內(nèi)部審核流程及結(jié)果反饋表單使用指南引言內(nèi)部審核是組織自我監(jiān)督、自我完善的重要機(jī)制，旨在系統(tǒng)檢查流程合規(guī)性、問題整改有效性及目標(biāo)達(dá)成情況，推動管理水平持續(xù)提升。本表單規(guī)范內(nèi)部審核全流程操作，保證審核工作有序開展、問題可追溯、整改有閉環(huán)，適用于各類企業(yè)及事業(yè)單位的內(nèi)部審核場景。一、適用范圍與常見應(yīng)用場景（一）適用范圍本表單適用于組織內(nèi)部各層級、各職能部門的審核工作，涵蓋質(zhì)量管理體系、流程合規(guī)性、安全管理、績效目標(biāo)達(dá)成等多維度審核內(nèi)容。（二）常見應(yīng)用場景定期例行審核：按年度/半年度計(jì)劃對核心流程（如生產(chǎn)管理、采購流程、客戶服務(wù)等）進(jìn)行全面審核，評估體系運(yùn)行有效性。專項(xiàng)問題審核：針對特定問題（如客戶投訴集中、流程執(zhí)行偏差、風(fēng)險(xiǎn)事件等）開展定向?qū)徍耍ㄎ粏栴}根源并制定改進(jìn)措施。新流程/制度上線后審核：驗(yàn)證新流程或制度的落地執(zhí)行情況，檢查是否達(dá)到預(yù)期效果，及時(shí)優(yōu)化調(diào)整。迎審準(zhǔn)備審核：在外部審核（如認(rèn)證審核、監(jiān)管檢查）前，內(nèi)部先行模擬審核，排查問題并整改，保證順利通過外部審核。二、內(nèi)部審核全流程操作指引（一）審核準(zhǔn)備階段目標(biāo)：明確審核方向、組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)、制定詳細(xì)計(jì)劃，保證審核工作有序啟動。明確審核目的與范圍根據(jù)組織管理需求（如年度重點(diǎn)、問題導(dǎo)向）確定審核目標(biāo)，例如“驗(yàn)證采購流程合規(guī)性”“評估客戶投訴處理效率”等。定義審核范圍，明確涉及的部門、流程、時(shí)間段及關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如“2024年Q3銷售部門訂單全流程審核”）。組建審核組審核組長由具備審核經(jīng)驗(yàn)的管理人員或第三方專家擔(dān)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌審核工作；審核員需熟悉被審核業(yè)務(wù)，具備客觀公正態(tài)度，與被審核部門無直接利益沖突。示例：審核組長某，審核員某（質(zhì)量部）、某（業(yè)務(wù)部），記錄員某（行政部）。制定審核計(jì)劃計(jì)劃內(nèi)容應(yīng)包括：審核目的、范圍、時(shí)間安排（具體到日期、時(shí)段）、審核組成員、受審核部門/人員、審核依據(jù)（如制度文件、流程標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)）、審核方式（現(xiàn)場檢查、資料查閱、人員訪談等）。提前3-5個(gè)工作日將審核計(jì)劃發(fā)送至受審核部門，確認(rèn)時(shí)間可行性，避免影響正常工作。收集審核資料審核組需提前收集被審核流程的相關(guān)文件，包括：制度流程文件、過往審核報(bào)告、問題整改記錄、績效數(shù)據(jù)、會議紀(jì)要等，作為審核依據(jù)。（二）審核實(shí)施階段目標(biāo)：通過現(xiàn)場檢查、資料驗(yàn)證、人員訪談等方式，客觀收集審核證據(jù)，識別不符合項(xiàng)。首次會議審核開始前召開首次會議，參會人員包括審核組全體成員、受審核部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)接口人。會議內(nèi)容：明確審核目的、范圍、計(jì)劃及方式，確認(rèn)審核溝通渠道（如每日審核碰頭會時(shí)間），強(qiáng)調(diào)審核的客觀性與保密原則，解答受審核部門疑問。現(xiàn)場審核與證據(jù)收集資料查閱：對照審核依據(jù)，檢查文件記錄的完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性。例如：查閱采購合同是否簽訂審批流程齊全、客戶投訴處理記錄是否閉環(huán)?，F(xiàn)場觀察：實(shí)地查看流程執(zhí)行情況，如生產(chǎn)車間作業(yè)是否按SOP操作、倉庫物料管理是否遵循先進(jìn)先出原則。人員訪談：隨機(jī)選取與流程相關(guān)的人員（如操作崗、管理崗）進(jìn)行訪談，知曉其對流程的理解、執(zhí)行中的困難及改進(jìn)建議，訪談需做好記錄（可錄音，但需征得被訪談人同意）。