行政公文撰寫(xiě)及格式標(biāo)準(zhǔn)化指南一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本指南適用于各級(jí)政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織開(kāi)展行政公文撰寫(xiě)工作，涵蓋決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等15種法定公文類(lèi)型。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：決策部署類(lèi)：如通過(guò)“決定”“通知”部署重要工作、傳達(dá)上級(jí)要求；請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)：如通過(guò)“請(qǐng)示”請(qǐng)求指示批準(zhǔn)、“報(bào)告”匯報(bào)工作進(jìn)展；溝通協(xié)調(diào)類(lèi)：如通過(guò)“函”商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題，“紀(jì)要”記錄會(huì)議共識(shí)；信息公開(kāi)類(lèi)：如通過(guò)“公告”“通告”向社會(huì)公布應(yīng)當(dāng)周知或遵守的事項(xiàng)；表彰處分類(lèi)：如通過(guò)“通報(bào)”表?yè)P(yáng)先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，或通過(guò)“命令”發(fā)布嘉獎(jiǎng)令、處分決定。二、公文撰寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）明確發(fā)文目的與文種選擇確定核心目標(biāo)：明確公文需解決的具體問(wèn)題（如部署工作、請(qǐng)求支持、告知事項(xiàng)等），避免目標(biāo)模糊導(dǎo)致文種誤用。匹配文種規(guī)范：根據(jù)《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》選擇文種，例如：需上級(jí)批準(zhǔn)的事項(xiàng)，用“請(qǐng)示”（不可用“報(bào)告”）；向下級(jí)部署工作，用“通知”“決定”；平級(jí)單位商洽工作，用“函”；記載會(huì)議主要情況，用“紀(jì)要”。（二）收集與整理基礎(chǔ)材料收集依據(jù)材料：包括政策文件（如上級(jí)通知、法律法規(guī)）、事實(shí)依據(jù)（如數(shù)據(jù)、案例）、背景說(shuō)明等，保證內(nèi)容有理有據(jù)。梳理核心信息：明確公文需傳達(dá)的關(guān)鍵信息（如時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任主體、工作要求），避免信息冗余或遺漏。（三）擬稿：構(gòu)建公文框架與內(nèi)容1.標(biāo)題規(guī)范格式：由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成，例如《市人民關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知》；簡(jiǎn)化要求：若發(fā)文機(jī)關(guān)在版頭標(biāo)注，可發(fā)文機(jī)關(guān)（如《關(guān)于召開(kāi)年度工作座談會(huì)的請(qǐng)示》）；避免歧義：事由應(yīng)準(zhǔn)確概括核心內(nèi)容，不可使用模糊表述（如“有關(guān)事項(xiàng)的通知”）。2.主送機(jī)關(guān)單一主送：上行文（請(qǐng)示、報(bào)告）一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，避免“多頭主送”導(dǎo)致責(zé)任不清；普發(fā)性主送：下行文（通知、通報(bào)）可寫(xiě)多個(gè)主送機(jī)關(guān)，用“各有關(guān)單位”“各縣（區(qū)）人民”等概括；頂格書(shū)寫(xiě)：標(biāo)題下方空一行，左側(cè)頂格標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，后加冒號(hào)。3.結(jié)構(gòu)邏輯：采用“開(kāi)頭（背景/依據(jù)）—主體（事項(xiàng)/要求）—結(jié)尾（希望/號(hào)召）”三段式；開(kāi)頭：簡(jiǎn)述發(fā)文依據(jù)（如“根據(jù)文件精神”“為落實(shí)工作要求”）；主體：分條列項(xiàng)闡述具體事項(xiàng)，使用“一、二、三”或“（一）（二）（三）”序號(hào)，每條內(nèi)容單一、邏輯清晰；結(jié)尾：根據(jù)文種規(guī)范表述，如請(qǐng)示用“妥否，請(qǐng)批示”，通知用“特此通知”。語(yǔ)言要求：使用書(shū)面語(yǔ)、規(guī)范用語(yǔ)，避免口語(yǔ)化（如“差不多”“盡快”改為“原則上”“按期”），數(shù)字、計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。4.附件說(shuō)明標(biāo)注位置：下空一行，左空二字標(biāo)注“附件”，后標(biāo)冒號(hào)和附件名稱(chēng)（如“附件：1.工作方案”）；規(guī)范格式：附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)，若有多個(gè)附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注序號(hào)（如“附件：1.名單2.報(bào)告”）。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)：應(yīng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)（如“國(guó)務(wù)院”“省教育廳”），聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)在前；成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全（如“2024年3月15日”），會(huì)議通過(guò)的公文注明會(huì)議名稱(chēng)和通過(guò)日期（如“2024年3月10日市人民第X次常務(wù)會(huì)議通過(guò)”）。（四）審核與修改初審（擬稿人自查）：檢查內(nèi)容是否完整、邏輯是否清晰、格式是否規(guī)范，重點(diǎn)核對(duì)文種、主送機(jī)關(guān)、附件等要素；復(fù)核（部門(mén)負(fù)責(zé)人審核）：審核公文內(nèi)容是否符合本部門(mén)職責(zé)、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、表述是否嚴(yán)謹(jǐn)；終審（分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）：對(duì)公文的政策性、合規(guī)性、重大事項(xiàng)進(jìn)行把關(guān)，審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)。