供應(yīng)鏈貨物入庫流程表單模板使用指南一、適用范圍本模板適用于各類企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的貨物入庫環(huán)節(jié)，涵蓋制造業(yè)原材料、零售業(yè)商品、電商企業(yè)第三方倉儲貨物的入庫流程管理。具體場景包括：供應(yīng)商送貨至企業(yè)自有倉庫、第三方物流中轉(zhuǎn)倉收貨、跨部門貨物調(diào)撥入庫等。模板整合了采購、倉庫、質(zhì)檢、財務(wù)等多部門協(xié)同需求，通過標(biāo)準(zhǔn)化表單實現(xiàn)貨物信息的全流程追溯，保證入庫數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、操作規(guī)范性及責(zé)任可追溯性。涉及的核心角色包括采購部門（負(fù)責(zé)發(fā)起入庫通知、對接供應(yīng)商）、倉庫管理部門（負(fù)責(zé)收貨、清點、上架）、質(zhì)檢部門（負(fù)責(zé)貨物質(zhì)量檢驗）、財務(wù)部門（負(fù)責(zé)核對入庫單據(jù)與應(yīng)付賬款）及供應(yīng)商（負(fù)責(zé)配合送貨及信息確認(rèn)）。模板適配不同規(guī)模企業(yè)的管理需求，可根據(jù)企業(yè)實際情況調(diào)整字段內(nèi)容及審批流程。二、操作流程詳解（一）步驟1：入庫通知前置準(zhǔn)備操作主體：采購部門操作內(nèi)容：采購訂單確認(rèn)：采購員*根據(jù)采購合同或需求計劃，在ERP/WMS系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，明確供應(yīng)商名稱、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間、交付地點等信息。入庫通知發(fā)送：在貨物預(yù)計到貨前24小時，采購員通過系統(tǒng)或郵件向供應(yīng)商發(fā)送《入庫通知單》，同步抄送倉庫、質(zhì)檢部門。通知單需包含：供應(yīng)商編碼、采購訂單號、貨物清單、到貨時間段（精確至上午/下午）、運(yùn)輸車輛信息（車牌號：、司機(jī)聯(lián)系方式：）、卸貨區(qū)域及聯(lián)系人（倉庫主管，電話：*）。異常溝通：若供應(yīng)商無法按時到貨或貨物信息變更，需提前4小時通知采購部門，采購員*及時更新入庫通知并同步相關(guān)部門。關(guān)鍵控制點：入庫通知信息需與采購訂單完全一致，避免因信息差異導(dǎo)致后續(xù)收貨爭議；到貨時間段需預(yù)留足夠卸貨時間，通常為2小時，避免影響倉庫其他作業(yè)計劃。（二）步驟2：貨物到貨與卸貨準(zhǔn)備操作主體：倉庫管理部門操作內(nèi)容：到貨預(yù)檢：倉庫收貨員*在貨物到達(dá)前，根據(jù)入庫通知單檢查卸貨區(qū)域是否暢通（如卸貨平臺高度、地坪平整度、消防設(shè)施等），確認(rèn)叉車、托盤、周轉(zhuǎn)箱等裝卸設(shè)備就位。單據(jù)核對：供應(yīng)商送貨車輛抵達(dá)后，收貨員核對司機(jī)提供的《送貨單》（需加蓋供應(yīng)商公章）與入庫通知單信息，包括：供應(yīng)商名稱、采購訂單號、貨物名稱、數(shù)量、批次號（如有）。若信息不符，立即聯(lián)系采購經(jīng)理協(xié)調(diào)處理，暫緩卸貨。卸貨過程監(jiān)督：監(jiān)督供應(yīng)商按指定區(qū)域卸貨，輕拿輕放避免貨物破損；對易碎品、冷鏈貨物等特殊品類，需確認(rèn)運(yùn)輸過程中的溫控記錄、包裝完整性（如冷鏈貨物需檢查溫度傳感器數(shù)據(jù)，保證全程溫度達(dá)標(biāo)）。