職工餐廳采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司職工餐廳采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購食品及相關物資的質量安全，降低采購成本，滿足職工用餐需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司職工餐廳所有食品、食材、調料、餐具、設備及其他相關物資的采購活動。（三）基本原則1.質量第一原則：所采購的食品及物資必須符合國家相關食品安全標準和行業(yè)要求，確保職工用餐安全。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，不得偏袒任何供應商，確保所有供應商享有平等的競爭機會。3.成本效益原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應商的賄賂或不正當利益，確保采購行為的廉潔性。二、采購組織與職責（一）采購管理小組成立由公司行政部門負責人、財務部門負責人、職工代表等組成的采購管理小組，負責對職工餐廳采購工作進行監(jiān)督、指導和決策。其主要職責包括：1.制定和修訂職工餐廳采購管理辦法及相關制度。2.審核采購計劃和預算。3.對采購供應商進行評估和選擇。4.監(jiān)督采購合同的簽訂、執(zhí)行和驗收。5.協(xié)調處理采購過程中的重大問題。（二）采購部門采購部門負責職工餐廳采購工作的具體實施，其主要職責包括：1.根據(jù)職工餐廳的需求，編制采購計劃和預算。2.尋找、篩選和評估供應商，建立供應商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.負責采購物資的催交、運輸和驗收。5.定期向采購管理小組匯報采購工作進展情況。（三）驗收部門驗收部門由公司行政部門、職工代表等組成，負責對采購物資進行驗收，其主要職責包括：1.制定驗收標準和流程。2.對采購物資的數(shù)量、質量、規(guī)格等進行檢驗和核對。3.填寫驗收報告，對驗收結果負責。4.對驗收不合格的物資，及時與采購部門溝通，要求供應商進行更換或處理。（四）財務部門財務部門負責職工餐廳采購資金的管理和核算，其主要職責包括：1.審核采購計劃和預算，確保采購資金的合理性。2.按照采購合同的約定，及時支付采購款項。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。4.監(jiān)督采購資金的使用情況，防止資金浪費和濫用。三、采購流程（一）需求預測與計劃編制1.采購部門應定期收集職工餐廳的用餐需求信息，包括用餐人數(shù)、菜品需求、特殊飲食要求等，并進行分析和預測。2.根據(jù)需求預測結果，結合庫存情況，編制采購計劃，明確采購物資的品種、數(shù)量、規(guī)格、質量要求、采購時間等。3.采購計劃應報采購管理小組審核批準后實施。（二）供應商選擇與評估1.采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，并收集供應商的相關信息，包括企業(yè)資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。2.對潛在供應商進行初步篩選，確定符合基本要求的供應商名單。3.采購部門組織相關人員對入圍供應商進行實地考察和評估，評估內容包括企業(yè)規(guī)模、生產設備、質量管理體系、人員素質、信譽狀況等。4.根據(jù)考察評估結果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理，并定期對供應商進行重新評估和調整。（三）采購談判與合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購計劃，選擇合適的供應商進行采購談判。談判前，采購人員應充分了解市場行情和供應商情況，制定談判策略和方案。2.采購談判應明確采購物資的品種、數(shù)量、規(guī)格、質量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等條款，并形成談判記錄。3.談判達成一致后，采購部門應及時簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性、有效性和可操作性。4.采購合同簽訂后，應及時將合同副本分送采購管理小組、驗收部門、財務部門等相關部門備案。（四）采購實施與跟蹤1.采購部門按照采購合同的約定，及時向供應商下達采購訂單，明確采購物資的詳細要求和交貨時間。2.采購人員應定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應商保持密切溝通，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購物資按時、按質、按量供應。3.對于緊急采購需求，采購部門應按照特事特辦的原則，及時組織采購，確保職工餐廳的正常用餐需求。（五）驗收與入庫1.采購物資到貨前，驗收部門應做好驗收準備工作，包括制定驗收計劃、準備驗收工具和場地等。