企業(yè)信息文檔管理歸檔規(guī)范模板一、規(guī)范適用范圍與核心目標(biāo)本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、大型集團(tuán)）的行政部門、各業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目組及分支機(jī)構(gòu)，涵蓋企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類信息文檔，包括但不限于：管理制度文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目資料、人事檔案、技術(shù)圖紙、客戶信息、外部往來(lái)函件等。核心目標(biāo)：通過(guò)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文檔管理流程，實(shí)現(xiàn)文檔分類清晰、歸檔及時(shí)、存儲(chǔ)安全、查閱便捷，避免文檔丟失、泄露或重復(fù)勞動(dòng)，提升企業(yè)信息資源利用效率，為日常運(yùn)營(yíng)、決策支持、合規(guī)審計(jì)及歷史追溯提供可靠依據(jù)。二、文檔全生命周期管理流程（一）文檔創(chuàng)建與分類文檔創(chuàng)建規(guī)范文檔命名需統(tǒng)一格式：[部門/項(xiàng)目名稱]-[文檔類型]-[年份-月份-日期]-[版本號(hào)]，示例：“行政部-管理制度-2024-03-15-V1.0”。文檔內(nèi)容需完整、準(zhǔn)確，涉及跨部門協(xié)作的文檔需明確牽頭部門及配合部門職責(zé)。電子文檔優(yōu)先采用企業(yè)統(tǒng)一辦公軟件（如Word、Excel、PDF）格式，紙質(zhì)文檔需使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板（字體、字號(hào)、頁(yè)邊距等符合模板要求）。文檔分類標(biāo)準(zhǔn)按“一級(jí)部門-二級(jí)類別-三級(jí)細(xì)類”三級(jí)分類法劃分，示例：一級(jí)部門：行政部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、項(xiàng)目部二級(jí)類別：管理制度類、合同協(xié)議類、會(huì)議紀(jì)要類三類細(xì)類：行政部管理制度類可分為“辦公管理”“資產(chǎn)管理”“后勤保障”等。各部門需根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定詳細(xì)《部門文檔分類清單》，報(bào)行政部門備案后執(zhí)行。（二）文檔編號(hào)與標(biāo)識(shí)編號(hào)規(guī)則文檔編號(hào)由“一級(jí)部門代碼-二級(jí)類別代碼-年份-流水號(hào)”組成，示例：“XZ-GL-2024-001”（行政部-管理類-2024年-第1號(hào)）。部門代碼、類別代碼需統(tǒng)一（如行政部“XZ”、財(cái)務(wù)部“CW”、市場(chǎng)部“SC”），由行政部門制定《文檔編碼規(guī)則表》明確。標(biāo)識(shí)要求電子文檔需在文件名、頁(yè)眉頁(yè)腳處標(biāo)注編號(hào)及版本號(hào)，紙質(zhì)文檔需在右上角加蓋“歸檔章”，章內(nèi)含編號(hào)、歸檔日期、保管期限等信息。（三）文檔歸檔與移交歸檔時(shí)限日常運(yùn)營(yíng)文檔：完成后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔；項(xiàng)目類文檔：項(xiàng)目結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)完整歸檔；年度總結(jié)、審計(jì)報(bào)告等：次年1月15日前歸檔。移交流程責(zé)任人整理：文檔責(zé)任人按分類編號(hào)要求整理文檔，填寫《文檔歸檔移交清單》（含文檔名稱、編號(hào)、份數(shù)、歸檔日期等）；部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)文檔完整性、準(zhǔn)確性審核簽字；歸檔交接：與行政部門文檔管理員*明辦理交接，雙方簽字確認(rèn)后，留存《文檔歸檔移交清單》備查。（四）文檔存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)方式電子文檔：存儲(chǔ)于企業(yè)指定的服務(wù)器或云盤，加密管理，定期備份（每日增量備份+每周全量備份），備份介質(zhì)需單獨(dú)存放；紙質(zhì)文檔：存入企業(yè)檔案室標(biāo)準(zhǔn)檔案柜，按編號(hào)順序排列，柜面張貼《檔案柜存放目錄》（注明部門、文檔類型及編號(hào)范圍）。保管要求電子文檔存儲(chǔ)環(huán)境需防病毒、防黑客，定期檢查存儲(chǔ)狀態(tài)；紙質(zhì)文檔檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；涉密文檔（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)合同）需單獨(dú)存放，由專人管理，查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審批。