藥房系統(tǒng)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司藥房系統(tǒng)采購管理，規(guī)范采購行為，確保藥房系統(tǒng)的正常運行，提高采購效率，降低采購成本，保證藥品及相關(guān)物資的質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司藥房系統(tǒng)所需藥品、醫(yī)療器械、耗材、辦公用品及其他相關(guān)物資的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商提供的產(chǎn)品，確保藥房系統(tǒng)所涉及物資的質(zhì)量安全。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購流程和策略，降低采購成本，提高采購效益。4.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇供應(yīng)商。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、藥房負責(zé)人、財務(wù)人員等組成。采購決策委員會負責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購項目、采購預(yù)算、采購政策等事項，對采購工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門公司藥房系統(tǒng)采購工作由專門的采購部門負責(zé)執(zhí)行。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，負責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂、訂單跟蹤、驗收付款等工作。（三）各部門職責(zé)1.采購部門職責(zé)負責(zé)制定采購計劃和采購預(yù)算，根據(jù)藥房系統(tǒng)的需求，及時采購所需物資。建立和維護供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評估和管理，選擇合格的供應(yīng)商。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，保證物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負責(zé)采購物資的驗收工作，確保物資符合質(zhì)量要求。定期進行采購成本分析，提出降低采購成本的建議和措施。配合其他部門完成與采購相關(guān)的工作任務(wù)。2.藥房部門職責(zé)負責(zé)提供藥房系統(tǒng)所需物資的詳細需求清單，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，為采購部門制定采購計劃提供依據(jù)。參與供應(yīng)商的評估和選擇工作，對采購物資的質(zhì)量進行驗收和確認，確保符合藥房實際使用要求。協(xié)助采購部門處理采購過程中與藥房相關(guān)的問題，如物資短缺、質(zhì)量問題等。反饋藥房系統(tǒng)對物資采購的意見和建議，促進采購工作的不斷改進。3.質(zhì)量部門職責(zé)負責(zé)制定物資采購的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，參與供應(yīng)商的質(zhì)量評估工作。對采購物資進行質(zhì)量抽檢和檢驗，確保采購物資符合質(zhì)量要求，杜絕不合格物資進入藥房系統(tǒng)。處理采購物資的質(zhì)量投訴和質(zhì)量問題，監(jiān)督供應(yīng)商采取有效的整改措施。4.財務(wù)部門職責(zé)負責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同，確保采購資金的合理使用和支付安全。按照財務(wù)制度和采購合同的約定，及時辦理采購物資的付款手續(xù)。對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助采購部門控制采購成本。三、采購流程（一）需求計劃1.藥房部門應(yīng)根據(jù)藥品銷售情況、庫存狀況、臨床需求等因素，定期編制物資需求計劃。需求計劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息，并提交給采購部門。2.采購部門收到需求計劃后，應(yīng)進行匯總和審核，結(jié)合庫存情況，對需求計劃進行調(diào)整和優(yōu)化，確保采購計劃的合理性和準(zhǔn)確性。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。根據(jù)采購物資的類別和特點，制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，確定符合要求的供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對篩選出的供應(yīng)商進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、物流配送能力、售后服務(wù)水平、商業(yè)信譽等方面。采用定性和定量相結(jié)合的方法，對供應(yīng)商進行綜合評分，根據(jù)評分結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。3.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行跟蹤和評估，及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和產(chǎn)品質(zhì)量情況。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、價格不合理等情況的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進行處理，如警告、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。與合格供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，定期與供應(yīng)商進行溝通和協(xié)商，爭取更優(yōu)惠的采購價格和更好的服務(wù)條件。（三）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商評估情況，選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判。談判前應(yīng)制定詳細的談判方案，明確談判目標(biāo)、談判策略和談判要點。采購談判應(yīng)包括物資價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。談判過程中應(yīng)充分溝通，爭取達成雙方都能接受的合作協(xié)議。2.合同簽訂采購談判達成一致后，采購部門應(yīng)及時起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同起草完成后，應(yīng)提交給財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）訂單下達與跟蹤1.訂單下達采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認。采購訂單下達后，采購部門應(yīng)將訂單副本分發(fā)給相關(guān)部門，如藥房部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等，以便各部門及時跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.訂單跟蹤采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的備貨情況、生產(chǎn)進度、運輸情況等。對于出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況的訂單，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效的解決措施。采購部門應(yīng)將訂單跟蹤情況及時反饋給相關(guān)部門，如藥房部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等，以便各部門及時掌握物資供應(yīng)情況，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（五）驗收與付款1.驗收采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部門、藥房部門等相關(guān)部門進行驗收。驗收人員應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范對采購物資進行檢驗，包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認。驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取換貨、補貨、退貨等措施，直至物資符合要求為止。2.付款采購物資驗收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，及時辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)附采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)財務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門應(yīng)按照審批后的付款申請，及時支付采購款項。付款方式應(yīng)符合公司財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求，確保付款安全。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)藥房系統(tǒng)的需求計劃、歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格變化等因素，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并提交給采購決策委員會審議。2.采購決策委員會應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營目標(biāo)、財務(wù)狀況、市場情況等因素，對采購預(yù)算進行審核和批準(zhǔn)。采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)按照采購預(yù)算組織采購活動，嚴(yán)格控制采購支出，確保采購費用不超過預(yù)算額度。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取有效的措施進行調(diào)整和糾正。3.對于因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算的，采購部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容和調(diào)整的金額等，經(jīng)采購決策委員會審議批準(zhǔn)后，方可進行調(diào)整。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格變化和供求關(guān)系，合理安排采購計劃，避免因市場波動導(dǎo)致采購成本增加。與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭取更優(yōu)惠的采購價格和更好的服務(wù)條件。開展市場調(diào)研，尋找新的供應(yīng)商和采購渠道，降低對單一供應(yīng)商的依賴，分散市場風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范進行采購物資的驗收工作，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量評估和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和檢測報告。建立質(zhì)量追溯制度，對采購物資的質(zhì)量問題進行追溯和處理，確保質(zhì)量問題得到及時解決。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施加強對供應(yīng)商的管理和評估，定期對供應(yīng)商進行實地考察和信用評級，選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括違約責(zé)任、賠償條款等，以約束供應(yīng)商的行為。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機制，對于出現(xiàn)供應(yīng)商破產(chǎn)、停產(chǎn)、交貨延遲等突發(fā)情況，應(yīng)及時采取措施，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整采購計劃等，確保采購工作不受影響。4.合同風(fēng)險應(yīng)對措施采購合同簽訂前，應(yīng)組織相關(guān)部門對合同條款進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰、公平合理。加強對采購合同的執(zhí)行和管理，定期跟蹤合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中存在的問題。建立合同糾紛處理機制，對于合同糾紛，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可通過法律途徑解決。5.付款風(fēng)險應(yīng)對措施嚴(yán)格按照采購合同的約定辦理付款手續(xù)，確保付款安全。付款申請應(yīng)附采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)財務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。加強對供應(yīng)商的信用管理，定期對供應(yīng)商的信用狀況進行評估，對于信用不良的供應(yīng)商，應(yīng)采取謹(jǐn)慎的付款策略，如延長付款期限、增加預(yù)付款比例等。建立付款風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警付款風(fēng)險，采取有效的措施進行防范和控制。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金是否合理使用等情況。2.采購決策委員會應(yīng)定期對采購工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，聽取采購部門的工作匯報，對采購工作中存在的問題提