企業(yè)日常辦公文件處理及歸檔規(guī)范一、引言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部辦公文件的處理流程，提高文件流轉(zhuǎn)效率，保證文件信息的完整性、安全性和可追溯性，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門在日常工作中產(chǎn)生的各類行政、業(yè)務(wù)文件（包括但不限于通知、請(qǐng)示、報(bào)告、合同、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目資料等），涵蓋從文件接收、流轉(zhuǎn)、審批到最終歸檔的全流程管理要求。二、規(guī)范適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的日常辦公文件處理，涵蓋紙質(zhì)文件與電子文件兩種形態(tài)。（二）典型應(yīng)用場(chǎng)景日常行政文件處理：如部門間通知、會(huì)議安排、辦公用品申領(lǐng)、員工請(qǐng)假審批等文件的接收與流轉(zhuǎn)。業(yè)務(wù)文件流轉(zhuǎn)：如客戶合同、項(xiàng)目方案、報(bào)價(jià)單、報(bào)銷單等需跨部門審核的業(yè)務(wù)文件處理?？绮块T協(xié)作文件管理：如年度工作計(jì)劃、專項(xiàng)項(xiàng)目方案等需多部門協(xié)同參與的文件起草與審批。年度/季度文件歸檔：對(duì)已完成處理或具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類與存儲(chǔ)，便于后續(xù)查閱。三、文件全生命周期處理流程文件處理需遵循“統(tǒng)一接收、規(guī)范流轉(zhuǎn)、及時(shí)辦結(jié)、安全歸檔”的原則，具體流程（一）文件接收與登記接收確認(rèn)紙質(zhì)文件：由各部門指定接收人（一般為行政助理或部門文員）負(fù)責(zé)簽收，核對(duì)文件名稱、份數(shù)、發(fā)送單位等信息，確認(rèn)無誤后簽字接收。電子文件：通過企業(yè)內(nèi)部郵箱、OA系統(tǒng)或協(xié)同平臺(tái)接收的文件，需檢查文件完整性（如附件是否缺失、格式是否正常），接收后及時(shí)或標(biāo)記為“已讀”。信息登記接收人需在《辦公文件處理登記表》（詳見模板一）中詳細(xì)記錄文件信息，包括：文件編號(hào)（如有）、文件名稱、發(fā)送部門/人、接收日期、文件密級(jí)（普通/秘密/機(jī)密）、緊急程度（普通/緊急/特急）、主要內(nèi)容及處理要求。電子文件需同步在系統(tǒng)中登記關(guān)鍵信息，保證可追溯至接收人及接收時(shí)間。初步審核接收人需初步判斷文件是否符合處理要求，如內(nèi)容是否清晰、審批流程是否完整（如需審批的文件是否有發(fā)起人簽字）。對(duì)不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)退回發(fā)送部門并說明原因。（二）文件流轉(zhuǎn)與審批確定審批路徑根據(jù)文件類型和企業(yè)權(quán)限管理要求，明確審批層級(jí)（如經(jīng)辦人→部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理）。涉及多部門協(xié)作的文件，需由主責(zé)部門發(fā)起，明確各會(huì)簽部門的職責(zé)與時(shí)限。時(shí)限跟蹤普通文件流轉(zhuǎn)時(shí)限不超過3個(gè)工作日，緊急文件需在24小時(shí)內(nèi)完成審批，特急文件需即收即辦。流轉(zhuǎn)過程中，若某個(gè)環(huán)節(jié)延誤，接收人需及時(shí)向上級(jí)或文件發(fā)起人反饋，說明原因并協(xié)調(diào)加速。意見記錄審批人需在文件或OA系統(tǒng)中明確簽署審批意見（如“同意”“修改后同意”“不同意”并說明理由），不得僅簽名無意見。紙質(zhì)文件審批需使用黑色簽字筆簽名，保證字跡清晰；電子文件審批需通過系統(tǒng)留痕，禁止截圖或拍照代替審批流程。