（五）文檔借閱與使用借閱權(quán)限普通文檔：?jiǎn)T工憑工號(hào)通過(guò)辦公系統(tǒng)申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后查閱；涉密文檔：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批，僅限指定場(chǎng)地查閱，禁止帶出或復(fù)印。借閱流程借閱人填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明借閱事由、用途及歸還時(shí)間；審批通過(guò)后，文檔管理員*明辦理借閱登記，電子文檔通過(guò)系統(tǒng)授權(quán)，紙質(zhì)文檔當(dāng)面交接；借閱期限：普通文檔不超過(guò)3個(gè)工作日，涉密文檔不超過(guò)1個(gè)工作日，到期需及時(shí)歸還，如需續(xù)借需提前1天申請(qǐng)。（六）文檔鑒定與銷毀鑒定周期每年由行政部門牽頭，聯(lián)合各業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)到期文檔進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，確定是否銷毀。銷毀流程鑒定小組出具《文檔鑒定報(bào)告》，列出銷毀文檔清單及理由；報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理審批后，由文檔管理員明監(jiān)督銷毀；紙質(zhì)文檔采用碎紙機(jī)銷毀，電子文檔進(jìn)行徹底刪除（低級(jí)格式化），銷毀過(guò)程需記錄并存檔《文檔銷毀記錄表》（含銷毀日期、文檔名稱、數(shù)量、監(jiān)督人等）。三、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板示例（一）文檔分類表示例一級(jí)部門二級(jí)類別三級(jí)細(xì)類說(shuō)明及示例行政部管理制度類辦公管理《辦公用品管理辦法》《會(huì)議管理制度》財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)憑證類報(bào)銷憑證差旅費(fèi)報(bào)銷單、采購(gòu)發(fā)票等項(xiàng)目部項(xiàng)目資料類可行性研究報(bào)告《項(xiàng)目可行性研究報(bào)告V2.0》（二）文檔歸檔移交清單序號(hào)文檔名稱文檔編號(hào)份數(shù)歸檔日期保管期限移交人接收人備注1行政部-考勤管理制度XZ-GL-2024-00122024-03-16長(zhǎng)期*華*明紙質(zhì)+電子2市場(chǎng)部-Q2季度推廣方案SC-FG-2024-00512024-04-2010年*麗*明電子（三）文檔借閱申請(qǐng)表借閱人部門工號(hào)借閱日期*剛項(xiàng)目部P00322024-05-10文檔信息借閱事由歸還時(shí)間審批人項(xiàng)目部-項(xiàng)目合同（HT-2024-008）項(xiàng)目結(jié)算核對(duì)2024-05-13*經(jīng)理（四）文檔銷毀審批表文檔名稱文檔編號(hào)銷毀數(shù)量銷毀原因鑒定小組意見審批人銷毀日期監(jiān)督人2023年季度財(cái)務(wù)簡(jiǎn)報(bào)CW-JB-2023-001-00410份保管期限已滿，無(wú)保存價(jià)值同意銷毀*總經(jīng)理2024-03-20*明四、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵管控要點(diǎn)（一）保密管理要求涉及商業(yè)秘密、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的文檔需標(biāo)注“內(nèi)部機(jī)密”或“絕密”字樣，查閱、復(fù)制需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)審批；電子文檔傳輸需加密，禁止通過(guò)私人郵箱、等非企業(yè)指定渠道傳遞敏感文檔；紙質(zhì)涉密文檔需鎖入專用保險(xiǎn)柜，鑰匙由專人保管，開啟需登記記錄。（二）版本控制管理文檔修訂后需更新版本號(hào)（如V1.0→V1.1），舊版本需及時(shí)歸檔或刪除，避免混淆；重要制度、合同類文檔需在歸檔時(shí)注明“最終生效版本”，防止使用過(guò)期版本。（三）定期檢查與培訓(xùn)行政部每季度組織一次文檔管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔及時(shí)性、存儲(chǔ)安全性、分類準(zhǔn)確性，檢查結(jié)果納入部門績(jī)效考核；每年開展1-2次文檔管理規(guī)范培訓(xùn)，針對(duì)新員工及各部門文檔責(zé)任人，培訓(xùn)內(nèi)容包括分類標(biāo)準(zhǔn)、操作流程、保密要求等。（四）責(zé)任追溯機(jī)制文檔管理實(shí)