模糊表述；約定訴訟的，需明確管轄法院（如“被告住所地人民法院”“合同履行地人民法院”），避免“甲方所在地法院”等可能被認定為無效的表述（需符合《民事訴訟法》關于管轄的規(guī)定）。輸出成果：審核人員*需填寫《合同條款風險審核表》，對每個核心條款的審核結果（“通過”“需修改”“不通過”）及修改意見進行詳細說明，例如：“違約金條款‘按實際損失賠償’需量化，建議明確‘逾期付款違約金按LPR的1.5倍計算’?！保ㄋ模┬抻喎答侂A段：協(xié)同優(yōu)化條款操作目標：將審核意見反饋至業(yè)務部門及對方，推動合同條款修訂，達成風險與業(yè)務的平衡。操作步驟：內部反饋：審核人員通過OA系統(tǒng)向業(yè)務經辦人發(fā)送《合同審核意見單》，附《合同條款風險審核表》，明確需修改的條款及修改理由，并約定反饋時限（一般不超過2個工作日）。業(yè)務部門溝通：業(yè)務經辦人對審核意見有異議的，需與審核人員溝通，說明業(yè)務合理性，雙方協(xié)商達成一致；如無法達成一致，可上報法務負責人及業(yè)務部門負責人協(xié)調解決。外部溝通：業(yè)務部門根據(jù)審核意見與對方協(xié)商修訂合同，修訂后的合同文本需再次提交法務部門審核（重大修訂需重新走審核流程）。輸出成果：修訂后的合同文本（需標注“修訂版V2”等版本號）及《合同審核意見反饋記錄》（記錄溝通時間、參與人、協(xié)商結果）。（五）最終確認階段：合規(guī)審批與簽署操作目標：完成合同最終審批，保證簽署程序合法，防范簽署風險。操作步驟：審批流程：業(yè)務經辦人*將修訂后的合同文本及《合同審核意見反饋記錄》提交至企業(yè)內部審批系統(tǒng)，按審批權限逐級審批（如部門負責人→分管領導→總經理），審批通過后《合同審核審批表》。簽署準備：業(yè)務經辦人*負責聯(lián)系對方確認最終簽署文本，明確簽署時間、地點、方式（線下簽署或電子簽署）；準備簽署用章：需加蓋企業(yè)公章或合同專用章（如《合同管理辦法》規(guī)定），印章保管人需核對合同文本與審批表一致，并在《用章登記表》中記錄用章信息。簽署規(guī)范：線下簽署：雙方需由法定代表人或授權代表簽字，授權代表需提供《授權委托書》（載明授權范圍、期限），簽字需清晰、無涂改，蓋章需騎縫（多頁合同）；電子簽署：需通過符合《電子簽名法》的第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大），保證簽署人身份真實、合同文本不可篡改。輸出成果：簽署完成的合同文本（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）及《合同簽署登記表》（記錄簽署時間、地點、簽署人、合同份數(shù)）。（六）歸檔管理階段：全程可追溯操作目標：實現(xiàn)合同資料集中管理，保證審核過程可追溯，便于后續(xù)查詢、審計。操作步驟：資料整理：業(yè)務經辦人*需在合同簽署后3個工作日內，將以下資料整理歸檔：最終簽署版合同文本（掃描件+紙質版）；《合同審核資料交接清單》《合同形式審核表》《合同條款風險審核表》《合同審核意見單》《合同審核審批表》《合同簽署登記表》；對方主體資格證明、授權委托書等附件。歸檔移交：業(yè)務經辦人*將整理好的資料（紙質版需裝訂成冊，電子版需刻盤或至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)）移交至檔案管理部門，雙方在《合同歸檔登記表》中簽字確認，注明歸檔日期、檔案編號。檔案保管：檔案管理部門需按合同類型、編號分類存放，保管期限根據(jù)合同性質確定（如一般合同保管10年，重要合同保管20年以上），建立電子檔案索引，便于快速查詢。輸出成果：完整的合同檔案（含紙質版+電子版）及《合同歸檔登記表》。三、核心工具模板本指導書配套6個核心工具模板，覆蓋合同審核全流程，各模板使用說明（一）合同審核資料交接清單用途：記錄審核資料交接情況，保證資料完整無遺漏。序號資料名稱份數(shù)形式（□紙質/□電子）交接人接收人交接日期備注1合同文本（審核稿）1□電子**2024–含附件3份2業(yè)務背景說明1□電子**2024–會議紀要2024–3對方營業(yè)執(zhí)照復印件1□紙質**2024–加蓋公章……使用說明：交接雙方需核對資料名稱、份數(shù)、形式無誤后簽字，電子版資料需通過指定郵箱或OA系統(tǒng)傳輸，并保留發(fā)送記錄。