銷(xiāo)售合同管理與審批流程標(biāo)準(zhǔn)化工具一、工具概述本工具旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程與模板規(guī)范，解決企業(yè)銷(xiāo)售合同管理中常見(jiàn)的條款不統(tǒng)一、審批效率低、履約跟蹤難等問(wèn)題，適用于中小型企業(yè)的銷(xiāo)售部門(mén)、法務(wù)部門(mén)及管理層，覆蓋從合同草擬到歸檔的全生命周期管理，助力企業(yè)降低法律風(fēng)險(xiǎn)、提升協(xié)作效率。二、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用主體銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)合同草擬、客戶溝通及履約跟進(jìn)；法務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)合同條款合法性審核；財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)付款條件、發(fā)票條款等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容審核；企業(yè)管理層：負(fù)責(zé)重大合同的最終審批。（二）典型應(yīng)用場(chǎng)景新客戶簽約：首次合作客戶，需完成資質(zhì)核查、合同草擬、多部門(mén)審核及用印流程；老客戶續(xù)簽：基于歷史合作記錄，簡(jiǎn)化部分審核環(huán)節(jié)，重點(diǎn)關(guān)注價(jià)格調(diào)整、服務(wù)范圍變更等條款；特殊訂單審批：如大額訂單（超過(guò)年度簽約限額20%）、定制化產(chǎn)品合同，需啟動(dòng)加急審批流程并增加管理層復(fù)核；合同變更與解除：客戶需求變更或違約情況下的合同修訂、終止流程，需明確雙方責(zé)任與后續(xù)處理方案。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同發(fā)起與草擬責(zé)任人：銷(xiāo)售專員*操作步驟：客戶信息前置核查：通過(guò)客戶信息登記表（見(jiàn)模板三）收集客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份證明、信用報(bào)告（近一年），確認(rèn)客戶主體資格及履約能力，避免與無(wú)資質(zhì)企業(yè)合作。選擇合同模板：根據(jù)產(chǎn)品/服務(wù)類型（如標(biāo)準(zhǔn)品銷(xiāo)售、定制開(kāi)發(fā)、服務(wù)外包），從合同模板庫(kù)（見(jiàn)模板二）中選取基礎(chǔ)模板，禁止直接使用空白文檔草擬合同。填寫(xiě)核心條款：合同主體：填寫(xiě)客戶全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人及電話，保證與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致；標(biāo)的物：明確產(chǎn)品名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量（大額需附詳細(xì)清單）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)格條款：含單價(jià)、總價(jià)、幣種、是否含稅，價(jià)格有效期（如“本價(jià)格自合同簽訂之日起30天內(nèi)有效”）；履約條款：交付時(shí)間（具體到年月日）、地點(diǎn)（如“買(mǎi)方指定倉(cāng)庫(kù)”）、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)；付款方式：分階段付款需明確比例、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款30%，發(fā)貨前付至60%，驗(yàn)收合格后付全款”）、賬戶信息；違約責(zé)任：明確逾期交貨/付款的違約金比例（通常為日萬(wàn)分之五）、質(zhì)量異議的提出期限（如“收貨后15日內(nèi)”）、爭(zhēng)議解決方式（如“提交賣(mài)方所在地法院訴訟”）。輸出文件：《客戶信息登記表》《合同草擬稿》（二）內(nèi)部多級(jí)審核責(zé)任人：銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)專員、總經(jīng)理（根據(jù)合同金額分級(jí)）審核順序與要點(diǎn)：銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人初審（1個(gè)工作日內(nèi)）：核查業(yè)務(wù)條款真實(shí)性：客戶需求是否明確、交付周期是否合理、價(jià)格是否符合公司定價(jià)政策；確認(rèn)銷(xiāo)售業(yè)績(jī)歸屬：如涉及跨區(qū)域銷(xiāo)售，需附區(qū)域銷(xiāo)售權(quán)限確認(rèn)表。