關(guān)鍵控制點：送貨單信息與入庫通知不符時，嚴(yán)禁擅自收貨，必須由采購部門確認(rèn)后方可操作；卸貨過程中發(fā)覺貨物外包裝破損、浸濕等情況，需當(dāng)場拍照記錄并通知質(zhì)檢部門到場復(fù)核。（三）步驟3：貨物清點與初步驗收操作主體：倉庫管理部門操作內(nèi)容：數(shù)量清點：收貨員*與供應(yīng)商共同對貨物進(jìn)行現(xiàn)場清點，按送貨單逐一核對貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量。對于散裝貨物（如化工原料、糧食），需過磅稱重（磅秤需定期校準(zhǔn)，誤差不超過±0.5%），記錄毛重、皮重、凈重。外觀檢查：檢查貨物外包裝是否完好，有無變形、破損、受潮、銹蝕、泄漏等問題；檢查生產(chǎn)日期/保質(zhì)期（針對食品、藥品等），保證在有效期內(nèi)；核對貨物標(biāo)簽信息（如生產(chǎn)批號、條形碼）與送貨單一致。初步驗收結(jié)果記錄：清點完成后，收貨員*填寫《貨物到貨登記表》，記錄實收數(shù)量、異常情況（如破損數(shù)量、短裝數(shù)量）、供應(yīng)商代表簽字確認(rèn)（如無異常，需注明“貨物完好，數(shù)量無誤”并簽字）。關(guān)鍵控制點：數(shù)量清點需執(zhí)行“雙人復(fù)核”制度，即收貨員清點后，由倉庫主管再次核對，保證數(shù)量準(zhǔn)確；異常情況需在《貨物到貨登記表》中詳細(xì)描述，并附現(xiàn)場照片（照片命名規(guī)則：入庫日期+采購訂單號+異常類型，如“20231027001+包裝破損.jpg”）。（四）步驟4：質(zhì)量檢驗與結(jié)果判定操作主體：質(zhì)檢部門操作內(nèi)容：檢驗計劃制定：質(zhì)檢員*根據(jù)采購訂單中的質(zhì)量要求（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)），確定檢驗項目（如外觀尺寸、物理功能、化學(xué)成分、微生物指標(biāo)等）和抽樣方案（如AQL抽樣標(biāo)準(zhǔn)，一般檢驗水平Ⅱ，AQL=2.5）?，F(xiàn)場抽樣與檢驗：從到貨物中隨機(jī)抽取樣本，抽樣數(shù)量按采購訂單數(shù)量的10%執(zhí)行（最少不少于3件，最多不超過50件）；對樣本進(jìn)行檢驗，記錄檢驗數(shù)據(jù)（如尺寸偏差、重量誤差、功能測試結(jié)果等）。檢驗結(jié)果判定與反饋：合格：質(zhì)檢員*填寫《質(zhì)檢報告》，明確“檢驗結(jié)論：合格”，并簽字確認(rèn)；同步將報告至WMS系統(tǒng)，通知倉庫辦理入庫。不合格：若檢驗結(jié)果不符合質(zhì)量要求，質(zhì)檢員填寫《不合格品處理單》，注明不合格項目、不合格等級（如致命缺陷、嚴(yán)重缺陷、輕微缺陷）、數(shù)量，并立即通知采購經(jīng)理、倉庫主管及供應(yīng)商對接人。關(guān)鍵控制點：檢驗需在貨物到貨后4小時內(nèi)完成（緊急貨物可優(yōu)先處理）；不合格品需單獨存放于“待處理區(qū)”，嚴(yán)禁與合格品混放；《不合格品處理單》需明確處理方式（如退貨、換貨、讓步接收），并經(jīng)采購部門與供應(yīng)商協(xié)商確認(rèn)后執(zhí)行。（五）步驟5：系統(tǒng)信息錄入與單據(jù)操作主體：倉庫管理部門操作內(nèi)容：數(shù)據(jù)錄入：倉庫文員*根據(jù)《貨物到貨登記表》和《質(zhì)檢報告》，在WMS系統(tǒng)中錄入入庫信息，包括：入庫單號（自動，規(guī)則：年份+月份+流水號，如“202310270001”）、采購訂單號、供應(yīng)商編碼、貨物名稱、規(guī)格型號、單位、應(yīng)收數(shù)量、實收數(shù)量、庫位（系統(tǒng)自動分配或人工指定）、批次號（如需）、生產(chǎn)日期/保質(zhì)期（如需）。