安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系文件編寫文檔第1頁，共45頁。體系文件的作用明確工作規(guī)程,規(guī)范管理明確職責(zé)改善部門間溝通使管理過程嚴(yán)謹(jǐn)，減少出錯(cuò)機(jī)會(huì)通過編制文件改進(jìn)和完善管理體系。第2頁，共45頁。目錄體系文件的結(jié)構(gòu)和要求1管理手冊的編寫2管理制度的編寫3操作規(guī)程的編寫4記錄的定制5第3頁，共45頁。體系文件的結(jié)構(gòu)和要求第4頁，共45頁。通常體系文件的結(jié)構(gòu)通常的體系文件是規(guī)定管理活動(dòng)的一整套系統(tǒng)文件,由四個(gè)層次構(gòu)成:描述管理體系的文件規(guī)定體系有關(guān)活動(dòng)的方法和步驟規(guī)定進(jìn)行具體工作的方法和技巧體系運(yùn)行的證據(jù)，用來記錄運(yùn)行的情況及結(jié)果管理手冊管理制度管理規(guī)定和操作規(guī)程記錄ABCD第5頁，共45頁。安全管理部編寫管理者代表審核公司總經(jīng)理批準(zhǔn)相關(guān)部門人員編寫相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核管理者代表批準(zhǔn)相關(guān)部門人員編寫部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)A管理手冊B管理制度C操作規(guī)程管理規(guī)定第6頁，共45頁。體系文件的基本要求系統(tǒng)性全面反映相關(guān)方、管理層、標(biāo)準(zhǔn)對管理的要求各層次文件相互支持同一層次相互引用邏輯性各文件規(guī)定之間無矛盾適用性結(jié)合實(shí)際編制文件（針對實(shí)際過程、職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)等）文件簡明、清晰保證實(shí)際可操作性，對不適用部分及時(shí)修改第7頁，共45頁。管理手冊的編寫第8頁，共45頁。管理手冊的性質(zhì)是闡述公司的有關(guān)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系方針并描述其安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系的文件是安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系文件中最高層次的文件（管理制度和操作規(guī)程不能與之矛盾）是綱領(lǐng)性文件，規(guī)定管理的政策和原則——我們要做什么不具備可操作性第9頁，共45頁。管理手冊的作用通過編寫管理手冊對公司內(nèi)與安全生產(chǎn)有關(guān)的活動(dòng)進(jìn)行全面策劃及管理建立文件化的體系，貫徹公司的管理方針環(huán)境改變時(shí)，保證體系及其要求的連續(xù)性對外介紹體系改進(jìn)的需要（基準(zhǔn)及改進(jìn)依據(jù)）第10頁，共45頁。管理手冊的編寫要求對公司所采用的體系標(biāo)準(zhǔn)（標(biāo)準(zhǔn)的所有適用條款進(jìn)行規(guī)定，與體系有關(guān)的，標(biāo)準(zhǔn)中沒有涉及的，也可加入手冊或引用參考）對選定的標(biāo)準(zhǔn)中不適用的體系要求應(yīng)作出說明要引用支持手冊的流程至少包括方針（必要時(shí)）管理體系的組織機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系各條款的規(guī)定或說明手冊的控制規(guī)定（必要時(shí)）第11頁，共45頁。管理手冊編寫步驟確定企業(yè)安全生產(chǎn)方針和目標(biāo)確定有關(guān)管理的組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、權(quán)限（體系范圍）收集整理與標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)條款相對應(yīng)的現(xiàn)行做法及有關(guān)部門記錄資料、文件，并對現(xiàn)有文件分類依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確定要改進(jìn)的地方確定編制格式和結(jié)構(gòu)形成草案討論定稿第12頁，共45頁。