（三）文件辦結(jié)與歸檔辦結(jié)確認(rèn)文件完成所有審批流程后，由最后一環(huán)審批人或在《辦公文件處理登記表》中標(biāo)記“辦結(jié)”。涉及外部單位（如客戶、供應(yīng)商）的文件，辦結(jié)后需及時(shí)將結(jié)果反饋至相關(guān)方（如通過郵件、函件告知審批結(jié)果）。整理歸檔辦結(jié)文件需在3個(gè)工作日內(nèi)移交至部門歸檔員（或企業(yè)檔案管理員），準(zhǔn)備進(jìn)入歸檔流程（詳見第四章“文件歸檔管理操作步驟”）。四、文件歸檔管理操作步驟歸檔是企業(yè)文件管理的核心環(huán)節(jié)，需遵循“分類清晰、編號(hào)規(guī)范、存放有序、便于檢索”的原則，具體步驟（一）文件分類分類維度按部門：如行政部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、人力資源部等。按文件類型：如行政類（通知、會(huì)議紀(jì)要）、業(yè)務(wù)類（合同、項(xiàng)目方案）、財(cái)務(wù)類（報(bào)銷單、報(bào)表）、人事類（勞動(dòng)合同、考核記錄）等。按密級(jí)：普通文件（內(nèi)部公開）、秘密文件（僅限相關(guān)部門查閱）、機(jī)密文件（需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)查閱）。分類規(guī)則參照《企業(yè)文件分類目錄表》（詳見模板二）設(shè)置大類與子類，例如：“行政類-會(huì)議管理”“業(yè)務(wù)類-合同管理”“財(cái)務(wù)類-費(fèi)用報(bào)銷”。新增文件類型時(shí)，需由檔案管理員更新分類目錄，并通知各部門執(zhí)行。（二）文件整理排序與編頁同一類文件按“時(shí)間順序”或“文件編號(hào)”排序，時(shí)間相同的按重要性排序（如緊急文件優(yōu)先）。紙質(zhì)文件需編寫頁碼（使用鉛筆在右上角標(biāo)注），超過2頁的需加裝訂書或夾子裝訂，避免散失。信息核對(duì)歸檔前需核對(duì)文件完整性，如審批手續(xù)是否齊全、附件是否缺失、關(guān)鍵信息（如日期、金額、簽字）是否準(zhǔn)確。對(duì)不完整的文件，需退回原部門補(bǔ)充。填寫歸檔清單歸檔員需在《年度歸檔清單表》（詳見模板三）中逐項(xiàng)登記歸檔信息，包括：歸檔部門、文件編號(hào)、文件名稱、頁數(shù)、密級(jí)、歸檔日期、歸檔人、備注（如是否原件、是否掃描）。（三）歸檔存儲(chǔ)存儲(chǔ)介質(zhì)紙質(zhì)文件：統(tǒng)一存入企業(yè)檔案柜，檔案柜需標(biāo)注“部門+文件類型”（如“行政部-會(huì)議紀(jì)要”），并配備防火、防潮、防蟲設(shè)施。電子文件：存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器或云盤，設(shè)置訪問權(quán)限（如普通員工僅可讀，部門負(fù)責(zé)人可編輯），定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份（每周至少1次）。存放位置標(biāo)識(shí)紙質(zhì)檔案柜需張貼“檔案存放位置索引”，注明柜內(nèi)文件的大類、子類及時(shí)間范圍；電子文件需在文件夾名稱中體現(xiàn)“部門-類型-年份”（如“市場(chǎng)部-合同-2024”）。（四）檔案檢索與借閱建立檢索索引檔案管理員需編制《檔案檢索目錄》，包含文件編號(hào)、名稱、歸檔日期、存放位置（柜號(hào)/文件夾路徑）等字段，紙質(zhì)版與電子版同步更新。借閱流程員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（可簡(jiǎn)化為《年度歸檔清單表》中的借閱登記欄），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，檔案管理員方可借出。秘密/機(jī)密文件借閱需額外經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批，借閱期限不超過3個(gè)工作日，到期需及時(shí)歸還；確需延期的，需重新申請(qǐng)。