單據(jù)打?。合到y(tǒng)《入庫單》（一式四聯(lián)：倉庫聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、采購聯(lián)、供應(yīng)商聯(lián)），倉庫文員核對無誤后打印，交倉庫主管審核簽字。單據(jù)分發(fā)：簽字后的《入庫單》分送至相關(guān)部門：倉庫聯(lián)留存用于庫存管理，財務(wù)聯(lián)隨發(fā)票提交財務(wù)部門核銷，采購聯(lián)由采購部門存檔，供應(yīng)商聯(lián)由收貨員*交送貨司機(jī)帶回。關(guān)鍵控制點：系統(tǒng)錄入信息需與紙質(zhì)單據(jù)完全一致，錄入完成后需由倉庫主管*二次審核；庫位分配需遵循“重下輕上、大下小上、先進(jìn)先出”原則，保證庫存管理高效。（六）步驟6：貨物上架與存儲管理操作主體：倉庫管理部門操作內(nèi)容：上架指令下達(dá)：倉庫文員在WMS系統(tǒng)中上架任務(wù)，分配至具體庫管員（如“庫管員A-庫位B001-貨物C001-數(shù)量50”）。貨物搬運(yùn)與上架：庫管員*根據(jù)上架指令，使用叉車/手動液壓車將貨物從暫存區(qū)運(yùn)送至指定庫位；上架時需核對庫位標(biāo)簽與貨物信息，保證“貨位一致”，并將貨物擺放整齊（堆碼高度需符合包裝標(biāo)識，如紙箱堆碼不超過5層）。上架確認(rèn)：庫管員*在WMS系統(tǒng)中確認(rèn)上架操作，掃描貨物條碼/庫位條碼，系統(tǒng)自動更新庫存數(shù)量；打印庫位標(biāo)簽（包含貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期），粘貼于貨架明顯位置。關(guān)鍵控制點：上架過程中需輕拿輕放，避免貨物損壞；冷藏/冷凍貨物需在卸貨后30分鐘內(nèi)完成上架，保證溫度控制（如冷藏溫度2-8℃，冷凍溫度-18℃以下）；特殊貨物（如危險品、貴重品）需存儲在專用庫位，并設(shè)置明顯警示標(biāo)識。（七）步驟7：入庫確認(rèn)與財務(wù)對接操作主體：采購部門、財務(wù)部門操作內(nèi)容：采購部門確認(rèn)：采購員*收到供應(yīng)商提供的《送貨單》《質(zhì)檢報告》《入庫單》后，核對“三單”信息是否一致（采購訂單號、貨物名稱、數(shù)量、金額），確認(rèn)無誤后在采購系統(tǒng)中確認(rèn)入庫。財務(wù)部門核銷：財務(wù)專員根據(jù)確認(rèn)后的入庫單、采購訂單、發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理，應(yīng)付憑證；若入庫數(shù)量與采購訂單數(shù)量不符，需由采購部門提交《數(shù)量差異說明》，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批后調(diào)整應(yīng)付賬款。檔案歸檔：采購部門將《入庫單》《質(zhì)檢報告》《貨物到貨登記表》等單據(jù)按月整理歸檔（保存期限不少于3年），以備后續(xù)查詢或?qū)徲?。關(guān)鍵控制點：“三單”不一致時，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，需由采購部門協(xié)調(diào)供應(yīng)商完成補(bǔ)單或差異處理；每月末倉庫需與財務(wù)部門進(jìn)行庫存對賬，保證賬實相符。