標(biāo)準(zhǔn)化文件歸檔管理制度文檔管理模板一、總則（一）制度目的為規(guī)范企業(yè)/組織內(nèi)部各類文件的歸檔管理，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性、安全性及可追溯性，提高檔案利用效率，降低信息管理風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及行業(yè)相關(guān)規(guī)范，結(jié)合本組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本組織所有部門（含分支機(jī)構(gòu)、子公司）在業(yè)務(wù)運(yùn)營、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件資料，包括但不限于：行政文件、人事文件、財(cái)務(wù)文件、業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文件、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)資料、審計(jì)報(bào)告等。（三）基本原則集中統(tǒng)一管理：檔案工作由檔案管理部門（如綜合管理部）統(tǒng)一負(fù)責(zé)，各部門配合執(zhí)行，保證檔案資源集中管控。全程規(guī)范管理：從文件形成、整理、歸檔到保管、利用、銷毀，實(shí)行全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作。分類科學(xué)合理：根據(jù)文件來源、類型、價(jià)值等維度進(jìn)行分類，保證分類邏輯清晰、便于檢索。安全保密優(yōu)先：針對涉密文件實(shí)行專項(xiàng)管理，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露或損毀。二、適用范圍與核心價(jià)值（一）典型應(yīng)用場景新員工入職培訓(xùn)：作為檔案管理基礎(chǔ)教材，幫助新員工理解文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)與流程。部門年度文件歸檔：各部門在每年固定時(shí)段（如次年第一季度）對上一年度文件進(jìn)行集中歸檔時(shí)，作為操作指南。專項(xiàng)審計(jì)或檢查：應(yīng)對外部審計(jì)、內(nèi)部合規(guī)檢查時(shí)，提供檔案管理規(guī)范性依據(jù)，保證檔案資料完整可查。歷史檔案追溯：在業(yè)務(wù)糾紛處理、歷史數(shù)據(jù)查詢、項(xiàng)目復(fù)盤等場景中，通過規(guī)范化的檔案管理快速定位所需文件。（二）核心價(jià)值提升管理效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化分類與編碼，減少文件查找時(shí)間，提高信息檢索效率。保障合規(guī)運(yùn)營：保證檔案管理符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)避因檔案缺失或管理不規(guī)范導(dǎo)致的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。支撐決策分析：系統(tǒng)化的檔案資源可為管理層提供歷史數(shù)據(jù)支撐，輔助業(yè)務(wù)決策。降低運(yùn)營成本：減少重復(fù)文件制作、避免因檔案丟失導(dǎo)致的重復(fù)勞動(dòng)，間接降低管理成本。三、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行流程詳解（一）第一步：文件分類與編碼規(guī)則制定操作說明：分類維度確定：結(jié)合組織架構(gòu)與業(yè)務(wù)特點(diǎn)，采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”三級(jí)分類法，或“門類-一級(jí)類目-二級(jí)類目”細(xì)分法。例如：行政類：行政管理（制度、通知）、后勤保障（采購合同、資產(chǎn)臺(tái)賬）；業(yè)務(wù)類：銷售合同、項(xiàng)目方案、客戶資料；財(cái)務(wù)類：憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)文件；人事類：招聘記錄、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)檔案、績效考核。編碼規(guī)則設(shè)計(jì)：采用“字母+數(shù)字”組合編碼，保證唯一性。編碼規(guī)則示例：部門代碼：行政部（XZ）、銷售部（XS）、財(cái)務(wù)部（CW）；年份代碼：2024年用“24”表示；文件類型代碼：制度（ZD）、合同（HT）、報(bào)告（BG）；流水號(hào)：按文件形成順序從001起編。完整編碼示例：XZ-ZD-24-001（行政部2024年第1號(hào)制度文件）。