證據(jù)要求：收集的證據(jù)需客觀、可追溯，如文件編號、照片、視頻、簽字記錄等，避免主觀臆斷。記錄不符合項(xiàng)審核中發(fā)覺的問題需記錄為“不符合項(xiàng)”，描述需清晰具體，包含：問題描述（違反的標(biāo)準(zhǔn)/流程）、發(fā)生時(shí)間/地點(diǎn)、責(zé)任部門/人員、證據(jù)支撐。示例：“2024年9月10日采購訂單（編號CG202409001）未按《采購管理制度》要求進(jìn)行三家比價(jià)，僅提供1家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，違反制度第3.2條。”（三）審核報(bào)告編制階段目標(biāo)：匯總審核發(fā)覺，分析問題根源，形成結(jié)論性報(bào)告，為管理層決策提供依據(jù)。匯總審核發(fā)覺審核組整理審核過程中收集的所有證據(jù)，區(qū)分“不符合項(xiàng)”和“觀察項(xiàng)”（未構(gòu)成不符合但需關(guān)注的問題），統(tǒng)計(jì)問題數(shù)量、分布部門及類型（如流程漏洞、執(zhí)行偏差、意識不足等）。分析問題根源對不符合項(xiàng)進(jìn)行根本原因分析（可使用魚骨圖、5Why等方法），避免停留在表面現(xiàn)象。例如：“未執(zhí)行比價(jià)流程”的根本原因可能是“采購人員對制度理解不清”“缺乏比價(jià)操作指引”“監(jiān)督機(jī)制缺失”等。編制審核報(bào)告報(bào)告內(nèi)容包括：審核基本信息（目的、范圍、時(shí)間、人員）、審核過程概述、審核發(fā)覺（不符合項(xiàng)清單、觀察項(xiàng)清單）、問題分析、審核結(jié)論（總體評價(jià)，如“體系運(yùn)行基本有效，但存在流程執(zhí)行薄弱環(huán)節(jié)”）、改進(jìn)建議。報(bào)告需經(jīng)審核組內(nèi)部討論一致后，提交至管理層審批。（四）結(jié)果反饋與溝通階段目標(biāo)：保證受審核部門清晰知曉審核結(jié)果，確認(rèn)問題責(zé)任，達(dá)成改進(jìn)共識。末次會議審核結(jié)束后召開末次會議，參會人員與首次會議一致。會議內(nèi)容：通報(bào)審核總體情況，宣讀不符合項(xiàng)及觀察項(xiàng)，說明問題原因及改進(jìn)建議，聽取受審核部門的意見，確認(rèn)問題責(zé)任歸屬及整改初步意向。會議需形成會議紀(jì)要，由參會人員簽字確認(rèn)。報(bào)告簽發(fā)與分發(fā)經(jīng)管理層審批后的審核報(bào)告正式簽發(fā)，分發(fā)給受審核部門、相關(guān)職能部門及管理層（如總經(jīng)理、分管副總），保證信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確。（五）整改跟蹤階段目標(biāo)：推動問題整改落地，驗(yàn)證整改效果，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。制定整改計(jì)劃受審核部門收到報(bào)告后5個(gè)工作日內(nèi)，針對不符合項(xiàng)制定整改計(jì)劃，明確：整改措施（具體行動項(xiàng)）、責(zé)任人（姓名及職務(wù)）、完成時(shí)限、所需資源支持。整改措施需具備可操作性，例如針對“未執(zhí)行比價(jià)流程”的整改措施為：“10月15日前組織采購部全員培訓(xùn)《采購管理制度》，明確比價(jià)流程及要求；10月20日前完成采購操作指引修訂，增加比價(jià)步驟說明”。實(shí)施整改責(zé)任部門按計(jì)劃落實(shí)整改措施，審核組可通過現(xiàn)場檢查、資料查閱等方式跟蹤整改進(jìn)展，對整改中遇到的困難提供支持。整改驗(yàn)證與閉環(huán)整改完成后，責(zé)任部門提交整改驗(yàn)證申請（附整改證據(jù)，如培訓(xùn)記錄、修訂后的文件、整改前后對比照片等），審核組進(jìn)行驗(yàn)證。驗(yàn)證通過后，在“整改狀態(tài)”欄標(biāo)注“閉環(huán)”；若未通過，退回責(zé)任部門重新整改，直至符合要求。