職教集團(tuán)文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)職教集團(tuán)文件管理，確保文件的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高文件處理效率和質(zhì)量，保障職教集團(tuán)各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于職教集團(tuán)內(nèi)部各部門、各成員單位所形成、使用和管理的各類文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映職教集團(tuán)的工作意圖和實(shí)際情況，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤表述。2.及時(shí)性原則：文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間要求進(jìn)行，確保文件能夠及時(shí)發(fā)揮作用。3.規(guī)范性原則：文件的格式、字體、排版、編號(hào)等應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及職教集團(tuán)的統(tǒng)一規(guī)定，保持文件的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對(duì)于涉及職教集團(tuán)機(jī)密、敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括職教集團(tuán)發(fā)布的決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等各類行政公文，用于傳達(dá)集團(tuán)決策、部署工作、溝通情況等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及教學(xué)、科研、培訓(xùn)、校企合作等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件，如教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、科研項(xiàng)目申報(bào)書、校企合作協(xié)議等。3.人事文件：有關(guān)職教集團(tuán)人員招聘、任免、考核、培訓(xùn)、薪酬福利等方面的文件，如員工入職通知、崗位調(diào)整通知、績(jī)效考核方案等。4.財(cái)務(wù)文件：涵蓋職教集團(tuán)財(cái)務(wù)管理、預(yù)算編制、經(jīng)費(fèi)使用等方面的文件，如財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定等。5.其他文件：除上述類別以外的文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、宣傳資料等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則行政文件編號(hào)：[年份]+行政文件類別代碼+順序號(hào)，例如：[2023]政字第001號(hào)，表示2023年發(fā)布的第1號(hào)行政文件。業(yè)務(wù)文件編號(hào)：[年份]+業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼+業(yè)務(wù)文件類別代碼+順序號(hào)，如：[2023]教字第010號(hào)，表示2023年教學(xué)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的第10號(hào)文件。人事文件編號(hào)：[年份]+人字第+順序號(hào)，例如：[2023]人字第005號(hào)，表示2023年的第5號(hào)人事文件。財(cái)務(wù)文件編號(hào)：[年份]+財(cái)字第+順序號(hào)，如：[2023]財(cái)字第003號(hào)，表示2023年的第3號(hào)財(cái)務(wù)文件。其他文件編號(hào)：[年份]+其他字第+順序號(hào)，例如：[2023]其他字第012號(hào)，表示2023年的第12號(hào)其他文件。2.類別代碼說(shuō)明行政文件類別代碼：政教學(xué)業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼：教科研業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼：科培訓(xùn)業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼：培校企合作業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼：企人事業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼：人財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼：財(cái)其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼：其他三、文件起草（一）起草職責(zé)1.文件起草工作由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)熟悉文件所涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容和工作要求，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可行性。2.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)成立起草小組，共同研究起草文件內(nèi)容，充分征求各方面意見。（二）起草要求1.內(nèi)容要求文件應(yīng)主題明確，邏輯清晰，層次分明，重點(diǎn)突出。準(zhǔn)確闡述工作目標(biāo)、任務(wù)、措施、要求等內(nèi)容，避免空話、套話和重復(fù)表述。引用的數(shù)據(jù)、事例應(yīng)真實(shí)可靠，具有說(shuō)服力。2.格式要求按照職教集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)定的文件格式進(jìn)行起草，包括標(biāo)題、正文、附件、落款等部分。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容；正文應(yīng)使用規(guī)范的字體、字號(hào)和排版格式，段落間距適中；附件應(yīng)與正文緊密相關(guān)，注明附件名稱和序號(hào)；落款應(yīng)寫明文件起草部門或單位以及日期。3.語(yǔ)言要求語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)潔、流暢，避免使用生僻字、歧義性詞匯和口語(yǔ)化表述。遵循公文寫作的語(yǔ)言風(fēng)格，使用恰當(dāng)?shù)膶I(yè)術(shù)語(yǔ)和公文用語(yǔ)，體現(xiàn)文件的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。四、文件審核（一）審核職責(zé)1.文件起草完成后，應(yīng)提交至相關(guān)審核部門或人員進(jìn)行審核。審核部門或人員應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性和可行性，提出審核意見。2.審核人應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉職教集團(tuán)的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程，對(duì)文件審核工作負(fù)責(zé)。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：檢查文件內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、政策方針以及職教集團(tuán)的相關(guān)規(guī)定，是否存在違法違規(guī)條款。2.合規(guī)性審核：審核文件是否符合職教集團(tuán)的管理流程、工作規(guī)范和審批程序，是否與其他相關(guān)文件相互協(xié)調(diào)一致。3.準(zhǔn)確性審核：對(duì)文件中的文字表述、數(shù)據(jù)引用、事實(shí)依據(jù)等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。4.完整性審核：查看文件是否涵蓋了應(yīng)有的內(nèi)容要素，是否存在遺漏或缺失的情況，附件是否齊全。5.可行性審核：評(píng)估文件所提出的工作目標(biāo)、任務(wù)和措施是否具有可操作性，是否能夠在實(shí)際工作中得以有效實(shí)施。（三）審核意見反饋1.審核人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成文件審核工作，并將審核意見以書面形式反饋給起草人。