2.采購物資到貨后，驗收部門應按照驗收標準和流程，對采購物資的數(shù)量、質量、規(guī)格等進行嚴格檢驗和核對。3.驗收合格的物資，驗收人員應填寫驗收報告，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，驗收人員應及時通知采購部門，要求供應商進行更換或處理。4.入庫物資應按照類別、規(guī)格、批次等進行分類存放，并做好標識和記錄，確保物資的可追溯性。（六）付款與結算1.財務部門應根據(jù)采購合同的約定和驗收報告，及時審核采購款項的支付申請。2.審核無誤后，財務部門應按照公司的財務管理制度和付款流程，及時支付采購款項。3.采購部門應定期與供應商進行對賬和結算，確保雙方賬目清晰、準確。四、采購質量控制（一）質量標準制定1.采購部門應根據(jù)國家相關食品安全標準和行業(yè)要求，結合職工餐廳的實際需求，制定采購物資的質量標準，明確采購物資的品種、規(guī)格、等級、質量指標等要求。2.質量標準應報采購管理小組審核批準后實施，并及時向供應商傳達。（二）供應商質量管理1.采購部門應要求供應商建立健全質量管理體系，確保所供應物資的質量穩(wěn)定可靠。2.定期對供應商進行質量管理評估，包括產品質量抽檢、供應商質量管理體系審核等，對質量管理不達標的供應商，及時采取整改措施或終止合作。（三）驗收環(huán)節(jié)質量控制1.驗收部門應嚴格按照驗收標準和流程對采購物資進行驗收，確保驗收工作的準確性和公正性。2.加強對驗收人員的培訓和管理，提高驗收人員的業(yè)務水平和責任心，確保驗收工作質量。3.對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的質量問題，應及時記錄并反饋給采購部門，要求供應商進行處理。五、采購成本控制（一）預算管理1.采購部門應根據(jù)職工餐廳的需求和市場行情，編制合理的采購預算，并報采購管理小組審核批準。2.采購預算應明確采購物資的品種、數(shù)量、價格、金額等指標，作為采購成本控制的依據(jù)。3.嚴格執(zhí)行采購預算，控制采購成本，確保采購支出不超過預算額度。（二）價格管理1.采購部門應定期收集市場價格信息，了解采購物資的價格動態(tài)，為采購談判提供參考依據(jù)。2.在采購談判過程中，采購人員應充分運用價格談判技巧，爭取有利的采購價格。3.建立采購價格比較機制，對同類采購物資的不同供應商報價進行比較分析，選擇價格合理的供應商。（三）成本分析與控制1.定期對采購成本進行分析，找出成本控制的關鍵點和存在的問題，并采取相應的措施進行改進。2.通過優(yōu)化采購流程、合理安排采購批量、加強庫存管理等方式，降低采購成本。3.與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，爭取更優(yōu)惠的采購價格和條件。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、資金風險等。2.分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據(jù)。（二）風險應對措施1.針對不同類型的風險，制定相應的風險應對措施，如市場風險可通過加強市場調研和價格監(jiān)測來應對；質量風險可通過嚴格質量標準和驗收程序來控制；供應商風險可通過建立供應商評估和管理機制來防范；合同風險可通過規(guī)范合同簽訂和履行來降低；資金風險可通過加強資金預算和管理來防范。2.定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對策略。（三）應急管理1.制定采購應急管理預案，明確在遇到突發(fā)情況時的應急處理流程和措施，如自然災害、供應商破產、質量事故等。2.定期組織應急演練，提高采購人員的應急處理能力和協(xié)同配合能力。3.在突發(fā)情況下，能夠迅速啟動應急預案，采取有效措施，確保職工餐廳的正常用餐供應。七、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.采購管理小組應定期對采購工作進行監(jiān)督檢查，包括采購計劃執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、采購質量控制、采購成本控制等方面。2.審計部門應定期對采購業(yè)務進行審計，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。3.職工代表應參與采購監(jiān)督工作，對采購過程進行民主監(jiān)督，提出意見和建議。（二）供應商監(jiān)督1.建立供應商評價機制，定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行評價，評價結果作為供應商選擇和調整的重要依據(jù)。2.加強對供應商的日常監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)供應商存在違規(guī)行為或質量問題，及時采取措施進行處理。（三）考核與獎懲1.制定采購人員考核辦法，對采購人員的工作業(yè)績