管理手冊的內(nèi)容封面手冊目錄修訂頁手冊發(fā)放控制頁(必要時(shí)）介紹組織及手冊的前言方針和目標(biāo)（必要時(shí)）職能對照表管理組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限描述體系條款的描述和體系管理制度的引用手冊使用指南（視需要）支持性資料附錄（視需要）第13頁，共45頁。管理手冊封面公司名稱和標(biāo)志（如需要）手冊標(biāo)題及手冊發(fā)行版號擬制/審核/批準(zhǔn)簽字生效日期受控文件編號受控文件標(biāo)識受控號第14頁，共45頁。目錄、修訂頁及發(fā)放控制頁手冊目錄：列出方針各章節(jié)名稱、章節(jié)號及頁數(shù)修訂頁：用修訂記錄的形式說明手冊中各章節(jié)的修訂狀態(tài)方針發(fā)放控制頁：說明公司現(xiàn)行手冊的發(fā)放分布第15頁，共45頁。管理手冊前言介紹本公司及管理手冊的前言：本公司的名稱、地址、通訊方法、業(yè)務(wù)情況、公司性質(zhì)、歷史和規(guī)模、質(zhì)量管理的歷史所采用的體系標(biāo)準(zhǔn)及范圍管理手冊的編制、審批、發(fā)放控制、修訂方法第16頁，共45頁。方針與組織宗旨相適應(yīng)包括對持續(xù)改進(jìn)的承諾遵守法規(guī)的承諾為目標(biāo)制訂提供框架描述此方針如何為所有員工熟悉和理解最高管理層(者)的批準(zhǔn)簽名持續(xù)適應(yīng)性方面得到評審第17頁，共45頁。組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限描述組織機(jī)構(gòu)圖職責(zé)、權(quán)限及相互關(guān)系的說明第18頁，共45頁。體系條款的描述和管理制度的引用分章描述對所采用的體系標(biāo)準(zhǔn)每一條款的控制，對每一條款的控制應(yīng)覆蓋或超出標(biāo)準(zhǔn)要求合理的劃分章節(jié)：按標(biāo)準(zhǔn)條款劃分(較多采用)按實(shí)際業(yè)務(wù)過程劃分各章節(jié)保持一致的格式,一般包括:目的（必要時(shí)）職責(zé)對本條款的控制規(guī)定支持文件(列出管理制度名稱)第19頁，共45頁。管理手冊使用指南(視需要)便于查閱手冊手冊的各章節(jié)編排方式及章節(jié)的簡短摘要，說明方針的什么內(nèi)容在方針的什么地方第20頁，共45頁。支持性資料附錄（視需要）支持手冊的有關(guān)部門資料如：生產(chǎn)工藝流程圖/業(yè)務(wù)過程流程圖職能對照表進(jìn)一步細(xì)化的職責(zé)管理制度/操作規(guī)程清單其它資料第21頁，共45頁。管理制度的編寫第22頁，共45頁。管理制度的性質(zhì)管理制度是文件化的運(yùn)作,是對完成或管理活動(dòng)所規(guī)定的方法是體系文件中第二層次的文件,也是方針的基礎(chǔ)及支持規(guī)定管理工作的流程:為什么做(why)、何時(shí)(when)、何地（where)、做什么(what)、由誰去做(who)、怎樣去做(how)、作的記錄是什么具有可操作性，且包含體系標(biāo)準(zhǔn)中適用的要素可能需要操作規(guī)程的支持第23頁，共45頁。管理制度的作用明確控制活動(dòng)有關(guān)部門人員的職責(zé)、權(quán)限、相互關(guān)系規(guī)定控制活動(dòng)的依據(jù)及方式：控制要求和依據(jù)如何進(jìn)行控制執(zhí)行、驗(yàn)證和評審活動(dòng)的依據(jù):實(shí)際活動(dòng)是否按規(guī)定流程進(jìn)行執(zhí)行流程是否留下證據(jù)/記錄執(zhí)行的效果是否達(dá)到第24頁，共45頁。管理制度的要求邏輯性(按管理活動(dòng)的順序)協(xié)調(diào)性:與方針無矛盾,相互支持管理制度之間無矛盾與其它管理規(guī)定無矛盾與實(shí)際運(yùn)作結(jié)合,具有可操作性:責(zé)任明確步驟清晰語言準(zhǔn)確、明了、措辭嚴(yán)謹(jǐn)、執(zhí)行不易引起混淆規(guī)定相應(yīng)記錄，便于監(jiān)督、檢查要引用支持管理制度的操作規(guī)程封面及正文部分構(gòu)成第25頁，共45頁。管理制度的要求正文包括：目的適用范圍職責(zé)程序相關(guān)文件及記錄第26頁，共45頁。