審核意見應(yīng)明確指出文件存在的問(wèn)題及修改建議，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)文件進(jìn)行修改完善。2.如起草人與審核人對(duì)審核意見存在分歧，應(yīng)進(jìn)行充分溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見。如無(wú)法協(xié)商一致，可提交至上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行裁決。五、文件簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.行政文件：職教集團(tuán)發(fā)布的重大決策、重要部署等文件，由集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。一般性行政文件，根據(jù)文件內(nèi)容和涉及范圍，由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。2.業(yè)務(wù)文件：教學(xué)、科研、培訓(xùn)、校企合作等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的重要文件，由集團(tuán)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。一般性業(yè)務(wù)文件，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.人事文件：涉及職教集團(tuán)人員任免、重大人事調(diào)整等重要文件，由集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。一般性人事文件，由集團(tuán)人事部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。4.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、重大財(cái)務(wù)決策等文件，由集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。一般性財(cái)務(wù)文件，由集團(tuán)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。5.其他文件：根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，參照上述簽發(fā)權(quán)限執(zhí)行。（二）簽發(fā)程序1.文件起草人將經(jīng)審核修改后的文件提交至簽發(fā)人審批。2.簽發(fā)人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行全面審查，確認(rèn)無(wú)誤后簽署姓名和日期。如發(fā)現(xiàn)文件仍存在問(wèn)題，應(yīng)退回起草人重新修改。3.文件簽發(fā)后，方可進(jìn)入印發(fā)、傳遞等后續(xù)環(huán)節(jié)。六、文件印發(fā)（一）印發(fā)職責(zé)職教集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)文件的印發(fā)工作，根據(jù)文件簽發(fā)意見，對(duì)文件進(jìn)行排版、校對(duì)、印刷、裝訂等操作，確保文件質(zhì)量和格式規(guī)范。（二）印發(fā)要求1.排版要求：按照職教集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)定的文件格式和排版標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排版，保證頁(yè)面布局合理、字體字號(hào)統(tǒng)一、行距適中。2.校對(duì)要求：認(rèn)真校對(duì)文件內(nèi)容，確保文字準(zhǔn)確無(wú)誤，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用規(guī)范，格式符合要求。校對(duì)工作應(yīng)至少進(jìn)行兩遍，重要文件可增加校對(duì)次數(shù)。3.印刷要求：選擇質(zhì)量可靠的印刷單位進(jìn)行文件印刷，確保印刷清晰、字跡工整、紙張質(zhì)量符合要求。4.裝訂要求：文件裝訂應(yīng)牢固、整齊，無(wú)缺頁(yè)、倒頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)等現(xiàn)象，頁(yè)碼順序正確。（三）文件份數(shù)與分發(fā)1.根據(jù)文件的性質(zhì)、發(fā)送范圍和實(shí)際需要，確定文件的印發(fā)份數(shù)。2.職教集團(tuán)辦公室按照文件分發(fā)清單，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門、成員單位和人員，并做好分發(fā)記錄。分發(fā)記錄應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、分發(fā)日期、接收部門或人員等信息。七、文件傳遞與歸檔（一）文件傳遞1.文件傳遞應(yīng)確保安全、及時(shí)、準(zhǔn)確，嚴(yán)格按照規(guī)定的傳遞渠道和方式進(jìn)行。2.紙質(zhì)文件一般通過(guò)機(jī)要交換、專人送達(dá)等方式傳遞；電子文件應(yīng)通過(guò)職教集團(tuán)內(nèi)部辦公系統(tǒng)或安全的電子郵件等方式發(fā)送。3.文件傳遞過(guò)程中，應(yīng)做好交接手續(xù)，明確文件交接雙方的責(zé)任，確保文件不丟失、不損壞、不延誤。（二）文件歸檔1.文件形成部門或人員應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，編制歸檔文件目錄，注明文件名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息。3.職教集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)接收和保管歸檔文件，建立健全檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，確保檔案的安全和有效利用。八、文件保管與借閱（一）文件保管1.職教集團(tuán)檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)備等，確保文件的安全保管。2.對(duì)不同保管期限的文件應(yīng)進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好清查記錄。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、文號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到職教集團(tuán)檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室管理人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，按照規(guī)定的借閱范圍和審批權(quán)限進(jìn)行審批。對(duì)于涉及機(jī)密、敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批程序。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、涂改文件內(nèi)容，不得在文件上圈劃、批注。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.文件借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還所借文件，檔案室管理人員應(yīng)對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。九、文件保密與銷毀（一）文件保密1.職教集團(tuán)各部門和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密制度，對(duì)涉及集團(tuán)機(jī)密、敏感信息的文件進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.加強(qiáng)對(duì)文件制作、傳遞、使用、保管等環(huán)節(jié)的保密管理，明確保密責(zé)任，采取必要的保密措施，如設(shè)置密碼、限制訪問(wèn)權(quán)限、加密存儲(chǔ)等。3.對(duì)接觸機(jī)密文件的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查和管理，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）文件銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的文件，由文件形成部門