法務(wù)專員復(fù)審（2個(gè)工作日內(nèi)）：重點(diǎn)審核法律風(fēng)險(xiǎn)：條款是否完整（避免遺漏“不可抗力”“知識(shí)產(chǎn)權(quán)”等核心條款）、違約責(zé)任是否公平、爭(zhēng)議解決方式是否合法；修改模糊表述：如“盡快交付”改為“于年月日前交付”，“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”改為“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”。財(cái)務(wù)專員終審（1個(gè)工作日內(nèi)）：審核財(cái)務(wù)條款：付款節(jié)點(diǎn)是否與公司現(xiàn)金流匹配、發(fā)票類型（專票/普票）及開(kāi)具時(shí)間是否明確、質(zhì)保金比例（通常為5%-10%）是否合理?？偨?jīng)理審批（重大合同適用，3個(gè)工作日內(nèi)）：審批范圍：?jiǎn)喂P合同金額超過(guò)50萬(wàn)元，或客戶為首次合作的大型企業(yè)；審核要點(diǎn)：合作戰(zhàn)略價(jià)值、潛在風(fēng)險(xiǎn)（如客戶負(fù)債情況）、資源協(xié)調(diào)需求（如生產(chǎn)排期）。輸出文件：《合同審批單》（見(jiàn)模板一，需各審核人簽字確認(rèn)）（三）客戶溝通與確認(rèn)責(zé)任人：銷(xiāo)售專員*操作步驟：發(fā)送合同：將終審?fù)ㄟ^(guò)的合同稿（加蓋公司“合同草案”章）通過(guò)郵件或紙質(zhì)版送達(dá)客戶，附《合同簽收回執(zhí)單》（模板四），要求客戶在3個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)。處理客戶反饋：若客戶提出修改意見(jiàn)，需同步法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，調(diào)整后重新履行內(nèi)部審核流程；若客戶無(wú)異議，要求客戶在合同文本上加蓋公章（或合同專用章），并收回簽收回執(zhí)單，保證“合同原件與掃描件一致”。注意事項(xiàng)：禁止在手寫(xiě)修改處未經(jīng)雙方蓋章確認(rèn)，避免條款歧義。（四）合同用印與歸檔責(zé)任人：行政專員、銷(xiāo)售專員操作步驟：用印申請(qǐng)：銷(xiāo)售專員持《合同審批單》《客戶簽收回執(zhí)單》至行政部門(mén)，填寫(xiě)《用印登記表》，注明合同編號(hào)、份數(shù)（通常一式三份：客戶、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售各執(zhí)一份）、用印日期。資料歸檔：合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)，銷(xiāo)售專員將合同原件、審批單、客戶資質(zhì)文件、簽收回執(zhí)單整理成冊(cè)，提交檔案室；檔案室按“客戶名稱-合同編號(hào)-簽訂日期”分類存放，電子版同步至企業(yè)OA系統(tǒng)，設(shè)置“查閱權(quán)限”（銷(xiāo)售部門(mén)可查，財(cái)務(wù)/法務(wù)部門(mén)可查+編輯）。輸出文件：《用印登記表》《合同檔案目錄》（五）履行跟蹤與復(fù)盤(pán)責(zé)任人：銷(xiāo)售專員、財(cái)務(wù)專員操作步驟：履約跟蹤：銷(xiāo)售專員按合同約定跟蹤交付、驗(yàn)收進(jìn)度，填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》（模板五），記錄“交付時(shí)間、客戶簽收單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編號(hào)”等信息，異常情況（如延遲交付）需24小時(shí)內(nèi)上報(bào)銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人。財(cái)務(wù)對(duì)賬：財(cái)務(wù)專員根據(jù)合同付款條款，跟蹤客戶回款情況，逾期3日未付款的，由銷(xiāo)售專員發(fā)送《催款函》，抄送法務(wù)部門(mén)；逾期15日的，啟動(dòng)法律程序。合同復(fù)盤(pán)：每季度末，銷(xiāo)售部門(mén)聯(lián)合法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)分析當(dāng)季合同數(shù)據(jù)（如簽約額、回款率、糾紛率），優(yōu)化模板條款及審批流程。