三、表單模板與填寫規(guī)范（一）核心表單清單表單名稱編號規(guī)則使用部門保存期限入庫通知單RKTZ-年月-流水號采購、倉庫、質(zhì)檢1年貨物到貨登記表HDGD-年月-流水號倉庫1年質(zhì)檢報告ZJBG-年月-流水號質(zhì)檢、倉庫、采購3年不合格品處理單BGPGLD-年月-流水號質(zhì)檢、采購、倉庫3年入庫單RKD-年月-流水號倉庫、財務(wù)、采購、供應(yīng)商3年（二）入庫單模板（示例）公司入庫單入庫單號：RKD-20231027-0001入庫日期：2023年10月27日倉庫：一號倉供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱：科技有限公司供應(yīng)商編碼：GYS2023005聯(lián)系人：*采購訂單信息采購訂單號：PO20231027001訂單日期：2023年10月20日采購員：*貨物明細(xì)序號貨物名稱規(guī)格型號1電路板PCB-2023V1.02電源適配器12V/2A-2023A3包裝箱302010cm合計————質(zhì)檢結(jié)論□合格□不合格（不合格原因：_________）質(zhì)檢員：*倉庫確認(rèn)收貨人：*主管：*備注電源適配器短裝20個，已聯(lián)系供應(yīng)商補(bǔ)貨填寫規(guī)范說明：入庫單號：系統(tǒng)自動，不可手動修改，保證唯一性。供應(yīng)商信息：需填寫供應(yīng)商全稱及編碼，與采購訂單一致；聯(lián)系人姓名用*代替。貨物明細(xì)：按不同貨物名稱分行填寫，規(guī)格型號、單位需與采購訂單完全一致；實收數(shù)量需與《貨物到貨登記表》《質(zhì)檢報告》一致，短裝/溢裝需在備注欄說明原因。批次號/庫位：對于需追溯的貨物（如食品、藥品），必須填寫批次號；庫位需為實際存儲庫位，與WMS系統(tǒng)一致。質(zhì)檢結(jié)論：勾選“合格”或“不合格”，不合格需注明具體原因（如“尺寸偏差超出標(biāo)準(zhǔn)范圍”）。簽字確認(rèn)：收貨人、主管、質(zhì)檢員需手寫簽字，不得代簽；供應(yīng)商聯(lián)需由送貨司機(jī)簽字確認(rèn)。（三）質(zhì)檢報告模板（關(guān)鍵字段節(jié)選）質(zhì)檢報告報告編號：ZJBG-20231027-001檢驗日期：2023年10月27日采購訂單號：PO20231027001供應(yīng)商：科技有限公司貨物名稱：電路板規(guī)格型號：PCB-2023V1.0抽樣數(shù)量：20片檢驗標(biāo)準(zhǔn)：GB/T4585-2006檢驗項目標(biāo)準(zhǔn)要求外觀檢查無劃痕、污漬、變形尺寸檢測（長）100±0.5mm尺寸檢測（寬）50±0.5mm電氣功能（耐壓）AC2000V/1min無擊穿綜合結(jié)論□合格□不合格檢驗員：*審核人：*四、常見問題與注意事項（一）單據(jù)信息不符的處理問題描述：供應(yīng)商送貨單上的采購訂單號、貨物名稱、數(shù)量與入庫通知單不一致，導(dǎo)致無法正常收貨。處理流程：倉庫收貨員發(fā)覺信息不符后，立即停止卸貨，聯(lián)系采購經(jīng)理核實差異原因（如訂單變更、供應(yīng)商發(fā)錯貨）。若為訂單變更，采購經(jīng)理*需提供《訂單變更通知單》（需經(jīng)審批簽字），倉庫按變更后的信息收貨；若為供應(yīng)商發(fā)錯貨，需由供應(yīng)商安排調(diào)貨，調(diào)貨期間貨物暫存于“待處理區(qū)”，產(chǎn)生的費用由供應(yīng)商承擔(dān)。信息確認(rèn)無誤后，倉庫方可按正常流程收貨，并在《貨物到貨登記表》中備注“信息已核對，按變更后訂單執(zhí)行”。