對應(yīng)表格：表1：文件分類代碼表一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目代碼說明行政管理制度文件管理制度XZ-ZD包括行政、人事、后勤等管理制度通知文件通知公告XZ-TZ部門發(fā)文、公司通知等業(yè)務(wù)管理銷售文件銷售合同XS-HT產(chǎn)品銷售、服務(wù)合同項(xiàng)目文件項(xiàng)目方案XM-FA項(xiàng)目立項(xiàng)、執(zhí)行、驗(yàn)收方案財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)憑證記賬憑證CW-PZ日常收支記賬憑證稅務(wù)文件納稅申報(bào)CW-NB增值稅、企業(yè)所得稅申報(bào)表（二）第二步：歸檔范圍與保管期限確定操作說明：歸檔范圍界定：凡反映本組織各項(xiàng)活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均需歸檔，具體包括：上級(jí)單位發(fā)來的需辦理的文件；本單位形成的各類合同、協(xié)議、章程；會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、調(diào)研材料；項(xiàng)目立項(xiàng)、驗(yàn)收、審計(jì)等過程文件；員工招聘、培訓(xùn)、離職等人事材料；財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告；具有保存價(jià)值的技術(shù)圖紙、照片、音視頻資料等。保管期限劃分：根據(jù)文件價(jià)值分為永久、長期（10-30年）、短期（10年以下）三類，具體標(biāo)準(zhǔn)參照《文書檔案保管期限表》及組織內(nèi)部規(guī)定。對應(yīng)表格：表2：歸檔范圍及保管期限清單文件類型具體內(nèi)容保管期限責(zé)任部門公司制度章程、股東會(huì)決議、基本管理制度永久董事會(huì)辦公室各部門管理制度、流程文件長期（30年）各制度制定部門合同文件重大投資合同、戰(zhàn)略合作協(xié)議永久法務(wù)部日常采購合同、銷售合同長期（10年）采購部/銷售部項(xiàng)目文件項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究長期（30年）項(xiàng)目部項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、總結(jié)長期（10年）項(xiàng)目部財(cái)務(wù)文件年度財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告永久財(cái)務(wù)部月度財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)表短期（10年）財(cái)務(wù)部（三）第三步：文件整理與預(yù)處理操作說明：文件收集：各部門在文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)，將需歸檔文件交至部門檔案管理員，保證文件齊全、原件歸檔（特殊情況需注明“復(fù)印件”并加蓋公章）。文件核對：檔案管理員對收集的文件進(jìn)行核對，檢查文件是否完整（如合同需包含雙方簽字、蓋章頁，報(bào)告需含簽批單）、字跡是否清晰、是否有涂改痕跡，對不符合要求的文件退回原部門整改。文件排序與裝訂：按文件形成時(shí)間或邏輯順序排序；去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，采用不銹鋼夾或線裝方式裝訂，厚度不超過2cm；對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，對超大圖紙折疊成A4規(guī)格。填寫文件標(biāo)簽：每份文件首頁右上角粘貼標(biāo)簽，標(biāo)注“文件編號(hào)、題名、形成日期、頁數(shù)、責(zé)任部門”等信息。對應(yīng)表格：表3：文件整理登記表序號(hào)文件編號(hào)文件題名形成日期頁數(shù)整理人核對人備注1XZ-TZ-24-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知2024-01-152原件2XS-HT-24-001與公司銷售合同2024-02-018趙六含附件（四）第四步：歸檔移交與驗(yàn)收操作說明：編制移交清冊：部門檔案管理員整理完畢后，填寫《文件歸檔移交清冊》（一式兩份），詳細(xì)列明移交文件的數(shù)量、題名、編號(hào)、保管期限等信息。移交與簽收：部門負(fù)責(zé)人審核后，與檔案管理部門共同辦理移交手續(xù)。檔案管理部門核對清冊與實(shí)物，無誤后雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份留存。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：文件材料齊全、完整，無遺漏；分類準(zhǔn)確、編碼規(guī)范，符合本制度要求；裝訂整齊、標(biāo)簽清晰，便于保管與利用；移交清冊填寫規(guī)范、無涂改。