四、合同管理與審批常用模板模板一：銷(xiāo)售合同審批單合同基本信息合同編號(hào)SC-YYYY-X（例：SC-2024-001）客戶名稱合同標(biāo)的（例：型號(hào)智能終端設(shè)備100臺(tái)）合同金額人民幣萬(wàn)元銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人*經(jīng)理法務(wù)審核人*專員財(cái)務(wù)審核人*專員總經(jīng)理審批（需審批的勾選“是”）審核意見(jiàn)銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人意見(jiàn)□同意□修改后同意□不同意（請(qǐng)注明原因：_________________）法務(wù)專員意見(jiàn)□同意□修改后同意□不同意（請(qǐng)注明原因：_________________）財(cái)務(wù)專員意見(jiàn)□同意□修改后同意□不同意（請(qǐng)注明原因：_________________）總經(jīng)理意見(jiàn)□同意□修改后同意□不同意（請(qǐng)注明原因：_________________）其他說(shuō)明（例：客戶要求增加“質(zhì)保期延長(zhǎng)至18個(gè)月”，需評(píng)估成本影響）申請(qǐng)人*專員申請(qǐng)日期年月日模板二：標(biāo)準(zhǔn)銷(xiāo)售合同模板（節(jié)選核心條款）甲方（銷(xiāo)售方）：有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：地址：省市區(qū)路號(hào)聯(lián)系人：*，電話：X乙方（購(gòu)買(mǎi)方）：[客戶全稱]統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：[客戶統(tǒng)一社會(huì)信用代碼]地址：[客戶地址]聯(lián)系人：[客戶聯(lián)系人]，電話：[客戶電話]第一條合同標(biāo)的1.1乙方向甲方購(gòu)買(mǎi)以下產(chǎn)品/服務(wù)：產(chǎn)品名稱型號(hào)規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）1.2質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：產(chǎn)品符合國(guó)家GB-標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)保期12個(gè)月（自交付之日起計(jì)算）。第二條價(jià)格與支付2.1合同總價(jià)：人民幣萬(wàn)元（大寫(xiě)：）。2.2支付方式：（1）本合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，乙方向甲方支付合同總價(jià)30%作為預(yù)付款；（2）甲方發(fā)貨后，乙方向甲方支付合同總價(jià)60%的貨款；（3）產(chǎn)品驗(yàn)收合格后15個(gè)工作日內(nèi)，乙方向甲方支付剩余10%質(zhì)保金。2.3甲方賬戶信息：開(kāi)戶行：銀行支行賬戶名：有限公司賬號(hào)：第三條交付與驗(yàn)收3.1交付時(shí)間：甲方應(yīng)于年月日前將產(chǎn)品交付至乙方指定地點(diǎn)（省市區(qū)）。3.2驗(yàn)收：乙方應(yīng)在收到產(chǎn)品后5個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署《產(chǎn)品驗(yàn)收單》；逾期未驗(yàn)收的，視為產(chǎn)品合格。第四條違約責(zé)任4.1甲方逾期交付的，每逾期一日按合同總金額的0.05%向乙方支付違約金，累計(jì)不超過(guò)合同總金額的5%；逾期超過(guò)30日的，乙方有權(quán)解除合同。4.2乙方逾期付款的，每逾期一日按應(yīng)付未付金額的0.05%向甲方支付違約金，累計(jì)不超過(guò)應(yīng)付未付金額的5%。