借閱期間需妥善保管檔案，不得涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)檔案管理員批準(zhǔn)并登記）。五、常用管理表格模板模板一：辦公文件處理登記表文件編號(hào)文件名稱發(fā)送部門/人接收日期文件密級(jí)緊急程度主要內(nèi)容摘要處理要求經(jīng)辦人*審批人*辦結(jié)日期歸檔日期XZ-2024-001關(guān)于召開年度總結(jié)大會(huì)的通知行政部2024-01-05普通普通安排2023年度總結(jié)大會(huì)事宜下發(fā)各部門并反饋參會(huì)人員2024-01-062024-01-08YW-2024-002項(xiàng)目合作合同市場(chǎng)部2024-01-10秘密緊急與公司簽訂項(xiàng)目合作合同法務(wù)部審核、總經(jīng)理審批趙六2024-01-122024-01-15模板二：文件分類目錄表大類代碼大類名稱子類代碼子類名稱編碼規(guī)則示例XZ行政類XZ-01會(huì)議管理XZ-01-年份-序號(hào)（如XZ-01-2024-001）XZ-02通知公告XZ-02-年份-序號(hào)YW業(yè)務(wù)類YW-01合同管理YW-01-年份-客戶簡(jiǎn)稱-序號(hào)YW-02項(xiàng)目方案YW-02-年份-項(xiàng)目名稱-序號(hào)CW財(cái)務(wù)類CW-01費(fèi)用報(bào)銷CW-01-年份-月份-序號(hào)CW-02財(cái)務(wù)報(bào)表CW-02-年份-季度-序號(hào)RS人事類RS-01勞動(dòng)合同RS-01-年份-員工工號(hào)-序號(hào)RS-02考核記錄RS-02-年份-部門-序號(hào)模板三：年度歸檔清單表歸檔部門：行政部歸檔年度：2024年序號(hào)文件編號(hào)文件名稱頁數(shù)密級(jí)歸檔日期歸檔人*存放位置（柜號(hào)/文件夾）借閱登記（借閱人*、日期、歸還日期）備注1XZ-01-2024-001年度總結(jié)大會(huì)會(huì)議紀(jì)要5普通2024-01-08檔柜A-01-01/原件2XZ-02-2024-005關(guān)于春節(jié)放假的通知2普通2024-01-20檔柜A-01-02/原件3YW-01-2024-008項(xiàng)目合作合同（正本）15秘密2024-01-15檔柜B-02-01（密碼柜）*，2024-02-01，2024-02-03原件六、執(zhí)行要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）責(zé)任明確經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)文件的接收、登記、流轉(zhuǎn)跟蹤，保證文件按時(shí)辦結(jié)。審批人：需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，明確簽署意見，對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)。歸檔員：負(fù)責(zé)文件的分類、整理、存儲(chǔ)與檢索，保證檔案完整、安全。（二）時(shí)限要求文件流轉(zhuǎn)：各環(huán)節(jié)需嚴(yán)格遵守時(shí)限要求，緊急文件需標(biāo)注“特急”并優(yōu)先處理，延誤需記錄原因并上報(bào)。歸檔時(shí)效：辦結(jié)文件需在3個(gè)工作日內(nèi)移交歸檔，年度歸檔工作需在次年1月底前完成。（三）安全保密密級(jí)文件需單獨(dú)存放，查閱需經(jīng)審批，借閱需登記，禁止通過私人郵箱、等非企業(yè)渠道傳輸。電子文件需定期殺毒，密碼設(shè)置需包含字母+數(shù)字+符號(hào)，長(zhǎng)度不少于8位，每3個(gè)月更換一次。（四）常見問題處理文件丟失：若流轉(zhuǎn)過程中文件丟失，需由經(jīng)辦人立即上報(bào)，原部門補(bǔ)發(fā)文件，同時(shí)追