對應(yīng)表格：表4：文件歸檔移交清單移交部門移交日期移交人接收部門接收人移交總份數(shù)移交總頁數(shù)行政部2024-03-05檔案管理部25份180頁銷售部2024-03-10檔案管理部趙六18份156頁序號(hào)文件編號(hào)文件題名保管期限頁數(shù)備注1XZ-ZD-24-001行政管理制度永久15含修訂記錄2XS-HT-24-002與YY公司采購合同長期（10年）6已蓋章（五）第五步：入庫保管與維護(hù)操作說明：庫房管理要求：庫房溫度控制在14-24℃，相對濕度45-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施；檔案柜排列整齊，通道寬度不小于0.8m，每柜張貼分類標(biāo)識(shí)；定期（每季度）檢查庫房環(huán)境，記錄溫濕度變化，發(fā)覺問題及時(shí)處理。檔案上架與標(biāo)識(shí)：按分類編碼順序上架，同一類目文件集中存放，預(yù)留10%的空余位置；每個(gè)檔案柜側(cè)面及正面張貼“類目標(biāo)簽”，標(biāo)注類目名稱、編碼范圍、起止時(shí)間等信息。借閱與歸還流程：因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，檔案管理員審核借閱權(quán)限（涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；借閱期限一般不超過5個(gè)工作日，到期需歸還，如需續(xù)借需提前申請；借閱人對檔案的安全、完整負(fù)責(zé)，不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，不得轉(zhuǎn)借或復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)批準(zhǔn)）。對應(yīng)表格：表5：檔案保管臺(tái)賬檔案編號(hào)檔案題名入庫日期存放位置保管期限借閱次數(shù)最近借閱日期借閱人XZ-ZD-24-001行政管理制度2024-03-05A柜01層永久22024-03-15XS-HT-24-001銷售合同2024-03-10B柜03層長期（10年）12024-03-12表6：檔案借閱登記表借閱日期檔案編號(hào)檔案題名借閱人借閱部門借閱用途歸還日期經(jīng)辦人審批人2024-03-15XZ-ZD-24-001行政管理制度行政部制度修訂2024-03-18王經(jīng)理（六）第六步：檔案鑒定與銷毀操作說明：定期鑒定：檔案管理部門每5年組織一次檔案鑒定工作，由檔案管理員、各部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員組成鑒定小組，對到期檔案進(jìn)行價(jià)值評估。鑒定流程：查閱檔案保管臺(tái)賬，列出到期檔案清單；逐份審查檔案內(nèi)容，確定是否繼續(xù)保存（如有重要參考價(jià)值可延長保管期限）；對無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號(hào)、題名、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀執(zhí)行：《檔案銷毀清冊》需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門、監(jiān)部門*共同監(jiān)銷；銷毀時(shí)需保證檔案信息無法恢復(fù)（如碎紙?zhí)幚恚?，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，銷毀報(bào)告歸檔保存。對應(yīng)表格：表7：檔案鑒定銷毀審批表鑒定小組組長鑒定日期鑒定范圍鑒定意見王經(jīng)理*2024-10-152019-2023年短期檔案35份檔案無保存價(jià)值，建議銷毀序號(hào)檔案編號(hào)檔案題名保管期限銷毀原因監(jiān)銷人審批人1CW-NB-19-0012019年增值稅申報(bào)表短期（10年）保存期滿，無利用價(jià)值、趙六王經(jīng)理四、關(guān)鍵管控要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）責(zé)任分工明確檔案管理部門：負(fù)責(zé)檔案制度的制定與監(jiān)督執(zhí)行、檔案的接收、整理、保管、鑒定、銷毀及提供利用服務(wù)。各部門：負(fù)責(zé)本部門文件的收集、初步整理、按時(shí)移交，并對文件的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)審批檔案銷毀、重大借閱申請，監(jiān)督檔案管理工作落實(shí)情況。（二）時(shí)間節(jié)點(diǎn)控制文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成部門內(nèi)收集；每年3月31日前完成上一年度文件歸檔；每5年組織一次檔案鑒定；借閱檔案期限不超過5個(gè)工作日，到期需歸還。（三）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求歸檔文件必須為原件，特殊情況需注明并加蓋公章；文件編碼唯一，不得重復(fù)或遺漏；裝訂整齊，標(biāo)簽清晰，便于檢索；借閱檔案不得損壞、丟失，違者按公司規(guī)定追究責(zé)任。（四）保密與安全管理涉密文件需單獨(dú)