（二）合同形式審核表用途：檢查合同文本基本要素及格式規(guī)范性。審核項目審核標準審核結果（□通過/□不通過/□需補充）問題描述審核人審核日期合同編號符合企業(yè)編碼規(guī)則（如2024-采-購-001）□通過—*2024–合同標題準確反映合同性質（如“技術開發(fā)合同”）□通過—*2024–當事人信息名稱、住所與營業(yè)執(zhí)照一致，法定代表人/授權代表信息完整□不通過乙方“授權代表”未列明職務*2024–簽署頁含簽字/蓋章欄、日期欄，多頁合同加蓋騎縫章□需補充第3-5頁無騎縫章*2024–附件完整性附件名稱與提及一致，如“附件1：技術參數(shù)清單”□通過—*2024–使用說明：“審核結果”勾選“不通過”或“需補充”時，必須在“問題描述”中明確具體問題及整改要求。（三）合同條款風險審核表用途：對核心條款進行法律及商業(yè)風險審查。條款類型審核要點審核結果（□通過/□需修改/□不通過）修改意見審核人審核日期標的條款描述明確，無模糊表述（如“型號-2024，含技術參數(shù)清單”）□通過—*2024–價款支付條款支付節(jié)點與履約進度掛鉤，賬號明確□需修改建議將“貨到付款”修改為“貨到驗收合格后30個工作日內支付，賬號為X”*2024–違約責任條款違約金量化（不超過實際損失30%），無“過高”或“過低”風險□不通過原條款“按實際損失賠償”需明確計算標準，建議“逾期付款違約金按LPR的1.5倍計算”*2024–爭議解決條款明確仲裁委員會全稱或管轄法院□需修改將“當?shù)刂俨脵C構”修改為“市仲裁委員會”*2024–使用說明：“修改意見”需具體、可操作，避免“需完善”“需修改”等模糊表述。（四）合同審核意見單用途：向業(yè)務部門反饋審核意見，推動條款修訂。合同編號合同名稱發(fā)送部門接收人發(fā)送日期2024-采-購-001設備采購合同法務部*2024–審核意見摘要1.需補充乙方授權委托書（列明授權范圍、期限）；2.價款支付條款需明確賬號；3.違約責任條款需量化逾期付款違約金。反饋時限2024–前提交修訂版合同發(fā)送人*審核人*使用說明：審核意見需分點列明，優(yōu)先處理高風險條款（如主體資格、違約責任），業(yè)務部門反饋修訂版后需附《合同審核意見反饋記錄》。（五）合同審核審批表用途：記錄合同內部審批流程，保證審批權限合規(guī)。合同編號合同名稱合同金額（元）合同類型提交日期2024-采-購-001設備采購合同500,000采購合同2024–審核部門意見業(yè)務部門負責人：*日期：2024–意見：同意提交法務審核。法務部意見法務負責人：*日期：2024–意見：審核通過，按意見修訂后提交分管領導審批。分管領導意見分管領導：*日期：2024–意見：同意?？偨浝硪庖娍偨浝恚?日期：2024–意見：批準簽署。審批結論□同意簽署□不同意簽署□需補充資料使用說明：審批權限根據(jù)企業(yè)《合同管理辦法》確定（如金額50萬元以上需總經理審批），審批意見需明確“同意”“不同意”或具體補充要求。（六）合同歸檔登記表用途：記錄合同歸檔信息，實現(xiàn)檔案管理可追溯。檔案編號合同編號合同名稱簽署日期歸檔日期歸檔人接收人保管期限存放位置2024-采-0012024-采-購-001設備采購合同2024–2024–**10年檔案室A-01-02檔案清單1.簽署版合同（紙質版1份，電子版1份）；2.《合同審核資料交接清單》；3.《合同形式審核表》《合同條款風險審核表》；4.對方營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書。備注使用說明：檔案編號按“年份-合同類型-歸檔序號”規(guī)則編制，電子版檔案需至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)并設置查詢權限。四、風險控制與常見問題規(guī)避（一）核心風險點及控制措施條款風險：風險：條款模糊（如“盡快交付”“優(yōu)質產品”）導致爭議；違約責任不明確導致維權困難?？刂疲菏褂谩逗贤瑮l款風險審核表》逐項審核，量化關鍵條款（如時間、金額、標準），避免模糊表述；違約責任需與實際損失掛鉤，且不超過法定上限。法律風險：風險：主體不適格（如簽約方無資質）、合同