管理制度的基本內(nèi)容目的:說明為什么開展該項(xiàng)活動(dòng)(why)適用范圍:該項(xiàng)控制涉及哪些部門或哪些活動(dòng)職責(zé):說明由哪個(gè)部門、哪個(gè)崗位的人員負(fù)責(zé)實(shí)施該項(xiàng)活動(dòng),實(shí)施人員的責(zé)任和權(quán)限(與下文的流程一致)第27頁，共45頁。管理制度的基本內(nèi)容流程：按活動(dòng)順序列出開展活動(dòng)的細(xì)節(jié)規(guī)定應(yīng)做什么由誰執(zhí)行何時(shí)做在何地做如何做此項(xiàng)活動(dòng)使用的材料、設(shè)備、文件、防護(hù)用品等（必要時(shí)）此項(xiàng)活動(dòng)如何進(jìn)行、如何控制此項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行的記錄例外特殊情況第28頁，共45頁。管理制度的基本內(nèi)容相關(guān)文件及記錄該文件中涉及的其它文件該文件中應(yīng)進(jìn)行的記錄、表格第29頁，共45頁。管理制度編寫步驟1、擬定管理制度清單:確定過程整理現(xiàn)有文件按標(biāo)準(zhǔn)要求列出需編寫的程序2、確定文件編寫格式,統(tǒng)一名稱、術(shù)語、稱呼、代號3、確定編寫人員,制定編寫計(jì)劃第30頁，共45頁。管理制度編寫步驟4、編寫人員收集現(xiàn)行有關(guān)部門資料及記錄表格5、按標(biāo)準(zhǔn)要求提出修改現(xiàn)行做法的方案,組織討論并確定新運(yùn)作流程的控制方法6、確定資料文件編寫形式:流程圖式敘述式混合式7、形成管理制度草案8、討論、修改草案9、審批第31頁，共45頁。操作規(guī)程及管理規(guī)定的編寫第32頁，共45頁。操作規(guī)程性質(zhì)為保證具體作業(yè)活動(dòng)符合要求而制訂的程序是體系文件中第三層次的文件,是管理制度的支持性文件,也是指導(dǎo)和保證過程/活動(dòng)的最基礎(chǔ)的指導(dǎo)為開展具體管理、操作活動(dòng)提供指導(dǎo)極具操作性第33頁，共45頁。操作規(guī)程的作用描述管理制度中所提及,但未具體描述的操作性文件對具體作業(yè)活動(dòng)的方法、內(nèi)容及要求等的說明用于指導(dǎo)執(zhí)行具體操作的人員,以確保該項(xiàng)操作的結(jié)果符合要求第34頁，共45頁。操作規(guī)程的編寫要求及范圍沒有操作規(guī)程就不能保證過程符合要求時(shí)，則須編寫。應(yīng)考慮培訓(xùn)效果沒有固定的格式要求，可用不同方法表達(dá)：相片、圖表、樣本、錄像等應(yīng)使用科學(xué)有效的方法良好的可操作性第35頁，共45頁。操作規(guī)程的種類用于指導(dǎo)具體管理工作的各種工作細(xì)則/規(guī)章/操作規(guī)程——安全工作規(guī)程用于生產(chǎn)操作的操作規(guī)程用于檢驗(yàn)/測試的操作規(guī)程及檢驗(yàn)計(jì)劃用于設(shè)備的操作/保養(yǎng)操作規(guī)程用于指導(dǎo)具體管理工作的各種工作細(xì)則/規(guī)章第36頁，共45頁。操作規(guī)程的內(nèi)容1、標(biāo)題操作規(guī)程名稱及編號相關(guān)部門、過程(視需要)相關(guān)操作及生產(chǎn)的名稱2、批準(zhǔn)、發(fā)行與更改記錄制訂/批準(zhǔn)人版本/生效日期/更改記錄受控標(biāo)記第37頁，共45頁。操作規(guī)程的內(nèi)容3、具體操作操作、服務(wù)步驟或檢測方法、項(xiàng)目、步驟使用工具、設(shè)備、防護(hù)用品及設(shè)定條件使用材料質(zhì)量要求或控制標(biāo)準(zhǔn)注意事項(xiàng)及工作環(huán)境控制圖示（必要時(shí)）參考資料（必要時(shí)）標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)（必要時(shí)）第38頁，共45頁。操作規(guī)程的編寫步驟明確編寫步驟和內(nèi)容草擬文件審查審批發(fā)布第39頁，共45頁。記錄的定制第40頁，共45頁。記錄的性質(zhì)為已完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件是體系文件中最基礎(chǔ)的文件記錄的制訂填寫和管理對體系的運(yùn)行會(huì)產(chǎn)生重大影響具有可操作性、可追溯性、系統(tǒng)性第41頁，共45頁。記錄的作用為體系運(yùn)行的有效性提供客觀證據(jù)證明流程/活動(dòng)滿足要求以便于對流程/活動(dòng)的追溯及控制