第五條爭(zhēng)議解決因本合同引起的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：有限公司乙方（蓋章）：[客戶蓋章]法定代表人/授權(quán)代表：*法定代表人/授權(quán)代表：[客戶簽字]日期：年月日日期：年月日模板三：客戶信息登記表客戶基本信息客戶全稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址實(shí)際經(jīng)營(yíng)地址法定代表人聯(lián)系人職務(wù)聯(lián)系電話開(kāi)戶銀行銀行賬號(hào)成立時(shí)間注冊(cè)資本主營(yíng)業(yè)務(wù)客戶資質(zhì)文件（需掃描件）營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本□已提供□未提供法定代表人身份證明□已提供□未提供近一年信用報(bào)告□已提供□未提供（可提供“信用中國(guó)”截圖）特殊行業(yè)許可證□已提供□未提供（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等）客戶評(píng)估信息合作歷史□首次合作□歷史合作次數(shù)：______次信用等級(jí)□優(yōu)秀（回款及時(shí)）□良好（偶有延遲）□一般（需謹(jǐn)慎）風(fēng)險(xiǎn)提示（例：客戶涉訴較多，建議縮短賬期）銷(xiāo)售專員*登記日期年月日模板四：合同簽收回執(zhí)單致：有限公司茲確認(rèn)已收到貴司與我司簽訂的《銷(xiāo)售合同》（合同編號(hào)：SC–X），合同文本一式____份，我司已核對(duì)合同條款，無(wú)異議?？蛻簦ㄉw章）：[客戶全稱]法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：_________________日期：年月日模板五：合同履行跟蹤表合同編號(hào)SC–X客戶名稱合同標(biāo)的合同金額人民幣萬(wàn)元履約階段□預(yù)付款已收□生產(chǎn)中□已發(fā)貨□驗(yàn)收中□質(zhì)保期內(nèi)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)跟蹤預(yù)收款到賬□是（日期：______）□否（原因：_________________）計(jì)劃交付日期年月日實(shí)際交付日期______年______月______日客戶簽收單編號(hào)驗(yàn)收日期______年______月______日驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（原因：_________________）質(zhì)保金到期日期______年______月______日質(zhì)保金到賬情況□已收□未收（逾期天數(shù)：______）異常情況記錄（如延遲交付、質(zhì)量異議、客戶投訴等）記錄人*記錄日期年月日五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作提示（一）合同條款審核重點(diǎn)避免“開(kāi)口條款”：如“最終解釋權(quán)歸甲方所有”“按市場(chǎng)價(jià)調(diào)整”等模糊表述，需明確具體標(biāo)準(zhǔn)（如“市場(chǎng)價(jià)指同月電商平臺(tái)同型號(hào)產(chǎn)品平均售價(jià)”）；違約責(zé)任對(duì)等：不可僅約定乙方違約責(zé)任，甲方逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等情形也需明確違約金計(jì)算方式；知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬：涉及定制化產(chǎn)品或軟件開(kāi)發(fā)的，需在合同中明確成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如“歸甲方所有”）。（二）客戶資質(zhì)核查“三查”原則查“證”：核對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件與復(fù)印件是否一致，確認(rèn)經(jīng)營(yíng)范圍是否包含本次交易內(nèi)容；查“信”：通過(guò)“信用中國(guó)”“裁判文書(shū)網(wǎng)”查詢客戶涉訴、失信記錄；查“實(shí)”：實(shí)地走訪客戶經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所（大額訂單必須執(zhí)行），確認(rèn)實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀態(tài)。（三）審批時(shí)限管理各審核環(huán)節(jié)需在承諾工作日內(nèi)完成，超期未反饋的視為“同意”；特殊情況需延期的，需提前1個(gè)工作日向申請(qǐng)人說(shuō)明原因，最長(zhǎng)延期不超過(guò)3個(gè)工作日。（四）用印與歸檔規(guī)范嚴(yán)禁在空白合同、空白協(xié)議上加蓋公章；合同原件需由檔案室統(tǒng)一保管，銷(xiāo)售部門(mén)可留存復(fù)印件或掃描件，借閱需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；電子合同需使用可靠的電子簽章平臺(tái)（如e簽寶、法大大），保證簽名與