三、內(nèi)部審核及結(jié)果反饋表（模板）（一）基本信息項(xiàng)目內(nèi)容審核編號（按年份+流水號填寫，如2024-NL-001）審核主題（如“2024年Q3生產(chǎn)流程合規(guī)性審核”）審核目的（簡述審核目標(biāo)，如“驗(yàn)證生產(chǎn)SOP執(zhí)行情況”）審核范圍（涉及部門/流程/時(shí)間段，如“生產(chǎn)部2024年7-9月裝配流程”）審核組長*某審核員某、某記錄員*某受審核部門（如生產(chǎn)部、采購部等）審核日期（YYYY年MM月DD日）審核依據(jù)（如《生產(chǎn)管理制度》《質(zhì)量手冊》等）（二）審核內(nèi)容明細(xì)序號檢查項(xiàng)（具體流程/環(huán)節(jié)）標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)（制度/文件條款）實(shí)際情況描述（客觀記錄）符合性判定（符合/不符合）問題描述（不符合項(xiàng)需詳細(xì)說明）整改措施（具體行動項(xiàng)）責(zé)任人完成時(shí)限整改狀態(tài)（未整改/整改中/已閉環(huán)/已驗(yàn)證）1生產(chǎn)日報(bào)表填報(bào)及時(shí)性《生產(chǎn)管理制度》第4.1條“每日17:00前提交日報(bào)”9月10日報(bào)表于17:30提交，延遲30分鐘不符合未按時(shí)限要求提交生產(chǎn)日報(bào)，延誤數(shù)據(jù)匯總1.9月15日前組織生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)員培訓(xùn)制度要求；2.設(shè)置每日16:30提醒鬧鐘*某2024.9.20已閉環(huán)2供應(yīng)商資質(zhì)檔案完整性《采購管理制度》第3.3條“供應(yīng)商資質(zhì)需每年更新”查3家供應(yīng)商檔案，其中A公司資質(zhì)未更新（有效期至2024年6月）不符合A公司供應(yīng)商資質(zhì)過期未及時(shí)更新1.9月12日前聯(lián)系A(chǔ)公司索要最新資質(zhì)；2.9月15日前完成檔案更新并審核*某2024.9.18已驗(yàn)證3客戶投訴處理響應(yīng)時(shí)效《客戶服務(wù)流程》第2.2條“投訴24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)”抽查3起投訴記錄，均24小時(shí)內(nèi)電話回復(fù)客戶符合-----4倉庫物料標(biāo)識清晰度《倉庫管理規(guī)定》第5.1條“物料需標(biāo)明名稱、規(guī)格、批次”現(xiàn)場抽查10種物料，2種物料無批次標(biāo)識不符合物料B-001、C-002未張貼批次標(biāo)簽1.9月14日前完成所有物料標(biāo)簽檢查；2.對缺失標(biāo)簽物料當(dāng)日補(bǔ)齊*某2024.9.14已閉環(huán)（三）審核結(jié)論總體評價(jià)：（如“本次審核共檢查項(xiàng)，符合項(xiàng)，不符合項(xiàng)3項(xiàng)，觀察項(xiàng)1項(xiàng)，整體流程運(yùn)行基本符合要求，但生產(chǎn)日報(bào)、供應(yīng)商管理、倉庫物料標(biāo)識環(huán)節(jié)需重點(diǎn)改進(jìn)”）改進(jìn)建議：（如“建議優(yōu)化生產(chǎn)日報(bào)提交流程，設(shè)置線上自動提醒；建立供應(yīng)商資質(zhì)更新臺賬，明確更新節(jié)點(diǎn)；加強(qiáng)倉庫物料標(biāo)識日常檢查頻次”）（四）簽字確認(rèn)角色姓名簽字日期審核組長*某YYYY年MM月DD日審核員*某YYYY年MM月DD日受審核部門負(fù)責(zé)人*某YYYY年MM月DD日管理層代表*某YYYY年MM月DD日四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）審核前的充分準(zhǔn)備是基礎(chǔ)審核組需提前熟悉被審核業(yè)務(wù)流程及制度文件，避免因“外行審核內(nèi)行”導(dǎo)致結(jié)論偏差；審核計(jì)劃需與受審核部門充分溝通，避免因時(shí)間沖突影響審核效率，同時(shí)給予部門充分準(zhǔn)備時(shí)間（如整理資料、安排人員配合）。（二）審核過程的客觀公正是核心嚴(yán)格以“審核依據(jù)”為標(biāo)準(zhǔn)，不摻雜個(gè)人主觀判斷，問題描述需基于證據(jù)（如“未執(zhí)行流程”需有文件編號、記錄編號等可追溯信息）；訪談過程中保持中立態(tài)度，引導(dǎo)被訪談人員客觀陳述事實(shí)，避免誘導(dǎo)性提問。（三）問題整改的閉環(huán)管理是關(guān)鍵不符合項(xiàng)整改需明確“責(zé)任到人、時(shí)限明確、措施具體”，避免“泛泛而談”（如“加強(qiáng)培訓(xùn)”需明確培訓(xùn)內(nèi)容、對象、時(shí)間）；審核組需跟蹤整改進(jìn)展，對整改難度大的問題協(xié)調(diào)資源支持，保證問題“真整改、真解決”，避免“紙上整改”。（四）審核資料的規(guī)范存檔是保障審核過程中形成的所有資料（計(jì)劃、會議紀(jì)要、檢查記錄、整改報(bào)告等）