（五）排版與印制格式規(guī)范（以A4紙為例）：頁(yè)邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字體字號(hào)：標(biāo)題用小標(biāo)宋體二號(hào)，用仿宋體三號(hào)，一級(jí)標(biāo)題用黑體三號(hào)，二級(jí)標(biāo)題用楷體GB2312三號(hào)；行距與字距：行距28磅，字距為默認(rèn)，每頁(yè)22行×28字；頁(yè)碼：頁(yè)腳居中，阿拉伯?dāng)?shù)字?jǐn)?shù)字“-1-”“-2-”格式。印制要求：雙面印刷，裝訂線左側(cè)預(yù)留1cm，保證無(wú)缺頁(yè)、倒頁(yè)、空白頁(yè)。三、常用公文模板與格式規(guī)范表文種名稱(chēng)適用范圍核心格式要素排版要求參考示例通知批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，部署工作，告知事項(xiàng)標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、（緣由+事項(xiàng)+要求）、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期首行縮進(jìn)2字符，一級(jí)標(biāo)題用“一、”《局關(guān)于開(kāi)展2024年度消防安全培訓(xùn)的通知》主送：各科室、直屬單位為貫徹落實(shí)《省消防安全條例》，切實(shí)提升干部職工安全意識(shí)，定于2024年4月10日至15日開(kāi)展消防安全培訓(xùn)……發(fā)文機(jī)關(guān)：市應(yīng)急管理局成文日期：2024年3月20日請(qǐng)示請(qǐng)求上級(jí)指示、批準(zhǔn)標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、（背景+事項(xiàng)+請(qǐng)示事項(xiàng)）、附件說(shuō)明（如有）、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期結(jié)尾用“妥否，請(qǐng)批示”，附件說(shuō)明左空二字標(biāo)注《縣教育局關(guān)于申請(qǐng)新建教學(xué)樓的請(qǐng)示》主送：市教育局我縣鎮(zhèn)中心小學(xué)現(xiàn)有教學(xué)樓建于2005年，存在嚴(yán)重安全隱患，擬拆除重建……附件：1.鎮(zhèn)中心小學(xué)教學(xué)樓改造項(xiàng)目可行性報(bào)告發(fā)文機(jī)關(guān)：縣教育局成文日期：2024年3月18日函不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)答復(fù)標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、（事由+事項(xiàng)+希望）、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期一事一函，語(yǔ)氣謙和，結(jié)尾用“專(zhuān)此函達(dá)，盼復(fù)”《市商務(wù)局關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助舉辦外貿(mào)培訓(xùn)的函》主送：市財(cái)政局為提升我市外貿(mào)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，我局?jǐn)M于2024年5月舉辦外貿(mào)實(shí)務(wù)培訓(xùn)班，需協(xié)助解決培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)……發(fā)文機(jī)關(guān)：市商務(wù)局成文日期：2024年3月22日紀(jì)要記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)標(biāo)題（會(huì)議名稱(chēng)+紀(jì)要）、會(huì)議時(shí)間+地點(diǎn)+參會(huì)人員、（議題+討論情況+決議事項(xiàng)）、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期參會(huì)人員名單按職務(wù)排序，決議事項(xiàng)分條列項(xiàng)《公司2024年第一季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議紀(jì)要》時(shí)間：2024年3月25日9:00-11:30地點(diǎn)：公司301會(huì)議室參會(huì)：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門(mén)負(fù)責(zé)人一、匯報(bào)一季度經(jīng)營(yíng)情況……二、討論事項(xiàng)：1.調(diào)整第二季度營(yíng)銷(xiāo)策略……發(fā)文機(jī)關(guān)：公司辦公室成文日期：2024年3月26日四、公文撰寫(xiě)與格式管理注意事項(xiàng)（一）內(nèi)容管理規(guī)范真實(shí)性要求：公文內(nèi)容必須真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)、案例需經(jīng)核實(shí)，不得虛構(gòu)或夸大；涉及敏感信息（如未公開(kāi)政策、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)）需脫敏處理。邏輯一致性：全文觀點(diǎn)統(tǒng)一，前后表述一致，避免自相矛盾；政策依據(jù)需為現(xiàn)行有效文件，避免引用廢止條款。（二）格式細(xì)節(jié)把控字體與標(biāo)點(diǎn)：標(biāo)題、附件說(shuō)明等要素字體字號(hào)嚴(yán)格按規(guī)范執(zhí)行，避免混用；標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用全角（如“，”“?！保?，除特殊說(shuō)明外不使用書(shū)名號(hào)《》引號(hào)“”的簡(jiǎn)角形式。頁(yè)碼與附件：頁(yè)碼從開(kāi)始標(biāo)注，封面、版頭頁(yè)不編頁(yè)碼；附件需與內(nèi)容一致，附件名稱(chēng)與說(shuō)明中的名稱(chēng)完全對(duì)應(yīng)。（三）用語(yǔ)與行文規(guī)則用語(yǔ)得體：根據(jù)文種選擇恰當(dāng)語(yǔ)氣，上行文應(yīng)謙遜（如“懇請(qǐng)”“建議”），下行文應(yīng)明確（如“必須”“嚴(yán)禁”），函件應(yīng)平和（如“商請(qǐng)”“貴單位”）。避免常見(jiàn)錯(cuò)誤：文種混淆：“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混用（如“請(qǐng)示報(bào)告”）；格式遺漏：未標(biāo)注主送機(jī)關(guān)、附件說(shuō)明與附件不符；口語(yǔ)化表述：“盡快落實(shí)”改為“按期完成”，“大概情況”改為“有關(guān)情況”。（四）電子公文特殊要求格式兼容性：電子公文采用PDF格式保存，避免使用特殊字體導(dǎo)致顯示異常；文件命名規(guī)范為“發(fā)文機(jī)關(guān)+文種+日期”（如“局通知20240320.pdf”）。簽發(fā)與流轉(zhuǎn)：電子簽章需符合《電子簽名法》要求，通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，保證簽發(fā)流程可追溯。（五）存檔與保密管理存檔