注意事項：嚴(yán)禁倉庫擅自修改單據(jù)信息或收貨，必須由采購部門書面確認(rèn)后方可操作，避免后續(xù)賬實不符。（二）貨物破損與異常情況處理問題描述：卸貨或清點過程中發(fā)覺貨物外包裝破損、內(nèi)貨損壞或短裝。處理流程：現(xiàn)場記錄：收貨員*立即對破損貨物拍照（需包含全景、破損細(xì)節(jié)、單據(jù)信息），記錄破損數(shù)量、原因（如“裝卸不當(dāng)”“運(yùn)輸顛簸”），并由供應(yīng)商代表在《貨物到貨登記表》上簽字確認(rèn)。質(zhì)檢復(fù)核：質(zhì)檢員*到場對破損貨物進(jìn)行檢驗，出具《破損品檢驗報告》，明確責(zé)任方（供應(yīng)商責(zé)任、物流責(zé)任或倉庫責(zé)任）。賠償處理：若為供應(yīng)商責(zé)任，采購經(jīng)理*與供應(yīng)商協(xié)商賠償方案（如補(bǔ)貨、折扣貨款）；若為物流責(zé)任，倉庫協(xié)助供應(yīng)商向物流方索賠；若為倉庫責(zé)任（如裝卸不當(dāng)），需填寫《內(nèi)部報告》，追究相關(guān)人員責(zé)任。注意事項：破損貨物需單獨存放，不得與合格品混放；照片需清晰可辨，命名規(guī)則包含日期、訂單號、異常類型，保證可追溯。（三）系統(tǒng)錄入錯誤的修正問題描述：倉庫文員*在WMS系統(tǒng)中錄入入庫信息時，誤將實收數(shù)量錄入為1000（實際為800），導(dǎo)致庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。處理流程：錯誤發(fā)覺：倉庫主管在審核時發(fā)覺系統(tǒng)錄入錯誤，立即通知文員暫停單據(jù)打印。數(shù)據(jù)修正：文員*在系統(tǒng)中“入庫沖單”（沖銷錯誤入庫單），按正確數(shù)量重新錄入入庫信息，新的入庫單號（如RKD-20231027-0002）。單據(jù)更新：打印正確的入庫單，收回原錯誤入庫單并注明“作廢”，重新分送至各部門；同時在《系統(tǒng)操作日志》中記錄錯誤原因、修正人、修正時間。注意事項：系統(tǒng)錄入錯誤嚴(yán)禁直接修改原單據(jù)，必須通過沖單流程處理，保證操作留痕；每月末需對系統(tǒng)庫存與實物庫存進(jìn)行復(fù)盤，及時發(fā)覺并修正差異。（四）特殊貨物的入庫管理問題描述：入庫貨物包含冷鏈?zhǔn)称?、危險品等特殊品類，需額外控制存儲條件。管理要求：冷鏈貨物：到貨時需檢查溫度記錄（如冷藏車溫度2-8℃），卸貨后30分鐘內(nèi)完成上架，存儲期間每2小時記錄一次溫度；若溫度超標(biāo)，需立即隔離并通知采購部門與供應(yīng)商處理。危險品：需存儲在專用危險品庫（配備防爆、防泄漏設(shè)施），入庫前檢查化學(xué)品安全技術(shù)說明書（MSDS），明確存儲禁忌；操作人員需持證上崗，穿戴防護(hù)裝備。貴重貨物：需實行“雙人雙鎖”管理，入庫時由倉庫主管和財務(wù)專員共同清點，存儲于貴重物品庫，每日盤點一次。注意事項：特殊貨物需在入庫單備注欄明確標(biāo)識（如“冷鏈貨物”“危險品”），并附相關(guān)資質(zhì)文件（如危險品MSDS、冷鏈溫度記錄）。（五）庫存差異的處理原則問題描述：月末盤點時發(fā)覺實物庫存與系統(tǒng)庫存不一致（如系統(tǒng)顯示500件，實物480件）。處理流程：差異復(fù)盤：倉庫主管*組織盤點人員復(fù)盤，查找差異原因（如入庫漏錄、出庫未銷賬、貨物損壞未上報等），填寫《庫存差異報告》。責(zé)任認(rèn)定：若為入庫漏錄，由倉庫文員*補(bǔ)錄入庫單；若為出庫未銷賬，由出庫部門補(bǔ)做出庫手續(xù)；若為貨物損壞，按破損流程處理。賬務(wù)調(diào)整：財務(wù)部門根